Меню

Таблицы сделанные с аксессом

Таблицы сделанные с аксессом

Между таблицами БД существуют связи, позволяющие избегать избыточности при проектировании. То есть не вносить одни и те же значения в несколько объектов, а создать только один и использовать в других, добавляя в них ссылку на основной. При этом необходимо соблюдать требование целостности БД.

Связи в базах данных

В качестве примера рассмотрим связи в БД туристического агентства. В ее состав входит таблица гостиниц Таиланда – страны, в которую турагентство отправляет гостей. Отели расположены в различных регионах Королевства.

Если компания работает с отелями только нескольких регионов, а в каждой из областей находятся десятки или сотни гостиниц, то заполнять каждый раз поле региона для каждого отеля – пустая работа. Поэтому в базе создается отдельная таблица, содержащая только список регионов, а при вводе отеля пользователь просто выбирает нужный из выпадающего списка.

По аналогии добавлен список стран для компании, работающей с несколькими государствами. Тогда к перечню регионов добавляется еще одно поле – «Страна», а в базу вносится справочник стран, наименования которых затем выбираются из списка.

Таблицы связаны по типу один-ко-многим. Это означает, что одна запись из таблицы «Регионы» встречается много раз в таблице «Отели». Кроме этого, существуют виды «многие-ко-многим» и «один-к-одному». Но последняя крайне редко применяется на практике. Ниже мы ознакомимся, как эти типы обозначаются на схемах данных в Access.

Схема данных БД

В приведенном примере «Отели» связаны с «Регионами», а те, в свою очередь, со «Странами». Эта информация, написанная текстом, не слишком наглядно показывает связи между объектами. И в нашей базе всего три таблицы, а их могут быть сотни. Держать в голове все соединения разработчику затруднительно.

В качестве вспомогательного средства в базах создаются схемы данных, которые наглядно визуально показывают все объекты и отношения между ними. В Access схемы данных создаются с помощью специального инструмента. Для нашей БД это выглядит так:

Прямоугольниками обозначены таблицы со списком полей, линии между ними – связи. На линии связи в местах примыкания к прямоугольникам таблиц сделаны обозначения: «1» и «∞». Они показывают, какой тип связи применен в этом отношении. Значок «1» у таблицы-источника со значком «∞» у приемника обозначают вид «один-ко-многим». Обе связи в нашей БД – такого типа.

Соответственно, две единицы у двух концов линии говорят о виде «один-к-одному», а два знака бесконечности – «многие-ко-многим».

Создание схемы данных

Для создания схемы данных в Access добавлен инструмент на панели «Работа с базами данных». СУБД автоматически создает схему по тем таблицам и связям, что существуют в базе. Приведенная выше схема создана системой самостоятельно. Пользователь может внести изменения в макет. Некоторые из них не отразятся на структуре БД, только на отображении информации. А некоторые приведут к изменениям в структуре.

В режиме «Конструктора» доступна операция «Очистить макет». При ее выполнении экран схемы данных в Access очищается, а таблицы и отношения скрываются. Это не значит, что они пропадают из базы — просто не отражаются в макете схемы.

Операция «Скрыть таблицу» произведет то же действие над выделенным объектом. Он просто исчезнет с экрана вместе со своими линиями-отношениями. Вернуть скрытые таблицы поможет операция «Отобразить таблицу». Выбираются объекты, которые нужно добавить в макет. При этом связи с ним отображаются автоматически.

Создание отношений между таблицами

В нашем примере отношения между таблицами уже были определены во время создания. Остановимся более подробно на том, как это сделать. Как мы уже знаем, «Отели» содержит поле «Регион», данные для которого берутся из одноименной таблицы. При добавлении столбца «Регион» указывается тип поля «Подстановка и отношение».

Открывается мастер создания поля, в котором мы выбираем вариант получения значения ячеек из другого объекта. На втором шаге мастера выбираем объект, из которого будут подставляться значения. В нашем случае это таблица «Регионы». Из списка доступных для отображения полей нам нужно «Наименование» — в таблице отелей будут показаны названия регионов. При необходимости задаем порядок сортировки наименований и ширину столбца.

На последнем шаге даем имя новому полю и указываем параметр целостности. Подробнее на нем мы остановимся ниже. После нажатия на кнопку «Готово» в таблицу отелей добавлен столбец «Регион», значения для него берутся из указанного объекта.

Источник



Создание таблиц в MS Access 2010

Вы будете перенаправлены на Автор24

Конструктор таблиц. Типы полей

Для создания таблиц в MS Access 2010 необходимо переключиться на панель инструментов «Создание» и выбрать команду «Конструктор таблиц». В открывшемся окне конструктора таблиц в столбце «Имя поля» нужно указать имена полей, создаваемой таблицы. В столбце «Тип данных» каждому полю нужно поставить в соответствие тип данных, выбрав его из выпадающего списка.

В списке доступны следующие типы данных:

  • Текстовый. Используется для всех полей, в которых предполагается хранить текстовые символы. Длина текстового поля не может превышать 255 байт.
  • Поле МЕМО. Предназначено для хранения текстовых данных больших объемов до 65535 байт.
  • Числовой. Предназначен для хранения данных, с которыми предстоит проводить арифметические операции или сравнения. Например, для поля «цена» следует выбрать числовой тип. Но, если поле хранит номер телефона, то числовым его делать не стоит. В этом случае лучше использовать текстовый тип.
  • Дата/Время. Предназначен для хранения дат и времени.
  • Денежный тип. Это разновидность числового типа с указанием валюты.
  • Счетчик. Это также разновидность числового типа, где используется автоинкремент – автоматическое прибавление едницы в каждой новой записи. Этот тип очень удобен для ключевых полей.
  • Логический тип. Применяется в случаях, когда поле содержит одно из двух значений: истина или ложь.
  • Поле объекта OLE. Позволяет добавлять в таблицу внедренные или связанные объекты. Чаще всего рисунки или фотографии.
  • Гиперссылка. Позволяет записывать в полях URL.
  • Вложение. Позволяет хранить в поле объекты других приложений.
  • Вычисляемый. Позволяет автоматически вычислить значение поля по введенной заранее формуле.
  • Мастер подстановок. Используется для удобства работы с внешними ключами.

Помощь со студенческой работой на тему
Создание таблиц в MS Access 2010

Каждый тип данных может быть еще дополнительно настроен с помощью окна свойств, которое расположено в нижней части конструктора таблиц. Напрмимер, после установки типа «Числовой» поле «Жирность» может хранить только целые числа. Это не совсем корректно, потому что жирность часто бывает дробной и измеряется в процентах. Чтобы изменить настройки нужно установить фокус на поле «Жирность» и перейти в окно свойств. Там можно установить размер поля «двойной с плавающей точкой», процентный формат, отрегулировать число знаков после запятой и т.д..

После настройки всех полей таблицы нужно указать ключевое поле. Для этого следует нажать правой кнопкой мыши на серую область слева от имени поля. Из выпавшего контекстного меню выбрать «Ключевое поле». После этого рядом с полем появится пиктограмма с ключиком .

Работа с мастером подстановок

При построении таблиц, приведенных на диаграмме, возникает проблема с полями «Код поставщика» и «Код товара» в таблице «Документ о поставке». Эти поля являются внешними ключами (foreign key) – то есть ключевыми полями других таблиц, перенесенными в данную для организации связи. Это означает, что при заполнении таблицы «Документ о поставке» пользователь все время должен следить, чтобы во внешних ключах находились правильные коды товаров и поставщиков. Помнить коды наизусть невозможно, поэтому на помощь приходит «мастер подстановок».

Для использования мастера подстановок необходимо:

В конструкторе таблицы «Документ о поставке» установить для поля «Код товара» тип «Мастер подстановок». Автоматически включится окно мастера. В нем нужно указать пункт «объект “поле подстановки” получит значение из другой таблицы или другого запроса». Далее нужно выбрать таблицу «Товары».

Выбрать поля, которые нужны для поля подстановки. Обычно их бывает два. Первое – ключевое поле и второе – то поле, которое пользователю будет удобно видеть вместо кодов. В данном случае целесообразно выбрать «Код товара» и «Наименование».

При необходимости указать вид сортировки.

  • Принять предложения мастера скрыть ключевой столбец и нажать кнопку «Готово».
  • Теперь заполняя таблицу «Документ о поставке» можно не запоминать коды товаров, а просто выбирать товары из выпадающего списка. Пользователь будет видеть и выбирать название товара, но в таблицу будет автоматически подставляться код товара.

    Источник

    Работа с таблицами

    Если открыть таблицу или просмотреть результаты запроса, Access отобразит результаты запроса или таблицы. Данные таблицы или результаты запроса, которые вы находитесь в представлении таблицы, часто называют таблицей. Вы можете настроить внешний вид таблицы, чтобы отобразить определенные данные для использования в виде простого отчета.

    Читайте также:  Обновить название таблицы sql

    В этой статье

    Сведения о таблицах

    Режимом таблицы называется визуальное представление данных, содержащихся в таблице, или результатов, полученных по запросу. Поля для каждой записи таблицы, формы или запроса отображаются в табли формате (строка и столбец), как показано ниже.

    По умолчанию таблицы и запросы открываются в режиме таблицы. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу или запрос и выберите в меню «Открыть» пункт «Открыть», чтобы открыть таблицу или запрос в качестве таблицы.

    При применении определенных форматов к строкам и столбцам или добавлении строки итогов таблица также может служить простым отчетом.

    У упорядока данных путем изменения и перемещения столбцов или строк

    Вы можете упорядочеть данные, чтобы таблицу было проще просматривать или отображать только необходимые данные в определенный момент времени. В этом разделе показано несколько способов сделать это.

    Resize columns or rows

    Иногда не все столбцы в режиме таблицы поместился на экране или распечатке, а отдельные столбцы могут занимать больше места, чем требуется для их содержимого. Кроме того, может потребоваться изменить высоту строк, чтобы текст, который не помещается в столбец, мог продолжить новую строку.

    Открыв таблицу, запрос или форму в режиме таблицы, вы можете либо вручную отформатировать отдельные столбцы, либо автоматически подгонять размер столбца под его содержимое.

    Ручное resize a column

    Наберем указатель на край столбца, в который вы хотите влиять.

    Когда указатель станет двунамерной стрелкой, перетащите край столбца до нужного размера.

    Автоматическое resize a column

    Чтобы лучше всего подгонять размер столбца под его содержимое, наберем его край.

    Когда указатель мыши станет двунамерной стрелкой, дважды щелкните край столбца.

    Resize multiple columns

    Чтобы изменить одновременно несколько столбцов, выберем несколько смежных столбцов, удерживая на клавише SHIFT, а затем измещайте выбранные столбцы. Вы также можете выбрать всю таблицу и выбрать все столбцы.

    Изменение размера строк

    Чтобы отсортировать строки, наберете указатель между любыми двумя записями в области выбора и перетаскивать их, пока не выберете нужный размер.

    Размер каждой строки невозможно отдельно — при этом будут меняться все строки.

    Высота строк по умолчанию

    Чтобы по умолчанию высота строк была меняться, щелкните правой кнопкой мыши селектор записей и выберите в shortcut-меню пункт «Высота строки».

    В диалоговом окне «Высота строки» выберите поле «Стандартная высота» и нажмите кнопку «ОК».

    Примечание: Отменить изменения ширины столбца или высоты строк невозможно, нажав кнопку «Отменить» на панели быстрого доступа. Чтобы отменить изменения, закройте таблицу, а затем нажмите кнопку «Нет», когда вам будет предложено сохранить изменения в макете таблицы. Нажатие кнопки «Нет» также отменит любые другие внесенные изменения макета.

    Перемещение столбца

    Вы можете быстро изменить порядок столбцов в таблице, перетащив их в другое место. Например, это можно сделать, чтобы определенный столбец всегда оставался в представлении.

    Щелкните замещающие столбцы, чтобы выбрать столбец, или, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите несколько смежных столбцов, а затем перетащите столбец или столбцы в новое место.

    Переименование столбца

    Иногда может потребоваться переименовать столбец, чтобы он лучше описывал данные, которые в нем содержатся. Например, если столбец с адресами электронной почты называется EMAdd, может потребоваться упростить понимание заголовка столбца, изменив его на «Адрес электронной почты». Для этого щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, выберите в shortcut-меню пункт «Переименовать столбец» и введите новое имя. Например, введите «Адрес электронной почты».

    Отображение и скрытие столбцов

    Если вы хотите отобразить или напечатать только определенные столбцы для таблицы, можно скрыть их. Например, при работе с базой данных контактов может потребоваться видеть только полное имя и адрес электронной почты для каждого контакта. Это представление можно создать, скрыв все остальные столбцы.

    Скрытие столбцов

    Щелкните заголовок столбца, который вы хотите скрыть.

    Чтобы выбрать смежные столбцы, щелкните дополнительные заглавные колонок, удерживая нажатой shift.

    Примечание: Несмеченные столбцы выбрать нельзя. Вы можете выбрать дополнительные столбцы и скрыть их отдельно.

    Щелкните правой кнопкой мыши заглавную кнопку столбца и выберите в shortcut-меню пункт «Скрыть поля».

    Показать столбцы

    Щелкните правой кнопкой мыши любой заглавный колонок столбца и выберите в shortcut-меню пункт «От новых полей».

    В диалоговом окне «Отображите столбцы» пометить каждый столбец, который вы хотите отобрать, и нажмите кнопку «Закрыть».

    Изменение стиля линий сетки и цвета фона

    При использовании таблицы можно улучшить внешний вид данных, изменив форматирование, например стиль линий сетки или цвет фона, или создав разные цвета для чередующихся строк.

    Настройка стиля линий сетки

    На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Сетка».

    Выберите нужный стиль линий сетки.

    Настройка цвета фона

    На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Цвет фона».

    Выберите нужный цвет фона.

    Изменение цвета фона чередующихся строк

    Цвет фона чередующихся строк в режиме таблицы можно установить независимо от цвета фона по умолчанию. Задав чередующийся цвет фона, можно упростить разли чтобы было проще различать смежные строки.

    На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Чередующийся цвет строки».

    Щелкните цвет фона, который вы хотите применить.

    Изменение формата текста

    Открыв таблицу, запрос или форму в представлении таблицы, вы можете изменить внешний вид текста, включая форматирование. Обратите внимание, что изменения применяются во всей таблице. Если вы хотите, чтобы изменения автоматически в следующий раз при следующем открытие таблицы включались в таблицу, не забудьте нажать кнопку «Да», когда вы закроете таблицу, и вам будет предложено сохранить изменения в макете.

    С помощью дополнительных команд в группе «Форматирование текста» на вкладке «Главная» можно изменить характеристики шрифта в таблице.

    Щелкните любую ячейку в таблице.

    На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» сделайте следующее:

    Чтобы изменить шрифт, введите или щелкните его в поле «Шрифт».

    Чтобы изменить размер шрифта, введите или щелкните его в поле «Размер шрифта».

    Чтобы изменить стиль шрифта, нажмите кнопку «Полужирный», «Italic» или «Подчеркнутая» (или любое сочетание этих трех шрифтов).

    Чтобы изменить цвет шрифта, щелкните стрелку рядом с кнопкой «Цвет шрифта» и выберите цвет из палитры.

    Обобщение данных путем добавления строки итогов

    Добавив строку итогов в таблицу, можно быстро увидеть вычисляемую сумму для столбца. Помимо суммы столбца данных, строку итогов можно использовать для других вычислений, таких как поиск средних значений, подсчет количества элементов в столбце и поиск минимального или максимального значения в столбце данных.

    Чтобы отобразить строку итогов, сделайте следующее:

    На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.

    В нижней части таблицы появится новая строка со словом «Итог» в первом столбце.

    Щелкните любую ячейку, которая находится в той же строке, что и ячейка со словом «Итого».

    Щелкните отобразит стрелку и выберите тип вычисления, который вы хотите отобразить в этой ячейке.

    Список доступных функций или типов вычислений зависит тип данных столбца. Например, если столбец содержит значения в рублях, вы увидите список функций, которые применяются к вычислениям в рублях, например «Минимальное» и «Максимальное».

    Дополнительные сведения об использовании строки итогов см. в статье «Отображение итогов по столбцу в таблице с помощью строки итогов».

    Применение сортировки и фильтрации

    Есть ряд дополнительных быстрых изменений, которые упрощают просмотр и печать таблицы. Например, на рисунке ниже названия компаний отсортировали по алфавиту.

    Чтобы применить сортировку, щелкните столбец правой кнопкой мыши (или щелкните стрелку в его заглавной области), а затем выберите нужный параметр сортировки.

    Чтобы применить фильтр, щелкните стрелку в заглавной области столбца и выберите флажки для значений, которые вы хотите отобразить. Кроме того, вы можете щелкнуть текстовые или числовое фильтры, чтобы создать более подробные фильтры.

    Сохранение изменений макета

    После изменения макета и внешнего вида таблицы необходимо сохранить изменения, если вы хотите сохранить изменения при следующем ее открытие. При закрытии таблицы после внесения изменений в ее макет вам будет предложено сохранить эти изменения. Если нажать кнопку «Да»,изменения будут сохранены и применены при следующем открытие таблицы. Если нажать кнопку «Нет»,изменения будут отменены, а в следующий раз таблица откроется с настройками макета по умолчанию (или с последним сохраненным параметром).

    Читайте также:  Подбор пускового конденсатора для однофазного двигателя таблица

    Источник

    База данных Access. Таблицы в СУБД Microsoft Access

    SUBD_Deep_26.3-5020-f454d4.png

    В этой статье мы рассмотрим базу данных Access и поговорим об её основном элементе — таблицах. Материал содержит краткие сведения и включает в себя терминологию, свойственную Microsoft Access. Тем не менее описываемые понятия вполне применимы и по отношению к другим реляционным базам данных (БД). Статья рекомендована пользователям Access для Office 365, Access 2016, Access 2019, Access 2013, Access 2007 и Access 2010.

    Что представляет собой БД?

    Как известно, база данных представляет собой инструмент сбора и структурирования информации. В БД можно хранить данные о людях, заказах, товарах и т. п. Многие БД изначально выглядят как небольшой список в текстовом редакторе либо электронной таблице. Но в связи с увеличением объёма данных, список наполняется лишней информацией, появляются несоответствия, не всё становится понятным. Кроме того, способы поиска и отображения подмножеств данных при использовании обычной электронной таблицы крайне ограничены. Таким образом, лучше заранее подумать о переносе информации в базу данных, созданную в рамках системы управления БД, например, в такую, как Access.

    База данных Access — это хранилище объектов. В одной такой базе данных может содержаться более одной таблицы. Представьте систему отслеживания складских запасов с тремя таблицами — это будет одна база данных, а не 3.

    Что касается БД Access, то в ней все таблицы сохраняются в одном файле совместно с другими объектами (формами, отчётами, модулями, макросами).

    Для файлов БД, созданных в формате Access 2007 (он совместим с Access 2010, Access 2013 и Access 2016), применяется расширение ACCDB, а для БД, которые созданы в более ранних версиях, — MDB. При этом посредством Access 2007, Access 2013, Access 2010 и Access 2016 вы сможете, при необходимости, создавать файлы и в форматах более ранних версий (Access 2000, Access 2002–2003).

    Применение БД Access позволяет: • добавлять новые данные в БД (допустим, новый артикул складских запасов); • менять информацию, находящуюся в базе (перемещать артикул); • удалять данные (например, когда артикул продан либо утилизирован); • упорядочивать и просматривать данные разными методами; • обмениваться информацией с другими людьми посредством отчётов, сообщений, эл. почты, глобальной или внутренней сети.

    Элементы БД Access

    К основным элементам стандартной базы данных Access относят: — таблицы; — формы; — отчёты; — макросы; — запросы; — модули.

    В этой статье мы подробно остановимся на таблицах.

    Таблицы в БД Access

    Таблицы в БД похожи на обычную электронную таблицу, ведь и там, и там мы видим информацию, расположенную в столбцах и строках. Разница лишь в том, что в базах данных информация структурирована. Кстати, выполнить импорт обычной электронной таблицы в таблицу БД, как правило, не вызывает затруднений.

    Строки в таблице — это записи, содержащие блоки информации. Каждая запись состоит как минимум из одного поля, причём поля соответствуют столбцам.

    Как правило, реляционная база данных, например Access, включает в себя несколько таблиц. Если база данных спроектирована хорошо, в каждой таблице есть сведения о конкретном объекте, к примеру о товарах либо сотрудниках. Как мы уже сказали, таблица состоит из строк (записей) и столбцов (полей). В свою очередь, поля содержат разные типы данных: числа, даты, текст, гиперссылки:

    1. Это запись, содержащая конкретные данные о конкретном работнике.
    2. Это поле (столбец), содержащее данные об одном из аспектов элемента нашей таблицы (у нас это имя).
    3. Тут мы видим значение поля.

    Свойства таблиц и полей в Access

    У полей и таблиц есть свойства, позволяющие управлять их работой и характеристиками:

    1. Это свойства таблицы.
    2. Это свойства поля.

    В БД Access под свойствами таблицы понимают атрибуты, которые определяют её работу и внешний вид. Свойства таблицы задают в «Конструкторе» на странице свойств таблицы. Допустим, вы можете задать свойство «Режим по умолчанию», если хотите указать, как она должна по умолчанию отображаться.

    Свойство поля применимо к конкретному полю в таблице, определяя его характеристики либо какой-нибудь поведенческий аспект. Некоторые свойства можно задать в режим таблицы Access. Кроме того, можно настроить любые свойства в «Конструкторе», используя область «Свойства поля».

    Типы данных в Access

    Каждое поле имеет тип данных. Тип определяет данные, которые могут храниться в нём (допустим, вложенные файлы или большие объёмы текста):

    Хоть тип данных и является свойством поля, он отличается от других свойств: • задаётся не в области «Свойства поля», а на бланке таблицы; • определяет, какие другие свойства существуют у этого поля; • его нужно указывать при создании поля.

    Если хотите создать новое поле в Access, нужно ввести данные в новый столбец, используя режим таблицы. В результате Access автоматически определит тип данных для вашего поля с учётом введённого вами значения. Если значение не будет относиться к определённому типу, Access выберет текстовый тип. В случае необходимости вы сможете его изменить через ленту.

    Отношения между таблицами в Access

    Хотя в каждой таблице хранится информация по отдельному объекту, в БД Access все таблицы обычно между собой связаны. Ниже приведены примеры таблиц в базе данных. Допустим, у нас есть таблица клиентов, которая содержит данные о клиентах и их адреса. Также есть таблица продаваемых товаров с ценами и изображениями товаров. И, разумеется, таблица заказов, необходимая нам, чтобы отслеживать покупки клиентов.

    Так как наши данные по различным темам хранятся в отдельных таблицах, их надо связать — это позволит комбинировать данные из различных таблиц. Для этого нам и нужны связи — логические отношения между 2-мя таблицами, основанные на их общих полях.

    Ключи в Access

    Поля, которые формируют связь между таблицами в Access, называют ключами. Как правило, ключ состоит из одного поля, но может включать и несколько. Существуют 2 вида ключей. 1. Первичный. Он может быть в таблице только один. Такой ключ состоит из одного либо нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Нередко в качестве первичного ключа применяют уникальный идентификатор, код либо порядковый номер. К примеру, в таблице «Клиенты» можно назначить уникальный код клиента каждому клиенту. Поле кода клиента в таком случае будет являться первичным ключом данной таблицы. Если же первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, которые формируют уникальные значения в сочетании друг с другом. Допустим, в таблице с информацией о людях в качестве первичного ключа мы можем использовать сочетание фамилии, даты рождения и имени. 2. Внешний ключ. В таблице также могут быть несколько внешних ключей (либо один). Этот ключ содержит значения, которые соответствуют значениям первичного ключа другой таблицы. К примеру, в таблице «Заказы» каждый заказ может включать код клиента, который соответствует конкретной записи в таблице «Клиенты». А поле «Код клиента» будет внешним ключом таблицы «Заказы».

    Таким образом, основой связи между таблицами в Access является соответствие значений между полями ключей. Посредством такой связи мы можем комбинировать данные из связанных таблиц. Допустим, существуют таблицы «Заказы» и «Заказчики». При этом каждая запись в таблице «Заказчики» идентифицируется полем первичного ключа, которое называется «Код»

    Если мы хотим связать каждый заказ с клиентом, мы можем добавить в таблицу «Заказы» поле внешнего ключа, которое соответствует полю «Код» в нашей таблице «Заказчики», после чего создать связь между данными 2-мя ключами. В случае добавления записи в таблицу «Заказы» мы могли бы использовать значение кода клиента из нашей таблицы «Заказчики». Тогда во время просмотра каких-нибудь данных о клиенте, который сделал заказ, связь позволила бы определить, какие именно данные из нашей таблицы «Заказчики» соответствуют тем либо иным записям в нашей таблице «Заказы»:

    1. Первичный ключ, определяемый по знаку ключа рядом с именем поля.
    2. Внешний ключ, определяемый по отсутствию знака ключа.

    Преимущества использования связей в Access

    Ключи обеспечивают раздельное хранение данных в связанных таблицах. Это несёт следующие плюсы: 1. Согласованность. Раз каждый элемент данных заносится в нашу таблицу лишь один раз, снижается вероятность появления несогласованных и неоднозначных данных. То же имя клиента станет храниться лишь в таблице клиентов, а не в разных записях в таблице заказов. 2. Эффективность. Хранить данные в одном месте — значит сэкономить место на жёстком диске. К тому же, данные из небольших таблиц мы сможем извлекать быстрее, чем из больших. Кроме того, если мы не храним данные по разным темам в различных таблицах, у нас часто появляются пустые значения, что неэффективно в плане использования имеющихся ресурсов и, как следствие, приводит к понижению производительности. 3. Простота. Структура базы данных (БД) становится более понятной, если данные по разным темам находятся в различных таблицах.

    Читайте также:  Ресурсообеспеченность стран газом таблица вывод

    Вышеописанные связи нужно обдумывать ещё на стадии планирования таблиц — это избавит вас от многих проблем. Что касается БД Access, то тут есть мастер подстановок, помогающий создавать связи. Например, с его помощью вы создадите поле внешнего ключа, если таблица с соответствующим первичным ключом уже существует.

    Источник

    База данных Access. Таблицы в СУБД Microsoft Access

    В этой статье мы рассмотрим базу данных Access и поговорим об её основном элементе — таблицах. Материал содержит краткие сведения и включает в себя терминологию, свойственную Microsoft Access. Тем не менее описываемые понятия вполне применимы и по отношению к другим реляционным базам данных (БД). Статья рекомендована пользователям Access для Office 365, Access 2016, Access 2019, Access 2013, Access 2007 и Access 2010.

    Что представляет собой БД?

    Как известно, база данных представляет собой инструмент сбора и структурирования информации. В БД можно хранить данные о людях, заказах, товарах и т. п. Многие БД изначально выглядят как небольшой список в текстовом редакторе либо электронной таблице. Но в связи с увеличением объёма данных, список наполняется лишней информацией, появляются несоответствия, не всё становится понятным. Кроме того, способы поиска и отображения подмножеств данных при использовании обычной электронной таблицы крайне ограничены. Таким образом, лучше заранее подумать о переносе информации в базу данных, созданную в рамках системы управления БД, например, в такую, как Access.

    База данных Access — это хранилище объектов. В одной такой базе данных может содержаться более одной таблицы. Представьте систему отслеживания складских запасов с тремя таблицами — это будет одна база данных, а не 3.

    Что касается БД Access, то в ней все таблицы сохраняются в одном файле совместно с другими объектами (формами, отчётами, модулями, макросами).

    Для файлов БД, созданных в формате Access 2007 (он совместим с Access 2010, Access 2013 и Access 2016), применяется расширение ACCDB, а для БД, которые созданы в более ранних версиях, — MDB. При этом посредством Access 2007, Access 2013, Access 2010 и Access 2016 вы сможете, при необходимости, создавать файлы и в форматах более ранних версий (Access 2000, Access 2002–2003).

    Применение БД Access позволяет :

    • добавлять новые данные в БД (допустим, новый артикул складских запасов);

    • менять информацию, находящуюся в базе (перемещать артикул);

    • удалять данные (например, когда артикул продан либо утилизирован);

    • упорядочивать и просматривать данные разными методами;

    • обмениваться информацией с другими людьми посредством отчётов, сообщений, эл. почты, глобальной или внутренней сети.

    Элементы БД Access

    К основным элементам стандартной базы данных Access относят:

    В этой статье мы подробно остановимся на таблицах.

    Таблицы в БД Access

    Таблицы в БД похожи на обычную электронную таблицу, ведь и там, и там мы видим информацию, расположенную в столбцах и строках. Разница лишь в том, что в базах данных информация структурирована . Кстати, выполнить импорт обычной электронной таблицы в таблицу БД, как правило, не вызывает затруднений.

    Строки в таблице — это записи , содержащие блоки информации. Каждая запись состоит как минимум из одного поля, причём поля соответствуют столбцам .

    Как правило, реляционная база данных, например Access, включает в себя несколько таблиц. Если база данных спроектирована хорошо, в каждой таблице есть сведения о конкретном объекте, к примеру о товарах либо сотрудниках. Как мы уже сказали, таблица состоит из строк (записей) и столбцов (полей). В свою очередь, поля содержат разные типы данных: числа, даты, текст, гиперссылки:

    Это запись, содержащая конкретные данные о конкретном работнике.

    1. Это поле (столбец), содержащее данные об одном из аспектов элемента нашей таблицы (у нас это имя).

    2. Тут мы видим значение поля.

    Свойства таблиц и полей в Access

    У полей и таблиц есть свойства, позволяющие управлять их работой и характеристиками:

    1. Это свойства таблицы.

    2. Это свойства поля.

    В БД Access под свойствами таблицы понимают атрибуты, которые определяют её работу и внешний вид. Свойства таблицы задают в «Конструкторе» на странице свойств таблицы. Допустим, вы можете задать свойство «Режим по умолчанию», если хотите указать, как она должна по умолчанию отображаться.

    Свойство поля применимо к конкретному полю в таблице, определяя его характеристики либо какой-нибудь поведенческий аспект. Некоторые свойства можно задать в режим таблицы Access. Кроме того, можно настроить любые свойства в «Конструкторе», используя область «Свойства поля».

    Типы данных в Access

    Каждое поле имеет тип данных. Тип определяет данные, которые могут храниться в нём (допустим, вложенные файлы или большие объёмы текста):

    Хоть тип данных и является свойством поля, он отличается от других свойств:

    • задаётся не в области «Свойства поля», а на бланке таблицы;

    • определяет, какие другие свойства существуют у этого поля;

    • его нужно указывать при создании поля.

    Если хотите создать новое поле в Access, нужно ввести данные в новый столбец, используя режим таблицы. В результате Access автоматически определит тип данных для вашего поля с учётом введённого вами значения. Если значение не будет относиться к определённому типу, Access выберет текстовый тип. В случае необходимости вы сможете его изменить через ленту.

    Отношения между таблицами в Access

    Хотя в каждой таблице хранится информация по отдельному объекту, в БД Access все таблицы обычно между собой связаны. Ниже приведены примеры таблиц в базе данных. Допустим, у нас есть таблица клиентов, которая содержит данные о клиентах и их адреса. Также есть таблица продаваемых товаров с ценами и изображениями товаров. И, разумеется, таблица заказов, необходимая нам, чтобы отслеживать покупки клиентов.

    Так как наши данные по различным темам хранятся в отдельных таблицах, их надо связать — это позволит комбинировать данные из различных таблиц. Для этого нам и нужны связи — логические отношения между 2-мя таблицами, основанные на их общих полях.

    Ключи в Access

    Поля, которые формируют связь между таблицами в Access, называют ключами. Как правило, ключ состоит из одного поля, но может включать и несколько. Существуют 2 вида ключей.

    1. Первичный . Он может быть в таблице только один. Такой ключ состоит из одного либо нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Нередко в качестве первичного ключа применяют уникальный идентификатор, код либо порядковый номер. К примеру, в таблице «Клиенты» можно назначить уникальный код клиента каждому клиенту. Поле кода клиента в таком случае будет являться первичным ключом данной таблицы. Если же первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, которые формируют уникальные значения в сочетании друг с другом. Допустим, в таблице с информацией о людях в качестве первичного ключа мы можем использовать сочетание фамилии, даты рождения и имени.

    2. Внешний ключ . В таблице также могут быть несколько внешних ключей (либо один). Этот ключ содержит значения, которые соответствуют значениям первичного ключа другой таблицы. К примеру, в таблице «Заказы» каждый заказ может включать код клиента, который соответствует конкретной записи в таблице «Клиенты». А поле «Код клиента» будет внешним ключом таблицы «Заказы».

    Таким образом, основой связи между таблицами в Access является соответствие значений между полями ключей. Посредством такой связи мы можем комбинировать данные из связанных таблиц. Допустим, существуют таблицы «Заказы» и «Заказчики». При этом каждая запись в таблице «Заказчики» идентифицируется полем первичного ключа, которое называется «Код»

    Если мы хотим связать каждый заказ с клиентом, мы можем добавить в таблицу «Заказы» поле внешнего ключа, которое соответствует полю «Код» в нашей таблице «Заказчики», после чего создать связь между данными 2-мя ключами. В случае добавления записи в таблицу «Заказы» мы могли бы использовать значение кода клиента из нашей таблицы «Заказчики». Тогда во время просмотра каких-нибудь данных о клиенте, который сделал заказ, связь позволила бы определить, какие именно данные из нашей таблицы «Заказчики» соответствуют тем либо иным записям в нашей таблице «Заказы»:

    Источник

    Adblock
    detector