Word замена таблицы текстом



Блог копирайтера GALANT

Для заказчиков контента и новичков – копирайтеров

Как из текста в Ворде сделать таблицу (версия 2016) и наоборот — из таблицы текст

Здравствуйте, друзья! Сегодняшняя «Шпаргалка» поможет тем, кто задается вопросом, как из текста в Ворде сделать таблицу. Работать будем, как всегда, с последней версией текстового редактора, то есть 2016.

Преобразование текста в таблицу Word

Процесс структурирования текста в таблицу следует начать со вспомогательной операции включения скрытых символов форматирования. Напомню, что кнопка включения располагается на панели инструментов во вкладке «Главная», разделе «Абзац». «Иконка» этой кнопки и представляет тот самый «знак абзаца», которым мы будем пользоваться. Вот так он выглядит: Еще нам понадобится знак табуляции кнопка которого «Tab» находится на клавиатуре в крайнем левом ряду.

Следующий этап — разметка текста:

1. Устанавливаем границы столбцов. Для этого определяем блоки текста, которые необходимо поместить каждый в отдельный столбик и ставим между ними знак табуляции.

Замечу, что некоторые из авторов статей на эту же тему разделение на столбцы предлагают вести с помощью запятой. Это возможно. Но я не рекомендую делать это, так как в тексте эта маленькая закорючка может присутствовать в качестве знака пунктуации. В этом случае вместо аккуратной таблицы вы получите кучу проблем.

1. Отмечаем строки будущей таблицы. Их мы обозначаем с помощью знака абзаца. Посмотрите, как это может выглядеть, на примере предыдущей заметки (рис. 1).

Пример, возможно, выглядит нелепо. Вряд ли в действительности кому-то придет в голову оформлять это в виде таблицы. Но тем не менее, скоро наш кусок текста мы увидим в табличном варианте с тремя столбцами и двумя строками.

1. Выделяем размеченный текст, заходим во вкладку «Вставка», раздел «Таблица» и отмечаем строчку «преобразовать в таблицу» (рис. 2)
2. В открывшемся окне проверяем число строк и столбцов, выбираем ширину столбцов, в качестве разделителя отмечаем «знак табуляции» и нажимаем ОК (рис. 3).

И вот как выглядит наша таблица (рис.4). Я заодно сделала для нее красивую рамку. О том, как делать обрамление таблиц на свой вкус читайте в статье «Границы и рамки таблиц в Ворде»

Как из таблицы в Ворде сделать текст

Выделяем таблицу щелчком по маркеру перемещения (крестик в левом верхнем углу над таблицей). При этом открывается панель инструментов «Работа с таблицами». Во вкладке «Макет» и разделе «Данные» кликаем по кнопке «преобразовать в текст» (рис. 5).

В выпавшем окошечке помечаем «знак табуляции», нажимаем ОК (рис. 6).

Была таблица, стал текст. Теперь нужно скрыть символы форматирования и убрать лишние пробелы. Но это уже — дело техники.

А я с вами, уважаемые поклонники Ворда, прощаюсь. До встречи в новых «Шпаргалках».

Ваш гид по WORD 2016 GALANT.

А эти «шпаргалки» вы уже читали? Еще нет? Тогда — вперед:

Источник

7 трюков с таблицами в Word, о которых вы могли не знать

Бытует мнение, что таблицы Microsoft Word — самая неприятная часть текстового редактора. Они неуклюжи, ими трудно управлять, их тяжело форматировать. После прочтения этой статьи у вас не останется таких предубеждений.

Предвзятое отношение к таблицам имеет свои глубокие корни. Чего греха таить, дюжину лет назад таблицы в Word не могли похвастаться удобством из-за несовершенства программы в целом. Но с тех пор прошло много времени. Microsoft прекрасно поработала над своими ошибками и сделала всё возможное для удобства пользователей. Жаль, конечно, что многие из тех самых пользователей об этом не знают и до сих пор работают в 2003-й редакции офисного пакета. Историю про ёжиков и кактусы не напоминает? 🙂

Всем застрявшим в прошлом просто по-человечески рекомендую обновиться как минимум до 2013-й версии Microsoft Office, а лучше — сразу до свежей, 2016-й. Поверьте, вам только кажется, что вы работаете в ставшей классикой среде, на самом деле она уже давно поросла мхом и плесенью.

Используйте шаблоны

Офисные будни полны однообразных документов , в том числе и таблиц. Берём одну электронную бумажку, вырезаем её часть, вставляем в новый документ и правим детали. Хорошая методика, но, как мне кажется, работа с шаблонами немного проще и быстрее. К слову, в самом Word шаблоны величают экспресс-таблицами.

Кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и перейдите к «Экспресс-таблицам». Обратите внимание на пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию».

Здесь вы найдёте несколько вполне полезных вариантов и, что самое главное, сможете сохранить в качестве шаблона любую другую таблицу или её фрагмент, в том числе и собственного производства.

Рисуйте таблицы

Помните медведя, который в детстве прошёлся по вашим ушам и рукам в безудержном цыганском танце? Именно с тех пор вы не любите пение и кисточки и именно с тех пор вы упорно игнорируете опцию «Нарисовать таблицу» в Word. Встряхнись, взрослый человек! Пора подавить мохнатое чудовище! Это проще, чем кажется.

Кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и перейдите к пункту «Нарисовать таблицу».

И не бойтесь совершить промах: под рукой всегда найдётся ластик. Порой карандаш и стиралка существенно упрощают создание сложных таблиц с мелкими элементами.

Вставляйте строки и столбцы быстро

Начиная с Word 2013 добавление строк и столбцов из зубодробительной пытки превратилось в увлекательную забаву. Не подумайте, архаичные «Вставить столбцы слева/справа» и «Вставить строки сверху/снизу» никуда не делись, но о них теперь можно забыть.

Наведите курсор на пространство между строками или столбцами за пределами таблицы и нажмите на появившийся плюс.

В будущем хотелось бы видеть что-то похожее и для функции удаления.

Применяйте линейку

У каждого человека есть любимые и отталкивающие цифры, которые он без разбору использует или избегает в своей жизни. Даже в параметрах своих таблиц. Знаю таких. 🙂

Если вы привыкли точно выставлять значения отступов, ширину и высоту ячеек через свойства таблицы, попробуйте альтернативу — линейку.

Наведите курсор на границу столбцов или строк, схватите её, зажмите клавишу Alt и пользуйтесь удобством сантиметровой линейки.

Такой же трюк можно провернуть и с маркерами отступов и выступов. Наведите на них курсор и зажмите всё ту же клавишу Alt.

Используйте горячие клавиши

Будь я разработчиком программного обеспечения, я бы нарёк горячие клавиши душевными кнопками. Ведь порой так и хочется обняться с ноутбуком только потому, что они есть. Что же касается таблиц Word, я наиболее часто использую тройку комбинаций:

1. Alt + Shift + «Вверх/Вниз» быстро перемещает текущую строку на одну позицию выше или ниже (просто незаменимая вещь).
2. Ctrl + Shift + A мгновенно превращает прописные буквы в заглавные, что очень полезно для заголовков.
3. Ctrl + Tab добавляет табуляцию в ячейке, в то время как обычный Tab переносит курсор на следующую ячейку.

Преобразуйте текст в таблицу

Немного магии, которой можно прихвастнуть на глазах у изумлённой публики. Вместо того чтобы создавать таблицы привычным способом, попробуйте парочку других, более изощрённых, вариантов:

• Массивы ячеек, скопированные из Excel, вставляютcя в Word как таблица с невидимыми границами.
• Хорошо структурированный текст легко преобразуется в таблицу штатными средствами Word.

Выделите текст, кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и выберите пункт «Преобразовать в таблицу».

Обратите внимание на вспомогательные параметры: качество преобразования зависит от них напрямую.

Контролируйте размеры ячеек

Хочешь узнать человека, подкинь ему таблицу с текстом-самодуром. Немного свободная интерпретация известного мнения, конечно, но бьёт в точку. Только взгляните на скриншот, а точнее на первую колонку и слово «филологический» — безобразное бельмо.

По моим наблюдениям, в таких случаях люди сначала неприлично выражаются, а затем прибегают к не самому оптимальному выходу — уменьшают размер шрифта. Но лучше вместить текст другим путём.

Щёлкните в ячейке правой клавишей, выберите пункт «Свойства таблицы», переключитесь на закладку «Ячейка», перейдите к «Параметрам» и проставьте галочку в графе «Вписать текст».

Word поднатужится и вернёт убежавшую букву на место, а в мире снова воцарится мир. К слову, для наглядности «вписанный» текст будет подчёркиваться голубой линией.

А ещё, бывает, позаимствуешь чью-то таблицу и довольно напеваешь себе под нос: «Только ты, рыба моей мечты»! Хорошая работа чужими руками! Начинаешь заливать её своими данными, и тут происходит неконтролируемая чертовщина: одни столбцы расползаются за счёт похудения других. Голова отрезвляется, и реальность перестаёт радовать. Как быть?

Шутки шутками, но случается, что вам присылают таблицу строгого формата, с которой нельзя оплошать. Как минимум не поленитесь отправить её обратно с прежними размерами. Так получатель увидит то, что ожидает увидеть. А для этого отключите автоподбор размеров по содержимому.

Щёлкните в любой из ячеек правой клавишей мыши, выберите пункт «Свойства таблицы», перейдите к «Параметрам» и снимите галочку в графе «Автоподбор размеров по содержимому».

Эта же опция спасёт вашу таблицу от коллапса, если вам необходимо заполнить некоторые ячейки изображениями: они впишутся в виде миниатюры вместо полномасштабного размера.

Источник

Урок 57. Таблица в текст и обратно

Очень часто в практике приходится сталкиваться с такой проблемой – необходимо сделать операцию: таблица в текст или текст в таблицу. Рассмотрим пример. Есть таблица:

В результате надо получить список:

1. Постановление Госстроя РФ от 01.07.2002 г. № 76. О порядке подтверждения пригодности новых материалов, изделий, конструкций и технологий для применения в строительстве.
2. ГОСТ Р 53772–2010. Канаты стальные арматурные семипроволочные стабилизированные. Технические условия.
3. ПНАЭ Г-01-011-97. Общие положения обеспечения безопасности атомных станций. ОПБ 88/97.
4. НП-010-16. Правила устройства и эксплуатации локализующих систем безопасности атомных станций.
5. ПиН АЭ-5.6. Нормы строительного проектирования АС с реакторами различного типа.

По окончании урока вы сможете:

1. Преобразовать таблицу в текст
2. Преобразовать текст в таблицу
3. Организовать поиск в Области навигации

Скачайте файл тут и откройте его. Таблица очень большая на пяти страницах. Можно сделать вручную через утомительное перетаскивание. При этом не забывать, что после каждого предложения первого столбца должна стоять точка.

Шаг 1. А можно сделать через команду «Преобразовать таблицу в текст» (выделить таблицу → лента Макет → группа команд Данные → команда «Преобразовать в текст»):

Появляется диалоговое окно:

Тормозим на минутку. Текст в таблице разделён границами ячеек. Если мы преобразуем таблицу в текст, то содержимое ячеек будет разделяться табуляторами. Мы можем переключить на разделитель «знак абзаца», «точка с запятой» либо какой-нибудь другой.

Смело жмём ОК и получаем вот такую ерунду:

Вывод: непечатаемый символ конца ячейки превратился в табулятор (как заказывали), а непечатаемый символ конца строки – в непечатаемый конца абзаца (так устроен Word). В принципе расстояние между предложениями есть, можно нумеровать. А как быть с точками в конце предложений?

А здесь на помощь придёт моя любимая команда «Замена». Не снимаем выделения с текста!

Шаг 2. Вызываем диалоговое окно «Найти и заменить» (лента Главная → группа команд Редактирование → команда Заменить → команда Больше в диалоговом окне):

Диалоговое окно увеличилось – увеличились возможности.

Шаг 3. Заменяем табуляторы на точки (курсор в поле «Найти:» → команда Специальный → команда Знак табуляции):

Хорошо, что разработчики Word побеспокоились о списке непечатаемых символов, иначе нам пришлось бы искать коды этих символов. Обращаю ваше внимание, что непечатаемых символов конца ячейки и конца строчек в этом списке нет. Поэтому идём обходным путём.

Шаг 4. Вводим в поле «Заменить на:» точку и пробел с клавиатуры:

Почему пробел? Между двумя предложениями помимо точки должен быть пробел.

Нажимаем клавишу «Заменить все» .

Шаг 5. Появляется маленькое диалоговое окно, которое спрашивает: Продолжить поиск в оставшейся части документа? Говорим «нет»:

Получаем такую картину:

В конце второго предложения каждого абзаца точек нет, а должны быть. То есть необходимо сделать ещё одну замену: заменить «символ конца абзаца» на «точку и символ конца абзаца». Если мы не добавим в поле «Заменить на:» символ конца абзаца, то весь текст станет одним сплошным абзацем.

Шаг 6. Заменяем «символ конца абзаца» на «точку и символ конца абзаца»:

Список непечатаемых символов для поля «Заменить на:» значительно меньше.

Нажимаем заменить и по дороге отменяем замену в оставшейся части документа.

Шаг 7. Назначаем список нашему тексту:

Всё! У меня заняло меньше 3 минут. Причем неважно сколько страниц занимает моя таблица.

А теперь обратная операция. Сделаем из этого текста таблицу.

2. Преобразование текста в таблицу

Шаг 1. Для начала присвоим нашему тексту стиль Обычный.

Команда «Преобразовать в таблицу» находится лента Вставка → группа команд Таблицы → кнопка впадающего меню:

В результате изучим диалоговое окно:

С числом столбцов определяйтесь сами. В нашем случае нежно всего два столбца. Автоподбор полагаю оставим по ширине окна. А вот с разделителем разберёмся. Разделитель – это сигнал при преобразовании текста: здесь будет граница таблицы.

Для первого предложения мы можем определить разделителем точку с пробелом, а для второго предложения – точка и символ конца абзаца. Но, во-первых, пробел в этом диалоговом окне мы поставить не можем – проверяла, а во-вторых, мы не можем поставить одновременно два разделителя. И ещё проблема: в тексте встречаются точки, которые заведомо не могут быть разделителями:

Можно, конечно, вручную разыскать критичные места, но мы упростим задачу.

Шаг 2. Разыскиваем критичные точки-неразделители (на панели быстрого доступа активизируем Область навигации → в поле поиска набираем точку и пробел с клавиатуры → нажимаем ЛМ на значок лупы):

Результат получился такой:

В данном отрывке текста найдено 8 результатов. В реальности было намного больше.

По черным стрелкам «верх-низ» перемещаемся по результатам поиска и определяем критичные точки. Я обвела такие точки красным кружочком. Вручную (к сожалению) заменяем критичные точки на символ, совершенно определённо не встречается в в этом отрывке текста, например, «*» (в любом случае эта операция по всем пяти страницам займёт не более 10 минут):

Шаг 3. Заменяем точку и пробел на символ конца абзаца: (лента Главная → группа команд Редактирование → кнопка Больше → в поле «Найти:» ставим точку с пробелом, а в поле «Заменить на:» – символ конца абзаца):

Шаг 4. Преобразуем таблицу в текст:

Получаем такую картину:

Шаг 5. Заменяем звёздочки на точку (лента Главная → группа команд Редактирование → в поле «Найти:» ставим звёздочку, а в поле «Заменить на:» – точку:

Всё! Как видите, операция «Таблица в текст и наоборот» сами по себе очень простые, но для грамотной работы надо в должной мере владеть тонкостями команды « Замена.

Теперь вы сможете:

1. Преобразовать таблицу в текст
2. Преобразовать текст в таблицу
3. Организовать поиск в Области навигации

Замечание. Если бы в первой строчке название документа соответствовало новым стандартам (не «от 01.07.2002 г.», а не «от 01.07.2002»), то замену можно было бы организовать одномоментно в режиме «Подстановочные символы». Это великолепная возможность Word, благодаря которой моя рабочая деятельность заиграла новыми красками, но об этом позже.

Вам будет интересно:

Урок 52. Ячейка таблицы

Урок 47. Поиск в документе

Урок 53. Текст в таблице

2 Comments on Урок 57. Таблица в текст и обратно

Опечатка: “Скачайте файл тат”

Комментировать Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Профиль

• Тонкости Word
  • Урок вступительный. Системный подход к изучению офисных программ
  • Урок 1. Непечатаемые символы
  • Урок 2. Выделяем текстовую информацию в документе Word
  • Урок 3. Шаблон документа и его изменение
  • Урок 4. Стиль абзаца
  • Урок 5. Стиль текста. Применение готовых стилей
  • Урок 6. Форматирование по образцу
  • Урок 7. Изменение стиля текста
  • Урок 8. Интервал, выравнивание, отступ
  • Урок 9. Создание собственного стиля
  • Урок 10. Диалоговое окно Абзац
  • Урок 11. Интервал после абзаца
  • Урок 12. Обновление стиля текста
  • Урок 13. Встроенные стили
  • Урок 14. Стили текста в новом документе
  • Урок 15. Лишние стили текста
  • Урок 16. Буфер обмена
  • Урок 17. Настройка Word
  • Урок 18. Панель быстрого доступа в Word
  • Урок 19. Команды на Панели быстрого доступа
  • Урок 20. Списки
  • Урок 21. Номер в списке
  • Урок 22. Начать список с 1
  • Урок 23. Многоуровневый список
  • Урок 24. Создание многоуровневого списка
  • Урок 25. Форматирование многоуровневого списка
  • Урок 26. Уменьшить отступ или увеличить отступ
  • Урок 27. Список в Word. Секреты
  • Урок 28. Заголовки в документе. Структура документа
  • Урок 29. Название объекта
  • Урок 30. Список иллюстраций или Перечень объектов
  • Урок 31. Перекрестная ссылка в документе
  • Урок 32. Номер названия объекта
  • Урок 33. Новое название объекта
  • Урок 34. Системная папка «AppData» и шаблон Normal
  • Урок 35. Список по умолчанию в шаблоне Normal
  • Урок 36. Шаблон документа по умолчанию
  • Урок 37. Разрыв страницы
  • Урок 38. Колонтитул
  • Урок 39. Разрыв раздела
  • Урок 40. Многоколоночный текст
  • Урок 41. Границы печатного поля
  • Урок 42. Титульный лист – особая форма страницы
  • Урок 43. Колонтитулы к разным разделам
  • Урок 44. Уровни структуры
  • Урок 45. Оглавление
  • Урок 46. Стили текста документа
  • Урок 47. Поиск в документе
  • Урок 48. Многоуровневый пользовательский список
  • Урок 49. Управление стилями
  • Урок 50. Пользовательский шаблон
  • Урок 51. Таблица. Начало пути
  • Урок 52. Ячейка таблицы
  • Урок 53. Текст в таблице
  • Урок 54. Гриф «Утверждение»
  • Урок 55. Заголовок таблицы
  • Урок 56. Таблица по умолчанию
  • Урок 57. Таблица в текст и обратно
  • Урок 58. Тема документа
  • Урок 59. Распознавание документа
  • Урок 60. Макрос для таблицы
  • Урок 61. Макрос преобразования страницы
  • Урок 62. Автозамена
  • Урок 63. Текст в формате *.txt
  • Урок 64. Верхний индекс
  • Урок 65. Замена символов
  • Урок 66. Создание списка в тексте
  • Урок 67. Организатор стилей текста
  • Урок 68. Формат номера
  • Урок 69. Рисунок в тексте
  • Урок 70. Рисунок в Word
  • Урок 71. Изображение в Word
  • Урок 72. Рисование в Word
  • Урок 73. Рисование Word
  • Урок 74. Табуляция

Copyright © 2017-2020 При копировании активная ссылка на источник обязательна

Источник

Как преобразовать таблицу в текст в Word

Для того чтобы преобразовать таблицу в обычный текст, не нужно перепечатывать или вырезать и вставлять данные. В MS Word существует инструмент, который за секунды может преобразовать таблицу, какого бы размера она не была в текст. В данной статье мы рассмотрим, не только как преобразовать таблицу в текст, но и обратную ситуацию, как преобразовать текст в таблицу.

Преобразовать таблицу в текст

Для того чтобы преобразовать таблицу в текст в Word, выделите строки или всю таблицу, в группе « Работа с таблицами » на вкладке « Макет » выберите «Преобразовать в текст».

Как преобразовать таблицу в текст в Word – Преобразовать таблицу в текст

В окне «Преобразование в текст» выберите тип разделителя, который будет использоваться вместо границ столбцов и нажмите « ОК ».

Как преобразовать таблицу в текст в Word – Преобразование в текст

Теперь наша преобразованная таблица выглядит так:

Как преобразовать таблицу в текст в Word – Преобразованная таблица в текст

Все табличные данные преобразовались в строки текста, которые отделены друг от друга выбранным разделителем, в данном случае табуляцией.

Рассмотрим обратный случай, когда мы хотим из текста сделать таблицу.

Преобразовать текст в таблицу

Для того чтобы преобразовать текст в таблицу в ворде, выделяем текст, который должен находится в таблице, переходим вкладка « ВСТАВКА » —> «Таблица» —> «Преобразовать в таблицу».

Как преобразовать таблицу в текст в Word – Преобразовать в таблицу

В диалоговом окне «Преобразовать в таблицу» выбираем число столбцов, и тип разделителя. В нашем случае это знак дефиса. И нажимаем кнопку « ОК ».

Как преобразовать таблицу в текст в Word – Диалоговое окно «Преобразовать в таблицу»

Также в данном окне в разделе « Автоподбор ширины столбцов » вы можете задать вид таблицы. Вы можете самостоятельно ввести ширину всех столбцов в поле « постоянная », или же делегировать эту работу MS Word, который автоматически подберет ширину столбцов таблицы в зависимости от выбранной задачи:

• « по содержимому » — изменение размера каждого столбца в соответствии с шириной текста;
• « по ширине окна » — изменение размера таблицы в соответствии с доступным пространством на странице.

Теперь наш текст преобразован в таблицу:

Как преобразовать таблицу в текст в Word – Преобразованный текст в таблицу

Существуют ситуации, когда текст разделен невидимыми символами. Чтобы посмотреть какими символами разделен наш текст щелкните на вкладке ГЛАВНАЯ знак абзаца «Непечатаемые символы» . Рассмотрим еще один пример преобразования текста в таблицу.

Пусть у нас есть текст такого вида:

Как преобразовать таблицу в текст в Word – Исходный текст с включенным отображением непечатаемых символов

Нам необходимо преобразовать данный текст в таблицу, состоящую из двух столбцов. В первом будет название товара, а во втором количество.

Для этого выделяем наш текст и переходим « ВСТАВКА » —> «Таблица» —> «Преобразовать в таблицу». В окне «Преобразовать в таблицу» в группе «Разделитель» выбираем пункт « Знак табуляции » и нажимаем « ОК ».

Как преобразовать таблицу в текст в Word – Окно Преобразовать в таблицу

В результате получаем таблицу:

Как преобразовать таблицу в текст в Word – Таблица преобразованная из текста

На этом все. Думаю, тему преобразования таблицы в текст и текста в таблицу можно закрыть.

Возможно вам будут интересны следующие статьи:

Источник