Меню

Создание таблиц режиме конструктора access 2007



Этапы создания базы данных Access 2007

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.2. Создание базы данных (таблиц и связей между ними) в Access 2007

Рассмотрим этапы создания БД «Деканат» с помощью СУБД Access 2007. Сначала составляем модель «сущность – связь» для базы данных «Деканат». Этапы проектирования модели «сущность – связь» изложены в разделе «Создание БД. Этапы проектирования».

После создания модели запускаем приложение Access 2007. Открывается окно приложение Access 2007 на странице Приступая к работе с Microsoft Access 2007. В разделе Новая пустая база данных щелкаем на пиктограмме Новая база данных. В правой части окна появится информация об имени файла и указана директория для его хранения. По умолчанию имя файла — База данных1.accdb.

Изменить имя файла и путь к директории для хранения файла БД можно в окне «Файл новой базы данных» щелкнув на пиктограмме «Поиск расположения для размещения базы данных». Установив имя файла — Деканат_2007.accdb и требуемое имя директории в окне «Файл новой базы данных», надо щелкнуть на кнопке ОК, окно закроется.

Далее необходимо щелкнуть на кнопке Создать, чтобы создать пустую базу данных. При создании новой пустой базы данных окно приложения Access 2007 открывается на контекстной вкладке «Режим таблицы». В окне отображается новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица, представленная на Рис. 1.

Рис. 1.

Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных. Для этого необходимо щелкнуть на пиктограмме Вид и выбрать режим Конструктор.

Рис. 2.

Откроется окно Сохранение, в котором надо указать имя Группы студентов и нажать кнопку ОК.

Рис. 3.

Откроется таблица Группы студентов в режиме Конструктор

Рис. 4.

Создаем структуру таблицы Группы студентов. В первую строку колонки «Имя поля» вводим код группы студентов (КодГруппы) и нажимаем клавишу Enter. Курсор переместится в колонку Тип данных. Access по умолчанию назначает тип данных — Счетчик. Нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание данных.

Первой строке таблицы (поле КодГруппы) Access по умолчанию назначает поле первичного ключа. Для первичного ключа в свойствах поля устанавливается значение Индексированного поля: Да (Совпадения не допускаются). Далее заполняем вторую строку (второе поле таблицы), Имя поля — Название, Тип данных — текстовый. Третья строка: Имя поля — Курс, Тип данных — числовой и четвертая строка Имя поля — Семестр, Тип данных — числовой. При этом для имени поля «Название» в разделе свойства поля необходимо установить размер поля — 6.

Рис. 5.

Затем создаем структуры остальных трех таблиц в соответствии с характеристиками таблиц-объектов Студенты, Дисциплины, Успеваемость. Обязательно соблюдайте указанную последовательность создания структуры таблиц.

Необходимо отметить, что в структуре таблицы «Студенты» для поля КодГруппы (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных — мастер подстановок. В структуре таблицы «Успеваемость» для поля КодСтуденты (вторичный ключ) и поля КодДисциплины (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных — мастер подстановок.

Структуры остальных таблиц: Студенты, Дисциплины, Успеваемость:

Рис. 6

Рис. 7

Рис. 8

После этого необходимо установить логические связи между всеми таблицами.

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Источник

5 Создание таблиц

В Access используются три способа создания таблиц:

· путем ввода данных (by entering data),

· с помощью Конструктора таблиц (in Design view)

· с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard).

5 .1 Создание таблицы путем ввода данных

Если для пользователя сложно сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой (рис. 5.1).

Рисунок 5.1 — Создание таблицы путем ввода данных

Для этого необходимо:

1) Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.

2) Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных (Create table by entering data) и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1 (Field 1), Поле2 (Field2) и т. д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.

3) В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.

4) Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрать из контекстного меню команду Переименовать столбец (Rename Column). После этого стандартное название столбца подсвечивается, и можно вводить свое название.

5) По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

6) В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы ? (Do you want to save changes to the design of table имя таблицы >?) нажать кнопку Да (Yes).

7) В окне Сохранение (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК (рис. 5.2).

Рисунок 5.2 — Диалоговое окно Сохранение

Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?). Нажать кнопку Нет (No), если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да (Yes), и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым.

5 .2 Создание таблиц с помощью Мастера таблиц

Для этого необходимо:

1) Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard).

2) В диалоговом окне Создание таблиц (Table Wizard) (рис. 5.3) выбрать назначение таблицы: Деловые (Business) (для иных целей можно выбрать и Личные (Personal)).

3) В поле Образцы таблиц (Sample Tables) выбрать подходящую таблицу — Список рассылки (MailingList).

4) Переместить нужные поля из списка Образцы полей (Sample Fields) в список Поля новой таблицы (Fields in my new table). Для этого следует воспользоваться кнопками со стрелками: > — переместить одно поле, » — переместить все поля.

Рисунок 5.3 — Диалоговое окно Мастера таблиц

5. Повторять описанные в пп. 3—4 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы.

6. При необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы (Fields in my new table) и нажать кнопку Переименовать поле (Rename Field), затем ввести в диалоговом окне Переименование поля (Rename Field) новое имя поля и нажать кнопку ОК (рис. 5.4). Нажать кнопку Далее (Next).

Рисунок 5.4 — Диалоговое окно Переименование поля

7. В следующем диалоговом окне в поле Необходимо задать имя для новой таблицы (What do you want to name your table?) ввести имя новой таблицы «Список рассылки оповещений» (рис. 5.5).

Читайте также:  Современное представление о гене и геноме таблица

Рисунок 5.5 — Второе диалоговое окно Мастера таблиц

8. Выбрать способ определения ключа Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes, set a primary key for me) (имеется альтернатива Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I’ll set the primary key)). Тогда в таблицу будет добавлено поле автоматической нумерации. Нажать кнопку Далее (Next).

Если было выбрано самостоятельное определение ключа, в поле со списком Необходимо выбрать поле с уникальными для каждой записи данными (What field will hold data that is unique for each record?) необходимо выбрать имя поля, которое станет ключевым. Затем нужно определить тип данных, которые будут содержаться в ключевом поле.

9. В следующем окне Мастер таблиц предлагает установить связи между существующими таблицами и создаваемой таблицей (рис. 5.6). Он пытается сам создать связи между таблицами и предоставляет информацию о создаваемых связях пользователю в виде списка. При необходимости исправить связи нужно выбрать соответствующую строку списка и нажать кнопку Связи (Relationship).

Рисунок 5.6 — Третье диалоговое окно Мастера таблиц

Рисунок 5.7 — Диалоговое окно Связи

Рисунок 5.8 — Четвертое окно Мастера таблиц

10. В окне Связи (Relationships) нужно выбрать тип связи с данной таблицей (рис. 5.7).

11. В диалоговом окне Мастера таблиц (см. рис.5.6) нажать кнопку Далее (Next).

12. В последнем диалоговом окне, пользователю необходимо выбрать, что он будет делать с таблицей дальше(Изменить структуру таблицы) и нажать кнопку Готово( Finish ) (рис.5.8).

5 .3 Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора (Create table in Design View) или нажать на кнопку Создать (New) в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица (New Table) элемент Конструктор (Design View) (рис. 5.9).

Рисунок 5.9 — Окно новой таблицы в режиме Конструктора

2. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля (Field Name) ввести имена полей создаваемой таблицы.

3. В столбце Тип данных (Data Type) для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

4. В столбце Описание (Description) можно ввести описание данного поля (не обязательно).

5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие (General) и Подстановка (Lookup) ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

7. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы ? (Do you want to save changes to the design of table имя таблицы >?), нажать кнопку Да (Yes).

8. В окне Сохранить как (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

9. В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?) нажмите кнопку Да (Yes) если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет (No) если такого не требуется.

Печать таблицы

Самым простым способом вывода таблицы на печать является использование кнопки Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database). Чтобы вывести таблицу на печать таким способом, необходимо:

1. Выделить таблицу в окне базы данных.

2. Нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database).

При этом производится печать всей таблицы. Для вывода всей таблицы можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы в окне базы данных и из контекстного меню выбрать команду Печать (Print).

Источник

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007. Создание и связывание таблиц

— научиться создавать новую БД;

— научиться создавать базу данных с помощью конструктора;

— научиться создавать таблицы;

— научиться устанавливать связи между таблицами.

В результате выполнения лабораторной работы студент должен:

— назначение базы данных Access;

— назначение таблиц в реляционной модели данных;

— принципы создания таблиц в СУБД Access 2007;

— структуру окна Access.

— назначение и виды связей.

— загрузить программу Access;

— спроектировать базу данных;

— устанавливать связи между таблицами.

Пояснение к работе

Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

1. Открытие приложения Microsoft Office Access 2007

— меню Пуск → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007.

2. Создание базы данных

— после запуска появится диалоговое окно «Новая пустая база данных» (рис. 13.1), выделите элемент Новая база данных в центральной части окна;

Рис. 13.1 — Новая база данных

— задайте имя базы данных на правой панели диалогового окна. По умолчанию Access 2007 присваивает новой базе данных имя db1, а если база с именем db1 уже существует, то db2 и т.д.;

— нажмите кнопку Создать.

3. Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц

— вкладка Создание → Таблицы → Таблица;

— вкладка Главная → команда Режим → кнопка Конструктор (рис. 13.2);

Рис. 13.2 — Создание таблицы

— сохраните создаваемую таблицу (в поле «Имя таблицы» введите, к примеру, «Главная» и нажмите ОК) (рис. 13.3);

Рис. 13.3 — Диалоговое окно «Сохранение»

— вводим имена полей и типы данных, которые указаны в задании (рис. 13.4). Хорошим тоном считается отказ от включения в имя поля пробелов и замена пробелов на знаки подчеркивания «_».

Рис. 13.4 — Таблица «Главная», открытая в режиме Конструктора

— чтобы увидеть результат своей работы, перейдите в режим таблицы: вкладка Главная → команда Режим → кнопка Режим таблицы.

4. Создание ключевого поля

— нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов вкладки Конструктор. Слева от выделенного поля появится маркер ключевого поля (ключик) (рис. 13.5).

Рис. 13.5 — Ключевое поле

5. Установка маски ввода.

Маска ввода обеспечивает ввод данных в указанном формате. Например, даты рождения обычно вводятся в одном и том же формате, поэтому для них удобно создать маску ввода.

— выделите поле с типом данных «Дата/Время»;

— переместите курсор в свойство «Маска ввода» и нажмите кнопку « » (многоточие) справа от поля ввода. МS Ассеss попросит сохранить таблицу (рис. 13.6);

Рис. 13.6 — Подтверждение сохранения таблицы

— в появившемся диалоговом окне Мастера масок ввода выберите маску ввода «Краткий формат даты» и нажмите кнопку «Далее»;

Читайте также:  Google таблица функция найти

— в следующем окне выберите символ шаблона (Заполнитель), например, «*», нажмите кнопку «Далее», а затем «Готово»;

— в результате в свойстве «Маска ввода» появится запись аналогичная приведенной на рис. 13.7.

Рис. 13.7 — Запись маски ввода

6. Определение отношений между таблицами

— закройте все окна таблиц базы данных (правая кнопка мыши по ярлычку с названием таблиц) (рис. 13.8). Microsoft Access 2007 не позволяет создать или изменить связь, если открыта, хотя бы одна таблица;

Рис. 13.8 – Закрытие окна

— нажмите на вкладке Работа с базами данными кнопку Схема данных;

— добавьте все созданные ранее таблицы на схему данных;

— в нашем примере установим связь между таблицами «Главная» и «Справочник должностей». Данная связь устанавливается по значению полей «Должность» (это поле есть и в первой и во второй таблице). Поместите указатель мыши над полем «Должность» таблицы «Главная», нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите появившийся значок поля на поле «Должность» таблицы «Справочник должностей». Отпустите левую кнопку мыши.

— в диалоговом окне «Связи» поставьте флажок Обеспечение целостности данных;

— нажмите кнопку Создать, чтобы подтвердить создание связи и перейти в окно «Схема данных» (рис. 13.9).

Рис. 13.9 — Диалоговое окно «Схема данных»

— закройте окно Схема данных.

7. Созданиеполей подстановок.

Мастер подстановок позволяет заменить обычные поля таблиц полями со списком. Если одни и те же данные используются в нескольких таблицах, отпадает необходимость повторного заполнения данных, а также исключается возможность ошибки при заполнении. Например, после применения поля подстановок для поля «Должность» будет отображаться выпадающий список значений из таблицы «Справочник должностей». Для создания полей подстановок:

— откройте таблицу в режиме конструктора;

— установите курсор на поле, для которого создается подстановка;

— в нижней части экрана выберите вкладку Подстановка;

— в строке Тип элемента управления выберите тип Поле со списком, появится дополнительный набор свойств;

— в строке Источник строк выберите таблицу, из которой вы будете брать список значений для подстановки (рис. 13.10);

Рис. 13.10 — Создание полей подстановок

— переключитесь в режим таблицы.

8. Сохранение базы данных

— кнопкаMicrosoft OfficeСохранить;

— либо найдите на панели быстрого доступа кнопку Сохранить.

Требуется создать базу данных, описывающую некоторую группу людей и позволяющую с учетом их профессиональной деятельности рассчитать денежное содержание.

1. Создайте таблицы базы данных с нижеперечисленными полями (табл. 13.1 – 13.6). Подчеркнутые поля являются ключевыми в таблицах.

Таблица 13.1 — Главная

ФИО текстовый
Дата рождения дата/время
Должность текстовый
Стаж числовой
Удаленность текстовый
Вредность по категориям текстовый
Ученая степень текстовый

— удаленность может быть средняя, большая, очень большая;

— вредность по категориям: 1, 2, 3, 4, 5;

— ученая степень – ктн (кандидат технических наук), дтн (доцент технических наук).

Таблица 13.2 — Справочник должностей

Должность текстовый
Оклад по должности денежный

Таблица 13.3 — Справочник надбавок за стаж

Стаж числовой
Надбавка за стаж денежный

— надбавка за стаж выплачивается сотруднику, если он работает свыше 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40 лет.

Таблица 13.4 — Справочник надбавок за удаленность

Удаленность текстовый
Надбавка за удаленность денежный

Таблица 13.5 — Справочник надбавок за вредность

Вредность Текстовый
Надбавка за вредность Денежный

Таблица 13.6 — Справочник надбавок за ученую степень

Ученая степень текстовый
Надбавка за ученую степень денежный

2. В каждой таблице установить ключевое поле

3. Для поля «Дата рождения» таблицы «Главная» установите маску ввода.

4. Установите связи между таблицами.

5. В таблице «Главная» создать поля с подстановками для полей «Должность», «Стаж», «Удаленность», «Вредность», «Ученая степень».

6. Заполните таблицы-справочники непротиворечивыми реальными данными (рис. 13.11-13.15).

Рис. 13.11 – Таблица Справочник должностей

Рис. 13.12 – Таблица Справочник надбавок за вредность

Рис. 13.13 – Таблица Справочник надбавок за стаж

Рис. 13.14 – таблица Справочник надбавок за удаленность

Рис. 13.15 – Таблица Справочник надбавок за ученую степень

7. Заполните данными таблицу «Главная» (10 записей) (рис. 13.16).

Рис. 13.16 – Таблица Главная

8. Сохраните базу данных на внешнем носителе (с ней Вы продолжите работу в дальнейшем).

Работа в лаборатории

1. Выполнить предложенные задания.

2. Сформировать отчет.

1. Созданный файл.

1. Каким образом создать новую базу данных?

2. Каким образом можно добавить новое поле в таблицу?

3. Каким образом задается шаблон для ввода даты?

4. Какие типы данных можно использовать при описании полей таблицы?

5. Каким образом устанавливается отношение «один к одному»?

6. Каким образом устанавливается отношение «один ко многим»?

7. Каким образом устанавливается отношение «многие к одному»?

8. Каким образом устанавливается отношение «многие ко многим»?

Источник

Начало работы в Access-2007

Введение

В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных. Используя Microsoft Office Access, который входит в пакет офисных приложений Microsoft Office, вы можете самостоятельно создать базу данных.

Невзирая на то, что в этой статье сделана попытка собрать материал, который будет интересен и начинающим пользователям программы Access, и тем, кто уже знаком с предыдущими версиями данной программы.

Для того чтобы мы говорили на одном языке, определимся с понятиями, которые будут использоваться. В реляционной теории содержится очень много различных понятий и терминов, но мы будем использовать упрощенный набор определений. Это практическое руководство к действию, а не теоретические изыскания.

Под базой данных принято понимать объективную форму представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.

В базе данных вся информация собрана в виде таблиц. Таблица для нас — это аналогия таблицы на бумаге и состоит из строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, не повторяющееся в этой таблице. Строки следуют в произвольном порядке, и не имеют номеров. Поиск строк производится не по номерам, а по идентификаторам (ключам). О ключах мы поговорим подробнее в соответствующем разделе.

Для поиска и обработки информации служат запросы, а готовый результат выводится в виде отчетов.

В программе Access 2007 имеется ряд наиболее распространенных шаблонов баз данных. В новой терминологии такие шаблоны названы предустановленными базами данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое появляется при запуске программы Access 2007 и называется . Мы не будем использовать указанные шаблоны, а создадим собственную базу данных. Дружественный интерфейс Access 2007 позволяет делать это, не имея специального образования по программированию.

Запуск Access 2007 для создания новой базы

Запустите Microsoft Access 2007 из меню Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится окно . Разработчики программы предлагают нам готовые шаблоны из Интернета, но мы выполним работу по созданию базы самостоятельно.

Читайте также:  Составление таблицы маршрутизации сети

Допустим, что мы решили на своем сайте открыть торговлю информационными продуктами и для учета этой торговли создаем базу . Для этого щелкните мышью на иконке .

Access 2007

Access 2007

В открывшемся поле имени файла введите имя файла . При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных. В данном примере файл будет располагаться в E:\my doc.

Создание таблиц Access

Нажмите кнопку Создать, приложение Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы.

Access 2007

В отличие от более ранних версий офисных приложений фирма Microsoft в версии 2007 изменила интерфейс. На смену меню и панелей инструментов пришли Ленты. Лента — это область в верхней части окна, в которой можно выбирать команды. Для более быстрого восприятия смысла команд каждая из них проиллюстрирована соответствующим значком.

Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его . Этот код мы будем позже использовать при создании связей между таблицами. Если вы щелкните мышью на поле со значком , то станет активным поле в котором отобразится слово . Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки нашей таблицы.

Access 2007

В новой версии Access появилась возможность создавать таблицу, не задумываясь о формате данных, которые вы вводите в соответствующий столбец. Программа автоматически отследит вводимую информацию и предложит соответствующий тип данных и наиболее часто используемый формат представления информации. При создании таблицы это наглядно видно.

Поскольку мы создаем электронный магазин, то нам понадобиться таблица для учета наших продуктов. Для этого в первой строке второго столбца вы вписываете наименование первого информационного продукта. Допустим, это будет . После ввода текста в ячейку второго столбца с правой стороны появился третий столбец с наименованием . Второй столбец получил по умолчанию наименование . Для удобства работы с таблицей переименуем этот столбец, для чего щелкните мышью на наименовании и после включения текстового курсора введите текст . Поскольку в ячейку таблицы был введен текст , то программа автоматически определила тип данных как .

Access 2007

Аналогично в третий столбец впишем цену продукта с точностью до четырех знаков 12,3456, а в четвертый размер файла в килобайтах — 1300 без указания единиц измерения. Переименуем соответствующие поля, назвав их и . Для удобства чтения данных о размере файла установите формат отображения данных .

Access 2007

Изменить количество знаков после запятой можно, используя кнопки , .

Access 2007

Сохраните таблицу, нажав кнопку в верхнем левом углу окна или комбинацию клавиш (Ctrl + S) клавиатуры. В поле укажите .

Аналогичным образом создайте таблицу , используя команду ленты (Рис. 01_8).

Access 2007

Предполагаем, что наши заказчики будут рассчитываться за покупки с использованием системы электронных платежей WebMoney. Нам потребуется указать Для учета этой информации нам потребуются поля с текстовым типом данных, — с числовым типом данных и с типом данных в кратком формате даты.

Access 2007

Для удобства ввода дат справа от ячейки с типом данных располагается кнопка электронного календаря. Щелчок мышкой по выбранной дате вводит дату в ячейку. Заполнив первую строку, сохраните таблицу .

Создание форм

Для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В версии Access 2007 можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки расположены на ленте . Первая заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз.

Access 2007

Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы выглядит следующим образом.

Access 2007

При большом количестве полей в таблице такая форма очень удобна для ввода данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо поля. Недостатком является необходимость просматривать исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. При переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.

Более предпочтительна форма, созданная с помощью следующей заготовки.

Access 2007

Как видно из комментария к команде на создание такой формы, она позволяет видеть на экране данные уже введенные в таблицу и поля для ввода. Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы выглядит следующим образом. Обратите внимание на ошибку комментария: Таблица расположена снизу, а поля формы сверху окна формы.

Access 2007

Промежуточным вариантом по удобству работы среди вышеописанных форм можно считать форму, созданную из третьей заготовки (Рис. 02_3).

Access 2007

Она позволяет видеть на экране сразу несколько записей в форме, но это не приемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, т.к. это снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля.

Access 2007

Используя команду ленты создаем форму для таблицы и .

После создания формы продукты дополните данные о предлагаемых продуктах следующей информацией:

Наименование продукта Цена Размер файла
Как быстро создать информационный продукт 0,9321 1 000
Как определить будущих потребителей информационного продукта 4,7531 30 450

Для этого щелкните мышкой по кнопке на Строке состояния в нижней части экрана или воспользуйтесь клавишей , нажимая ее до появления на экране пустой записи в форме. После внесения данных в форму закройте ее, щелкнув правой кнопкой мыши по ярлыку формы и выбрав в открывшемся контекстном меню команду .

Аналогичным образом дополните информацию о заказчиках, внеся следующую запись:

Логин заказчика Индекс кошелька № кошелька Дата регистрации
Simeon Z 987654321 07.09.2007

После внесения данных в форму закройте её.

Создание отчетов

Для того чтобы иметь возможность распечатать данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты. На первом этапе освоения программы Access целесообразно воспользоваться командой расположенной на ленте .

Access 2007

В процессе работы предложит выбрать из списка доступные поля (см. Рис. 03_2), для чего можно воспользоваться стрелками влево и вправо, выделяя нужную строку из списка курсором.

Access 2007

Мы переносим в правую часть все доступные поля.

Access 2007

На следующем шаге мы можем выбрать способ сортировки информации в будущем отчете. Выбираем сортировка в алфавитном порядке (по возрастанию) для поля .

Access 2007

Access 2007

Далее выбираем макет и книжную ориентацию бумаги, т.к. число полей в таблице не большое и она легко разместиться на странице достаточно крупным шрифтом.

Access 2007

Следующий шаг предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчета) — выберете тот, который вам больше подходит.

Access 2007

На завершающем этапе вы должны выбрать удобное для вас имя отчета и, либо просмотреть готовый отчет, либо перейти к редактированию, выбрав команду . Выбираем последний вариант.

Access 2007

Данный выбор связан с тем, что Мастер отчетов создал поле очень малой ширины при том, что справа на листе есть свободное место.

Access 2007

Устанавливаем курсор мыши на правой части поля в , нажимаем левую кнопку мыши и перемещаем границу поля до желаемой ширины, т.е. изменяем ширину ячейки в таблице. После этого действия щелкаем мышью на команде в левой части ленты и переключаемся в режим просмотра полученного отчета.

Access 2007

Аналогично создаем отчет для таблицы . Если вы выполните все предыдущие этапы, то отчет должен иметь такой вид, как на рисунке ниже, возможно отличаясь только выбранным стилем.

Источник

Adblock
detector