Меню

Таблица планирования отгрузок и оплат



Как правильно планировать отгрузки?

В этой статье мы расскажем о том, как правильно организовать отгрузку товара со склада. Почему грамотная отгрузка выгодна, и как происходит сам процесс планирования и транспортировки.

Планирование отгрузки

Процесс отгрузки товара со склада требует точного расчета и верной организации. Каждый работник должен проявить внимание. Из-за отсутствия дисциплины могут возникнуть проблемы – перерасчеты, неточности, снижение качества. Они не только займут много времени, но и сил.

Предприятие, которое отправляет продукцию со склада, должно соблюдать ряд условий, чтобы процесс прошел не проблематично. Это напрямую зависит от качества товаров, их сохранности и безопасной транспортировки. Выделим следующие пункты, к которым нужно обратиться:

  • Только товары, соответствующие качеству и требованиям, могут участвовать в процессе отгрузки.
  • Упаковка осуществляется по стандартам. К ней можно отнести места хранения и маркировки товара.
  • Отгрузка каждого товара закрепляется на бумаге (упаковочном листе).
  • Количество товара устанавливается заранее.

Основные способы организации отгрузки со склада

Что нужно учитывать при организации отгрузки со склада:

  • Наличие площадей, соответствующих размерам продукции. Важно, чтобы все совпадало.
  • Наличие специального оборудования, подходящего для упаковки, грузоперевозки и погрузки.
  • Алгоритм и правильную структуру процесса. Четкий алгоритм – это результат без недочетов и проблем.
  • Нужно проверять качество товаров до и после произведенного процесса. В случае чего, клиенты потребуют доказательства. Нужно внимательно проверять товар, который предоставляется на отгрузку. Возможно, он уже был деформирован.
  • Наличие программ и технологий для удобного совершения отгрузки товара – с их помощью улучшается слежение за процессами управления предприятием.
  • Правила, закрепленные за каждым работником, который отвечает за отгрузку.
  • Наличие документов – речь идет о договоре поставки. Документ согласуется между двумя сторонами. Прописывается наименование, небольшое описание характеристики, установленные нормы. Обязательно указать единицу измерения товара, сроки и цены.

Также существуют виды отгрузок:

1. Отгрузка по штрих-коду товара

2. Отгрузка по специальному коду маркировки.

Преимущества и недостатки складской отгрузки

К преимуществам складской отгрузки можно отнести:

  • Правильный подбор габаритов при хранении и понимание характеристики товара.
  • Доставка напрямую к складу клиента.
  • Неверная организация может привести к порче и дефекту товаров, а также краже. Это плохо повлияет на стоимость перевозки. Из-за таких неточностей могут появиться лишние расходы.
  • Неправильное оформление документации приведет к разногласиям между сторонами или финансовому ущербу. Стоит понимать, что в разрешении проблемы поможет суд. Необходимо проверять все аспекты заранее и требовать полный пакет документов.

Последовательность планировки отгрузки

Как уже упоминалось, процесс отгрузки товара со склада заработает только в том случае, если каждый шаг и этап будет продуман до мельчайших подробностей. Разберем каждый из них:

1. Обработка заказов, сопоставление с количеством мест размещения.

2. Отбор товаров в соответствии с установленными правилами.

3. Перемещение товара в специальную зону, где осуществляется укомплектовка.

4. Процесс упаковки товара.

5. Закрепление упаковочных листов, согласование.

6. Упаковка грузовых мест, проверка на прочность, их маркировка.

7. Закрепление грузовых мест.

8. Перемещение в зону погрузки.

9. Процесс закрепляется в документах.

Помимо последовательности, важно учитывать правила процесса отгрузки товара со склада:

1. Соблюдать правила, установленные производителем.

2. Проверять места транспортировки товара.

3. Определять и проверять количество контейнеров или других мест хранения.

4. Оформлять необходимый пакет документов.

5. Процессом должно руководить установленное лицо.

6. Проверять информацию о товаре с указанными данными на бумагах.

Транспортировка товара со склада

Транспортировка товара со склада может осуществляться несколькими способами. Рассмотрим каждый из них:

  • С помощью автомобильного транспорта. Все зависит от характеристики грузов, способа выгрузки, условий перевозки, уровня сохранности, который должны предоставить. Какие-то товары требуют особого внимания. Например, продукция с небольшим сроком хранения или опасные вещества, требующие осторожности и аккуратности. Например, взрывоопасные вещества или электронные приборы.

К плюсам такого вида транспортировки можно отнести высокую скорость передвижения, транспортировку без лишних перемещений и небольших финансовых затрат. К минусам – плохое состояние дорог.

  • С помощью железнодорожного транспорта или авиационного. Здесь процесс требует больших затрат, в отличие от предыдущего варианта. В данной ситуации необходимо наличие документа, подтверждающего транспортировку таким путем. К плюсам можно отнести безопасность и сохранность перевозимого товара. К минусам – длительное время транспортировки.

Подведем итоги

Правильная планировка отгрузки товара со склада требует внимания. Этот сложный процесс должен проходить без перерасчетов и других временных и финансовых затрат. Надеемся, что наша статья была вам полезна в организации процесса транспортировки.Если вам интересен наш блог, вы можете прочитать о том, как правильно подобрать размер склада для вашей компании.

Источник

Сколько денег поступит на счета компании в следующем месяце

Ошибки в прогнозе поступления денежных средств в лучшем случае обернутся кассовыми разрывами или штрафами, начисленными контрагентами за то, что предприятие не смогло вовремя заплатить по своим счетам. Избежать этого можно, если вести скользящее планирование входящих денежных потоков. Подход, предложенный автором, гарантирует, что при стабильной работе компании запланированные объемы поступления средств не будут отличаться от фактических больше, чем на пять процентов.

Чтобы точно спланировать, сколько денег поступит на счета компании от контрагентов в следующем месяце, придется учитывать сразу несколько факторов: будущие объемы продаж (отгрузок), сроки погашения дебиторской задолженности, а также риск возникновения безнадежных долгов. А рассчитать будущие поступления можно по следующей формуле:

ПДСn = Оn-1 + ОПЗ + Оn — ПЗ,

где Оn и Оn-1 — деньги, которые поступят от контрагентов в счет оплаты продукции, отгруженной в плановом и предыдущем месяце соответственно, руб.;

ОПЗ — доля существующей на момент составления плана просроченной дебиторской задолженности, которая будет погашена в плановом месяце, руб.;

ПЗ — новая просроченная «дебиторка», связанная с нарушением сроков оплаты продукции, дата отгрузки которой приходится на текущий и плановый месяцы, руб.

Другими словами, для планирования поступлений денежных средств нужно разобраться с тем, когда придут деньги за продукцию, которую компания запланировала продать в следующем месяце, а также в счет погашения дебиторской задолженности, как просроченной, так и текущей.

Кстати, используя приведенную выше формулу можно составить прогноз поступления денежных средств как на ближайший месяц, так и на более длительный период. Например, в компании «Инмарко» используют скользящее планирование — составляют прогноз поступлений ежемесячно (25 числа) на четыре месяца вперед. Для большей точности на первый плановый месяц план формируется отдельно по каждому контрагенту, исходя из условий заключенных договоров, графиков погашения просроченной задолженности и т.д., а также основываясь на фактических данных об объемах реализации продукции тому или иному покупателю. На следующие месяцы прогноз поступлений обладает меньшей детализацией и содержит данные в разрезе групп контрагентов, регионов или в целом по компании. Благодаря такому подходу расхождение между плановыми и фактическими цифрами, как правило, не превышает пяти процентов.

Несмотря на кажущуюся простоту предложенного подхода, на практике при планировании будущих поступлений денег на счета компании возникает немало сложных вопросов. Например, как спланировать, сколько денег получит компания в следующем месяце, если на момент составления плана всех данных о результатах работы в текущем периоде (размер дебиторской задолженности, отгрузки, которые могут состояться до конца месяца и т.д.) пока нет. Или какая часть просроченной дебиторской задолженности будет погашена контрагентами в ближайшее время? Чтобы не быть голословными проиллюстрируем на примере последовательность расчетов, которые позволяют точно спланировать входящие денежные потоки компании.

Оценка будущей дебиторской задолженности

Итак, компании в январе нужно спланировать поступление денег на счета за четыре месяца — февраль, март, апрель и май. При этом работа над составлением плана начинается за неделю до конца января, к примеру — 25 числа. Очевидно, что всех данных о размере дебиторской задолженности, которую нужно учесть при прогнозировании поступления средств, по итогам января пока нет. Однако, эта проблема может быть достаточно легко решена. Оценить размер «дебиторки» на конец января можно, основываясь на уже имеющихся сведениях о суммах отгрузки и оплаты за период с 1 по 24 января. Формула расчета дебиторской задолженности на конец текущего месяца (ДЗn-1) будет выглядеть так:

ДЗn-1 = ДЗn-2 + ОДn-1 — ПДСn-1 – РБn-1,

Читайте также:  Плюсы и минусы октябрьской революции таблица

где ДЗn-2 — вся дебиторская задолженность на конец предыдущего месяца, руб. Если плановый месяц — февраль, а текущий — январь, в этом случае ДЗn-2 — дебиторская задолженность на 31 декабря прошлого года;

ОДn-1 — объем отгрузок за текущий месяц, руб.;

ПДС n-1 — поступление денежных средств в текущем месяце, руб.;

РБn-1 — премия (ретробонус), причитающаяся покупателям за выполнение ряда условий в текущем месяце (например, за определенный объем закупок), руб. Ставка премии и условия ее предоставления определяется дистрибьюторским соглашением. Премия рассчитывается от объема отгрузок и уменьшает дебиторскую задолженность на конец месяца. Если компания не предоставляет подобных бонусов своим контрагентам, значение этого показателя будет равно нулю.

Теперь все по порядку (см. табл. 1). Сумму дебиторской задолженности на конец декабря (ДЗn-2) возьмем из отчета «Взаиморасчеты с контрагентами», сформированного в 1С за период с 1 по 31 декабря, графа «Задолженность на конец периода».

Объем отгрузок за январь (ОДn-1) — это фактические данные по реализации продукции за период с 1 по 24 января и плюс прогноз продаж на оставшуюся неделю до конца месяца. Спрогнозировать — будет ли клиент отгружаться с 25 по 31 января можно двумя способами. Во-первых, предположить, что за месяц клиент отгрузит продукции ровно столько, сколько заложено в плане продаж на январь. Отсюда прогноз продаж на оставшиеся дни равен разнице между планом отгрузок на январь и их фактом за период с 1 по 24 января. Во-вторых, запросить у менеджеров по продажам самый «свежий» план отгрузок, согласованный с клиентом. Разумеется, второй способ дает более точные результаты. На цифрах это будет выглядеть так. Например, за период с 1 по 24 января клиенту А было отгружено 15 500 кг продукции (см. табл. 1) на сумму 1 530 000 руб. (цена реализации 98,71 руб./кг (1 530 000 : 15 500)). Но он также собирается до конца месяца еще закупить 7 500 кг, о чем поставил в известность менеджера по продажам. Отсюда прогноз отгрузок в стоимостном выражении на период 25–31 января 740 325 руб. (7500 х 98,71). А за весь январь клиенту А будет отгружено — 2 270 325 руб. (1 530 000 + 740 325).

Поступление денежных средств в январе (ПДСn-1) включает оплату, поступившую от клиента за первые 24 дня месяца и прогноз зачисления денег от клиента на счета компании с 25 по 31 января. Прогноз может быть составлен двумя способами. Первый — исходим из того, что в январе клиенту полагается оплатить отгрузки декабря, а также те отгрузки января, отсрочка по которым предполагает оплату в этом же месяце. Если все это суммировать и вычесть из полученного значения сумму средств, фактически поступивших от клиента с 1 по 24 января, получаем прогноз прихода денег на период с 25 по 31 января. Сразу оговоримся, что такой подход применим исключительно в отношении клиентов, которые всегда платят в срок. Конечно, это идеальная ситуация. Поэтому будет иметь смысл уточнить у менеджеров, которые работают с конкретным клиентом, какие есть договоренности по оплате в период с 25 по 31 января.

В нашем примере, по предварительным расчетам к концу января клиент А должен перечислить компании 4 400 000 руб., в том числе 1 000 000 руб. — погашение пророченной задолженности, 3 000 000 руб. за отгрузки декабря, 400 000 руб. — за отгрузки января, (см. табл. 1). Эту цифру можно было бы использовать при расчете дебиторской задолженности на конец месяца, но по состоянию на 24 января клиент А перечислил всего 1 500 000 руб. и по данным коммерческой службы (в случае ОАО «Инмарко — регионального менеджера) готов оплатить до конца месяца еще 2 200 000 руб. Отсюда прогноз поступления денежных средств в январе 3 700 000 руб. (1 500 000 + 2 200 000).

Последнее с чем остается разобраться — ретробонусы. 25 января данных по премии для клиента за январь у компании, конечно, еще нет. Поэтому ничего не остается, кроме как сделать допущение, что в январе компания-покупатель заработает такой же процент ретробонусов, как и в декабре. В нашем примере для клиента А премия составила пять процентов от суммы прогнозной отгрузки за январь (см. табл. 1) или 113 516 руб. (5 :100 х 2 270 325). С клиентом В несколько иная ситуация. Ранее этот контрагент всегда платил вовремя, поэтому его премия составляла десять процентов от суммы отгрузки. В январе он задержал платежи, поэтому и премия ниже — восемь процентов (минус два процента за нарушение платежной дисциплины) или 291 560 руб. (8 : 100 х 3 644 500). Итак, ожидаемая дебиторская задолженность (ДЗn-1) клиента А на 31 января составит 2 456 809 руб. (4 000 000 + 2 270 325 — 3 700 000 — 113 516), клиента В — 4 352 940 руб.

Чтобы в дальнейшем корректно спланировать поступление денежных средств, мало оценить размер ожидаемой дебиторской задолженности по клиентам на конец текущего месяца. Нужна также информация о том, сколько приходится на текущую дебиторку и сколько на просроченную. Текущая задолженность — это отгрузки текущего месяца (января), срок оплаты по которым наступит в плановом месяце (феврале). Например, если клиенту полагается отсрочка платежа в 20 дней, а в текущем месяце 31 день, то все отгрузки, произведенные с 12 по 31 число — текущая дебиторская задолженность на конец месяца. Соответственно просроченная «дебиторка» — разница между суммарной и текущей дебиторской задолженностью.

Таблица 1. Планирование дебиторской задолженности на конец января (на 31.01.09 г.)

Источник

Платёжный календарь для бухгалтера: пошаговый алгоритм

Платёжный календарь помогает избежать кассовых разрывов даже при нехватке выручки. Обычно его составляет директор. Но бухгалтер может взять это на себя, чтобы повысить свой профессиональный рейтинг и помочь владельцу сохранить бизнес. Расскажем, как это сделать.

Что такое платёжный календарь и кому он нужен

Платёжные календари представляют собой план на будущее в виде таблицы со всеми поступлениями и платежами. По календарю видно, в какие дни не хватит денег, чтобы покрыть расходы. Вы сможете заметить это заранее и придумать, где взять средства для оплаты или как её перенести. Так календарь помогает избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, который не допускает просрочек.

Этот инструмент используют не только те, кто регулярно сталкивается с кассовыми разрывами из-за нехватки денег, но и крупный прибыльный бизнес.

Например, развитие нового направления требует больших вложений. Нужно арендовать производственное помещение, склад, закупить оборудование и сырьё для производства, нанять hr-менеджера для поиска сотрудников и выделить деньги на зарплату. Бездумно тратить деньги со счёта нельзя. Каждый крупный платёж подбивайте под поступление от контрагента — планируйте покупку оборудования на следующий день после получения оплаты от крупного заказчика.

Как составить платёжный календарь

Разработать форму платёжного календаря не сложно. В ней должна быть следующая информация:

  • статья доходов или расходов;
  • название проекта, в рамках которого идут поступления и платежи.
  • наименование контрагента;
  • дата поступления или списания денег;
  • сумма платежа или поступления;
  • комментарий.

Список можно дополнять или урезать. Например, в поступлениях выделить особо крупных покупателей, а при наличии нескольких производственных участков разбить их по цехам. Можно дополнить информацией о центрах ответственности, ставках НДС, номере счета и так далее.

Обычно платёжный календарь составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платёж нужно совершить до конкретной даты. Например, платить проценты за кредит по графику. Даже один день просрочки ведёт к начислению пени и ухудшению кредитной истории.

Пример платёжного календаря:

от сдачи имущества в аренду

кредиты и займы

за сырьё и материалы

выплата заработной платы

оплата взносов во внебюджетные фонды

оплата процентов по кредитам

САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА

САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА С УЧЁТОМ ОСТАТКА (допустим остаток — 200 000)

Самое сложное в планировании платёжного календаря — наполнить его информацией. Чтобы выяснить суммы и даты платежей и поступлений, пригодится помощь всех отделов компании:

  • ОМТС — сырьё;
  • инженеры — ремонт оборудования;
  • маркетологи — рекламные акции, продвижение;
  • бухгалтерия — налоги и сборы;
  • отдел продаж — поступления от покупателей и клиентов.
Читайте также:  Таблица свойства воды и функции воды

Сумма платежей может быть больше, чем сумма поступлений. Это не страшно, пока вы можете погашать эту разницу остатком денег на расчётном счёте и в кассе. Но если не следить за этим, то рано или поздно остаток исчерпается, и возникнет кассовый разрыв. А календарь помогает выявить его заранее.

Сформируйте платёжный календарь за три шага.

Шаг 1 — собрать информацию о поступлениях

Выясните, кто и сколько должен вам заплатить. Для этого поищите информацию у себя в бухгалтерии, обратитесь в отдел продаж, к юристу и руководителю:

Обратитесь в отдел продаж, чтобы узнать, когда ожидается оплата от контрагентов. У продажников должен быть готовый план на ближайший месяц, вам он нужен в ежедневном разрезе.

Узнайте у руководителя, планирует ли он получать кредиты, займы или субсидии. Это не ваш доход, но тоже поступление денег, которое нужно записать в платёжный календарь.

Уточните у юристов или найдите у себя документы по предстоящим поступлениям, ведь они формируются не только от продаж. Может быть, вы сдаёте помещение в аренду, выдали заём под проценты, ожидаете возмещения ущерба, ждёте возврата аванса от сотрудника и пр.

В платёжном календаре можно ввести систему «цветовой индикации». Например, вы знаете, что покупатель А точно заплатит деньги 10-го числа, а вот покупатель Б постоянно допускает просрочки. Поступление от А можно выделить зеленым, а поступление от Б — красным, чтобы чётко понимать, насколько высока вероятность получить деньги.

Шаг 2 — собрать все предстоящие платежи

На втором шаге ещё раз пройдитесь по отделам компании и аккумулируйте информацию о всех платежах: налогах, зарплате, взносах, оплате поставок, аренде, коммуналке и т.д. Разбейте их по контрагентам и статьям затрат.

Чтобы распределить налоги, пользуйтесь налоговым календарём, так вы точно не пропустите обязательные платежи. Даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном соглашении или положении о выплате зарплаты.

После этого разнесите платежи по дням. Дату оплаты устанавливайте на последний возможный день. Если по договору за аренду нужно заплатить до 15-го числа, в платёжном календаре поставьте платёж на 15-е число. Обратите внимание на платежи, день уплаты которых приходится на выходные. Например, зарплату нужно будет заплатить в пятницу, а налоги можно отложить до понедельника.

Бухгалтеры малого бизнеса обычно все расходы прогнозируют сами. Для этого формируют оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие и аналогичные периоды и смотрят, какая сумма была там. Чтобы узнать, в какой срок совершили платёж, формируют карточку счетов 50 или 51.

Пример. В компании временные проблемы с инженерной службой, поэтому все коммунальные расходы приходится прогнозировать бухгалтеру. Чтобы спланировать платёж в августе 2020 года, он сформировал ОСВ по счёту 60 и посмотрел, какую сумму начислили в июле 2019 года. Результат прошлого года бухгалтер дополнительно скорректировал на объём производства и годовую инфляцию.

Использовать данные прошлого периода — удобно, но не всегда правильно. Ведь там могли просрочить платеж или перевести неверную сумму. Хорошо, если вы давно работаете в компании и знаете все эти нюансы, но новичок этого знать не может. Самый надёжный источник информации — договор. Здесь всегда прописывают крайний срок оплаты.

По итогу этого шага вы сможете сопоставить поступления с платежами и заметить, в какие дни не хватает денег. В таком случае переходите к третьему этапу.

Шаг 3 — проанализировать расходы

Разделите все платежи на две группы: что нужно оплатить строго в срок, а что можно отложить. Просрочка может вести к неустойкам и штрафам. Поэтому переносите только те платежи, получатели которых предъявят неустойку не сразу.

Например, зарплату, налоги и проценты по кредитам перенести практически невозможно. Просрочка — путь к пеням и штрафам, то есть новым расходам. Так же и с услугами связи: если провайдер сказал, что надо заплатить до 20-го числа, значит уже в день оплаты (вернее, неоплаты) интернет и связь выключат.

Есть расходы, которые можно двигать, но осторожно. С оплатой аренды или сырья можно подождать пару дней. Конечно, у поставщика есть возможность сразу выставить пеню за просрочку со ссылкой на статью 395 ГК РФ, но если вы сотрудничаете давно, он может пойти на уступки.

Кассовый разрыв в платёжном календаре

Нельзя потратить деньги, которых у вас нет. Посмотрите в свой платёжный календарь. Если в какой-то день остаток денег отрицательный, значит, намечается кассовый разрыв. Чтобы его закрыть, нужно пересмотреть порядок платежей или привлечь дополнительные поступления.

Пример. Бухгалтер ООО «Экспресс» начал вести платёжный календарь с августа. Остаток денег на 1 августа — 75 000 рублей. Каждый платёж уменьшает этот остаток, каждое поступление — увеличивает.

Вот пример несбалансированного платёжного календаря: у ООО «Экспресс» явно назревает кассовый разрыв.

Источник

Платежный календарь в Excel

Антон Толкачев

Автор: Антон Толкачев Эксперт-практик, консультант по методологии
ведения управленческого учёта

Платежный календарь в Excel

Антон Толкачев

Автор: Антон Толкачев
Эксперт-практик, консультант по методологии
ведения управленческого учёта

Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).

Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.

Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.

Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает

Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.

У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:

  1. Управление кредиторской и дебиторской задолженностью: дает представление руководителю об объеме будущих потоков денежных средств (доходов и расходов), где они возникают (в каких проектах, по каким контрагентам) и датах совершения платежей.

Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.

Так же вы сразу увидите, есть ли возможность обратиться к вашему поставщику с просьбой перенести срок оплаты поставленных товаров и услуг на более поздний срок — в таблице оплат поставщикам вы будете видеть точную сумму платежей и их возможные сроки. Рост кредиторской задолженности должен регулироваться.

  1. Предупреждение надвигающихся кассовых разрывов – ситуации, при которой у организации не будет в распоряжении свободных денег для осуществления обязательных платежей: дает возможность, предпринять действия для его недопущения.

С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.

Таблица “График платежей”

Рис. 1 Таблица “График платежей”

Этапы создания платежного календаря

При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:

  • экономический анализ помогает предсказать возможные сценарии развития событий;
  • нормативный метод устанавливает лимиты на пользование средствами и размеры резервных фондов.

Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.

Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.

Читайте также:  Моя обучающая таблица отзывы

Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.

Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.

Инструменты для составления платежного календаря

Платежный календарь удобнее всего составлять в специализированных сервисах управленческого учета, таких как «Управленка» . Так вы получите максимальную гибкость настройки и автоматизацию процесса составления.

Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета “Управленка”

Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»

По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.

Но если в бизнесе операций немного, и вы хотите попробовать сделать все своими руками, то можно начать с имеющихся под рукой инструментов — таких как Excel.

Как составить платежный календарь в Excel

Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.

Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:

  • остаток средств на начало периода,
  • предполагаемые поступления,
  • статья дохода,
  • наименование контрагента,
  • дата поступления,
  • название проекта,
  • сумма платежа,
  • предполагаемая дата оплаты,
  • наименование поставщика,
  • колонка для замечаний и комментариев,
  • остаток средств на конец периода.

Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.

Таблица График платежей

Рис. 3 Таблица График платежей

Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.

Лист 1 — непосредственно платежный календарь (Рис. 3):

  • В верхней части таблицы располагают информацию об остатках на начало периода и предполагаемых поступлениях.
  • Внизу остается остаток средств на конец текущего периода.
  • В столбцах проставляются даты платежей.
  • Сбоку указываются все остальные параметры: название контрагента, проекта, статья дохода или расхода.
  • Комментарии к платежам можно вынести в “Примечание”.

На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.

  • На отдельных листах допускается ведение налогового календаря, с указанием всех выплат по налогам, реестра выплаты заработной платы и реестра погашения кредитных обязательств.
  • При этом информация со всех листов аккумулируется в Листе 1 “Платежный календарь”, чтобы наглядно видеть платежеспособность бизнеса во времени.

Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.

Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.

Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel

Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.

Но и недостатки тоже имеются:

  • все обновления нужно ежедневно вносить вручную;
  • процесс трудоемкий, потребуется занять чье-то время – ваше или выделенного сотрудника;
  • для поиска ошибки в документе, потребуется значительное время;
  • форматы формирования отчета заранее ограничены определенным набором данных.

Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.

Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:

  • закладывает цельную систему работы компании
  • направляет сотрудников в сторону выполнения поставленных целей
  • помогает избежать ограничения ресурсов в неподходящий момент

Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.

Источник

Формирование графика отгрузок

График отгрузок — один из важнейших инструментов в перемещении товара от грузоотправителя к грузополучателю. Он помогает синхронизировать работу склада и сбытовых подразделений.

У грузоотправителя и грузополучателя общая цель – к определенному времени и с наименьшими затратами переместить груз из места отправления в место назначения.

Содержание

  • 1 Условия сделки по грузоперевозкам
  • 2 Исходные данные для формирования графика
  • 3 Формируем график
    • 3.1 Шаг 1: выясняем объемы и сроки
    • 3.2 Шаг 2: выясняем пропускную способность склада грузоотправителя
    • 3.3 Шаг 3: рассчитываем необходимый объем транспорта
    • 3.4 Шаг 4: составляем график и согласовываем его с грузополучателем
    • 3.5 Пример
    • 3.6 Примечание
  • 4 Вывод
  • 5 Вклад участника

Условия сделки по грузоперевозкам

Стандартно в условия сделки транспортировки входят:

  • оговоренные сроки погрузки и доставки груза
  • определённое время перевозки
  • отсутствие потерь и повреждения груза
  • точное и своевременное оформление платёжных документов
  • обмен информацией.

График отгрузок – этот тот инструмент, который помогает обеспечить качественное выполнение первых двух пунктов сделки.

Исходные данные для формирования графика

Необходимой исходной информацией для формирования рабочего графика отгрузок являются следующие данные:

  1. Территориальное расположение грузоотправителя/грузополучателя.
  2. Прогнозы (планы) продаж, бюджет закупок, продажи предыдущих периодов грузополучателя.
  3. Пропускная способность склада грузоотправителя/грузополучателя.
  4. Наличие транспортных средств у грузоотправителя (личный, наёмный транспорт).
  5. Прочие условия (такие как, например, весенние закрытие дорог, сильные морозы и т.д, то есть условия непредвиденной силы).

Формируем график

Шаг 1: выясняем объемы и сроки

Работа по формированию графика отгрузок начинается с получения информации от грузополучателя об объёмах груза, которые необходимо отгрузить со склада грузоотправителя в неделю, месяц, квартал, год.

Эти данные грузополучатель собирает путём анализа прогнозов (планов) продаж, бюджета закупок на текущий год и анализа продаж предыдущих периодов (см. таблицу №1, строка 2;4).

Шаг 2: выясняем пропускную способность склада грузоотправителя

Транспортный отдел связывается со складом для получения информации о пропускной способности склада по сборке грузов. То есть, какой объём грузов склад может собирать при нормативной нагрузке на человека.

Норматив ежемесячной нагрузки на сотрудников складов текущего года определяется для каждого склада индивидуально и основывается на среднемесячном значении грузооборота на одного сотрудника склада за сезонный период (июль – октябрь) в рамках складов аналогичного класса по итогам предшествующего года (см. таблицу №1, строка 6).

Шаг 3: рассчитываем необходимый объем транспорта

Имея данные по объёмам груза необходимого грузополучателю и пропускной способности склада, транспортный отдел грузоотправителя рассчитывает объём транспорта необходимый для удовлетворения потребности грузополучателя в получении им необходимого груза ежемесячно (см. таблицу №1, строка 7).

Таблица №1 «Шаблон для расчёта количества поставок по месяцам»

Таблица №1.JPG

Шаг 4: составляем график и согласовываем его с грузополучателем

На основании полученных данных транспортный отдел составляет график отгрузок на ближайший месяц для грузополучателя, далее согласовывая его с ним.

Грузополучатель в данной ситуации анализирует территориальное расположение грузоотправителя, а также пропускную способность своего склада, и согласовывает, либо нет предложенный график отгрузок.

Пример

Например, при расчете необходимого помесячного количества поставок, на сентябрь запланировано 20 контейнеров (см. таблицу №2).

Далее отгрузка этих 20-ти контейнеров расписана по дням из расчета пять контейнеров в неделю — это и есть график отгрузок (см. таблица №3).

Таблица №2 «Расчёт по количеству поставок по ООО «Х» на 2013 год.»

Таблица №2а.JPG

Таблица №3 «График отгрузок с ЗАО «У» на ООО «Х» на сентябрь 2013 года»

Таблица №3.JPG

Примечание

Также при формировании графика отгрузок необходимо учитывать и обстоятельства непреодолимой силы, такие как погодные условия, в определённые месяцы года, а также сезонное закрытие дорог, поскольку в соответствии с этим есть ограничения в объёмах перевозимого груза в транспортных средствах.

Вывод

  • Отправка груза грузополучателям происходит согласно утвержденного графика отгрузок.
  • График отгрузок составляется на месяц и может быть скорректирован в соответствии с учетом факта отгрузки предыдущего месяца.
  • График отгрузок формируется, как правило, транспортным отделом грузоотправителя, и согласуется с группой распределения запасов, складом и грузополучателем.
  • Формирование графика отгрузок происходит с учетом потребности и равномерного потока отгрузки и приемки товара на складах грузополучателя.
  • Согласно утвержденного графика отгрузок, веса и объема сформированной поставки транспортный отдел компании заказывает необходимый транспорт.

Источник

Adblock
detector