Меню

Таблица контроль выполнения поручений

Система контроля исполнения поручений (СКИП)

Название базовой системы (платформы): Microsoft SharePoint 2010
Разработчики: Технологика
Технологии: Корпоративные порталы, Офисные приложения

СКИП – это система контроля исполнения поручений на базе MS SharePoint, позволяющая полностью автоматизировать процесс работы с поручениями. Это продуманное, коробочное решение для организации работы с поручениями. Оно подходит как для работы в крупных и территориально-распределенных компаниях, так и для компаний среднего бизнеса за счет возможности осуществления максимально гибкой настройки всех модулей.

Система СКИП базируется на платформе Microsoft SharePoint, что автоматически означает возможность ее интеграции с продуктами Microsoft, в том числе Microsoft Office. Функциональные возможности системы

Система СКИП является «коробочным» решением и в этом варианте содержит базовый набор функциональных возможностей, необходимых для автоматизации работы с поручениями:

  • Назначение, исполнение, контроль поручения;
  • Отслеживание статуса исполнения поручения;
  • Возможность создавать вложенные («дочерние») поручения.

При этом представленный функционал реализован таким образом, чтобы предоставить пользователю максимально широкие возможности по работе с системой:

  • Каталогизация поручений (одно поручение может располагаться в различных папках);
  • Фильтрация списков поручений;
  • Экспорт списков поручений в MS Excel;
  • Отчеты по исполнительской дисциплине;
  • Цветовая индикация поручений в зависимости от срока исполнения и статуса поручения;
  • Возможность прикрепления произвольного количества файлов любых форматов к Карточке поручения;
  • Интеграция с календарями Outlook;
  • Настраиваемые оповещения о назначении и ходе работы с поручением;
  • Система замещения сотрудников на период отпуска или командировки;
  • Создание периодических поручений (или поручений с расписанием) для мероприятий, которые имеют определенный период (совещания, встречи и т.д.);
  • Отображение сроков исполнения поручений на диаграмме Ганта;
  • прочее.

Источник



Что такое контроль исполнения документов и как он осуществляется?

Грамотно организованный документооборот в организации включает в том числе контроль исполнения документов. Что это такое и каким образом на предприятии контролировать факт выполнения распоряжений и поручений?

В статье разобраны виды контроля, а также основные этапы по организации данной процедуры в делопроизводстве.

Контроль исполнения документов в делопроизводстве — что это такое

Если какой-либо документ поступает в организацию, ему присваивается номер – входящий регистрационный номер – и назначается конкретный исполнитель.

При этом руководитель, который в организации распределяет ответственность за работу с документацией, либо назначает исполнителя для совершения необходимых процедур, либо добавляет к этому назначению дополнительное поручение, конкретизирующее задачу по обработке входящей документации.

Кроме того, руководитель, который поставил эту задачу перед исполнителем, должен соответствующим образом контролировать ход её выполнения.

Контроль исполнения документа, переданного в обработку на конкретном предприятии, сводится к решению следующих задач:

  1. Мониторинг самого процесса исполнения, предполагающий получение своевременной информации о том, как обрабатываются все деловые бумаги – не только внутренние, но и внешние (то есть входящие и исходящие). Проверка осуществляется и в отношении распоряжений и поручений, отданных руководителем устно.
  2. Систематизация и обобщение сведений, характеризующих результаты и сам процесс работы с конкретным документом в организации. Эта информация должна предоставляться руководству своевременно.
  3. Подготовка и формулировка конкретных рекомендаций, направленных на совершенствование работы с документацией (внутренней, входящей, исходящей) в данной организации. Большое внимание при этом нужно уделять укреплению дисциплины исполнителей.

Как вариант, контроль исполнения деловой (официальной, служебной) бумаги может осуществляться в организации с использованием автоматизированных систем электронного документооборота.

Это практикуется, если сам документ обрабатывается в соответствующей системе электронного документооборота. Когда деловая бумага регистрируется в такой системе, сразу же фиксируются следующие сведения:

  1. Название и реквизиты.
  2. Дата регистрации на предприятии (в данной системе).
  3. Исполнители, которым поручена обработка.
  4. Суть задачи (поручения), подразумевающей обработку.
  5. Дата завершения процедур исполнения. К наступлению этой даты должен быть получен конкретный результат обработки.

Организация контроля осуществляется на следующих уровнях одновременно:

  1. Руководитель компании отслеживает работу ключевых подразделений, получая информацию от начальников этих подразделений.
  2. Начальник конкретного подразделения контролирует исполнителей, то есть своих подчиненных, работающих в данном подразделении.
  3. Служба делопроизводства, подотчетная руководителю компании, также проверяет ход исполнения, контролируя соблюдение предусмотренных сроков. Контроль осуществляется не только вручную, но и с помощью автоматических средств.

Руководитель, который контролирует исполнение документа, должен узнать, ответил ли исполнитель на данную деловую бумагу, в какие сроки обработан этот документ (уложились ли в регламентированные сроки), обработан ли он надлежащим образом (точность исполнения ).

Классификация и виды

В организации контроль исполнения документов имеет следующие ключевые разновидности:

  • Контроль осуществляемых действий.

В практике документооборота он используется для процедур исполнения, в отношении которых имеются жесткие ограничения по времени. Лимиты могут устанавливаться как самой организацией (её руководством), так и для организации извне (внешними субъектами).

Такую разновидность контроля целесообразно практиковать, если в системе управления документацией деловая бумага регистрируется до её передачи конкретным исполнителям, получившим надлежащие поручения от руководства.

  • Контроль местонахождения.

Этот способ проверки практикуется, если деловая (официальная) бумага выдается конкретным наемным сотрудникам для применения в рабочих целях, подлежит изъятию из системы документооборота для передачи на хранение в архив или для последующего уничтожения.

В процессе такого контроля фиксируются факты предоставления служебных бумаг соответствующим работникам, факты передачи этих документов между сотрудниками или разными отделами, а также даты перемещений бумаг и даты их возврата на установленное место нахождения (хранения).

Сложившаяся практика документооборота свидетельствует об одновременном использовании в организациях обоих видов контроля, рассмотренных выше.

Какие этапы включает

Контроль исполнения документов реализуется как последовательность таких стадий (процедур):

  1. Деловая бумага поступает на контроль в организации.
  2. Проверяется своевременность ее передачи определенным исполнителям.
  3. Предварительно контролируется процесс исполнения.
  4. Осуществляется надлежащее регулирование (корректировка) процесса.
  5. Документ снимается с контроля в установленном порядке.
  6. Исполненная (обработанная) деловая бумага направляется для хранения (как вариант, уничтожения).
  7. Итоги контроля учитываются, систематизируются, обобщаются, а затем изучаются и анализируются.
  8. Руководство получает информацию о процессе исполнения и его итогах.

Важное условие – контролировать нужно только те документы, которые были зарегистрированы в данной организации должным образом.

Источник

Система контроля исполнения документов и поручений

ИБ-аутсорсинг
на базе DLP-системы

Контроль исполнения документов

Мониторинг ИТ инфраструктуры

Защита бизнеса от мошенничества

Разработка требований к защите информации

Управление системами фильтрации электронной почты и веб-трафика

АУТСОРСИНГ DLP ДЛЯ ЗАЩИТЫ БИЗНЕСА

С труктура современной организации может быть иерархичной или проектной. В первом случае, характерном для крупного бизнеса, в рамках служебной вертикали средством управления коллективом служат поручения, – формализованные задания, требующие исполнения в определенный срок. Система контроля исполнения поручений призвана сделать этот способ управления более эффективным. Мотивация сотрудника не всегда зависит от зарплаты и поощрения, а знание, что сроки исполнения задач контролируются, заставляет подходить к их решению более ответственно.

Какие задачи поддаются контролю

В менеджменте под контролем понимается сопоставление плана с результатом и выявление отклонений с целью дальнейшей корректировки задачи или срока, замены исполнителя, принятия иных мер воздействия. Система контроля исполнения поручений строится на том, что факт исполнения должен быть измерим в объективных показателях.

В крупных организациях существуют особенности создания поручений:

  1. Пирамидальная структура. На уровне руководства организации формируется задача, распадающаяся на подзадачи. И в ее рамках задачи получают руководители подразделений, а те, в свою очередь, раздают отдельные поручения исполнителям. Обычно контролю подлежат только поручения первого уровня, поставленные руководителем организации. Выполнение задач низшего порядка на уровне служб всей компании проверяется только в рамках подразделений. Но, если в организации внедрена система электронного документооборота (ЭДО), выполнение поручений рядовыми сотрудниками фиксируется и там. Такие меры дополняют общую статистику исполнительской дисциплины по компании и позволяют делать вывод об эффективности каждого отдельного сотрудника.
  2. Формализация. На уровне высшего руководства поручения формализуются двумя путями – приказным и резолютивным. В первом случае выпускается распорядительный документ, приказ по организации, в котором указываются задания и ответственные лица. Во втором задачи и поручения оформляются в виде резолюции на самом документе или на прикрепляемом к нему бланке поручения. В рамках подразделения используются свои способы формализации – письменные, направленные по электронной почте или создаваемые в системе ЭДО.

Любое создаваемое на высшем уровне и подлежащее контролю исполнения поручение должно отвечать следующим требованиям:

  • содержать четко формализованную, отвечающую компетенции исполнителя и выполнимую задачу;
  • устанавливать сроки решения задачи. Если они не установлены, то должны быть типовыми, предусмотренными законом или внутренними инструкциями организации;
  • указывать исполнителя с описанием имен и должностей. Если в поручении упоминается группа исполнителей, то первый указанный в перечне признается ответственным и основное внимание при контроле исполнения поручений будет приковано к нему. Он обязан организовать работу остальных, указанных в документе сотрудников.

Чем точнее и конкретнее в документе или поручении сформулирована нетиповая задача, тем проще сотруднику ее выполнить, а работнику, ответственному за контроль исполнения поручений, проверить результат. От качества работы руководителей, их опыта управления зависит эффективность работы компании. Если в рамках электронного документооборота существует возможность создать шаблоны стандартных поручений, ею не следует пренебрегать – это сократит время на обработку заданий.

Читайте также:  Планировка города москва и санкт петербург таблица

Менеджер должен понимать, что его деятельность оценивается по работе подчиненных, невыполнение ими задач становится основанием для снижения эффективности руководства, поэтому и постановка поручений, и контроль их исполнения должны стать максимально эффективными. Автоматизация обоих этапов в рамках систем ЭДО или в структуре CRM-системы компании существенно сокращает время на решение задач, стандартизирует и оптимизирует результаты. Ручной контроль исполнения поручений, проводимый сотрудниками подразделения документооборота, помогает стимулировать деятельность работников компании не менее эффективно.

Создание поручения и ознакомление с ним персонала

В любом типе компаний первичным элементом генерации поручения становится приказ, распорядительный документ, издаваемый первым лицом. Он имеет номер, регистрируется в книге учета и содержит указания, которые подлежат выполнению прописанными в нем лицами и подразделениями. Обычно в приказе указывается лицо, ответственное за контроль исполнения, заместитель руководителя или начальник подразделения. Это создает двойную систему контроля исполнения поручений и исполнения документов: на уровне руководства и на уровне подразделения ДОУ.

Ответственные исполнители знакомятся с приказом и своими заданиями, расписываясь в журнале учета. С момента проставления подписи лицо становится ответственным за выполнение поручения руководства и несет дисциплинарную ответственность в случае несвоевременной или некачественной реакции на задание. Сложнее с поручениями промежуточного уровня, формируемыми не на уровне руководства компании, а в системе ЭДО.

Ознакомление с сообщением, пришедшим по электронной почте, или с заданием, сформированным в программе, становится основой для регламентации действий сотрудника только тогда, когда:

  • факт ознакомления и точное время подтверждаются записью в системе;
  • в документах компании четко отражено, что поручения, направленные в программе ДОУ, обязательны для исполнения. Далеко не все организации вносят указание об этом в должностные инструкции или регламентирующие документы, что лишает возможности доказать факт ознакомления. Дублирование электронного ознакомления на бумаге снижает остроту этой проблемы.

Существует механизм коллегиальной постановки задач. По результатам совещания, проведенного внутри компании или на внешнем, с участием контрагентов, уровне, оформляется протокол, в итоговой части которого формулируется перечень задач с указанием ответственных за их выполнение лиц. Контроль исполнения поручений в этом случае также оказывается двойным, на уровне следующей коллегиальной встречи, где сотрудники отчитаются о выполнении поручений, и на уровне подразделения ДОУ, при условии своевременной передачи им копии протокола.

Все механизмы формирования поручений необходимо закрепить во внутренних документах компании, опираться на сложившиеся традиции нецелесообразно, формализация повышает уровень исполнительской дисциплины. Процесс организации исполнения поручений стандартизирован и мало зависит от формы их выдачи.

Формальный и функциональный контроль

Если система контроля является двухзвенной, на уровне подразделения ДОУ и на уровне руководителя, то первому достается решение задачи по контролю формализованному, второму – по функциональному. Формализованный контроль говорит только о факте своевременно выполненной работы, функциональный направлен на улучшение ее качества.

Функциональный контроль делится на:

  1. Предварительный. Он проводится перед тем, как поставлено поручение. Руководитель обязан убедиться в том, что подчиненный или подразделение обладают необходимыми знаниями, временными и материальными ресурсами, чтобы выполнить задание в срок.
  2. Входящий или понятийный. Он направлен на решение задачи, понял ли исполнитель, что он получил поручение, и как именно он его понял, что он планирует делать. Этот вид контроля производится сразу после ознакомления с задачей. Часто он доверяется помощнику руководителя. Необходимо убедиться в понимании задачи, спросить о планах, обратить внимание на приоритетность, важность или срочность.
  3. Текущий. Осуществляется в ходе решения задачи, направлен на выявление отклонений по срокам и ресурсам. Часто осуществляется при помощи простых программных инструментов, например, Microsoft Project. Эффективен при наличии оперативной обратной связи, когда исполнитель своевременно докладывает обо всех аспектах исполнения задач.
  4. Завершающий. Он призван оценить, достигнута ли цель в указанный срок. Полученные результаты сравниваются с плановыми. Выполняется непосредственно руководителем, способным оценить качество работы.

Организация процесса контроля исполнения документов и поручений

Прежде чем приступать к организации системы контроля исполнения документов, необходимо убедиться в наличии требуемых для этого ресурсов. В большинстве крупных компаний задача решается подразделением, ответственным за сопровождение документооборота, в небольших за нее отвечает секретарь руководителя.

Кадровое обеспечение службы ДОУ является базой для организации системы, следующим уровнем становится регламентация. На практике процесс контроля осуществляется хаотично, отдельные поручения ставятся на контроль, большинство тонет в море рутины и систематически не исполняется. Создание внутренних регламентов, определяющих приоритетность поручения и те их категории, выполнение которых контролируется в обязательном порядке, помогает решить задачу.

Когда бизнес-процессы начинают требовать постоянного контроля исполнения поручений, руководство организации приходит к выводу о необходимости создания системы отслеживания, но для того, чтобы сделать ее эффективной, может не хватить знаний. Специалист с опытом работы в госкомпании предложит старую, журнально-карточную методику, где каждое поручение регистрируется в журнале и отслеживается вручную. Она реализуется в бумажном виде, иногда в виде таблиц Excel, и работает только в небольших коллективах. Сейчас мало кто из руководителей готов идти на такие неэффективные способы решения задач.

Многие компании исходят из необходимости оптимизации и поручают штатным программистам разработать прикладную программу, помогающую:

  • регистрировать поручение с указанием сути, сроков, исполнителя или регистрировать документ, переданный для исполнения;
  • отслеживать сроки исполнения;
  • направлять напоминания исполнителю;
  • вносить данные о выполнении и снимать задачу с контроля;
  • собирать, хранить и анализировать статистику;
  • генерировать отчетность.

Базой для создания такой программы может стать «1С Предприятие», CRM-программы различного класса, уже внедренные в компании. Можно реализовать модель и в ДОУ. Они смогут показать маршрут поручения или документа, статус исполнения, оставшиеся до завершения отведенного срока дни.

С этими задачами справится и готовое ПО, например, LeaderTask, которое устанавливается на компьютеры, планшеты, смартфоны. Программы этого класса легко адаптируются под потребности компании, практически не требуют дополнительного обучения сотрудников.

С их помощью можно:

  • формировать поручения;
  • создавать индивидуальный план работы для сотрудников;
  • наблюдать за поэтапным выполнением задач;
  • отправлять замечания и корректировки;
  • утверждать результаты.

Стоимость таких приложений невысока, при этом они оптимизируют работу предпринимателя. Однако формализовать факт ознакомления с поручением и его результат в них нельзя, но для небольшого бизнеса задача не является первостепенной. Контроль исполнения поручения в этом случае становится легкой задачей для руководителя, не требующей привлечения дополнительных человеческих ресурсов.

Отчетность

Дополнительным способом самоконтроля и контроля исполнения поручения становится отчетность, когда исполнитель доводит до сведения руководителя информацию о статусе исполнения поручения.

При выстраивании механизма предоставления отчетности необходимо решать следующие задачи:

  • уровень. Кто и перед кем отчитывается на уровне отдела, управления, организации, отчеты индивидуальные или коллективные;
  • периодичность. Как часто генерируется отчетность, – ежедневно, еженедельно, ежемесячно;
  • формат. Руководство должно определить, вид отчета о результатах исполнения поручений и исполнения документов.

Параллельно необходимо решить вопрос хранения отчетов, переноса из них данных в единую базу статистики или в систему электронного документооборота, роли отчетности и исполнения задач по ее предоставлению при формировании условий мотивации персонала.

Выбор метода контроля исполнения поручений зависит от типа бизнеса и его задач. Эффективность любого решения будет основана на том, насколько точно поставлена задача и каким образом происходит сравнение достигнутых результатов с запланированными.

Источник

Программы для бизнеса

Как организовать контроль исполнения поручений для ответственных

В программе «Регистрация документов организации» есть возможность организовать контроль исполнения поручений для Ответственных 1-го и 2-го уровней.

Для того, чтобы сработало оповещения по Ответственным 1-го или 2-го уровня для входящего документа, откройте раздел Ответственные 1-го или 2-го уровня и в строке, относящейся к нужному ответственному (если нужного нет, то добавьте строку и выберите ответственного из справочника), заполните дату контроля.

При загрузке журналов документов станет появляться оповещение по Ответственным.

В оповещение попадут записи из разделов Ответственных 1-го и 2-го уровней, для которых текущая дата станет больше либо равна Дате контроля минус заданное количество дней и не будет установлена галочка «Исполнено».

При нажатии на кнопку «Уведомить по e-mail» оповещение о просроченном сроке исполнения документа будет отправлено на e-mail ответственных из разделов Ответственные 1-го (либо 2-го) уровня.

Для печати оповещения по Ответственным 1-го и 2-го уровней нажмите кнопку «Печать».

Для просмотра страниц сформированного отчета используйте стрелочки «вправо-влево» на панели «Предварительный просмотр», для закрытия отчета без печати нажмите на кнопку с изображением двери. Для вывода журнала на печать нажмите на кнопку с изображением принтера на панели «Предварительный просмотр». Журнал будет распечатан на принтере, который настроен в Windows по умолчанию.

В случае, если галочки «Просмотр» отключена, при нажатии на кнопку «Печать» откроется окно выбора принтера. Выберите нужный принтер, установите количество копий и нажмите на кнопку «Печать». Журнал будет распечатан на выбранном принтере.

Читайте также:  Создания таблицы с помощью команд

В случае, есть будет выбран принтер Adobe PDF (данный принтер появляется при установленном Adobe Acrobat), журнал будет предложено сохранить в виде файла формата PDF.

Для задания количества дней, за которое до текущей даты срабатывает оповещение по Ответственным 1-го и 2-го уровня выберите пункт меню «Сервис-Настройки программы».

Откроется окно «Настройки программы».

В правом верхней части формы в блоке «Настройка оповещений» установите количество дней, за которое до текущей даты будет срабатывать оповещение по Ответственным, для входящих документов.
По умолчанию установлено 3 дня.

В случае, если включен вход по паролю в программу (галочка «Отключить вход по паролю» в «Настройках прав доступа пользователей» снята), напоминание можно отключить для выбранных пользователей программы с интерфейсом «Оператор» или «Администратор».
Для пользователей программы с интерфейсом «Пользователь» оповещение не предусмотрено.

Выберите пункт меню Сервис-Пользователи.

Откроется окно «Настройки прав доступа пользователей».
Раскройте группу нажав на +, и выберите нужного пользователя.

В правом окне отобразятся настройки профиля пользователя.

Установите галочку в строке «Отключить напоминание» для журнала входящих.

Чтобы настройки сохранились, надо сначала выделить нужную строку, затем установить либо снять галочку.

При входе данного пользователя в программу оповещение по Ответственным 1-го и 2-го уровня будет для него отключено.

В случае, если в профиле пользователя включена галочка «разделение прав по ответственным», для такого пользователя в разделах Ответственных 1 и 2 уровня для входящих и внутренних документов будут доступны для редактирования только те строки, где он ответственный.

Доступны будут все поля, кроме столбца «Ответственный».

В напоминании по ответственным при загрузке программы будут отображаться только записи этого пользователя.

Если в профиле пользователя включена галочка «только исполнение», то доступна для проставления в таблице в окне напоминания будет только галочка «Исполнено».

* Для SQL версий если в профиле пользователя включена галочка «разделение прав по ответственным», то в опции «видеть свои документы» своими будут считаться не только те документы, где, как в обычном режиме, пользователь программы является одним из Пользователей документа, но также и те, где он является Отправителем (для исходящих), Получателем (для входящих и внутренних), Ответственным 1 или 2 уровня, Инициатором или Исполнителем документа.
Также в данном режиме дополнительно контролируется, чтобы не запускали программу несколько раз с одним логином.

Источник

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Правила работы

Д ля начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим.

Выделяют контроль по существу решения вопросов и контроль за сроками исполнения заданий.

Контроль по существу

Контроль по существу – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Такой контроль осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило:

  • указывается в резолюции руководителя на документе (например, на входящем письме, на заявлении работника) или
  • прямо пишется в тексте поручения (обычно в приказе / протоколе отдельные поручения оформляют в виде самостоятельных пунктов текста и формулируют их так, чтобы сразу было понятно, что, кому и когда нужно сделать; соответственно, на контроль ставится отдельно каждый пункт – задание / поручение),
  • когда исполнитель прямо не указан, он определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации.

Если в резолюции/поручении руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа/поручения 1 и, соответственно, организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Поручения могут вытекать из текста документа, а могут быть «самостоятельными», т.е. незадокументированными и тем не менее подлежащими контролю их исполнения. Если поручение создано на основании документа, оно содержит ссылку на документ-основание (см. заполнение первых четырех колонок в таблице на Рисунке 1). Поручения выдают руководители всех уровней. Однако какие документы/поручения ставить на контроль, каждая организация решает сама. Обычно это все поручения руководителя организации и его замов. Чем больше количество документов в организации, тем важнее упорядочить работу по контролю исполнения документов и тем более выборочно организация подходит к решению вопроса «что будем контролировать» – здесь важна золотая середина. Итак, на контроль обычно ставят выполнение поручений первого лица, занимается этим служба ДОУ или секретарь.

Поручения должны быть четко и однозначно сформулированы:

  • само поручение;
  • срок исполнения;
  • исполнитель (возможно выполнение поручения несколькими лицами, тогда одно назначается ответственным исполнителем, а остальные считаются соисполнителями).

При формировании поручений желательно придерживаться простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат.

Пока поручение находится на исполнении, возможны следующие действия:

  • автор может изменить срок исполнения поручения;
  • автор может изменить ответственного исполнителя поручения;
  • исполнителями создаются отчеты по результатам исполнения;
  • автор имеет возможность возвращать поручение на доработку или утверждать результат исполнения.

Если задача была разделена между соисполнителями, то их отчеты об исполнении получает ответственный исполнитель. Именно он формирует итоговый единый отчет по поручению и направляет его автору.

Контроль за сроками исполнения

Контроль за сроками исполнения документов/поручений ведет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), а в небольшой организации – секретарь.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения можно разбить на следующие процедуры:

  • фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства;
  • проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
  • корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (мы фиксируем это в поле «Состояние исполнения», см. Рисунок 1);
  • напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
  • информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
  • внесение данных об исполнении документов;
  • анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Сроки исполнения документов могут быть определены:

  • законодательством (например, для исполнения обращений граждан);
  • в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, срок обычно указан;
  • в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту;
  • на документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции;
  • для решения периодически повторяющихся вопросов в организации должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов 2 .

Как видите, срок исполнения поручения обычно устанавливается его автором. При этом принято, что поручения, содержащие указание «срочно», подлежат исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 1-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1-го месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить:

  • текущий контроль,
  • предупредительный и
  • итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме – секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов – это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня (мы в своей организации делаем это за 4 календарных дня). И тогда сотрудник еще имеет время для своевременного решения вопроса.

Очень важна позиция проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить, может обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его усилий. Кроме того, «сроковая картотека» помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены мероприятия и задания на данное число.

Читайте также:  Таблица название природной зоны географическое положение климат почва

Если при получении документа либо в ходе его выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю (автору такого поручения), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную форму новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения (мы это делаем в поле «Состояние исполнения» регистрационной карточки документа).

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи мы отражаем в поле «Состояние исполнения».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений, отражающих ход его исполнения, как правило, осуществляется только одним ответственным работником: секретарем-референтом или специалистом ДОУ.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке (например, «направлено приглашение», «отправлено письмо от. №. » и т.п.). В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем организации с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий (контролируемых документов). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является стимулирующим фактором повышения дисциплины работников.

Пример контроля поручений с использованием MS Excel

Теперь покажем, что можно автоматизировать при помощи стандартных возможностей MS Excel. Для начала откройте новую книгу MS Excel и создайте в ней таблицу с полями/столбцами/графами, показанными на Рисунке 1. Это основная таблица, в которой отображается информация по сроковому контролю выполнения поручений в нашей организации.

Далее в отдельной ячейке заложите формулу, чтобы при открытии данного листа MS Excel над таблицей всегда высвечивалась текущая дата (обозначена цифрой 1 на Рисунке 1). Потом она пригодится нам в повседневной работе с таблицей. Сделать это можно двумя способами:

  • Вариант № 1 – с помощью меню:
    • выделите ячейку, в которой хотите отображать текущую дату (в нашем примере она находится в столбце С и строке 2, поэтому имеет адрес С2), и напечатайте в ней знак «=»;
    • щелкните по кнопке Вставить функцию , которая расположена в верхнем меню (в версиях программы MS Excel 2007 и 2010 вы найдете ее на вкладке Формулы);
    • в появившемся окне выберите функцию сегодня и нажмите Ок (показано на Рисунке 2);
    • далее откроется следующее диалоговое окно, Аргументы функции, в котором нужно только нажать Ок (у данной функции нет аргументов, поэтому определять их в данном окне не понадобится).
  • Вариант № 2 – в нужной ячейке (у нас это С2) напечатайте с клавиатуры выражение «=сегодня()» и нажмите клавишу Enter. Этот способ сработает в любой версии MS Excel, в т.ч. в устаревшей 2003 года, которая еще достаточно распространена.

В данной таблице можно фильтровать строки (т.е. контролируемые поручения) по различным критериям. Но для этого нужно включить фильтр:

  • выделите курсором заведенную таблицу так, чтобы ее «шапка» была крайней верхней из выделенных строк;
  • в версиях MS Excel 2007 и 2010 на закладке Данные нажмите экранную кнопку Фильтр (см. Рисунок 3);
    а в MS Excel 2003 эта команда запускается через пункт верхнего меню Данные, в открывшемся списке нужно выбрать Фильтр, а потом Автофильтр;
  • в результате выполненных действий в каждой ячейке «шапки» таблицы (в первой из выделенных на первом шаге строк) появится экранная кнопка вызова фильтра в виде серого квадрата с маленьким треугольником внутри

На Рисунках 4 и 5 наглядно показано, по каким критериям мы теперь можем фильтровать строки таблицы в MS Excel разных версий. Мы сможем фильтровать поручения по исполнителям, их авторам, срокам, данным контролируемого документа и любым другим сведениям, заведенным в электронную таблицу. Причем фильтровать можно будет одновременно по нескольким критериям, например:

    по каким поручениям срок исполнения истекает сегодня у конкретного исполнителя:

      в колонке «Исполнители» выбираем нужного работника (см. цифру 2 на Рисунке 4), а в колонке «Срок исполнения» фильтруем строки, у которых дата удовлетворяет критерию «сегодня» (цифра 4 на том же Рисунке) или

    кому выбранный нами руководитель в этом месяце давал поручения:

      в колонке «Автор поручения» выбираем анализируемого нами руководителя (цифра 2 на Рисунке 4), а в колонке «Срок исполнения» фильтруем даты, подпадающие под критерий «В этом месяце» (цифра 4) и т.п.

А теперь научим вас, как можно настроить программу так, чтобы при открытии файла автоматически получать информацию о том, какие поручения должны быть выполнены, к примеру, через 4 дня, чтобы заранее оповестить об этом исполнителей. Для этого мы предусмотрели наличие в таблице специальной колонки, которую назвали «Срок рассылки». Теперь настроим ее:

  • выделяем ячейку I6 (в первой строке настраиваемой колонки) и печатаем в ней знак «=»;
  • щелкните «мышкой» по соседней ячейке J6 (в той же строке, но в колонке «Срок исполнения») и вы увидите, что она попала в формулу вычисления содержимого ячейки I6;
  • далее продолжим закладку формулы, набрав с клавиатуры «–4»;
  • на этом заполнение формулы завершено (ее текущее состояние всегда можно увидеть в строке формул, расположенной над листом Excel, см. условное обозначение 1 на Рисунке 7, у нас получилось «=j6-4»). Теперь нажмите на клавиатуре Enter – и в ячейке таблицы появится результат вычисления заложенной формулы;
  • после этого формулу можно скопировать в последующие строки таблицы, и тогда в них в колонке «Срок рассылки» дата всегда будет на 4 дня раньше, чем в колонке «Срок исполнения»: укажите «мышкой» на правый нижний угол ячейки I6 (при этом указатель «мыши» должен принять вид черного жирного крестика), нажмите левую кнопку «мыши» и, не отпуская ее, протяните вниз до конца столбца, затем отпустите кнопку. В столбце I вы увидите даты всех необходимых предупреждений (цифра 2 на Рисунке 7);
  • далее можно сделать так, чтобы в колонке «Срок рассылки» автоматически выделялись цветом ячейки с текущими, т.е. сегодняшними датами (1 октября это будут одни ячейки, а 2 октября – уже другие и т.д.). Для этого нужно воспользоваться функцией условного форматирования. В MS Excel 2007 или 2010 это делается так:
    • выделите все ячейки таблицы столбца «Срок рассылки», располагающиеся ниже «шапки»;
    • щелкните кнопку Условное форматирование в группе Стили на вкладке Главная (см. Рисунок 6), выберите команду Правила выделения ячеек, а на открывшейся слева или справа панели выберите команду Дата. Откроется одноименное диалоговое окно, в котором есть два списка (Рисунок 8): в левом нужно выбрать позицию Сегодня, а в правом – способ форматирования ячеек, удовлетворяющих этому условию, например, Светло-красная заливка и темно-красный текст. Далее жмите Оk.

На Рисунке 8 показано, как выглядит готовая таблица с условным форматированием. Открыв эту таблицу, к примеру, 13.08.2012, специалист легко определит, время рассылки каких уведомлений настало.

Можно предусмотреть наличие в таблице последней «технической» колонки, в ней в каждой строке нужно поместить цифру 1. Тогда при фильтрации по любому одному или нескольким критериям вы всегда быстро посчитаете количество отфильтрованных строк. Для этого выделите «мышкой» в этой колонке оставшиеся на экране ячейки – MS Excel посчитает сумму их значений и напишет ее в нижней справочной строке под листом Excel.

Источник

Adblock
detector