Меню

Notion как добавить таблицу



Ресурс Notion для пользы учителей

Если вы мечтали о ресурсе, где в одном месте можно хранить файлы, как на Google Диске, вести журнал успеваемости, как в Google Таблицах или Trello, создавать заметки, как в Evernote, то этот ресурс – Notion. Он представляет собой гибрид всего необходимого для продуктивной работы. Его можно подстроить под личные дела и работу, а также видоизменять дизайн на ваш вкус. В этой статье расскажем, как Notion может помочь учителю хранить сводную таблицу по ученикам, все планы уроков и календарь в одном месте, чтобы улучшить эффективность работы и сэкономить время.

Что такое Notion?

Это сервис, который хранит в себе всё необходимое для работы. Тут собраны такие инструменты, как заметки, списки дел, чек-листы, документы, таблицы, календари и многое другое. По сути, вам больше не нужно открывать в браузере много вкладок на разные сервисы. Просто заносите данные, которые вам нужны в Notion и храните всё там.

Дизайн Notion минималистичен и не перегружен разными цветами. Можно подстраивать цветовые гаммы, обложки и emoji под себя. На первый взгляд, работа с Notion может показаться сложной, так как будут всплывать различные подсказки с большими текстами. Не все могут быстро воспринимать информацию в виде текста, поэтому в начале работы на главной странице будут представлены видео с официального канала, где на английском языке более подробно рассказывают, как работать с ресурсом.

Он отлично подойдёт как для работы одному, так и для крупных компаний. Вопрос в цене. Если вы работаете один, то можно спокойно пользоваться бесплатной версией. Если работаете в школе, где нужно хранить информацию и доступ к ней должен быть сразу у всех учителей, то лучше приобрести платную версию.

Существует веб-версия, а также можно скачать приложение на ПК или на телефон, что помогает сразу синхронизировать данные на всех устройствах.

Как работать в Notion?

Интерфейс ресурса довольно прост. Каждое действие сопровождает подсказка, поэтому вы довольно быстро сориентируетесь. Слева находятся вкладки, а справа рабочая зона. Изначально разработчики предложат вам вкладки-шаблоны, которые покажут, как лучше всего использовать Notion. А также вы можете настроить всё полностью под себя – удалить все уже существующие вкладки или видоизменить их.

Слева будет вкладка Templates, где сохранены шаблоны листов для разных сфер. Там есть вкладка Education, где вы найдёте примеры плана урока, виртуального журнала с оценками и другие идеи ведения отчётов.

Слева кликните на Add page и появится новая вкладка. Её можно переименовать и выбрать Emoji. Далее у вас появляется документ для работы. По факту вы создаёте страницу, куда добавляете различные блоки информации. Создавать блоки можно без ограничений в одном документе, а также делать ссылки на страницы в других вкладках, чтобы просматривать их, прямо в этом документе. Страница открывается небольшим окном для быстрого обзора. Если вы хотите перейти на развёрнутую версию, просто нажмите Open as page и она откроется в полном режиме.

После того как вы создали новую вкладку справа на рабочем поле можно выбрать Templates и выбрать предложенный шаблон блока или создать всё с нуля. Для этого я нажимаю “/” и выбираю блок, который мне необходим. Под каждым блоком будет описание, которое поможет понять, что вам нужно – таблица, обычный текст, календарь или всё вместе на одной вкладке. В списке вы найдёте:

  • обычный текст,
  • страницу, которая открывается в уже существующем документе,
  • чек-лист,
  • три заголовка с разным размером шрифта, чтобы визуально выделять названия,
  • списки (нумерованные или маркированные),
  • toggle лист, который можно развернуть и свернуть,
  • цитату,
  • разделитель страницы,
  • веб-ссылку,
  • текст в цветном прямоугольнике, чтобы выделить его из всего текста,
  • несколько видов таблиц. Конечно же, сюда можно добавлять также видео, аудио, фото и другие файлы.

Для чего нужен Notion учителю?

Покажу на примере того, как я использую ресурс для работы преподавателем. У меня есть 3 вкладки, которыми я бы хотела поделиться – Аналитика, Календарь и Useful links.

Аналитика

Во вкладке Аналитика я веду отчёт по общим моментам, которые хочу знать обо всех учениках. Например: Ф. И. О, цели, сколько уроков мы уже отзанимались, уровень, курс по которому идём, контакты и даты отчётов о прогрессе. Вы можете добавить другие столбцы для сводной таблицы.

Как добавить таблицу на страницу мы уже разобрались выше, теперь давайте разберёмся, как видоизменять столбцы. Чтобы добавить столбец, просто нажмите на “+” или кликните правой кнопкой мыши на уже существующий столбец и во всплывающем списке нажмите Insert right или Insert left.

Затем кликаем на название столбца и выбираем функцию. В списке будет предложен:

  • обычный текст,
  • нумерация,
  • выбор тега одного или нескольких,
  • дата,
  • ссылка на человека, если он есть в Notion,
  • файлы и медиа,
  • чек-лист,
  • URL-ссылка,
  • почта,
  • телефон,
  • формулы,
  • ссылка на другую вкладку,
  • время создания документа, кем он был создан и время последнего изменения.

В столбце Name у меня создана ссылка на карту уроков для каждого ученика отдельно. Я навожу на имя и там появляется Open, после чего высвечивается окно с именем ученика и ниже ссылка на сводную таблицу занятий конкретно с этим учеником. При желании можно сделать данную ссылку сразу в таблице аналитики, но мне было удобней так.

В таблицу по отдельным занятиям с учеником вношу дату занятия, название урока, состоялся он или нет, какой это тип урока, сделал ли ученик домашнее задание, темы урока и ссылку на календарь, чтобы визуально посмотреть когда было или будет занятие. В столбце Name я к каждому названию урока прикрепляю ссылку на развёрнутый план занятия. Кликаю на него и затем открываю в полноэкранном режиме.

Планы уроков

В документе плана урока также открывается характеристика из таблицы, и ниже начинается план урока. На скрине представлен план самого первого занятия с ученицей, поэтому структура отличается от обычного. Урок поделён на приветственную часть, сам урок, подведение итогов и разговор с родителями. Сам урок я всегда делаю в виде таблицы, где написан номер слайда, его название, что мы будем делать, а также слова и грамматика, которые разбирали на слайде. Если вы не работаете с платформой, то можно вписать номер страницы учебника или дополнительные материалы, которые планируете использовать.

Последние этапы урока у меня представлены в виде чек-листа. Я отметила важные моменты, которые стоит проговорить с родителями и учеником. После обсуждения я отмечаю их галочкой и точно знаю, что ничего не забыла.

Для того, чтобы создать на странице несколько разных блоков, также под последним блоком вводите “/” и выбираете необходимый вид подачи информации. Как видите, у меня есть таблицы, чек-листы и пронумерованные списки. Или вы можете воспользоваться уже готовым шаблоном плана урока, который предлагает Notion.

Для более наглядного плана можно вставлять скрины из книги или домашнее задание, чтобы быстро ориентироваться. Notion прекрасен тем, чтобы вы можете собрать весь урок в одном месте, а это очень важно, когда вы работаете учителем, особенно без специально созданной платформы для обучения. А также в этом очень поможет календарь, который можно привязать к плану каждого отдельного урока.

Календарь

Одна из вкладок слева у меня – Календарь 2020. Тут отмечаю все занятия, которые запланированы. Создать урок очень просто – наведите мышкой на дату и нажмите на всплывающий крестик, после чего появится окно, где вы сможете внести данные. Прямо на этой странице можно создать план урока, но мне удобней дать на него ссылку.

Источник

15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач

До недавнего времени сервис Notion использовали стартапы и небольшие команды для работы над своими проектами. Но с переходом на удаленку его освоили и более крупные бизнесы. Рассказываем, что полезного там можно найти

Что такое Notion и для чего он нужен?

Notion — модульное решение, которое помогает управлять задачами и проектами, собирая в одном месте все нужные ссылки, файлы и документы. У сервиса есть платная и бесплатная версии. Первая стоит от $5 до $10 в месяц и отличается расширенным набором функций и объемом хранилища. Работает как приложение на смартфоне или компьютере, а также — онлайн, в веб-браузере.

Notion содержит в себе заметки, таск-менеджер, органайзер и творческую мастерскую. Он особенно удобен, если вам приходится работать с разными форматами файлов и документов — их можно объединить в один проект. Внутри есть рабочее пространство, где можно создавать страницы с вложениями, боковая панель (сайдбар) с деревом страниц, основное поле для создания и редактирования блоков.

Что можно делать с помощью Notion

  • Работать с текстами, используя разные шрифты и заголовки, буллиты, цветовые маркеры, выделение цитат, стикеры.
  • Работать с данными с помощью таблиц, формул, календарей и списков.

Главная особенность сервиса — в том, что он состоит из отдельных модулей, которые нужно собирать и настраивать под себя. На это уйдет какое-то время, но зато в результате вы получите универсальный рабочий инструмент вместо CRM или десятка приложений и онлайн-сервисов.

Кому подойдет Notion?

  • Каждому для личных дел: чтобы составлять повседневные списки, не пропускать важные встречи, ставить долгосрочные и краткосрочные цели.
  • Редакторам: чтобы собирать контент для выпуска, распределять задачи между авторами и фотографами, отслеживать статус и сроки сдачи материалов.
  • Дизайнерам и разработчикам: чтобы собирать брифы, референсы, файлы и все этапы проекта, ставить задачи и контролировать сроки.
  • HR-специалистам: чтобы собирать резюме, портфолио и тестовые задания от соискателей, раскладывать их по этапам, составлять график собеседований, следить за размещением объявлений и вакансиях.
  • SMM: чтобы составлять контент-планы и графики выхода постов, ставить задачи подрядчикам и анализировать охваты публикаций.
  • Студентам и преподавателям: чтобы выкладывать учебные материалы и лекции, следить за расписанием, назначать встречи и вебинары, отправлять работы на проверку.
Читайте также:  Интеграл высшая математика таблица

Плюсы и минусы Notion

  • Универсальность: есть 20 готовых шаблонов — доски, журналы, чек-листы, галереи — из которых можно собрать свой проект с нужными инструментами.
  • Удобен для работы в команде: можно редактировать документы и задачи коллективно в режиме онлайн и создавать дискуссии. При этом в комментариях можно упоминать членов команды, чтобы они получали уведомление.
  • Легко переносить данные из Trello, Evernote Google Docs (в правом верхнем меню «…» → Import → выбираем нужный сервис).

  • Сложно разобраться новичку: много функций, блоков и шаблонов, которые нужно собирать и настраивать.
  • Таблицы для финансов не такие многофункциональные, как в Google.
  • Нет многих функций CRM: например, синхронизации с ВАТС, внутренней аналитики, интеграции с корпоративными сервисами.
  • Ограничения в бесплатной версии.
  • Интерфейс работает пока лишь на английском или корейском языках.

Лайфхаки для легкой и быстрой работы в Notion

На панели слева (сайдбар) нажмите Import, затем в выпадающем окне выберите приложение, из которого хотите импортировать файлы. Если это Evernote, Google Docs, Trello или Asana, нужно сначала войти в аккаунт и подтвердить доступ для Notion.

Подойдет тем, кто работает с документами, которые проходят множество правок. Откройте блок, в самом низу введите «/date», нажмите ввод и введите нужную дату. Это позволяет отслеживать все версии блоков и документов, переходя к нужной — удобнее, чем история версий в Google Docs.

🖥️ Используйте блоки с кодом

Подойдет разработчикам и тем, кто работает с ними в команде. Введите «/code» в конце блока, и в открывшемся окне добавьте программный код.

🌈 Помечайте блоки разными цветами

Эта функция — аналог цветовых меток в Trello. Она помогает сортировать задачи по этапам и исполнителям. Введите «/color» в конце блока и выберите нужный цвет. Можно выделять цветом сам текст или фон, чтобы пометить фрагменты документа.

👀 Вставляйте ссылки на посты в соцсетях, фото и видео

Эта функция позволит добавить текст, фото или видео прямо в блок, чтобы не нужно было переходить по ссылкам. Наберите в конце блока «/Video», чтобы вставить видео из YouTube или Vimeo и «/tweet» для вставки поста из Twitter.

📁 Добавляйте файлы из Google Drive и Google Maps

Наберите внизу блока «/google» и выберите в выпадающем меню Google Drive или Google Maps. Так вы сможете прикрепить документы, файлы, маршруты или адрес точки на карте.

🔮 Выберите нужный вам цвет темы

Зайдите в настройки (Settings) в сайдбаре, выберите Appearance и тему — Light или Dark. Также можно использовать сочетание клавиш Command + Shift + L или D (macOS) и Ctrl + Shift + L или D (Windows) для переключения между светлой и темной темами.

Это удобно, когда вы работаете со множеством задач и хотите отслеживать дедлайны. Введите внизу блока «/remind» и добавьте дату и время, чтобы получить напоминание.

🧑‍🤝‍🧑 Управляйте проектами и командой

В Notion вы можете использовать шаблон Roadmap, чтобы пользоваться теми же функциями, что и в Trello.

Приложение можно «объединить» с групповым чатом в Slack, чтобы вы могли обсуждать все изменения в проекте, обмениваясь данными и файлами из Notion. Для этого нажмите Updates в верхнем правом углу приложения и Connect Slack Channel в выпадающем меню.

✈️ Планируйте поездки и путешествия

В шаблоне Travel Plans (вкладка Templates в левом меню, снизу) удобно составлять планы поездок по датам и маршрутам (через интеграцию с Google Maps), прикладывать билеты и брони, вести учет расходов для всех участников путешествия.

🖌️ Планируйте проект в UI/UX-дизайне

Для дизайнеров в Notion есть поддержка популярных платформ и приложений. Например, в конец блока можно добавить интеграцию: «/Figma» или «/Invisinon» — для соответствующих сервисов. Так вы сможете добавлять в проект все детали, описания и макеты.

☠️ Заблокируйте страницу

Вы можете заблокировать блок или страницу проекта, чтобы отключить возможность редактирования. Для этого нажмите на «…» в верхнем правом углу и выберите Database lock.

Выгружайте файлы HTML, Markdown, PDF и CSV-таблицы. Для этого нажмите в правом верхнем меню «…», затем — Export, далее выберите нужный формат.

🌍 Откройте публичный доступ к странице

Нажмите Share в правом верхнем углу приложения, выберите Share to web и Allow duplicate as template. Теперь вы можете отправить ссылку на страницу, а любой из членов команды сможет скопировать ее, вместе с задачами и файлами.

💸 Экономьте на оплате

В Notion можно снизить плату по тарифу, если воспользоваться специальными опциями. Зайдите в Settings → Earn Credits: здесь отображается сумма на вашем счете. Ее можно пополнить:

  • на $5 — за каждую авторизацию в десктопной, браузерной и мобильной версиях, а также — за импорт данных из Evernote;
  • на $3 — за установку расширения Web Clipper в браузере Chrome и сохранение ссылки через него, а также — через меню «Поделиться» в мобильной версии.

Все заработанные средства можно потратить на частичную или полную оплату вашего аккаунта. Вывести их на счет не получится.

Источник

Почему Notion

Приветствую, Хаброзритель. В данной статье я хочу познакомить тебя с органайзером Notion, поделиться своим опытом использования. Также я дам несколько советов, идей, к которым я пришел со временем, учась планировать и использовать свое время, силы и мыслетоплево.

Некоторые мысли, конечно, не будут напрямую связаны с данной программой и не все советы я как-то выделил отдельно, не упусти их.

Надеюсь, что буду полезен и прошу под кат.

Что такое Notion?

Notion — это органайзер, который предлагает использование мощного функционала реляционных баз данных пользователю, не знакомому с данной технологией, в красивой обертке. Вы можете настраивать связи между различными таблицами, гибко фильтровать свои данные, создавать вложенность любой глубины. Также в Notion есть возможность отформатировать ваши данные в виде таблицы, календаря, доски agile, диаграммы Ганта и другими способами. Конечно имеется поддержка todo-list, нумерованных или маркированных списков, различных разделителей, блоков кода, есть вставка видео или аудио, даже существует поддержка LaTEX.

Огромное количество функционала и гибкости разработчики смогли спрятать за минималистичным и лаконичным интерфейсом. Лично я, от стадии «ааа… странно, что? где?», перешел к стадии полного понимания того, что и как можно сделать буквально за 10-20 минут. Мне хотелось иметь пространство «для всего», и когда команда Notion открыла бесплатную версию, я нашел его.

Почему может быть сложно начать его использовать?

На написание данной статьи меня натолкнул пост «Почему не Notion». Выводы данного поста и некоторых комментариев можно описать так: «На организацию рабочего пространства уходит времени больше, чем на саму деятельность» или метафорично(укороченная цитата из того поста) «Перед тем как создать записку, вам надо создать стол, стул, листок и ручку».
Я с этим не согласен, и в моей голове сразу промелькнула одна интересная мысль:

Не нужно использовать сразу всё, что предоставляет данная программа. Пусть ваше пространство в Notion растет итеративно. Со временем оно само идеально подстроится под ваши нужды.

На просторах интернета можно найти различных личностей, например Томас Франк, с красивыми, качественными, продуманными дашбордами. Увидев такое, может даже стать немного завидно.
Некоторые из тех, кто «пропагандирует» Notion, могут делиться своими шаблонами (заранее настроенными страницами), но:

Я не рекомендую качать готовые шаблоны, если только они полностью вам не подходят. Они вряд ли будут удобны, так как их создали не вы. Также, ИМХО, будет ощущение чего-то чужого. Notion должен стать продолжением вас самих, вашим вторым мозгом.

Мой путь Notion

В данном абзаце, я расскажу, какой путь прошел мой Notion и покажу небольшие уловки/мелочи, которые упрощают реализацию желания — «быть более продуктивным».

Первая таблица

Первой причиной, для чего я хотел попробовать Notion, было планирование. Мне не зашел ни один планировщик, который я когда либо пробовал. В одном удалялись старые задачи, в другом не было связей, третий был неудобен в плане UX, в другом не хватало полей. Я даже бросился писать свою версию, но на данный момент этот проект лежит в черном сером ящике.

Итак, первое, что я решил попробовать в Notion — создать таблицу с задачами и отталкиваться от этого.
Посмотрите, как это выглядело, и я немного поясню, в чем был кайф:

Первая таблица Доступные типы полей Вид календаря Диаграмма Ганта Agile таблица

Изначально, мною была создана таблица, которую видно на первом скриншоте. Для меня это был абсолютно первый опыт и я был приятно удивлен тому, как создатели данного приложения подошли к функции добавления какого либо блока(календарь, таблица, галерея или просто текст и тд.). Начав новый абзац, вы просто нажимаете \ и выбираете нужный блок в выпадающем списке с помощью стрелок.

В данной таблице, на выбор есть различные типы полей[второй скриншот]. Вы можете легко добавлять теги, сортировать по ним. Можете добавлять напоминания. По началу было обидно, что вы не можете сделать повторяющиеся напоминания, но через некоторое время использования я понял, что это большой плюс. Повторяющиеся напоминания захламляют ваш мозг и отпугивают от приложения.

Следующую приятную эмоцию я испытал тогда, когда узнал, что в выпадающем списке, в левом верхнем углу, можно одним нажатием добавить дополнительную визуализацию.
После первого клика, у меня появилась возможность, открыв Notion, увидеть план в форме календаря на завтра, сегодня или любой другой день[скриншот 3].

После второго, по диаграмме Ганта[скриншот 4], я смог видеть какие блоки времени заняты, какие свободны и использовать это. Ранее я планировал в основном «на листочке», часто использовал timeboxing (советую изучить эту идею, если слышите о ней впервые). Некоторые дни даже пробовал расписывать весь день от пробуждения до сна блоками по 25 минут. Получалось отлично, но я не готов так делать каждый день. Данная диаграмма[скриншот 4], позволяет применять данный подход в очень удобном виде и без особых усилий. Конечно, у вас есть возможность манипулировать блоками на данной диаграмме, что очень удобно.
Итак, третий клик, и мы имеем agile таблицу. Из за проф. деформации, такой подход, лично мне, очень удобен. Мозг перестает видеть что-то лишнее, он не отвлекается, вопрос «что делать?» встает редко, я сконцентрирован только на столбце InProgress. Столбцы это те-же теги, никто не мешает вам добавить или удалить что-либо.

Всё максимально гибко.

Каждая строка/ячейка/box это такая же страница. Вы можете «провалиться» в неё, добавить вложенности, текста, дополнительных полей. Почти всё, что может придумать ваша фантазия, можно реализовать. Я решил последовать первому совету, написанному выше, и не увлекаться.

Первый дашборд

Однажды мне посоветовали видео Стеллы Васильевой, о том, как она настроила свои пространства. Мне понравилась идея некого дашборда, централизованного места, главной страницы, и я решил сделать нечто похожее. Ранее, выбирать страницы из «дерева» слева, мне было попросту не удобно.

То, что у меня получилось, можно увидеть на следующем скриншоте:

Реализовав свою версию дашборда, я познакомился с тем, как можно приятно кастомизировать свое рабочее пространство. Я добавил изображение в header, научился добавлять иконки к страницам, узнал как разделить пространство на несколько столбцов.
На дашборде я решил разместить backlog/inbox справа, и небольшую agile таблицу, для отслеживания текущего дня.

Ранее я держал под рукой тетрадку, в которую можно было быстро записать то, что неожиданно вспомнил, дабы не засорять ОЗУ головы. Теперь этот список был в дашборде Notion.
В agile таблицу я вывел story-point, estimation time и некоторые дополнительные теги. Есть возможность перетянуть строку из таблицы сразу в agile-board. Все дополнительные поля (story-point, estimation time) сразу добавляются к странице, которая была перетянута.

Страница «Книги» на данном дашборде не представляет особого интереса, «Plan Legacy» был описан выше.

Также я добавил описание утренней рутины. Notion у меня всегда включен на отдельном рабочем столе MacOS, поэтому часто находился перед глазами. Как показывает практика, то что я вижу перед глазами, со временем «само» становится новой привычкой. Привычки же формируют ту личность, которой ты хочешь стать.

Советую попробовать наклеить стикеры, парой слов описывающие привычки, которые вы хотите получить. Стикер должен находиться перед глазами максимально большой процент дневного времени. Для меня это рабочий стол дома, зеркало в ванной, и самое главное — дверь холодильника, именно то место, за которое его открываешь. Недавно я добавил туда стикер «думать позитивно».
Эффект не заставил себя долго ждать.

Как я и говорил ранее, каждая ячейка, или строка таблицы — это такая же страница, с таким-же гибким функционалом.

Открыв любую задачу в agile-board, можно увидеть более подробное описание, прогресс, блоки кода:

Страница с описанием задачи

Всё было бы хорошо, если бы не одно но.
Backlog очень быстро разрастается, начинает пугать, его становится невозможно разобрать.

Текущий дашборд

Итак, у меня была проблема постоянно растущего inbox. Одной из основных причин данной проблемы был постоянный поток идей. Конечно такой поток в сотни раз быстрее, чем возможность их исполнения. Для меня это действительно проблема: хватаешься за несколько проектов, по итогу ни один не доходит до конца, даже, казалось бы несложный проект о написании статьи на habr.

Решение пришло из workflow scrum. Создавать пользовательские истории, жестко ограничить их количество, и двигаться по ним.

Получившийся дашборд выглядел таким образом:

Как можно заметить из данного скриншота, я взял идею Стивена Кови из книги «7 навыков высокоэффективных людей» о том, что нужно развивать в себе 4 вида интеллекта: ментальный, физический, духовный, социальный. Когда существует гармония в развитии этих 4-х интеллектов, ты счастлив. Если развитие какого-либо интеллекта «проседает», ты можешь начать чувствовать упадок, что в свою очередь негативно влияет на развитие оставшихся.

Пользовательские истории, в данном контексте, должны придерживаться нескольким несложным правилам:

Название. Как тот, кто играет определенную роль, пользователь(я) делаю определенную вещь, для того, чтобы развить определенную черту, важную для данной роли.

Должен быть четкий критерий окончания, даже если его очень сложно придумать.

Дедлайн. Если его нет, то мозг может посчитать, что задачу можно не делать еще оочень долго. Никогда.

Должно быть четкое понимание того, зачем нужна эта история.

Пример описания, одной из историй можно увидеть ниже:

На доске, для истории о чтении книг, я попробовал поле с типом «формула». Функционал формул минималистичен, но достаточен. Процедуры и функции хорошо задокументированы и, как мне кажется, даже если у вас нет опыта программирования, при должном желании, вам не составит труда в них разобраться. К примеру я сделал формулу, которая выводит прогресс чтения книги:

Вид вывода формулы на странице

В данном коде prop — берет значение поля, format — кастует любой тип данных в строку, slice — обрезает, оставляя только первые 5 символов и concat — конкатенирует/склеивает.
Так это выглядит:

Доска после добавления формуы

Мне очень нравятся практики, которые Максим Дорофеев предлагает в своих книгах «Путь джедая» и «Джедайские техники». Одна из таких практик — писать первое действие, которое надо выполнить. Так проще обезьянке сиюминутного удовольствия. Во многих планировщиках это сделать можно только костылями.

В Notion можно добавить любое количество полей, и я начал это использовать в описаниях задач:

Пример использования правила «писать первое действие»

Когда я реализовал всё вышеописанное, я испугался. «Как следить за всеми этими историями?» Всё разложено по полочкам, но каждый раз лазать по полочкам не круто, не удобно, не эффективно. В тот раз я добавил графу «следующее действие» к истории. Хочу напомнить, что добавив поле на одну страницу, оно появляется на аналогичных. В данное поле я продублировал некоторые даты из задач внутри истории.

На следующее утро я был приятно удивлен. Уведомления на многие задачи стояли на 5 утра, и проснувшись я увидел небольшой инбокс на сегодня. Всё, что прилетело в этот инбокс, я легко перенес в agile-board для задач на сегодня, который заранее создал под галереей с историями.
Продуктивный день начался.

Также у меня наконец появилась страница с красиво оформленными блокнотам на различные темы.

Notion стал «всё в одном». Он стал тем, что я относительно давно искал.

Вид записной книжки

Выводы

По моему мнению, Notion очень удобный, гибкий, настраиваемый под любые «хотелки» инструмент, который может быть полезен каждому. Итеративно, он становится идеальным именно для вас. Облако очень быстро синхронизирует все ваши таблицы с телефоном. Также вы можете использовать его для командной работы, аналогично Jira/Confluence, но я данный функционал не пробовал.

Это однозначно тот инструмент, который я не мог не посоветовать, особенно учитывая то, что бесплатной версии может быть более чем достаточно.

Источник

Обзор Notion: как пользоваться и упорядочить работу

Специального приложения для фрилансеров еще нет. Приходится скачивать сразу несколько: Trello, CoinKeeper, Bear. Но есть приложение Notion: его разработчики обещают, что оно станет единым местом работы для каждого. В этой статье мы разберемся, насколько Notion подходит фрилансерам, и покажем его основные функции.

Что такое Notion

Notion – приложение для работы с информацией, организации личных и рабочих дел.

Уникальность Notion в том, что каждый сам решает, как будет выглядеть приложение и для чего его использовать. Вести проекты, использовать для учебы, хранить рецепты – все это можно делать в Notion.

Разработчики добавили необходимые инструменты: базы данных, редактор текста, математические формулы, списки, канбан-доски. Как в игре The Sims можно построить дом мечты, так в Notion — построить идеальное приложение.

Проблема Notion – интуитивно непонятно, что делать: обилие возможностей сбивает с толку новичков.

Так выглядит приложение, когда его впервые открываешь. Русскоязычной версии нет

Базовые и расширенные функции Notion для специалиста

В приложении много возможностей — это плюс, но и минус: без обучающих статей и видео сложно разобраться в программе.

Если вам пока сложно, начните с базовых функций, используйте приложение как «продвинутый» блокнот. Notion станет для вас личной википедией. Когда станет все понятно – идите дальше.

Базовые функции Notion

Иерархия страниц

На панели слева – все страницы, которые есть у пользователя. Их можно удалять, создавать новые. Каждый сам продумывает темы.

Notion – конструктор страниц: главные блоки – слева на панели, в них можно создавать подстраницы. Это не монолитная конструкция: страницы можно перемещать, объединять, связывать между собой, удалять.

Так выглядит боковая панель. Сверху вниз: быстрый поиск, уведомления, настройки, важное, личные страницы, шаблоны, импорт и корзина

Блочная система

Если вы хотите создать папку на компьютере, то просто кликаете в любом нужном месте. В Notion так нельзя: вы работаете через блоки. Чтобы совершить действие на странице, нажмите на + и выберите действие из списка.

Текст можно набирать сразу, а не нажимать на +. Поначалу может быть не так удобно писать тексты, как в Google Docs, потому что в Notion каждый новый абзац – новый блок, а не единый текст. У вас не получится выделить часть одного абзаца и часть другого: в Notion блок – это самостоятельный элемент страницы. Зато блоки удобно двигать, переносить части текста вверх или вниз.

Так выглядит работа с текстом в notion

Создать таблицу в Ноушен

Сила Notion – базы данных. Но пользователь может работать в них, как в таблицах, если нет желания или времени.

Обычная таблица – набор строк и колонок. База данных – это много интерактивно расширяемых таблиц, которые связаны друг с другом.

В Notion каждый добавленный в базу данных элемент может быть отображен как отдельная страница. Еще можно связывать сущности различных баз данных между собой. В базе данных вы можете не только хранить информацию, но и отображать, группировать, анализировать, выводить, суммировать, применять к ним различные алгоритмы с помощью формул, схожих с формулами Excel.

Больше функций приложения Notion

Научитесь группировать и систематизировать свои данные, пользуйтесь расширениями и виджетами в Ноушене для большей кастомизации. Это все еще просто, но теперь Notion заменит таск-менеджеры, планеры, календари.

Освойте базы данных

Попробуйте заполнить поля со свойствами к вашей информации: расставьте теги, даты или числа.

В базе данных доступны свойства: текст, число, выбор, множественный выбор, дата, человек, файл, галочка, ссылка, электронная почта и номер телефона. Например, если в столбце будет информация про деньги, выберите «число».

Теперь меняйте формат вывода данных: из таблицы в канбан-доску, список или календарь. Сортируйте, устанавливайте фильтры.

Например, можно узнать доход за прошлый месяц, но не учитывать подаренные на день рождения деньги.

Через фильтр можно как вывести группу данных, так исключить. В левом окошке выберите свойство базы, а в левом укажите команду.

Дизайн

В Notion есть две темы: темная и светлая. Также на выбор три шрифта, размер и расположение на экране. Зайдите в настройки, чтобы изменить эти параметры.

По умолчанию иконки – обычные смайлики. Хотите стильные и минималистичные — можно взять свои, например, скачать на Tilda или с Notion.vip.

Меняйте положение текста и шрифт. Выберите темную или светлую версию

Продвинутые функции Ноушен

Advanced-функции Formula, Relation и Rollup нужны для работы с базами данных.

Математические формулы – это сложно. Но опыт в Excel и знание математических функций помогут разобраться. Фрилансер сможет и без них организовать работу. Но формулы частично автоматизируют Ноушен, как в примере:

Эта формула Бена Смита поможет фрилансеру посчитать количество часов, которое он работал. За этим важно следить, чтобы рассчитать ставку за час

Можно устанавливать зависимость между базами. Это позволяет в одной базе отображать данные из другой базы, а значит, экономить время на переписывании.

Роллап помогает сделать вычисления в базе данных на основе данных другой таблицы.

Пример, как можно использовать свойства «связать» и «роллап». В первом столбике указана финансовая цель. Второй связали с таблицей клиентов. В третьем посчитали с помощью роллапа, сколько они заплатили за месяц

Подробный обзор функций Notion есть у популярного блогера Насти Кей:

Как фрилансеру использовать Ноушен

Фрилансеру нужно записывать новые задачи, отмечать выполненные, составлять базу клиентов, хранить ссылки и файлы, следить за доходами.

Notion как ежедневник и таск-менеджер

В Notion можно перенести ваш бумажный блокнот или привычный таск-менеджер. Допустим, вы используете систему bullet journal — в Notion можно повторить структуру блокнота: вот как сделали мы.

По системе bullet-journal нужно сделать разворот на год, на месяц и на каждую неделю. Первая страница блокнота – содержание, оно помогает ориентироваться в заметках. В Notion в содержании нет необходимости, его заменит поиск, стрелки «назад-вперед».

Так выглядит разворот на одну неделю. Если в бумажном блокноте нужно чертить и заполнять развороты каждую неделю, то в Notion можно дублировать шаблон, просто изменить старые даты на актуальные. Хотя некоторым пользователям bullet-journal, наоборот, важен процесс оформления. Прорисовывать элементы, чертить, придумывать дизайн – это медитация и творчество, а не только планирование.

Заносите задачи в базу данных, укажите свойства, а потом выбирайте нужный формат.

В Notion есть шесть форматов вывода информации из базы данных: канбан-доски, календарь, список, галерея, диаграмма Ганта. Выберите Inline, чтобы вставить базу на страницу или создайте новую страницу Full page.

Эта функция помогает визуализировать информацию. Например, вы ведете канбан-доску задач на неделю. Но в этой базе не видно, какие дни заняты, какие свободны. Выведите данные в диаграмму Ганта, чтобы оценить вашу загруженность.

На странице «Таск-менеджер» созданы сразу три канбан-доски, чтобы отмечать задачи на день, по работе и другие. Задачи можно перетаскивать между досками. На видео показано, как поменять вид базы данных. Нажимаете на знак «стрелка вниз» и выбираете формат вывода данных

Как и простой блокнот, Notion удобно брать с собой: приложение синхронизируется на смартфоне и компьютере. Записывайте важное в любой момент, а не когда сядете за компьютер.

Notion не адаптирован под телефон, десктоп-версия удобнее

Вести рабочие проекты в Ноушен

Вносите каждого клиента в базу данных, описывайте подробно проекты, фиксируйте детали. Потратьте один раз пару минут, а потом вытаскивайте из таблицы нужную информацию даже по старым проектам.

Допустим, заказчик рассказал о своем бизнесе, скинул в чат файлы, описал задачи. Вы внесете всю информацию в базу данных, и когда он снова обратится к вам спустя время, будет польщен вашей внимательностью. Или его данные помогут в другом проекте.

Однако Notion не внесет информацию за вас, нужна привычка добавлять ее в приложение сразу.

Учет доходов в Ноушен

Когда работаешь по трудовому договору, знаешь, когда придет зарплата. На фрилансе деньги не приходят в один день, и их количество варьируется от месяца к месяцу.

Приходят деньги – вносите данные, кто и за что заплатил, в базу Notion. А спустя несколько месяцев с помощью фильтров и сортировки увидите наиболее выгодные проекты и успешные месяцы.

Учет доходов помогает фрилансеру снять напряжение по поводу нестабильности дохода и зарабатывать больше. Но придется вносить все данные вручную: нельзя связать Notion с приложением банка.

Образование

В Notion можно хранить ссылки на ресурсы, курсы, названия книг. Удобно проходить онлайн-курсы и параллельно писать заметки, добавлять ссылки от лекторов, сохранять скриншоты презентаций.

Представьте: вы изучили статью, но забыли какой-то момент. Заказчик ждет, но вы снова ищете эту статью в интернете и тормозите работу. Да, это нормально забывать и повторять. Но если сохранять полезные ссылки, записывать свои выводы и мысли, получится сэкономить время в будущем.

Можно хранить ссылки и списком в заметках на телефоне или в закладках браузера. Но в базе данных проще найти нужную

Фишки, чтобы упростить работу в Notion

Notion – это сложно. Но вот некоторые способы упростить работу в приложении:

Шаблоны

В Notion есть шаблоны страниц: они помогут начать или сэкономить время на настраивании приложения с нуля. В интернете пользователи делятся собственными шаблонами бесплатно или продают. На официальном сайте Notion есть разные шаблоны: их присылают сами пользователи, а модераторы размещают лучшие.

Виджеты и плагины в Ноушен

Дополняйте Notion виджетами и плагинами сторонних сервисов. Например, виджеты можно взять здесь.

Веб-клиппер

Установите расширение для Google Chrome или Mozilla Firefox и сохраняйте любую страницу из интернета в Notion: статьи, цитаты, исследования и изображения. Для Safari расширения нет.

На телефон устанавливать ничего не надо: сразу «делитесь» с приложением ссылкой.

Бэкап

Чтобы экспортировать рабочую область, найдите «Export All Workspace Content» в настройках.

Получить данные можно в Markdown&CSV и HTML бесплатно, а в платной версии можно и в PDF.

Перевести Notion на русский

Чтобы поменять язык в Notion, можно установить расширение-переводчик для Chrome и открывать приложение в браузере.

Абзацы и блоки

Выше мы описывали проблему: при нажатии Enter новый абзац текста становится новым блоком. Сочетание Shift+Enter делает абзац, но не переносит текст в новый блок.

Открыть еще окна в Notion

Открыть второе и последующие окна в программе на Macbook можно через сочетание command + значок страницы, которую хотите открыть рядом.

Горячие клавиши в Ноушен

Пользуйтесь горячими клавишами, как в Google Docs. Вот здесь перечислены команды, а еще они всплывают как подсказки в самом приложении.

Как понять Notion?

У Notion есть официальный обучающий материал — база знаний, но он только на английском. В интернете есть инструкции и советы на русском языке, на английском языке найдете больше информации.

Вступите в чат Telegram – другие пользователи помогут и ответят на вопросы.

Есть даже платные курсы и консультации. Специалисты помогают компаниями перейти на Notion или организовать личные дела.

Что понравилось в Notion

  • В Ноушене есть функции, которые заменят приложения для заметок, таск-менеджеры, планеры, Excel.
  • Высокая кастомизация структуры и форматов данных. Но сильно поменять дизайн не сможете.
  • Кроссплатформенность: приложение доступно для телефонов и компьютеров на всех платформах. Можно открыть Notion в браузере.
  • Минималистичный интерфейс не отвлекает от работы.
  • Большое количество бесплатных обучающих материалов на английском и русском языке.
  • Бесплатной версии фрилансеру без команды достаточно.

Что не понравилось

  • Быстро не разберешься. Встроенные шаблоны не избавят от необходимости изучать программу.
  • Нужен Wi-Fi. Без интернета вы продолжите работу на странице, но другие не откроете.
  • Нет русифицированной версии, и большинство обучающих материалов на английском.
  • На компьютере работать удобнее, чем на смартфоне или планшете.
  • Не хватает инструментов для работы с изображениями на странице: свободно двигать, выбирать ориентацию, масштаб.
  • Нельзя писать и рисовать от руки
  • Ограничения в 5 МБ для встроенных файлов

Коротко фрилансерам о Notion

Заказать разработку приложения для себя стоит от 200 тысяч рублей. Или можно потратить несколько вечеров на кастомизацию Notion и получить почти собственное приложение.

  • Notion – программа, где фрилансер может хранить всю информацию о проектах и заказчиках, вести задачи, контролировать доходы и расходы, работать с данными.
  • Все процессы настраивает сам пользователь, автоматически ничего не работает. Приложение подойдет тем, кто любит разбираться в программах, инструкциях, собирать виртуальный конструктор данных.
  • Сила Notion в возможности выстраивания иерархии страниц и работы в базах данных. Из приложения можно сделать свою википедию.
  • В Notion нет русифицированной версии. Но онлайн-переводчик поможет разобраться.
  • Бесплатной версии хватит, если не собираетесь хранить больше 5 МБ файлов. Тарифы стартуют от $4 в месяц. Цена для командной работы — от $8.
  • Есть сложные функции для работы с базами данных: Formulas, Rollup, Relation. Ими можно не пользоваться, если нужен просто продвинутый планер или электронный блокнот.
  • В интернете есть обучающие материалы про Notion. Новички могут начать с шаблонов – их можно найти в самом приложении или в интернете. Вы можете начать с шаблонов автора этой статьи.
  • Чтобы вести Notion эффективно, нужно ввести это в привычку.

Источник

Adblock
detector