Меню

Понятие бланка и таблица



Виды бланков

виды бланков

Различные виды бланков документов актуальны для одновременного выполнения нескольких задач.

  1. Сокращают время на оформление документации. Заготовка уже содержит информацию постоянного характера, что упрощает и ускоряет набор данных.
  2. Исключают вероятность ошибки в реквизитах. Достаточно скрупулезно проверить заполненные поля один раз во время подготовки шаблона.
  3. Облегчают восприятие написанного текста. Четкая структура и привычное расположение сведений ускоряют процесс обработки необходимых данных.
  4. Печать фирменных бланков повышает престиж компании в глазах клиентов и партнеров, особенно если листы оформляются типографским способом.

Каждая ведущая документооборот организация может иметь несколько шаблонов для подготовки приказов, писем, распоряжений. Их изготавливают различными способами:

  • с использованием штемпеля;
  • с применением заготовки в электронном виде, созданной собственными силами на компьютере:
  • в типографии .

Варианты фирменных бланков, отпечатанных на профессиональном оборудовании в типографии, выглядят солидней и лучше защищены от подделки, что положительно сказывается на репутации компании.

внешний вид бланка

Какие бывают бланки

Классификация по типу сведений

Внешний вид и назначение бланка обусловлен типом сведений. В зависимости от передаваемой информации заготовки можно разделить на несколько категорий:

  • общая — применяются для донесения любых данных внутри компании (кроме официальных писем и унифицированной документации);
  • шапка письма — имеет стандартные принципы оформления и применяется исключительно для служебных писем;
  • шаблоны для подготовки конкретных документов, включающие реквизиты соответственно учредительной документации компании.

Классификация по расположению данных

Виды бланков, применяемых организациями, могут отличаться по расположению постоянных сведений.

  • Угловые. Основные данные предприятия и эмблема наносятся в левом верхнем углу. Такое расположение часто применяется для писем, т. к. позволяет набрать информацию об адресате в правой стороне, симметрично реквизитам отправителя.
  • Продольные. Постоянные сведения печатаются по центру страницы вдоль верхнего поля, что удобно при наборе внутренних распоряжений, приказов и актов, не требующих указания получателя.

Классификация по составителю документа

Еще одна классификация показывает, какие существуют виды бланков в зависимости от составителя:

  • организация — в качестве отправителя выступает предприятие, фонд и пр.;
  • структурное подразделение — применяются в крупных компаниях с большим управленческим аппаратом и требуют указания наименования отдела после названия организации;
  • должностное лицо — используются руководителями компаний и подразделений, наделенными правом подписи.

Рассмотренные классификации применяются для официального документооборота по общепринятым правилам, но каждая компания вправе разработать дополнительные индивидуальные образцы, не вписывающиеся в рамки ГОСТа. Руководитель может решить, что необходимы собственные шаблоны для нестандартных ситуаций (сертификаты, справочная информация, рекламные листы). Для разработки оригинального варианта бланка в таком случае можно обратиться к специалистам типографии.

На этапе создания шаблона для любого документа в организации необходимо учесть все три рассмотренные классификации, подобрав оптимальное сочетание элементов структуры (отправитель, расположение шапки и предназначение заготовки).

Персональные шаблоны не имеют строгих рамок оформления. Официальные бумаги формируются по определенным правилам, которые диктует государственный стандарт.

Требования к оформлению бланков

унифицированный формат бланков

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает набор требований к перечню реквизитов официальных документов, стандартное оформление которых необходимо для реализации следующих целей:

  • унифицированный формат основных видов оформления бланков обеспечивает документу юридическую силу;
  • соблюдение канонов составления документации облегчает процесс ее подготовки и дальнейшей работы с информацией.

Официальные виды бланков, их характеристики и правила оформления — все это предусмотрено государственным стандартом, основные положения которого заключаются в перечислении реквизитов, необходимых для заполнения и однозначно идентифицирующих вид документа и его составителя.

Изготовление шаблона по ГОСТу подразумевает использование светлого листа бумаги формата А4, на который в обязательном порядке наносятся следующие сведения.

формат бланков

  • Наименование организации-составителя. Независимо от того, какие бывают бланки, их шапка должна однозначно определять автора бумаги, поэтому в данном поле необходимо указать полное и краткое наименование компании, статус отправителя (должность сотрудника, название филиала и вышестоящей организации). Состав реквизитов зависит от структуры учреждения и типа документа.
  • Различные виды бланков организации должны содержать поля для даты и регистрационного номера.
  • Место издания официальной бумаги (в бланках для писем указывается адрес, телефон и другие контактные данные).
  • Шаблоны для конкретных документов включают в себя наименование их видов (распоряжение, акт).

бланк письма

Особое внимание следует обратить на бланк письма, который помимо перечисленных данных должен содержать:

  • отметки для заполнения даты и регистрационного номера входящей корреспонденции;
  • дополнительные сведения — код по ОКПО, ОГРН, идентификационный номер (ИНН) и КПП (указываются при рассылке документов-писем в различные организации).

Отдельного упоминания заслуживает применение символики, которая обычно присутствует на всей официальной документации. Это может быть:

  • Государственный герб (для органов власти и управления, которые имеют право на использование данного изображения, установленное законом);
  • эмблема ведомства (утверждается указами Президента РФ);
  • фирменный знак.

Независимо от типа бланков документов символика наносится в верхней части страницы.

При разработке персональных неофициальных шаблонов необязательно строго придерживаться определенных правил оформления. Так, некоторые типы произвольных документов могут исполняться на цветной бумаге с использованием различных шрифтов, а их структура может сильно отличаться от требований ГОСТа.

Заказ бланков в типографии «Контекст Полиграфия»

Рассмотренные основные виды бланков и требования к их оформлению относятся к официальной документации, которая ведется в каждой компании. Как же создать все необходимые шаблоны для упрощения процедуры документооборота?

  1. Можно задействовать своих сотрудников, которые сделают заготовки в электронном виде для дальнейшего использования внутри организации. Но для официальной внешней переписки, проведения семинаров и рекламных акций, подготовки справочных материалов для партнеров такой вариант выглядит непрезентабельно.
  2. Различные виды бланков можно заказать в типографии, которая обеспечит идеальное качество печати и выполнит все требования к ним. Листы, оформленные профессионалами, выглядят солидней распечатанных на обычном принтере, что положительно сказывается на имидже компании.

цветные бланки

Типография «Контекст Полиграфия» изготовит любые варианты бланков не только по ГОСТу, но и напечатает шаблоны по готовым формам клиента или разработает индивидуальные заготовки, соответствующие фирменному стилю компании. Заказчику достаточно только предоставить следующую информацию:

  • логотип в векторном формате;
  • наименование организации;
  • реквизиты, которые необходимо указать на заготовке;
  • образцы фирменного оформления (готовые шаблоны, применяемые шрифты).

Если у предприятия еще не сформирован фирменный стиль, то типография предоставляет услуги дизайнеров, которые в сотрудничестве с заказчиком:

  • разработают логотип;
  • подберут подходящие к случаю шрифты;
  • найдут оптимальное расположение данных на странице.

Разнообразные типы бланков документов можно распечатать несколькими способами: офсетным, цифровым или трафаретным. Цвет и качество бумаги может выбрать сам клиент или дизайнеры типографии (согласно виду, предназначению и применяемому оформлению документа) после согласования с заказчиком.

Типография «Контекст Полиграфия» работает с тиражами любых объемов и располагает оборудованием для изготовления бланков формата А3.

Оформите заказ — подарок (скидка 25% на работы).

Источник

Бланк

Бланк — вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа определённого формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места, для последующего внесения туда информации (вручную, на печатной машине, на компьютере). На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.

Читайте также:  Заполненная таблица реформа федора алексеевича

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). установлено три вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.), бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Фирменный бланк — бланк с фирменной атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия. Обычный формат фирменного бланка — А4, но в отдельных случаях изготавливаются фирменные бланки других форматов.

Бланки самокопирующие

Несколько листов бумаги, изготовленных из специальной самокопирующей бумаги и скрепленных с одной стороны при помощи специального клея, позволяющего достаточно легко разделять листы. [1]

Примечания

Литература

  • Бланк канцелярский, гербовый и пр. // Энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона: В 86 томах (82 т. и 4 доп.). — СПб. , 1890—1907.

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое «Бланк» в других словарях:

бланк — бланк, а … Русский орфографический словарь

бланк — бланк/ … Морфемно-орфографический словарь

БЛАНК — бланка; 1) белый лист с напечатанным обозначением учреждения, лица, от которого будет послано написанное на этом листе письмо; 2) печатная бумага с пробелами в тексте, куда вставляются рукописью нужные недостающие слова, нпр., бланки для… … Словарь иностранных слов русского языка

БЛАНК — БЛАНК, бланка, муж. (франц. blanc, букв. белый). 1. Лист с частично напечатанным текстом, в прочей же части заполняемый текстом от руки при надобности (канц.). Анкетные бланки. 2. Документ, подписанный выдавшим его лицом, но не заполненный… … Толковый словарь Ушакова

бланк — БЛАНК (БЛАНКА) , неизм. Единственная карта какой либо масти на руках. ◘ Немало было смеху в середине игры, когда Анна Фёдоровна с тузом и королем бланк говорила мизер и оставалась с шестью. Л.Н.Толстой. Два гусара, 1856. ◘ С короля… … Карточная терминология и жаргон XIX века

БЛАНК — БЛАНК, а, муж. Лист со специально напечатанными графами (или грифом 3), заполняемый какими н. официальными сведениями, официальным текстом. Б. учреждения. | прил. бланковый, ая, ое. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

бланк — таблица; формуляр, форма, лист, карт бланш, листок, фотобланк Словарь русских синонимов. бланк сущ., кол во синонимов: 9 • карт бланш (6) • … Словарь синонимов

Бланк — – это бумажный лист, как правило формата А4, содержащий элементы фирменного стиля или информацию постоянного характера (накладные, акты и т.п.); предназначен для последующего заполнения; Пробельный материал; пробел; Пустая [незаполненная]… … Краткий толковый словарь по полиграфии

БЛАНК — (фр. blanc белый) лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа либо с напечатанным любым способом текстом штампа или иным текстом (текстом и рисунком), используемый для составления документа (бланки лицензии, паспорта, удостоверения,… … Юридический словарь

Бланк — А. Предназначенный для заполнения макет документа для внесения записей в отведенные места от руки или машинным способом. Б. Лист бумаги с названием компании, фирмы, организации, предназначенный для его заполнения текстом. Словарь бизнес терминов … Словарь бизнес-терминов

Бланк — I м. 1. Лист бумаги с частично напечатанным стандартным текстом (включая заголовок), предназначенный для единообразного оформления документов, сообщений и т.п. 2. Документ, подписанный выдавшим его лицом, но не заполненным текстом. II м. устар.… … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

Источник

Значение слова «бланк»

БЛАНК, -а, м. Лист бумаги с печатным заголовком, предназначенный для составления документа, официального письма и т. п.

[От франц. blanc — белый]

Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

  • Бланк — вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа определённого формата с воспроизведенной на нём постоянной информацией документа и местом, отведённым для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нём имеются пустые места для последующего внесения туда информации (вручную, на печатной машине, на компьютере). На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчётности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введён в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). установлено три вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, , актов и др.), бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Фирменный бланк — бланк с фирменной атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия. Обычный формат фирменного бланка — А4, но в отдельных случаях изготавливаются фирменные бланки других форматов.

БЛАНК, а, м. [фр. blanc, букв. белый]. 1. Лист с частично напечатанным текстом, в

прочей же части заполняемый текстом от руки при надобности (канц.).

Анкетные бланки. 2. Документ, подписанный выдавшим его лицом, но не заполненный текстом (торг.). Вексельный б.

Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

бланк

1. лист бумаги с частично напечатанным стандартным текстом, используемый для единообразного оформления документов ◆ Павел Иванович Греч простоял в карауле двое суток и занимался составлением бланков, при которых перепровождали арестантов в крепость. Н. И. Греч, «Записки о моей жизни», 1849-1856 г. (цитата из НКРЯ) ◆ ― Управься мне с доносчиками, как хочешь, лишь бы концы в воду, ― сказал герцог и вынул из бюро несколько листов, которые и отдал Липману вместе с подлинным доносом Горденки. ― Вот тебе бланки на их судьбу! Выбрав нужное для себя, сожги бумагу. И. И. Лажечников, «Ледяной дом», 1835 г.

Делаем Карту слов лучше вместе

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

Вопрос: нечувствительность — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?

Источник

ГОСТ Р 7.0.97-2016 о бланках документов

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

Читайте также:  Молекулярные массы алкенов таблица

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Читайте также:  Футбол словения премьер лига турнирная таблица

Общий бланк может содержать (Пример 6):

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

08 – «Справочные данные об организации»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

12 – «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

[1]ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[2]Для определения сроков хранения документов служат перечни, типовые или ведомственные. Основной типовой перечень – это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

[3] Подробнее о защите электронных документов от несанкционированных изменений см.: Артонкина Н.В. Как защитить данные при совместной работе в MS Word // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 93 – 97.

[4]См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 – 35.

[5]Унифицированная системы организационно-распорядительной документации.

[6]ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент
З.С. Винченко, старший научный сотрудник ВНИИДАД

Источник

Adblock
detector