Меню

Связать ячейки или таблицы

Связывание ячеек

Уровень 2. Пользователи среднего уровня

Учебный курс

Уровень 2. Пользователи среднего уровня

Узнайте о сборе, отслеживании, автоматизации и создании отчётов о работе.

  • Тема форума 1 Формы
  • Тема форума 2 Отслеживание и просмотр действий в таблице
  • Тема форума 3 Сортировка и фильтрация
  • Тема форума 4 Автоматизация
  • Тема форума 5 Оповещения и напоминания
  • Тема форума 6 Запросы изменений
  • Тема форума 7 Запросы утверждения
  • Тема форума 8 Перемещение и копирование строк
  • Тема форума 9 Update Cell Actions
  • Тема форума 10 Связывание ячеек
  • Тема форума 11 Отчёты
  • Тема форума 12 Сводка таблицы
  • Тема форума 13 Сводные отчёты по таблицам

Тема форума 10

Связывание ячеек

Связав ячейки из разных таблиц, вы можете свести их данные в одну основную таблицу. При изменении информации в исходных таблицах данные в основной таблице обновляются автоматически.

Кроме того, можно установить связь с определёнными данными, например с датами проектов из других таблиц. Какие бы данные вы ни сводили: бюджеты отделов, прогнозы продаж партнёров, годовую численность сотрудников, планы выполнения работ или таблицы отчётности по проекту клиента — Smartsheet сделает эту работу за вас.

Чтобы создать связи между ячейками, следуйте приведённым ниже инструкциям.

Связи ячеек: консолидация и обеспечение согласованности данных

При консолидации сведений из различных таблиц удобно пользоваться функцией связывания ячеек. С её помощью можно создать сводную таблицу, отслеживать зависимости дат между проектами, а также обеспечивать актуальность значений в наборе таблиц.

Связывать можно только ячейки. Невозможно связать целые таблицы, столбцы или строки. Привязать к конечной таблице можно только ячейки, в которых содержатся или содержались данные. Ячейка не может одновременно содержать гиперссылку и связь.

Типы связей: входящая и исходящая

Доступно два типа связей ячеек.

  • Если в ячейке есть входящая связь, это означает, что ячейка получает своё значение из ячейки в другой таблице.

    Ячейка, содержащая входящую связь, является конечной ячейкой для неё, а таблица, содержащая конечную ячейку, — конечной таблицей. Конечная ячейка может содержать только одну входящую связь. Конечные ячейки обозначаются голубой стрелкой справа.
  • Если ячейка содержит исходящую связь, её значение передаётся в ячейку другой таблицы.

    Ячейка, содержащая исходящую связь, является исходной ячейкой для неё, а таблица, содержащая исходную ячейку, — исходной таблицей. Исходная ячейка может быть связана с несколькими конечными ячейками. Исходные ячейки обозначаются серой стрелкой в правом нижнем углу.

Чтобы просмотреть имя таблицы для входящей или исходящей связи, выберите связанную ячейку:

Чтобы перейти к таблице, значение из которой используется во входящей или исходящей связи, выберите связанную ячейку, наведите курсор мыши на появившийся текст и щёлкните ссылку на таблицу:

Чтобы удалить входящую или исходящую связь, наведите курсор мыши на открывшееся окошко с информацией и щёлкните ссылку удалить.

Создание входящей связи ячеек

Для создания связи необходимы как минимум права наблюдателя на доступ к исходной таблице и редактора — к конечной таблице.

  1. Откройте конечную таблицу.
  2. Выберите ячейку и на панели инструментов щёлкните Связывание ячеек, чтобы открыть форму связывания ячеек.

  • В разделе Выберите источник данных в левой части формы выберите таблицу, содержащую исходную ячейку.
    СОВЕТ. Для поиска таблицы используйте панель поиска.
  • В правой части формы выберите ячейку, на которую нужно сослаться, и нажмите кнопку Создать ссылку.
    Будет создана связь с исходной ячейкой, а в правой части конечной ячейки появится синяя стрелка.
  • Рекомендации по эффективному использованию связей ячеек

    При создании входящей связи в исходной таблице автоматически создаётся исходящая связь.

    Можно выбрать несколько ячеек, чтобы создать связь в каждой из них.

    • Связанные ячейки в конечной таблице будут приводиться в том же порядке, что и в исходной.
    • При выполнении этого действия данные, имевшиеся в конечных ячейках, перезаписываются.

    Из одной исходной таблицы можно создать связи с 500 ячейками, а в конечной таблице может быть до 20 000 входящих связей.

    Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.

    Изменение и удаление связей

    Изменять и удалять связи ячеек могут владельцы таблиц и соавторы с правами редактора или администратора.

    Входящие связи

    Чтобы изменить входящую связь, дважды щёлкните её и выберите новые исходные ячейки в форме «Связывание ячеек».

    Чтобы удалить входящую связь из ячейки или группы ячеек, выполните следующие действия:

    1. Щёлкните ячейку, содержащую входящую связь (или удерживайте нажатой кнопку мыши и потяните рамку, чтобы выделить группу ячеек).
    2. Щёлкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите пункт Удалить ссылку.

    Также можно удалять связи по одной, выбирая каждую ячейку и щёлкая ссылку «удалить» (она появляется, если навести курсор мыши на текст «Ссылка из»). Либо выберите ячейку (или группу ячеек) с входящей связью и нажмите клавишу BACKSPACE, чтобы удалить связи.

    Исходящие связи

    Исходящие связи необходимо удалять по одной. Чтобы удалить исходящую связь, выполните следующие действия:

    1. Выберите исходную ячейку в таблице с исходящей связью.
    2. Наведите курсор мыши на связанную ячейку, чтобы появилась ссылка «удалить».
      Ссылка «удалить»
    3. Щёлкните ссылку удалить.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Удаление строк со связанными ячейками влияет на связи ячеек. При удалении строки с исходной ячейкой происходит нарушение связи в конечной таблице. При удалении строки со связанной конечной ячейкой также удаляется связь из исходной таблицы.

    Создание связей с помощью специальной ставки (из исходной таблицы)

    Функция Специальная вставка полезна в том случае, если вы начинаете с исходной таблицы или хотите создать связи с одними и теми же исходными ячейками в нескольких конечных таблицах.

    Чтобы создать связь с помощью функции «Специальная вставка», выполните указанные ниже действия.

    1. Откройте исходную таблицу и скопируйте ячейку или диапазон ячеек (с помощью контекстного меню или сочетаний клавиш).
    2. Откройте конечную таблицу, выберите ячейку, в которой нужно создать связь, а затем щёлкните её правой кнопкой мыши (пользователи Mac могут щёлкнуть её, удерживая нажатой клавишу CTRL) и выберите пункт Специальная вставка. Откроется форма Специальная вставка.
    3. Выберите параметр Ссылки на скопированные ячейки, а затем нажмите кнопку ОК. Связи со скопированными ячейками создаются начиная с выделенной ячейки.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Нельзя создать связи с ячейками в пустых строках или с ячейками, которые были удалены после копирования.

  • При необходимости повторите действия 2–3, чтобы создать связи со скопированными ячейками в других таблицах.
  • Типы ячеек, не допускающие связывания

    Связи ячеек нельзя создать в столбцах «Вложения» и «Обсуждения».

    Если в таблице проекта или таблице с диаграммой Гантта включены зависимости, то в ней нельзя создать входящие связи в ячейках следующих типов:

    • ячейки с формулами в столбцах;
    • даты окончания;
    • предшественники;
    • сводные ячейки в родительских строках («Дата начала», «Дата окончания», «% выполнено»);
    • даты начала с зависимостью.

    Однако вы можете создавать связи в столбцах длительности и даты начала (если у строки нет предшественника). Дата окончания будет рассчитана автоматически, и после создания связи можно добавить предшественников.

    Ячейки с входящими связями также нельзя изменить в следующих ситуациях:

    • из опубликованной таблицы;
    • из запроса изменения;
    • из мобильного приложения Smartsheet;
    • из приложения Smartsheet для планшетов;
    • из отчёта;
    • из формы «Изменить».

    Источник

    

    Как объединить таблицы в Word: 4 способа

    Вам помогут 4 способов объединения, подходящие для всех современных версий Word. А часть методик подойдет и пользователям, которые по какой-то причине продолжают работать с MS Office 2003 и более ранними версиями.

    1. Объединение при помощи символов абзаца

    Методика, которая подходит для любой из версий текстового редактора, включая давно устаревший Word 1997. С ней стоит познакомиться и перед тем, как объединить таблицу в Ворде после разрыва, использованного, чтобы разделить размещенные в табличной форме данные.

    Однако стоит знать: число столбцов при объединении должно быть одинаковым. Лишние желательно удалить до совмещения – или, наоборот, добавить новые, если в общей таблице должно быть больше колонок.

    Порядок действий пользователей при объединении:

    • Расположить таблицы друг над другом, удалив разделяющие их элементы или текст.
    • Установить курсор между объединяемыми объектами.
    • Удалить промежутки. Если это не помогло, активировать отображение скрытых символов. Включив этот режим, можно увидеть знаки пробелов, табуляцию и обозначение разрыва. Когда символы заметны, их становится проще удалять.
    • Проверить наличие повторяющихся строк или столбцов и убрать их.

    Даже при одинаковом количестве колонок их ширина после соединения не всегда получается одинаковой. Чтобы привести таблицу к нормальному состоянию, выровнять размеры придется вручную. А, если объединение таким способом не получилось, стоит перейти к другому варианту.

    2. Копирование данных

    Еще одна методика, позволяющая как объединить две таблицы в Ворде, так и перенести нужную информацию в любую часть одной из них. Представляет собой обычный копипаст, для которого в Windows предусмотрены три комбинации клавиш: «Ctrl» + «C» для копирования, «Ctrl» + «V» для вставки и «Ctrl» + «X» для вырезания.

    Чтобы использовать эту методику, достаточно выполнить несколько несложных действий:

    • Выделить таблицу, которую нужно соединить с другой. Важно захватить не данные, а весь объект целиком. Если сделать по-другому, структура может нарушиться.
    • Скопировать или вырезать информацию – нажать на «горячие» клавиши, выбрать пункт из контекстного меню или кнопку (иконку) на панели.
    • Установить курсор в конце первой таблицы.
    • Вставить информацию одним из доступных способов.

    Источник

    Настройка связей между документом Word и таблицей Excel

    Очень многие в своей работе сталкиваются с необходимостью формировать отчёты, сводки, обобщающие документы на основе каких-то вычислений, расчетов, таблиц с исходными данными и их анализа. И часто для выполнения этих задач приходится прибегать к комбинации таких программных продуктов как Word (где формируется итоговый отчет для дальнейшей распечатки или пересылки кому-либо) и Excel (в котором собираются и обрабатываются исходные данные для отчета).

    Если разовые задачи не вызывают особых вопросов, то формирование периодических отчетов порой доставляет немало проблем. Рутинное копирование одних и тех же табличек или графиков (с немного изменившимися данными) в одни и те же документы крайне утомляет. Но этот процесс можно автоматизировать. Как это сделать — читайте ниже.

    Создание связи между Word и Excel

    Самый быстрый и эффективный способ создать связи между файлами — скопировать нужную информацию из одного и вставить в другой, воспользовавшись инструментом «Специальная вставка» . Для этого нужно выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel, перейти в Word, поставить курсор в нужную часть документа и:

    — нажать правую кнопку мыши и выбрать пиктограмму с нужным способом вставки

    — или выбрать на вкладке «Главная» команду «Вставить» (нажать на стрелочку под иконкой) и в появившемся списке выбрать «Специальная вставка», либо воспользоваться сочетанием клавиш «CTRL+ALT+V» . В появившемся окне необходимо активировать пункт «Связать» , выбрать вариант вставки и нажать ОК.

    В результате вставленный объект будет связан с тем файлом, откуда он был скопирован, и при обновлении исходных данных можно будет быстро обновить связи в документе Word.

    Выбор способа вставки данных

    Как видно на рисунке 2, есть несколько способов вставки данных в документ. В повседневной работе придется выбирать, по сути, между двумя вариантами — вставить таблицу как картинку (без возможности ее форматирования) или как текст (а значит, с возможностью вносить изменения). Для диаграмм вариант всего один — картинка.

    В большинстве случаев при выборе способа вставки таблицы следует выбирать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование под себя. Картинки можно вставлять, если форматирование в исходном документе Excel Вас полностью устраивает.

    Бывают ситуации, когда приходится вставлять не всю таблицу, а данные из отдельных ячеек. Например, когда нужно вставить в предложение какую-то цифру или текст, которые есть в файле Excel и будут изменяться, или же когда таблица в Word составляется из нескольких разрозненных ячеек Excel (из разных таблиц, листов или даже книг). В таких случаях копируем данные ячеек в нужное место и выбираем способ вставки «Неформатированный текст».

    Настройка способа обновления связей и работа с диспетчером связей

    Вставленные связи можно обновлять несколькими способами. Например, если на вставленном объекте кликнуть правой кнопкой мыши, то в меню будет кнопка «Обновить связь», нажатие которой приведет к обновлению выбранной связи.

    Можно задать параметры обновления сразу для всех объектов. Для этого нужно вызвать диспетчер связей документа. Проходим по пути «Файл»-«Сведения»-«Изменить связи с файлами» (данная команда доступна, когда в документе есть как минимум одна связь, а сам документ сохранен).

    В диспетчере показаны все связи файла. В группе «Способ обновления связи» можно выбрать тот вариант, который более предпочтителен или вообще отключить обновление связей. Также для каждой связи можно задать настройку «Сохранять формат при обновлении». Она отвечает за то, чтобы выбранное Вами форматирование не слетало, когда вы обновите связь.

    В этом же диспетчере можно разорвать связи, открыть или изменить источник.

    Работа со связями через коды полей Word

    По своей сути каждая связь представляет собой специальное поле Word. Если в документе со связями Вы нажмете ALT+F9 , то увидите, что вместо вставленных данных отобразятся коды этих полей.

    Работа с ними открывает возможности, которые не предоставляет стандартный диспетчер связей. И хотя коды полей Word — широчайшая тема, выходящая далеко за рамки данной статьи, пару примеров их полезного использования мы приведем:

    1) Изменение ссылок на документы сразу во всех связях

    Связи с исходными документами осуществляются через прямые ссылки. Если Вы переложили исходный файл, то нужно будет переподтянуть все связи. В диспетчере связей придется делать это для каждой связи отдельно (даже если выбрать несколько — диспетчер будет по очереди предлагать заменять каждую ссылку). Если же вы перейдете в режим отображения кодов полей ( ALT+F9 ), то старые ссылки можно поменять на новые простой заменой ( CTRL+H или «Главная-Заменить» ), указав старый адрес и новый.

    2) Использование именованных диапазонов для вставки таблиц

    Если вы вставляете в Word таблицу из Excel, то ссылка на нее будет содержать конкретный диапазон ячеек. То есть, если вы добавите в таблицу строки или столбцы — то данные обновятся только в пределах жестко указанного диапазона. Диспетчер связей позволяет изменить диапазон вручную. Автоматическое же изменение можно настроить, задав в Excel именованный динамический диапазон (урок здесь и здесь , не разберетесь — пишите нашему боту в Telegram, поможем), а в файле Word в режиме правки кодов полей после этого нужно будет заменить прямые ссылки на ячейки на название именованного диапазона. Теперь при изменении размера исходной таблицы в Excel документ в Word обновится корректно.

    Другие полезные тонкости работы с офисными программами всегда можно узнать здесь .

    Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot

    Источник

    Связывание ячеек

    Уровень 2. Пользователи среднего уровня

    Учебный курс

    Уровень 2. Пользователи среднего уровня

    Узнайте о сборе, отслеживании, автоматизации и создании отчётов о работе.

    • Тема форума 1 Формы
    • Тема форума 2 Отслеживание и просмотр действий в таблице
    • Тема форума 3 Сортировка и фильтрация
    • Тема форума 4 Автоматизация
    • Тема форума 5 Оповещения и напоминания
    • Тема форума 6 Запросы изменений
    • Тема форума 7 Запросы утверждения
    • Тема форума 8 Перемещение и копирование строк
    • Тема форума 9 Update Cell Actions
    • Тема форума 10 Связывание ячеек
    • Тема форума 11 Отчёты
    • Тема форума 12 Сводка таблицы
    • Тема форума 13 Сводные отчёты по таблицам

    Тема форума 10

    Связывание ячеек

    Связав ячейки из разных таблиц, вы можете свести их данные в одну основную таблицу. При изменении информации в исходных таблицах данные в основной таблице обновляются автоматически.

    Кроме того, можно установить связь с определёнными данными, например с датами проектов из других таблиц. Какие бы данные вы ни сводили: бюджеты отделов, прогнозы продаж партнёров, годовую численность сотрудников, планы выполнения работ или таблицы отчётности по проекту клиента — Smartsheet сделает эту работу за вас.

    Чтобы создать связи между ячейками, следуйте приведённым ниже инструкциям.

    Связи ячеек: консолидация и обеспечение согласованности данных

    При консолидации сведений из различных таблиц удобно пользоваться функцией связывания ячеек. С её помощью можно создать сводную таблицу, отслеживать зависимости дат между проектами, а также обеспечивать актуальность значений в наборе таблиц.

    Связывать можно только ячейки. Невозможно связать целые таблицы, столбцы или строки. Привязать к конечной таблице можно только ячейки, в которых содержатся или содержались данные. Ячейка не может одновременно содержать гиперссылку и связь.

    Типы связей: входящая и исходящая

    Доступно два типа связей ячеек.

    • Если в ячейке есть входящая связь, это означает, что ячейка получает своё значение из ячейки в другой таблице.

      Ячейка, содержащая входящую связь, является конечной ячейкой для неё, а таблица, содержащая конечную ячейку, — конечной таблицей. Конечная ячейка может содержать только одну входящую связь. Конечные ячейки обозначаются голубой стрелкой справа.
    • Если ячейка содержит исходящую связь, её значение передаётся в ячейку другой таблицы.

      Ячейка, содержащая исходящую связь, является исходной ячейкой для неё, а таблица, содержащая исходную ячейку, — исходной таблицей. Исходная ячейка может быть связана с несколькими конечными ячейками. Исходные ячейки обозначаются серой стрелкой в правом нижнем углу.

    Чтобы просмотреть имя таблицы для входящей или исходящей связи, выберите связанную ячейку:

    Чтобы перейти к таблице, значение из которой используется во входящей или исходящей связи, выберите связанную ячейку, наведите курсор мыши на появившийся текст и щёлкните ссылку на таблицу:

    Чтобы удалить входящую или исходящую связь, наведите курсор мыши на открывшееся окошко с информацией и щёлкните ссылку удалить.

    Создание входящей связи ячеек

    Для создания связи необходимы как минимум права наблюдателя на доступ к исходной таблице и редактора — к конечной таблице.

    1. Откройте конечную таблицу.
    2. Выберите ячейку и на панели инструментов щёлкните Связывание ячеек, чтобы открыть форму связывания ячеек.

  • В разделе Выберите источник данных в левой части формы выберите таблицу, содержащую исходную ячейку.
    СОВЕТ. Для поиска таблицы используйте панель поиска.
  • В правой части формы выберите ячейку, на которую нужно сослаться, и нажмите кнопку Создать ссылку.
    Будет создана связь с исходной ячейкой, а в правой части конечной ячейки появится синяя стрелка.
  • Рекомендации по эффективному использованию связей ячеек

    При создании входящей связи в исходной таблице автоматически создаётся исходящая связь.

    Можно выбрать несколько ячеек, чтобы создать связь в каждой из них.

    • Связанные ячейки в конечной таблице будут приводиться в том же порядке, что и в исходной.
    • При выполнении этого действия данные, имевшиеся в конечных ячейках, перезаписываются.

    Из одной исходной таблицы можно создать связи с 500 ячейками, а в конечной таблице может быть до 20 000 входящих связей.

    Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.

    Изменение и удаление связей

    Изменять и удалять связи ячеек могут владельцы таблиц и соавторы с правами редактора или администратора.

    Входящие связи

    Чтобы изменить входящую связь, дважды щёлкните её и выберите новые исходные ячейки в форме «Связывание ячеек».

    Чтобы удалить входящую связь из ячейки или группы ячеек, выполните следующие действия:

    1. Щёлкните ячейку, содержащую входящую связь (или удерживайте нажатой кнопку мыши и потяните рамку, чтобы выделить группу ячеек).
    2. Щёлкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите пункт Удалить ссылку.

    Также можно удалять связи по одной, выбирая каждую ячейку и щёлкая ссылку «удалить» (она появляется, если навести курсор мыши на текст «Ссылка из»). Либо выберите ячейку (или группу ячеек) с входящей связью и нажмите клавишу BACKSPACE, чтобы удалить связи.

    Исходящие связи

    Исходящие связи необходимо удалять по одной. Чтобы удалить исходящую связь, выполните следующие действия:

    1. Выберите исходную ячейку в таблице с исходящей связью.
    2. Наведите курсор мыши на связанную ячейку, чтобы появилась ссылка «удалить».
      Ссылка «удалить»
    3. Щёлкните ссылку удалить.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Удаление строк со связанными ячейками влияет на связи ячеек. При удалении строки с исходной ячейкой происходит нарушение связи в конечной таблице. При удалении строки со связанной конечной ячейкой также удаляется связь из исходной таблицы.

    Создание связей с помощью специальной ставки (из исходной таблицы)

    Функция Специальная вставка полезна в том случае, если вы начинаете с исходной таблицы или хотите создать связи с одними и теми же исходными ячейками в нескольких конечных таблицах.

    Чтобы создать связь с помощью функции «Специальная вставка», выполните указанные ниже действия.

    1. Откройте исходную таблицу и скопируйте ячейку или диапазон ячеек (с помощью контекстного меню или сочетаний клавиш).
    2. Откройте конечную таблицу, выберите ячейку, в которой нужно создать связь, а затем щёлкните её правой кнопкой мыши (пользователи Mac могут щёлкнуть её, удерживая нажатой клавишу CTRL) и выберите пункт Специальная вставка. Откроется форма Специальная вставка.
    3. Выберите параметр Ссылки на скопированные ячейки, а затем нажмите кнопку ОК. Связи со скопированными ячейками создаются начиная с выделенной ячейки.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Нельзя создать связи с ячейками в пустых строках или с ячейками, которые были удалены после копирования.

  • При необходимости повторите действия 2–3, чтобы создать связи со скопированными ячейками в других таблицах.
  • Типы ячеек, не допускающие связывания

    Связи ячеек нельзя создать в столбцах «Вложения» и «Обсуждения».

    Если в таблице проекта или таблице с диаграммой Гантта включены зависимости, то в ней нельзя создать входящие связи в ячейках следующих типов:

    • ячейки с формулами в столбцах;
    • даты окончания;
    • предшественники;
    • сводные ячейки в родительских строках («Дата начала», «Дата окончания», «% выполнено»);
    • даты начала с зависимостью.

    Однако вы можете создавать связи в столбцах длительности и даты начала (если у строки нет предшественника). Дата окончания будет рассчитана автоматически, и после создания связи можно добавить предшественников.

    Ячейки с входящими связями также нельзя изменить в следующих ситуациях:

    • из опубликованной таблицы;
    • из запроса изменения;
    • из мобильного приложения Smartsheet;
    • из приложения Smartsheet для планшетов;
    • из отчёта;
    • из формы «Изменить».

    Источник

    Читайте также:  Статистические таблицы с пояснениями
    Adblock
    detector