Меню

Образцы таблиц учета документов

Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Для чего необходимы журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящей корреспонденции? На первый взгляд неопытному специалисту может показаться, что эти документы — формальность и бюрократический пережиток. Но на практике быстро подтверждается, что скрупулёзная фиксация всех входящих и исходящих писем очень полезна организации. Рассказываем, для чего необходимы журналы регистрации корреспонденции и как их правильно вести.

Для чего нужен журнал регистрации писем в организации

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации. Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима.

Регистрация входящих и исходящих писем:

  • служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;
  • помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
  • помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
  • запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
  • может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
  • помогает в судебных разбирательствах.

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам. Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах. В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге.

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журнал регистрации входящих документов

Образец Журнала регистрации входящей корреспонденции

Входящая корреспонденция — это письма, заявки, обращения, жалобы и прочие документы, которые поступают в организацию от клиентов, деловых партнёров и государственных учреждений. Все они регистрируются в порядке поступления в день поступления: если письмо пришло 21 марта, необходимо зарегистрировать его именно с этой датой. Точно также каждому обращению в порядке очередности присваивается индивидуальный номер.

Обработка входящей корреспонденции входит в обязанности секретаря. Этот сотрудник вносит данные о поступивших документах, сортирует их и доводит до адресатов — руководителя, его заместителей или начальников отделов. Секретарь же отслеживает своевременность ответов на письма (конечно, если они предполагаются). Каждую неделю он просматривает заполненный журнал, выписывает реквизиты обращений, на которые ещё нет ответа и доводит информацию до ответственных лиц. Когда ответ отправлен, в специальной графе в журнале пишут реквизиты исходящего письма. Такой подход позволяет держать документооборот под полным контролем.

Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата, совпадает с днём поступления документа в компанию. Если письмо пришло в конце рабочего дня и не содержит срочной информации, допускается зарегистрировать его утром следующего дня. Если документ срочный, регистрируется без промедления.
  3. Номер входящего документа. Собственный номер, то есть тот, который в порядке очередности присваивает секретарь организации.
  4. Дополнительные реквизиты. Некоторые секретари добавляют графу с информацией о дате и регистрационном номере отправителя. Это не обязательный пункт.
  5. Вид документа. Если это имеет значение для работы, можно указывать вид входящей корреспонденции — письмо, заявка, жалоба, информационный запрос. Такой приём может помочь секретарю проще отслеживать обращения, требующие срочного ответа. Необязательный раздел.
  6. Отправитель. Рекомендуется указывать наименование организации и того, в чьём лице она представлена (кем подписан документ).
  7. Краткое содержание. Рекомендуется фиксировать не только тему, но и конспектировать смысл письма. То есть не ограничиваться формулировкой «Об испорченной продукции», а раскрывать содержание — «О требовании компенсации за испорченную по вине контрагента ООО «Техно» продукцию в поставке №245 от 20 февраля 2019».
  8. Ответственный исполнитель. Если на письмо или жалобу предполагается ответ, секретарь дожидается назначения ответственного сотрудника и указывает его в журнале.
  9. Ответ. Когда ответ на обращение готов, в этой графе пишут реквизиты исходящего документа. После этого документ считается исполненным.
  10. Отметка о выдаче во временное пользование. Ещё один необязательный раздел. Требуется только в случае, если документы часто забирают из архива. Достаточно отметки о дате выдачи и получателе.

Несмотря на кажущуюся объёмность журнала, внесение данных по одному наименованию редко занимает больше 2 минут.

Скачать образец журнала входящей корреспонденции: Журнал регистрации входящих документов

Секретарь ведёт журнал регистрации документов

Бланк Журнала исходящих документов

Исходящую корреспонденцию, то есть документы, которые пишет и отправляет организация в ответ на поступившие обращения или по собственной инициативе, тоже нужно регистрировать в отдельном журнале. Дата регистрации и дата отправки должны совпадать (могут отличаться максимум на 1-2 дня, если речь идёт о несрочных данных).

Структура журнала исходящей корреспонденции очень похожа на содержание журнала для входящей корреспонденции:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата.
  3. Номер.
  4. Адресат.
  5. Тема и краткое содержание. Как и в предыдущем случае, рекомендуется законспектировать смысл письма, а не ограничиваться заголовком.
  6. Исполнитель. Здесь указывают не только визирующего документ директора, но и «внутреннего» исполнителя.
  7. Количество оригинальных экземпляров.
  8. Способ отправки. Необязательный раздел, который, однако, может быть полезен при анализе качества разных способов доставки документов (почта, курьер, личная доставка).

Скачать образец реестра исходящих документов: Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов

Бумажный и электронный учет документации

В современных условиях нет необходимости вести учёт корреспонденции на бумаге от руки: более удобной может оказаться электронная таблица. Самый распространённый вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе. Графы называют также, как в бумажной версии (смотрите предыдущие разделы). Дополнительное преимущество в том, что часть данных можно копировать, то есть ускорить заполнение. Нередко программа будет предлагать продублировать информацию из предыдущих строк. Номера писем и их даты также могут присваиваться в автоматическом режиме. Всё это в совокупности упрощает работу секретаря.

Читайте также:  Таблица для расчета кто родится

Опасность только одна — потеря электронного файла. Если на компьютере произойдёт сбой или он вовсе сломается, есть риск потерять важную информацию. Однако этот недостаток легко преодолевается двумя путями:

  • одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);
  • хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).

Заключение

Регистрация входящих и исходящих документов — простая процедура, которая поможет компании держать делопроизводство под контролем. Для регистрации необходимы специальные журналы. С их помощью можно отслеживать своевременность ответов, восстанавливать утраченные письма, предоставлять информацию контролирующим органам и суду. Допускается использовать как бумажные бланки, так и вести электронную таблицу в Excel, Google Docs или аналогичной программе.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Образец Журнала регистрации несчастных случаев на производстве

Журнал учета Трудовых договоров

Журнал учета приказов по личному составу: форма, электронный журнал

Образец журнала учета трудовых книжек

Образцы доверенностей на получение почты от организаций и физических лиц

Источник



Порядок и правила регистрации входящих документов в делопроизводстве — образец журнала учета

Согласно современным правилам делопроизводства, вся документация, в том числе корреспонденция, должны регистрироваться при поступлении на предприятие.

При регистрации входящих документов присваивается уникальный номер, и эти сведения должны находиться в базе данных организации, а также отмечаются в специальном журнале учета.

Данные могут понадобиться во многих ситуациях, например, при расследовании несчастных случаев, прохождении государственных инспекций от различных структур, проведении общественных и государственных экспертиз, судебных разбирательствах и прочее.

  1. Порядок регистрации входящих документов в делопроизводстве
  2. Как вести журнал учета документации при поступлении на предприятие
  3. Скачать образец
  4. Выводы

Порядок регистрации входящих документов в делопроизводстве

Условия регистрации документов закреплены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Норматив определяет понятие регистрации как процесс присвоения документу уникального номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (это может быть карточка, база данных, электронный или бумажный журнал).

Регистрировать нужно все документы: как созданные на предприятии, так и поступившие в него извне.

Из входящей документации подлежат регистрации только та, которая незаменима в работе организации, имеет информативную и побудительную ценность.

Не регистрируют корреспонденцию рекламного, сопроводительного характера (в том числе справочники, печатные издания) и нерабочие письма (приглашения, поздравления, соболезнования и другие, связанные с проявлением деловой и общечеловеческой этики).

Также не обязательно регистрировать формы статистической отчетности и бухгалтерскую документацию (чеки, накладные, счета, платежные поручения), если они приходят без сопроводительного письма.

Регистрация документов входит в обязанности офис-менеджеров, канцелярии, секретарей, службы делопроизводства или делопроизводителей отделов, при этом полномочия четко разграничиваются, а в должностной инструкции указывается, в каком формате (журнале или карточке) нужно регистрировать документацию. Разрешено проводить процедуру в системе электронного документооборота (СЭД), если ее работа налажена на предприятии.

Входящим документам присваиваются номера в порядке поступления. Но экземпляры, имеющие пометки о срочности, регистрируются незамедлительно.

Как вести журнал учета документации при поступлении на предприятие

Вид учета должен устанавливаться локальными нормативами организации. Например, на одних предприятиях достаточно вести карточки, на других – каждому документу присваивается уникальная учетная запись в системе электронного документооборота. В большинстве случаев используются журналы учета на бумажных носителях.

Для каждой категории документов необходимо создавать отдельный журнал: для входящих, исходящих, протоколов, договоров, распоряжений, служебных записок, приказов, докладных, обращений граждан и прочего.

При этом все сведения должны отражаться максимально подробно, чтобы облегчить последующие этапы делопроизводства.

Журнал может быть типовым (изготовленным на заказ по форме, утвержденной правилами организации) или обычной тетрадью. В любом случае он состоит из двух частей: титульного листа и основной части, представленной в виде таблицы.

На титульном листе указывается:

  • наименование организации с указанием юридически-правового статуса и кодов деятельности;
  • название самого журнала;
  • ФИО и должности сотрудников, ответственных за ведение.

Остальные листы представляют собой таблицы с 10 столбцами, каждая графа которого должна быть заполнена.

Назначение колонок таблицы:

  • порядковый номер пункта;
  • дата регистрации;
  • наименование документа;
  • адресант (от кого поступил);
  • краткое содержание;
  • кому передали входящий документ;
  • дата передачи;
  • подпись (с расшифровкой) лица, получившего документ;
  • номер дела и другие отметки;
  • графа для дополнительных сведений.

Цель ведения журнала – не только регистрация, но и дальнейшая работа: например, реакция на письма (подготовка запросов, составление ответных писем), выдача справок по входящей документации.

Номера страниц проставляются вручную. Предпочтительные цвета чернил для заполнения: синие, темно-голубые, фиолетовые и черные. После того, как журнал заканчивается, и необходимо заводить новый, руководитель предприятия должен заверить старый журнал, поставив подпись и печать. Затем журнал сшивается, опечатывается и отправляется на хранение в архив.

Читайте также:  Футбольная таблица испания премьер лига

Скачать образец

Выводы

Вся входящая документация, несущая информацию или имеющая коммуникативный и побудительный характер, должна быть зарегистрирована по ГОСТ Р 7.0.8-2013. Для этого каждому документу присваивается уникальный номер, и все данные вносятся в форму (карточки, журнал, СЭД). Как привило, используется бумажный журнал.

Его ведение входит в обязанности работников канцелярии, делопроизводителей или секретарей. Журнал состоит из титульного листа и табличной части. Когда свободные страницы заканчиваются, он заверяется, сшивается, опечатывается и направляется в архив.

Источник

Регистрация документов. Журналы регистрации и учета. Что и как, всё по полочкам, с примерами и образцами

Создаваемые и входящие документы подлежат регистрации. Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», утвержденному Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, регистрация документа – это присвоение документу регистрационного номера и внесение
данных о документе в регистрационно-учетную форму, а регистрационно-учетная форма – это документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде,
используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. В кадровом делопроизводстве традиционной является журнальная форма учета. Регистрационно-учетные формы журнала ведутся для регистрации, учета самых разных кадровых документов: трудовых
книжек, трудовых договоров, приказов и распоряжений, заявлений работников, уведомлений и предложений работникам, актов, локальных нормативных актов, служебных записок и др.
Документы регистрируют после их подписания (утверждения), а ни в коем случае не до. Например, приказ, который еще не подписан руководителем,
нельзя регистрировать в журнале регистрации приказов. Вот когда приказ будет подписан, тогда его регистрируют и присваивают ему регистрационный номер, который
и пишут затем в соответствующей графе приказа. Создаваемые документы регистрируют в день утверждения или подписания, поступающие (входящие) документы регистрируют в день поступления, отправляемые (исходящие, выдаваемые работникам) – в день отправления (выдачи). Согласно п. 3.12 ГОСТа 6.30-2003 «регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.». Также в кадровом делопроизводстве ведутся журналы для учета кадров, их движения: приема, переводов, увольнений, дисциплинарных взысканий и др. Иногда какие-то журналы (книги) учета поручается вести бухгалтерии или секретарю организации, в небольших организациях некоторые журналы может вести даже сам
руководитель организации, но большинство перечисленных регистрационно-учетных форм все же традиционно поручают вести кадровым работникам. Им же нередко доверяют и ведение
«некадровых» журналов. Указание на то, кто конкретно обязан вести регистрацию тех или иных документов (либо событий), может быть предусмотрено нормативными
актами, в том числе локальными нормативными актами работодателя. Поручение конкретному работнику обязанности регистрировать документы (события) устанавливается в его должностной инструкции,
трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) или ином документе. В отношении некоторых журналов (книг) учета нормативно установлено обязательное их ведение. Так, к примеру, п. 40 «Правил ведения и хранения
трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, предписано ведение
книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша
в нее. Формы журналов, которые не утверждены официальными органами, разрабатываются работодателями самостоятельно. Разумеется, с оглядкой на требования нормативных актов и общепринятые правила кадрового делопроизводства.

Обычно работодатели приобретают готовые журналы регистрации
с правильной формой. Далее речь пойдет о том, как делать и оформлять журнал своими руками, если работодатель не выделил Вам
денег на готовые журналы. Для этой работы запаситесь временем и энтузиазмом.
Чтобы журнал прослужил свой срок, его обложку изготавливают из плотного долговечного картона, а страницы – из хорошей бумаги.
Когда журнал разрабатывают и изготавливают самостоятельно, то титульную страницу оформляют следующим образом.

Ориентация страниц в таком журнале может быть книжная или альбомная. Это зависит от количества и ширины граф, в которых будут располагаться сведения. На первой странице после обложки журнала принято указывать лиц, которые ведут его. Пример.

Такая страница может размещаться и в конце журнала. Некоторые кадровые работники не делают такую страницу вовсе, а указывают, кто внес запись, в отдельной графе при внесении каждой записи.
Графы внутри журнала, в которые будут заноситься сведения о регистрируемых документах либо о движении кадров, разрабатываются с таким расчетом, чтобы такие сведения в них поместились.
Какие графы должны быть в журнале регистрации кадровых документов, разрабатываемом работодателем? Конкретный перечень граф определяет сам работодатель. Основными являются графы:
° номер записи;
° наименование документа (если в журнале ведется регистрация двух и более видов документов);
° дата документа;
° регистрационный номер документа;
° заголовок или краткое содержание документа.
Также многие выделяют графы: ° автор документа или лицо, подписавшее документ (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение); ° резолюция руководителя; ° отметка об исполнении документа; ° отметка о помещении документа в дело; ° примечание; ° и др. Позиция «Номер записи» некоторым кажется лишней. Однако многие приняли для себя порядок исправления ошибочных записей в журнале, аналогичный порядку, установленному
для исправления записей в трудовых книжках, путем признания неверной записи недействительной («Запись за номером таким-то недействительна»). Для реализации данного порядка
нумерация записей является удобной.

Читайте также:  Основные направления эволюции таблица ароморфоз

Конкретный состав граф зависит от видов регистрируемых документов, принятого порядка регистрации, ее целей, специфики делопроизводства у конкретного работодателя.
Как мы отметили выше, в некоторых журнала учета и книгах учета форма и содержание граф установлено нормативно. Отступать от установленного нельзя.

Чтобы страницы журнала были защищены от изъятия и вложения, страницы нумеруются, журнал прошнуровывается (прошивается), скрепляется печатью и заверяется уполномоченным лицом (руководителем организации, руководителем кадровой службы или др.). Иногда предусматривается опломбирование журнала. На узелок шнуровки на последней странице журнала делается наклейка (бумажный квадратик), на которой производится заверительная запись и ставится печать. Заверительную запись многие размещают на последней странице журнала, а на наклейке – лишь личную подпись уполномоченного лица и печать. Заверительная запись оформляется следующим образом:

Источник

Учет договоров в Excel с напоминаниями

Шаблон журнала учета договоров

Реестр учета договоров в Excel (образец)

Создаем новую книгу Excel, вводим необходимые колонки — разрезы учета. Для примеры мы взяли:

  • Номер договора
  • Действует до
  • Вид договора
  • Контрагент

Дополнительно добавили колонки

  • Примечание (чтобы вписывать комментарии)
  • Текущий статус (эта колонка будет автоматически выводить значения Договор действует или Договор истек )

Настроили фильтры, выбрали цветовое оформление, получилось следующее:

Проверка данных в Excel

Чтобы в будущем можно было пользоваться фильтрами, вводимые данные необходимо нормировать. Например, чтобы в одной строке не ввели ООО «Сириус», а в другой — Сириус ООО. В 1С это делается справочниками, в Excel есть функция — Проверка данных.
Заводим листы с нашей нормативно-справочной информацией:
Виды договоров (с покупателем, поставщиком, прочее)
Контрагенты (здесь будут заноситься наши контрагенты)
Далее выделяем столбец D, идем в меню Данные — Проверка данных. На вкладке параметры выбираем Тип данных — Список, указываем диапазон-источник (лист Виды договоров).

Аналогично поступаем с контрагентами, проверяем, что выбрать можно только имеющийся элемент:

Цветовое выделение просроченных договоров

Здесь на помощь приходит Условное форматирование. Выделяем наш реестр договоров целиком, идем в раздел Условное форматирование — Управление правилами.

Создаем новое правило, выбираем тип правила как на рисунке.

Указываем диапазон (весь регистр договоров), задаем формулу

В том случае, когда разница между текущей датой и датой окончания договора составит более 1 дня, будет выполняться условие для условного форматирования.
В формате выбираем кирпичный цвет фона для подсветки просроченных договоров

Текущий статус договора

Идем в ячейку А2 и вводим формулу:

Работает по такому же принципу, если дата окончания договора больше текущей хоть на 1 день, выводится сообщение «Договор истек».
Копируем формулу на другие ячейки столбца А, вводим данные, убеждаемся, что все работает.

Итак, просроченные договоры у нас будут подсвечиваться кирпичным цветом, в первом столбце будет выводится надпись » Договор истек«.

Получившийся файл можно скачать по ссылке.

Учет договоров в 1С

Для этой цели подойдут различные конфигурации, приведем пример самой распространенной и специализированной

1С:Бухгалтерия 8

Если Вы уже пользуетесь 1С:Бухгалтерия 8, справочник «Договоры» прекрасно справится с функцией системы учета договоров.

Помимо реестра здесь есть возможность:

  • прикреплять сканы,
  • печатать договор по шаблону,
  • контролировать возврат оригиналов.

Источник

Как создать реестр документов в Excel: пошаговая инструкция с фото

Здравствуйте, друзья сайта itswat.ru. Людям определённых профессий приходится работать с большим количеством всевозможных документов – внутренних, входящих, исходящих и других. В крупных организациях, где число документов гигантское, система их учёта чётко отлажена. Для создания электронных реестров используются профессиональные программы, лицензия на которые стоит прилично. Но что делать небольшой, только родившейся и ещё не раскрученной компании, или скромному предпринимателю? Документов не слишком много, но они есть и все очень важные. Их потеря может выйти боком, а платить ежемесячно за профессиональное ПО – лишние и пока неуместные траты. Мой ответ – используйте Excel и с помощью нескольких функций систематизируйте и учитывайте свои «важные бумажки». Итак, тема данного материала — как создать реестр документов в Excel. Дело не сложное, но муторное и с множеством нюансов, поэтому расскажу пошагово с картинками.

Что можно поместить в реестр?

Реестр в Excel можно создать для чего угодно, например, для договоров с партнёрами, клиентами или подрядчиками. Ниже вы можете увидеть картинку – шаблон таблицы с заголовками столбцов, отражающими данные, которые необходимо учесть.

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.

Я же буду создавать реестр текстовых документов, содержащих описания товаров, которые я когда-то составлял по просьбе одной бизнесвумен, по чистой случайности, завалявшиеся на моём ноутбуке. Делаю я это не по необходимости, а для того, чтобы наглядно продемонстрировать вам весь процесс. Это и будет пошаговая инструкция. Уяснив принципы, вы легко сможете адаптировать её под себя, изменив шапку таблицы и выбрав только те действия, которые понадобятся именно вам. Я использую Excel 2007, но версия не принципиальна. Вы можете работать в Excel 2010 или более поздних годов выпуска, ничего не потеряете, так как во всех редакциях используемые мной функции также присутствуют, а разделы меню и команды находятся там же, где и раньше.

Источник

Adblock
detector