Меню

Таблица учета для снабжения объектов

Особенности учета централизованного снабжения

Одним из вариантов обеспечения материальными ценностями бюджетных организаций и филиалов крупных компаний является система централизованного снабжения. Получатель активов не занимается поиском поставщиков и переводами денежных средств. Весь комплекс работ по оформлению и реализации сделки возлагается на головную структуру.

Что такое централизованное снабжение материальными активами

В централизованном типе поставок материалов участвуют три стороны:

  1. Поставщик, который на платной основе обязуется передать определенное количество материальных ценностей по заранее оговоренной цене.
  2. Заказчик. В его роли выступает организация, у которой имеются полномочия для заключения сделок и подписания договорной документации, открыт расчетный счет в банковском учреждении.

Типовая корреспонденция по отражению операций по централизованному снабжению

  • Получатель грузов – структурное подразделение или отдельная организация, которая принимает активы.
  • ВАЖНО! Денежными расчетами связаны только два участника сделки: поставщик и заказчик товаров.

    Осуществление всех этапов централизованных закупок регламентируется нормами закона от 5 апреля 2013 г. №44-ФЗ (ст. 26). Поставки могут быть реализованы в нескольких вариантах:

    • грузополучатель выступает в роли подведомственного распределителя материальных активов;
    • грузополучатель является конечным звеном, приходующим ценности.

    ВАЖНО! Журнал операций по учету централизованного снабжения от КонсультантПлюс доступен по ссылке

    В первом случае получатель материалов принимает их на баланс, проверяет комплектность и количество, распределяет между зависимыми организациями или подразделениями.

    В соответствии с утвержденным планом распределения активы направляются адресатам.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Передача ценностей в пользу подведомственной организации осуществляется безвозмездно.

    Суть централизованных закупок сводится к наделению отдельного государственного органа полномочиями по:

    • подбору поставщиков;
    • планированию расходных операций, касающихся приобретения материальных активов;
    • заключению сделок;
    • проведению расчетов.

    Законодательство допускает выполнение заказчиком своих функций на самостоятельной основе. Задача обоснования закупок конкретного вида актива и его количества не может быть возложена на распределителя материалов. Идентификация операций по централизованным закупкам проводится по нормам п. 153 Приказа Минфина от 6 декабря 2010 г. №162н:

    • закупка касается материальных активов;
    • возникновение трехсторонних отношений;
    • два участника сделки связаны между собой по признаку подведомственного подчинения.

    Порядок снабжения

    Схема реализации снабжения состоит из таких этапов:

    1. Подача подведомственными структурами в снабженческий орган заявок на плановый расход материалов в будущем периоде с детализацией по видам активов и обоснованием необходимости заявленного количества ценностей.
    2. Составление плана закупок и истребование финансирования под него головным распорядителем.
    3. Поиск и выбор поставщиков организацией, выполняющей роль заказчика.
    4. Согласование деталей сотрудничества между заказчиком и поставщиком, подписание договора поставки.
    5. Доставка и отгрузка товаров грузополучателю.
    6. Оплата распределителем суммы по договору.

    КСТАТИ! Материалы могут быть получены работниками склада заказчика или на объекте грузополучателя без участия промежуточного звена.

    Система документооборота требует оформлять договор, сопроводительные бланки к нему, извещения формы 0504805. Извещение составляется в двух экземплярах. Каждый новый бланк заполняемого документа формы 0504805 должен быть зарегистрирован в специальном журнале. Правила оформления закреплены в Приказе №52н от 30 марта 2015 г. Возможны два способа составления этого документа:

    1. Извещение формируется заказчиком. Грузополучатель на базе отраженной в форме информации производит проверку ценностей при их поступлении и заполняет свою часть бланка. Второй экземпляр со всеми заполненными реквизитами направляется заказчику для оповещения его о приходовании активов в полном объеме (или сообщает о неполной комплектации, обнаружении брака).
    2. Грузополучатель создает извещение и отправляет все экземпляры вышестоящей инстанции, являющейся заказчиком по договору поставки. Заказчик проверяет документы, заполняет вторую часть извещения и возвращает один из бланков получателю материалов.

    Учет снабженческих операций при централизованных поставках

    Раздел 6 Приказа №162н регулирует вопросы, связанные с учетом операций по централизованному снабжению. Нормативный акт рекомендует заказчикам оформлять этапы сделки такими корреспондирующими записями:

    1. В момент перечисления авансового платежа дебетовые обороты накапливаются на 1 206 31 560, а кредитовые могут отражаться по 1 304 05 310, 1 304 05 320, 1 304 05 340.
    2. В случае с прямой доставкой получателю активов без промежуточной проверки материалов заказчиком в учете показываются суммы через дебетование 1 304 04 310, 1 304 04 320, 1 304 04 340 и кредитование 1 302 31 730, 1 302 32 730, 1 302 34 730.
    3. При осуществлении поставщиком доставки на один из объектов заказчика для дальнейшего направления оттуда распределенной нормы по подведомственным получателям делаются записи формата:

    При проведении зачета сумм авансовых платежей:

  • Если при приемке активов были обнаружены бракованные изделия, испорченные экземпляры:
  • При наличии в условиях договора пункта об обязательном возврате в адрес поставщика тары ее отправка будет отражена у заказчика в учете одним из способов:

    • дебетование 1 205 74 560 – кредитование 1 304 04 340;
    • по дебету записывается 1 401 20 272, а по кредиту — 1 304 04 340;
    • в дебетовых оборотах участвует 1 210 02 440, 1 303 05 830, в кредитовых — 1 205 74 660.

    В учетных операциях грузополучателя может быть задействован счет 22, являющийся забалансовым. На нем отражаются полученные ценности в рамках централизованного снабжения до момента получения полного комплекта документации на конкретную партию изделий. При оприходовании на объект грузополучателя материалов счет 22 дебетуется на сумму их стоимости. В момент поступления извещения счет 22 кредитуется.

    ВАЖНО! До того как грузополучатель получит оформленное извещение, он может пользоваться привезенным имуществом только при условии наличия разрешения главного распорядителя.

    Заказчик, ответственный за централизованные поставки активов в подведомственные организации, выбирает код КОСГУ с учетом назначения приобретаемых им материалов. Если ценности покупаются для передачи другим субъектам бюджетного процесса, сам заказчик не будет ими пользоваться, вместо отражения сумм на КОСГУ 310, 320, 340 затраты относятся на КОСГУ 241. Эта операция будет означать безвозмездную передачу имущественных объектов в пользу бюджетных учреждений. Норма закреплена Письмом Минобороны от 25 апреля 2014 г. №184/7/223.

    Получатель активов показывает их по 180 КОСГУ в составе прочих доходов. Этот вариант актуален для поставок от учредителей. При перемещении активов от головного предприятия его подразделениям используются 310 КОСГУ и 340 КОСГУ (для основных средств и всех типов материальных запасов).

    Заказчик в обязательном порядке должен оформлять акт по форме 0504101 при приеме-передаче активов. Дополнением к нему служит извещение. Пока этот набор документов не будет готов, все ценности будут числиться в полной стоимости на забалансовом учете (счет 22). Оба бланка составляются в двух экземплярах.

    Грузополучатель в бухгалтерском учете все операции проводит при помощи таких корреспонденций:

    1. При отгрузке на его объектах изделий от поставщика дебетуется счет 22.
    2. Когда грузополучателю приходит акт и извещение со всеми заполненными реквизитами, счет 22 надо прокредитовать.
    3. В случаях, когда в рамках централизованного снабжения были получены объекты основных средств, в дебете прописывается 4 101 00 310, а в кредите — 4 401 10 180.
    4. Если были привезены материальные запасы, то запись будет формата Д 4 105 00 340 – К 4 401 10180.

    Основанием для постановки имущества на баланс всегда является акт приема-передачи. Извещение используется для подтверждения получения активов от поставщика, идентификации полноты комплектации партии изделий и исключения поставки бракованной продукции.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! До окончания документального оформления операции поставки все отгруженные материальные ценности учитываются и заказчиком, и грузополучателем на забалансовых счетах.

    До момента оформления акта с извещением и получения их заинтересованными участниками сделки у заказчика ценности будут числиться на забалансовом счете 05. Когда поставщик отгрузит продукцию на территории подведомственного получателя и это будет зафиксировано документально, суммы с 05 счета списываются.

    Структурные подразделения, филиалы и подведомственные учреждения после заполнения и отправки извещения, возврата его второго экземпляра начинают реализовывать постановку ценностей на баланс. Для этого основанием будет выступать приходный ордер. Он оформляется по форме 0504207.

    Читайте также:  Таблица оценка эффективности системы управления персоналом

    Источник

    

    Учет тендеров по 44-ФЗ

    Торги с участием государственных организаций и МУП регулируются 44-ФЗ от 05-04-2013 г. и рядом других нормативных актов.

    Торги в форме аукциона предполагают, что победит предложивший максимальную цену, а начинаются торги с начальной минимальной цены, указанной в объявлении. Участники аукциона постепенно повышают цену лота, пока не выявится победитель. Торги, организованные как конкурс, выигрывает участник, предложивший наилучшие условия. В объявлении указывается максимально возможная цена. Конкурс проводится при участии конкурсной комиссии, сформированной заранее. Участники конкурса представляют комиссии индивидуальные проекты, выбирается наиболее экономичный и креативный.

    Хотите заключать прямые контракты без тендера?

    Для вас — самая большая база субподрядов и коммерческих заказов, которые вы можете получить по итогам обычных переговоров!

    Заявка, участвующая в торгах, должна быть обеспечена. Обеспечительная сумма для организатора торгов является гарантией участия в них. Размер суммы определяет организатор.

    Конкурсы и аукционы обеспечиваются:

    1) банковской гарантией;

    2) денежными средствами.

    При проведении торгов на электронной площадке блокируется лицевой счет участника и денежные средства на нем. В рамках государственных закупок, согласно 44-ФЗ, специальные счета открываются не на ЭТП, а в банке. Перечень банков определен распоряжением Правительства №1451-р от 13-07-18 г.

    Возврат обеспечительной суммы происходит в следующих случаях:

    — по итогам конкурса или аукциона участник не признан победителем;

    — торги отменены по инициативе контролирующего органа, организатора;

    — участник принял решение не участвовать в них, либо снят с торгов, оказался единственным поставщиком, например, при проведении госзакупки.

    Если участник признан победителем торгов, но отказывается заключать договор, который был предметом торгов, обеспечительный платеж не возвращается.

    Хотите участвовать в тендерах с авансом от заказчика?

    Для вас — самая полная база государственных и коммерческих тендеров с авансированием от 30% до 100%!

    Excel таблица формируется для расчета стоимости, прибыли, рентабельности аукциона по государственным торгам. Заполняется excel файл просто, вносим требуемую информацию в соответствующие поля заносить. Заполняем первый лист исходя из конкурсной документации, сроки поставки, срок подачи заявки, дата проведения электронного аукциона и т.п.

    Вы можете использовать надстройку для MS Excel, которая значительно упростит вашу работу.

    Используйте Excel для специалистов по закупкам для расчета суммы и размера обеспечения заявки, контракта, создания и изменения контрактов.

    Хотите выиграть в запросе котировок?

    Воспользуйтесь нашими наработками! Мы поможем вам выиграть не менее трети котировок!

    3. Видео инструкция «Таблица расчета маржинальности тендера»

    Хотите гарантированно побеждать в тендерах?

    Отправьте запрос и получите в распоряжение целый штат экспертов с оплатой за результат!

    Выиграть в тендере 4. Как рассчитать цену на тендере?

    Участвуя в государственных закупках, вы предлагаете заказчику цену, за которую готовы исполнить заказ. Как правильно рассчитать эту цену?

    Зная НМЦ тендера, можно определить:

    — до какой цены можем снижаться, чтобы получить желаемую норму прибыли?

    — до какой цены можем снижаться, чтобы выйти в ноль?

    — сколько денег нам нужно на момент подписания контракта?

    Представим, что вы ИП/ООО на упрощенке

    1. В первую цифру включаем:

    затраты на товар (покупку/производство, доставку)

    специальные платежи по тендеру

    2. Во второй цифре — то же самое за вычетом прибыли.

    3. В третьей цифре: расходы на товар и специальные платежи по тендеру. Налоги и прибыль — их мы будем платить после оплаты по контракту, так что сейчас их не закладываем.

    Если у вас есть постоянные затраты (аренда, охрана), их нужно прибавить к расходам.

    Специальный платеж — это комиссия площадке за выигрыш (1%, макс.5000 руб.).

    Обеспечительные платежи. Они бывают не всегда (чаще в аукционах). На начальных этапах пробуйте искать тендеры без них (чаще — запросы котировок).

    2 вида обеспечительных платежей:

    1) Обеспечение заявки (0.5-5% максимальной цены контракта) наличными средствами (вернутся в течение 2-3 недель).

    2) Банковской гарантией (БГ): стоимость различается в разных банках, будем ориентироваться на 2-5% годовых.

    ⠀2.2. Обеспечение контракта (5-30% начальной цены (иногда — от цены контракта)).

    Опять же, наличностью или БГ. Сроки возврата будут дольше, поэтому эффективнее прибегнуть к БГ.

    Хотите заключать прямые контракты без тендера?

    Для вас — самая большая база субподрядов и коммерческих заказов, которые вы можете получить по итогам обычных переговоров!

    Вы — ИП на УСН (доходы). Это не лучшая система для товарного бизнеса. Здесь мы ее берем для простоты и наглядности расчетов.

    Тендер на закупку подарков 8 марта для корпоратива.

    Начальная цена — 100 000 ₽.

    Обеспечения заявок нет.

    Обеспечение контракта — 5%.

    Сколько нужно денег для исполнения контракта?

    Закупка товара составит, приблизительно, 50 000 ₽.

    Доставка — еще 5 000 ₽.

    Комиссия площадке 1% — 1000 ₽.

    Обеспечение контракта (наличностью) — 5% — 5000 ₽. Но вы помните, что сумма обеспечения контракта вернется после исполнения контракта.

    На срок исполнения контракта, эти деньги для вас замораживаются.

    Если нет своих оборотных средств, вам придется кредитоваться. Поэтому в расчете нужно учесть стоимость этих денег.

    Представим, что срок исполнения контракта — 90 дней, а ставка по кредиту 18% годовых.

    Стоимость денег = 2707 ₽ (61000✖️(18%➗365)✖️90).

    Закупка товара 50000 ₽.

    Ст-ть денег 2707 ₽.

    Итак, прямые расходы на контракт составят 58707 ₽.

    Налог 6% и постоянные расходы (аренда, связь, коммуналка. ), например 5%.

    58707 ₽ это 89% стоимости контракта (100%➖6%➖5%).

    Чтобы получить 100%, нужно 58707✖️100%➗89%.

    Итак, минимальная стоимость контракта — 65963 ₽ — при этом вы не зарабатываете, а просто окупаете свои расходы.

    Добавляем рентабельность прибыли, напр. 20% — 13193 ₽.

    Выгодная для вас цена контракта – начиная от 79156 ₽.

    Хотите участвовать в тендерах с авансом от заказчика?

    Для вас — самая полная база государственных и коммерческих тендеров с авансированием от 30% до 100%!

    Заключить контракт с авансированием 6. Видео инструкция «Выбор УСН. Доходы или Доходы минус Расходы для Тендеров»

    Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!

    Источник

    Учитываем операции по централизованному снабжению

    Нет времени читать?

    В процессе функционирования казенные учреждения большую часть своего имущества получают путем централизованного снабжения. О том, как отразить данные хозяйственные операции в бюджетном учете, расскажем в этой статье.

    Учет операций по централизованной поставке у заказчика

    Для осуществления полноценного процесса централизованного снабжения необходимо три участника:

    1. Поставщик материальных ценностей – сторона, с которой заключается государственный (муниципальный) контракт (договор).
    2. Заказчик — вторая сторона заключенного контракта (договора), обеспечивающая расчетную часть процесса.
    3. Грузополучатель – сторона, в адрес которой поступят материальные ценности.

    Отражение порядка оформления операций по централизованному снабжению закреплено в Инструкции №162н разд. 6 «Порядок учета операций по централизованному снабжению материальными ценностями».

    Также проведение централизованных закупок и заключение контрактов с поставщиками регулируется Федеральным законом от 05.04.2013 №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

    Заключение контракта (договора) и денежные расчеты при централизованном снабжении казенных учреждений берет на себя сторона заказчик, которая выступает их главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств. Сторона-грузополучатель только принимает материальные ценности.

    Все текущие взаиморасчеты между заказчиком и грузополучателем оформляются извещениями в двух экземплярах согласно первичным учетным документам. (п.154 Инструкции №162н).

    Первичный экземпляр извещения формируется заказчиком и уведомляет грузополучателя о том, что материальные ценности отправлены в его адрес, в свою очередь грузополучатель со своей стороны осуществляет внутренний контроль за принятием к учету материальных ценностей и уведомляет об этом заказчика ответным (вторым) экземпляром извещения о принятии к учету поступивших материалов. Согласно п. 155 Инструкции №162н, существует и вариант когда грузополучатель при получении материальных ценностей от поставщика самостоятельно оформляет извещение в двух экземплярах и направляет их заказчику для заполнения его части.

    Читайте также:  Таблица длины волос при наращивании

    Принятие к учету поступивших материальных ценностей осуществляется на основании первичных документов учреждения-заказчика. Помимо первичных документов заказчика, содержащихся в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», необходимо указать следующие реквизиты:

    • полное наименование заказчика;
    • полное наименование грузополучателя;
    • реквизиты контракта, по которому осуществляется централизованная поставка;
    • код классификации расходов соответствующего бюджета, по которому принимаются и (или) исполняются бюджетные обязательства;
    • иные реквизиты, предусмотренные заказчиком в рамках учетной политики.

    Хозяйственные операции по централизованному снабжению на стороне заказчика могут отражаться двумя способами, в зависимости от условий заключения контракта (договора) с поставщиком.

    Первый вариант, когда поставка материальных ценностей осуществляется напрямую грузополучателям. В этом случае заказчик отражает расчеты с поставщиками и грузополучателями и оформляет бухгалтерские записи на основании полученных от поставщиков оправдательных документов, которые будет подтверждать исполнение обязательств по поставке материальных ценностей грузополучателям и (или) извещений от грузополучателей, подтверждающих поставку.

    Обращаю ваше внимание, что при условии формирования извещения заказчиком, стоимость материальных ценностей, которые были отгружены грузополучателям, должна учитываться на забалансовом счете 05 «Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению» до момента их фактического получения грузополучателем. После того, как заказчиком будет получено извещение о подтверждении получения материальных ценностей грузополучателем, сумма со счета 05 подлежит списанию.

    Второй вариант, когда поставка имущества осуществляется непосредственно заказчику для дальнейшей передачи грузополучателям. В этом случае вложения в данные материальные ценности заказчик отражает в бюджетном учете при его получении от поставщика. Затем заказчик передает имущество грузополучателям, высылая им извещение с приложенными первичными документами, представленных поставщиком в подтверждение исполнения им обязанностей по поставке материальных ценностей в рамках централизованного снабжения. При получении имущества грузополучатель должен направить второй экземпляр извещения заказчику с подтверждением получения материальных ценностей.

    Для упрощения понимания отражения хозяйственных операций по централизованному снабжению, можно обратиться к таблице 1, где расписаны основные хозяйственные операции и бухгалтерские проводки для их отражения.

    Таблица 1. Проводки для операций по централизованному снабжению

    Операция Дт Кт
    Перечисление аванса поставщику по условиям заключенного контракта (договора) 1 206 3Х 56Х 1 304 05 3Х0
    Поступление имущества напрямую грузополучателю 1 304 04 3Х0 1 302 3Х 73Х
    Отражение стоимости материальных ценностей, отгруженных поставщиком в адрес грузополучателя 1 304 04 3х0 1 302 3Х 73 х
    Отражена одновременно по забалансовому учету стоимость оплаченных и отгруженных грузополучателю материальных ценностей Забаланс 05
    Списана с забалансового учета стоимость материальных ценностей, полученных грузополучателями по централизованному снабжению на основании полученных от них вторых экземпляров извещений Забаланс 05
    Отражена стоимость произведенных вложений в объекты 1 106 3Х 3Х0 1 302 3Х 73Х
    Отражена передача грузополучателю сформированных вложений в объекты 1 304 04 3Х0 1 106 3Х 4Х0
    Произведен зачет ранее перечисленного поставщику аванса в рамках централизованного снабжения 1 302 3Х 83Х 1 206 3Х 66Х
    Произведен окончательной расчет с поставщиком за поставку 1 302 31 83Х 1 304 05 3Х0

    Учет операций по централизованной поставке у грузополучателя

    А теперь рассмотрим порядок отражения хозяйственных операций по централизованному снабжению в бюджетном учете на стороне грузополучателя. Здесь есть условие поступления материальных ценностей:

    1. Если имущество поступило грузополучателю до получения извещения от заказчика, то такое имущество нужно отразить на забалансовом счете 22 «Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению». Использование таких материальных ценностей в процессе хозяйственной деятельности до получения от заказчика извещения с прилагаемыми к нему первичными документами допускается только при наличии разрешения уполномоченного органа исполнительной власти, главного распорядителя бюджетных средств. После того, как извещение получено, второй экземпляр направляется заказчику с отметкой о получении материалов и все материальные ценности списываются с забалансового счета 22.
    2. Если имущество поступило к грузополучателю после получения извещения от заказчика, то грузополучатель отражает его в составе нефинансовых активов в пути. Затем отражает сумму вложений материальных ценностей и направляет второй экземпляр заказчику с отметкой о получении.

    Основные операции по централизованному снабжению материальных ценностей отражены в таблице 2.

    Таблица 2. Основные операции по централизованному снабжению материальных ценностей

    Операция Дт Кт
    Приняты на забалансовый счет материальные ценности, поступившие от поставщика до получения извещения от заказчика Забаланс 22
    Отражено поступление материальных ценностей на основании полученного от заказчика извещения и прилагаемых к нему первичных учетных документов на поставку 1 106 3Х 3Х0 1 304 04 3Х0
    Отражено одновременно выбытие принятых на забалансовый счет материальных ценностей Забаланс 22
    Отражена стоимость материальных ценностей, отправленных поставщиком грузополучателю согласно представленным им документам, но не поступивших к моменту получения извещения от заказчика на передачу 1 107 ХХ 3Х0 1 304 04 3Х0
    Отражено поступление материальных ценностей, указанных в извещении и прилагаемых к нему документах на поставку 1 106 3Х 3Х0 1 107 ХХ 4Х0

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Автор: Анастасия Хахулина,
    методист Департамента проектов внедрения и консалтинга компании «ИНДУСТРИЯ ИНФОРМАТИКИ»

    Источник

    Онлайн программа для
    автоматизации магазина

    Автоматизируйте складской учет и учет продаж в магазине, подключите онлайн-кассу с передачей данных в ОФД по 54-ФЗ за 1 день!

    Полная автоматизация магазина за 1 день
    Онлайн программа для учета в розничном магазине

      Складской учет: закупки, инвентаризации и списания Полная автоматизация работы кассира Готовая онлайн-касса для 54-ФЗ Мобильные приложения на Android и iOS База товаров на 13 млн. штрихкодов Поддержка дисконтных карт и база покупателей Свой движок интернет-магазина —> 10 видов отчетов: прибыль, продажи и себестоимость Печать ценников и конструктор ценников

    Учет товаров в магазине в Excel — плохой способ управления торговлей

    Как обычно ведут учет магазина в excel

    Деньги любят счет, а товары любят учет. Каждый разумный предприниматель основывает работу своего магазина на этих столпах бизнеса. Для корректного удовлетворения спроса покупателей необходимо постоянно иметь данные о запасах своих товаров в магазине и для решения этой проблемы, поначалу, каждый проходит через этап учета в таблицах excel.

    Инструмент замечательный при старте нового дела и у него есть ряд безусловных плюсов:

    • доступность при любом стартовом капитале, ведь саму программу Excel и таблицу учета товаров в Excel можно бесплатно скачать в интернете;
    • самостоятельная разработка таблицы учета, возможность разобраться, практическое понимание взаимосвязей между различными аспектами Вашего дела;
    • какая-никакая автоматизация процессов;
    • нет необходимости в каких-то сакраментальных знаний, скорей всего даже школьник осилит создание и ведение учета в электронных таблицах.

    Наглядная инструкция простого способа учета товаров на складе.


    Видео: ▶️ Учет товара в Excel — урок о том, как вести учет товара в Excel

    Ограничения товарного учета в excel

    Но если бы электронные таблицы были панацеей от всех головных болей учета предпринимателя, то статьи бы этой не было, так что добавим бочку дегтя в нашу ложку меда.

    Файл таблицы, в который Вы скрупулёзно будете вводить новые данные учета всего магазина, в определенный момент станет на столько громадным, что будет заставлять нутро компьютера сильно напрягаться при открытии, сохранении, да и в целом в ходе работы. И это в лучшем случае. В худшем — по нелепой случайности кто-то сотрет файл или половину файла, а затем, не менее случайно, сохранит этот файл в покалеченном виде и все — плакал Ваш учет… Но если представить, что человеческий фактор исключен и Вы самостоятельно всегда работаете с данной информацией, все равно, в самый неудачный момент выключат электричество или система питания компьютера выйдет из строя и данные опять будут безвозвратно утеряны.

    Читайте также:  Свойства влажного пара таблица

    Нередко встречается и проблема с винчестером компьютера. Информация, сохраненная на локальном компьютере, всегда подвержена риску исчезнуть безвозвратно вследствие неисправности жесткого диска. Существуют, конечно, мастера, которые могут восстановить данные, но это возможно в меньшинстве случаев, а также это затратно и не быстро. Не держите все яйца в одной корзине! Всегда нужна резервная копия.

    И, напоследок, стоит упомянуть о такой «хронической» проблеме цифрового века, как вирусы (с которыми худо-бедно у кого-то получается работать) и вирусы-шифровальщики (которые превратят все Ваши данные в кашу из знаков и опять же прощай учет). Ни один антивирус не гарантирует полной защиты Ваших данных на сто процентов, ведь даже врачи не могут вылечить все болезни.

    Вероятность утраты данных учета в таблице excel достаточна большая, а урон, полученный в результате, колоссален, поэтому предпринимателю необходимо прагматично относится ко всем угрозам своему бизнесу, в том числе угрозам по утере данных учета.

    Почему учет в excel может убить Ваш магазин.

    1. Сложно сформировать отчеты

    А какой смысл в конце концов в учете товаров? Ответ на поверхности — учет позволяет нам понять состояние дел на данный момент. Срез в виде отчета позволяет наглядно увидеть, как обстоят дела, определить какие показатели в норме, а какие указывают на проблему, требующую немедленного вмешательства. К сожалению, автоматический отчет функционал excel сформировать не может. Потребуется потратить бесценное время и нервы для составления отчета вручную. Отчет — это инструмент диагностирования состояния «здоровья» Вашего бизнеса и доступность этого инструмента должна быть максимальной.

    2. Нет оперативной информации в реальном времени.

    Таблица актуальна в тот момент, когда Вы добавили в нее свежие данные. В реальности, данные для учета собираются не из одного места, а из нескольких, таких, как склад и торговый зал. На склад что-то поступает или что-то отгружается со склада, в торговом зале ведется учет продаж. Информация обо всех операциях в таблицу актуализируется не в реальном времени, а, в лучшем случае, с определенной периодичностью — час, три часа, сутки. От оперативности учета зависит то, на сколько синхронно взаимодействуют все составляющие Вашего магазина.

    3. Нет информации об остатках.

    Весь товар на складе — это остатки в независимости от того, на сколько он популярен у покупателей. Зачем нужно знать об остатках? Хотя бы для того, чтобы случайно не продать то, чего нет в наличии! А при более масштабном рассмотрении информация об остатках даст возможность понять, какой товар нужно распродать по акции или со скидками для освобождения места для более ходового товара, а какой заказать для восполнения запасов.

    4. Невозможно настроить обмен с кассой.

    Все операции по продаже товаров проводятся через кассовый аппарат. Эти данные в итоге должны оказаться в таблице учета! Но, технически, возможности сопряжения данных кассового аппарата и таблицы excel нет, что приводит к низкой актуальности информации и необходимости ручного переноса в таблицу данных о продажах. Это не удобно и негативно сказывается на результативности работы. С ростом оборотов наступит момент, когда вручную уже невозможно будет производить перенос.

    5. Невозможно работать с другими системами.

    В современном бизнесе используется большое количество вспомогательных систем — от ip-телефонии до crm-систем. И необходимость сопряжения между такими системами — это не каприз, а жизненно важное условие. Таблица в excel не может быть сопряжена с какой-либо системой, поэтому для развивающего бизнеса нужны иные более профессиональные способы учета.

    6. Все операции необходимо делать вручную.

    Несмотря на все те возможности, которые дают нам электронные таблицы, испытание «боем» показывает нежизнеспособность такого вида учета в долгосрочной перспективе. Такой учет будет требовать постоянного внесения данных вручную, самостоятельного создания отчета, проверки целостности данных. В конце концов, такой учет превратится в вид головной боли. Как звучит одна из заповедей современного менеджмента: «Автоматизирую все, что можно автоматизировать!». Учет в excel никогда не отпустит Вас и будет съедать Ваше драгоценное время!

    Каждая из этих причин может привести ваш бизнес в нестабильное состояние, но беда в том, что они работают в совокупности и приводят к постепенному упадку. А когда становится слишком поздно — бизнес просто умирает. Подведем итог. Пользоваться таблицами excel для учета можно, но нельзя забывать, что это временная мера и отношения с этим учетом должны закончится в течение месяца после старта бизнеса. Потому, что, при дальнейшем использовании, масштаб проблем все увеличивается и увеличивается, а бизнес нужно развиваться и с толком использовать все свои ресурсы.

    Чем заменить учет товаров в Excel?

    Программа для учета в магазине вместо эксель

    К данному моменту встает справедливый вопрос: «А чем же тогда заменить учет и решить ворох проблем, связанных с использованием таблиц excel?». Все просто. Мир не стоит на месте и боль предпринимателей, связанную с учетом, можно решить с помощью облачных сервисов.

    Сами облачные технологии имеют в себе массу плюсов. Таких, как надежность Ваших данных и доступность вне зависимости от терминала, либо местоположения. Никто не украдет, не сотрет, не испортит вашу информацию. Вы будете иметь доступ к данным учета в независимости от Вашего местоположения. Если испортился компьютер, через который велся учет, достаточно будет заменить его и продолжить работу с Вашими данными, которые хранятся на специализированных хранилищах данных.

    Таким облачным сервисом по ведению учета является CloudShop.

    Почему это решение является тем, что нужно магазину? Потому что это решение для полной автоматизации розничного магазина:

    1. Данная система позволяет создавать автоматические отчеты в несколько кликов на основе данных вашего магазина. Глубокая аналитика теперь доступна Вам в любом месте, где есть подключение к интернету.
    2. Актуальная информация о товаре и продажах поступает в реальном времени. Учет отображает реальное состояние дел, никаких ошибок, никакого снижения актуальности, только фактический учет!
    3. Информация об остатках становится так же абсолютно актуальной благодаря складскому учету для розничного магазина. Такое решение существенно упрощает и ускоряет работу склада. А также сводит к минимуму риски ошибок в работе склада.
    4. Обмен с кассой перестает быть проблемой. Кассовая программа, в соответствии с 54-ФЗ, в реальном времени передает информацию о совершенных сделках. Не нужен отдельный кассовый аппарат. Программа сопрягается со сканерами штрих кода и чековыми принтерами.
    5. Данный сервис легко принимает данные из таблиц excel. Надо просто скопировать и вставить в нужные поля. Дальше данные учета будут автоматически пополняться с терминалов склада и кассы. Сервис предоставляет полностью все необходимое для полной автоматизации розничного магазина, а все его элементы сопряжены между собой.
    6. Сквозь все предыдущие плюсы тонкой нитью проходит самый главный – никакого ручного ввода. В ходе работы склада и кассового зала, информация о проделанных операциях автоматически поступает в учет.

    Учет перестал быть головной болью, теперь это реальный и мощный инструмент контроля состояния бизнеса и решение рутинных проблем. Программа для ведения учета в магазине CloudShop — это решение, которое может позволить себе любой магазин. Такое решение позволит разобраться с проблемами учета и увеличить прибыль за счет снижения временных затрат, ошибок учета и издержек из-за неактуальности информации.

    Источник

    Adblock
    detector