Меню

Каждая ячейка электронной таблицы может содержать какие типы



Типы данных, формулы и функции в Ms Excel

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из следующих видов: символьные; числовые; формулы и функции, а также даты.

Символьные (текстовые) данные включают в себя алфавитные, числовые и специальные символы. Текстовые данные выравниваются по умолчанию по левому краю ячейки.

Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, а только цифры, т.к. с ними производят математические операции. Целая часть числа отделяется от дробной знаком запятая «,». Числовые данные выравниваются по правому краю ячейки.

Формулы. Любая формула начинается со знака равно. После чего идет математическое выражение, состоящее из цифр, адресов ячеек (ссылок) и знаков математических операций. После ввода формулы всегда активизируется кнопка «Enter» на клавиатуре или в строке формул (ввода). Ссылки в формуле выполняют роль адресов ячеек, содержимое которых используется в вычислениях.

Ячейка, содержащая формулу называется зависимой . Значение в такой ячейке подлежит пересчету всякий раз, когда изменяются значения в ячейках, на которые указывают ссылки.

Ссылки бывают с относительной и абсолютной адресацией. От метода адресации ссылок зависит, что будет с ними происходить при копировании формулы из одной ячейки в другую.

По умолчанию ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные . Это означает, что адреса в ссылках, содержащих исходное данное (операнд), при копировании формулы из одной ячейки в другую автоматически изменяются.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании формулы не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как постоянная. Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Различают два типа абсолютной ссылки: полная и частичная . При полной абсолютной адресации знак $ ставится как перед именем столбца, так и перед именем строки (применяется клавиша F 4) . При частичной абсолютной ссылки указывается знак $ или перед именем строки (чтобы не менялась строка при перемещении или копировании), или перед именем столбца (чтобы не менялся столбец при копировании или перемещении).

Функции. Они представляют собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функции можно считать частным случаем формулы, т.е. это зависимость одной переменной от одной или нескольких переменных. В электронных таблицах могут быть представлены следующие виды функций:

− математические – выполняют различные математические операции – вычисление логарифмов, тригонометрических функций и т.д.;

− статистические – выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений;

− текстовые – выполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов;

− логические – используются для построения логических выражений;

− финансовые – используются в финансовых расчетах, например, вычисление амортизации, определение процентной ставки и т.д.;

− функции даты и времени и т.д.

Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разделенных запятыми.

При создании формулы или функции могут произойти следующие стандартные ошибки:

##### – числовые данные не помещаются в ячейку по ширине, или при вычислении по формуле из даты вычитается более поздняя;

#ДЕЛ/0 – в знаменатели формулы находится нулевое значение, или ссылка на пустую ячейку;

#ССЫЛКА! – формула указывает на ячейку, которая отсутствует на рабочем листе;

#ЧИСЛО! – при вычислении получилось число, слишком большое или слишком маленькое для программы;

#ИМЯ? – опечатка в имени функции или имени ячейки (диапазона);

#ЗНАЧ! – у функции пропущен обязательный параметр или в качестве параметра использована ссылка на пустую ячейку или ячейку с данными, тип которых не соответствует типу нужного параметра.

Источник

Данные, хранимые в ячейках электронной таблицы

В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих типов, рассмот­ренных ниже.

Символьные (текстовые) данные — это любая последовательность символов. Символьные данные могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда – кавычки. Данные текстового типа используются для заголовков таблиц, заголовков строк и столбцов, а также для комментариев.

Пример символьных данных:

Ведомость по начислению премии. Группа ДЭ- 3

Числовые данные – это числовые константы. Они не могут содержать алфавитных и специ­альных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.

Пример числовых данных:

Формулы – это выражения, состоящие из числовых величин, адресов ячеек и функций, соединенных знаками арифметических операций. Формулы в электронной таблице Excel начина­ются со знака «=».

В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений над данными, содержащимися в A5 и H8, саму формулу можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет активной.

Функции – это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют быстро выполнять сложные вычисления. Функция имеет уникальное имя и список аргументов, стоящих в скобках после ее имени. Для вычисления функции пользователь должен задать конкретные значе­ния аргументов. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Разли­чают статистические, логические, финансовые и другие функции.

Пример функции: Сумм(В2:В6) – функция вычисления суммы значений множества чисел, находящихся в ячейках B2,B3,B4,B5,В6.

Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выпол­нение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выра­жаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат, например:

ДД-МММ (04-Янв) и т.д.;

Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом:

· если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятич­ной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);

· если в ячейке содержится формула, то первый ее символ должен быть выбран опреде­ленным образом в соответствии со спецификой конкретного табличного процессора. В элек­тронной таблице Excel для этого используется знак равенства.

· если ячейка содержит символьные данные, то ее первым символом может быть буква, либо одинарная кавычка (апостроф).

Ввод данных в ячейку

Для ввода данных в ячейку выделите ее щелчком мыши. Символы можно вводить непосредст­венно в ячейку или в строку формул. Место ввода данных показывает мигающий курсор. Закончив ввод данных в ячейку, нажмите кнопку Ввод в строке формул или клавишу Enter.

В ячейки Excel можно поместить текст, числа, даты, время, формулы. Их ввод в ячейку и отображение в таблице рассмотрены ниже.

Ввод текста

Текстом считается любая последовательность символов: букв, цифр, знаков. Текстовые данные можно использовать в качестве заголовков таблиц, столбцов и строк. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки (буква “А” в ячейке В2 на рис. 2.4), т.е. прижимается к левой границе ячейки. В одну ячейку можно ввести до 255 символов. Можно изменить располо­жение текста в ячейке путем ее форматирования.

Рис. 2.4. Ввод данных в ячейку

Если введенный в ячейку текст занимает места больше, чем ширина столбца, то он отобра­жается в соседних справа пустых ячейках (см. “Стоимость продажи” в ячейке В4). Если располо­женная справа ячейка содержит какие-нибудь данные, то будет видна только та часть текста, которая размещена в пределах ширины столбца (текст в ячейке В5 закрыт данными ячейки С5). Текст активной ячейки отображается в строке формул.

При вводе числа, которое должно восприниматься как текст, например, номер рейса самолета, почтового индекса и т.п., перед числом следует поставить апостроф. Номер рейса прилетающего самолета, записанный в виде ‘4687 будет воспринят как текст и выровнен по левому краю ячейки (ячейка В6). В верхнем левом углу ячейки с числовыми данными, хранящимися как текст, отобра­жается зеленый индикатор.

Форматирование символьных данных в ячейках

По умолчанию символьные данные выравниваются по левому краю ячейки. Вы можете изме­нить формат представления символьных данных в электронной таблице. Для этого существуют следующие возможности.

· Выравнивание к левому краю ячейки располагает первый символ вводимых вами данных в крайней левой позиции ячейки. Для многих программ этот режим используется по умолчанию как основной.

Читайте также:  Наименование крупы вид зерна таблица

· Выравнивание к правому краю ячейки располагает последний символ вводимых в ячейку данных в ее крайней правой позиции.

· Выравнивание по центру ячейки располагает вводимые данные по центру ячейки.

Форматирование данных – выбор формы представления числовых или символьных данных в ячейке.

По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки, однако при форматировании число можно выровнять по левому краю или по центру. Вводимые в таблицу числа могут вклю­чать в себя цифры от 0 до 9 и специальные символы: $, %, +, — , /, E, e.

При вводе отрицательного числа перед ним ставится знак минус. Если конец десятичной дроби не может быть отображен целиком в ячейке, то он округляется с таким количеством знаков, сколько помещается по ширине столбца. Для отображения всех цифр числа увеличьте ширину столбца.

При ширине ячейки, недостаточной для показа всех цифр, число может отображаться в экспо­ненциальной форме или символами ###### (решетка), свидетельствующими о том, что для отображения данных надо увеличить ширину ячейки.

Если в ячейке установлен числовой формат не Общий, то Excel относит введенные данные к заданному типу. Например, если установлен числовой формат Дробный, то можно не вводить 0 перед простой дробью. Значение будет распознано правильно.

Форматы отображения чисел

Числовой формат определяет способ отображения числа на экране, например количество знаков после запятой, обозначение отрицательного числа и т.д. Независимо от выбранного формата число хранится с точностью до 15 значащих разрядов, остальные разряды преобразуются в нули. Очень маленькие и очень большие числа отображаются в экспоненциальной форме, т.е. в виде числа от 1 до 10 перед символом Е и положительной или отрицательной степени числа 10. Например, число 0,00000000034 при недостаточной ширине столбца может отобразиться как 3,4Е-10, т.е. 3,4 умножится на 10 в степени –10, число 2,3×1013 может принять вид 2,3Е+13 (см. ячейку А6). Чтобы задать формат вводимых в ячейку числовых данных, выберите команду Ячейкив меню Формат и откройте вкладку Число. В списке Числовые форматы выберите формат отображения числовых данных: Общий, Числовой, Денежный и т.д. (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Задание числового формата

Как правило, Excel самостоятельно выбирает формат вводимых данных. Однако для правиль­ного распознавания информации в ряде случаев необходимо задать формат вводимых данных. Например, чтобы Excel интерпретировал дату, необходимо в диалоговом окне Формат ячеек в списке Числовые форматы выбрать Даты. Числовые форматы, используемые в Excel, и их описа­ние даны ниже в табл. 2.1.

Числовые форматы, используемые в Excel

Используется по умолчанию. В большинстве случаев числовые дан­ные отображаются в ячейке так, как они вводятся или вычисляются. Если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует научное представление для больших чисел. Форматирования не производится

Является наиболее общим способом представления чисел. В поле Число десятичных знаков диалогового окна Формат ячеек введите число, показывающее количество цифр, отображаемых справа после запятой.

Чтобы задать способ отображения отрицательных чисел, в списке Отрицательные числа выделите необходимый вариант. Флажок Раз­делитель групп разрядов позволяет отделять группы тысячных раз­рядов в числах

Используется для вывода денежных значений. Данные в столбце выравниваются по десятичной точке. Каждые три разряда отделя­ются друг от друга. Можно задать точность представления числа (количество десятичных знаков) и символ валюты. Отличительная особенность формата – возможность отображения отрицательных величин другим цветом и без знака минус

Используется для выравнивания денежных величин в таблице по разделителю целой и дробной части

Обеспечивает представление числа в сотых долях единицы в соот­ветствии с установленным количеством десятичных знаков и со зна­ком % (процент). Числа, большие 1, автоматически вводятся как про­центы; а числа, меньшие 1, преобразуются в проценты умножением на 100. Например, после ввода чисел 10 или 0,1 в ячейке отобразится 10%. В правом столбце этой таблицы показано, как отображается число 0,1234.

Чтобы быстро перейти к отображению числа в виде процентов, нажмите кнопку Процентный формат на панели инструментов Форматирование.

Чтобы все числа преобразовывались умножением на 100, в меню Сервис выберите команду Параметры и на вкладке Правка сбросьте флажок Автоматический ввод процентов

Отображает числа в виде обыкновенной дроби

Используется, как правило, для отображения очень больших или очень маленьких чисел. Введенное число 12345 будет записано в ячейке как 1.2345Е +04 (если установленная точность составляет 4 разряда) и как 1.23Е +04 (при точности в 2 разряда). Число 0.0000012 будет иметь вид 1.2Е-06

Вводится в различных форматах. В качестве разделителя может использоваться дефис или точка, например, Фев.01 или 05.07.06. Excel хранит даты, использует систему отсчета дат, начиная с
1 января 1900 г.. Определяется количество дней, прошедших с этого дня до указанной даты

Отображается в любом из часто встречаемых форматов. В России используется 24-часовая система. 12-часовая система содержит обо­значения AM или PM, где «AM» или «A» указывает на время суток от полуночи до полудня, а «PM» или «P» указывает на время суток от полудня до полуночи. Время Excel хранит в виде дроби, опреде­ляемую, как доля суток, отсчитываемую от 0 часов

Отображает символы так, как они вводятся не зависимо от их содер­жания

Используется для отображения почтовых индексов, номеров телефо­нов, табельных номеров

Формат определяется пользователем

Примечание: отображение содержимого ячеек форматов Денежный и Финансовый определя­ется настройками операционной системы Windows, сделанными в окне панели управления.

Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа

Для конвертирования числовых данных хранящихся как текст в числа выберите в меню Сервискоманду Параметрыи откройте вклад Проверка ошибок. Проверьте, что установлены флажки Включить фоновую проверку ошибок и Число сохранено как текст. Выберите ячейку с зеленым индикатором в верхнем левом углу. Рядом с ячейкой нажмите кнопку с восклицательным знаком и в появившемся меню выберете команду Преобразовать в число (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа

Отображение данных в ячейках таблицы

Если введенные текстовые данные превосходят ширину ячейки, то не вмещающаяся часть будет отображаться в соседней справа пустой ячейке. Если же соседняя ячейка не пуста, то есть содержит какие-то данные, на экране отобразится столько знаков, сколько поместится в ячейке, остальные обрежутся. При этом сам текст в памяти компьютера сохранится неизменным.

Числа располагаются в пределах ячейки. Слишком длинное десятичное число округляется до требуемого количества знаков. Если этого недостаточно, число представляется в Экспоненци­альном формате. Если же ширина ячейки и для этого мала, ячейка заполняется знаками # (решетка), сигнализирующими о том, что ширина ячейки недостаточна для отображения данных.

Отображение числовых данных зависит не только от выбранного формата, но также и от ширины колонки (ячейки), в которой эти данные располагаются. Ширина колонки при текстовом режиме экрана устанавливается в знаках, а при графическом режиме экрана – в независимых единицах. Количество знаков в ячейке зависит от ее ширины, кегля, гарнитуры, а также от конкретного текста. Так, например, не составляет проблемы расположить число 12345 в формате с запятой без дробной части в ячейке шириной в 9 знаков. Однако вы не сможете его расположить там в денежном формате с двумя десятичными знаками, поскольку число $12,345.00 занимает 10 разрядов, превышая тем самым ширину ячейки. В данном случае необходимо изменить исполь­зуемый формат представления числа либо увеличить ширину колонки.

Быстрое заполнение повторяющихся записей в столбце

Для ускорения ввода данных в Excel используется средство автозавершения. При вводе последовательности символов в ячейку, совпадающей с последовательностью, ранее введенной в этом столбце, недостающая часть набора будет произведена автоматически. Законченная запись по формату полностью совпадет с существующей записью, включая символы верхнего и нижнего регистра.

Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже имеются в столбце в рядом расположенных ячейках. Чтобы просмотреть список (рис. 2.7), нажмите клавиши Alt+стрелка вниз или нажмите правую кнопку мыши и выберите в контекстном меню команду Выбрать из раскрывающегося списка.

Читайте также:  Сочетание карт ленорман друг с другом таблица

Рис. 2.7. Ввод в ячейку ранее использованных слов

Источник

Типы данных в ячейках электронной таблицы

Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

¨ исходные, или первичные данные, имеющие, как правило, постоянные значения;

¨ производные данные, которые являются результатом различных арифметических или иных операций, совершаемых с помощью формул над первичными данными.

В каждую ячейку могут быть введены данные следующего типа:

¨ текст, например: МП-15, с.120, В10+В11;

¨ формула, например: =А1*А2, =В10-В11;

Тип данных подразумевает:

1. допустимое множество значений, которое может принимать константа или переменная этого типа;

допустимое множество операций над этими данными.

Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не только как часть данных, но и команда переключения режима.

Текст. Для манипуляции с текстовыми данными в Excel существуют специальные текстовые функции. Если текстовые данные используются в качестве аргумента функции, их обязательно нужно заключать в кавычки (“Текст”). В противном случае Excel рассматривает текст как имя и выдает сообщение об ошибке: #ИМЯ? (рис.13 )

Числа. Числовые данные могут быть представлены :

¨ в виде десятичных дробей;

¨ в виде обыкновенных (рациональных) дробей;

¨ в научном (экспоненциальном) формате – в виде мантиссы порядка для отображения очень больших и очень малых чисел, например 2,35Е+08 для числа 235000000 или 2,35Е-06 для числа 0,0000235;

¨ в форме процента – значения ячеек умножаются на 100 и вводятся с символом %, например 0,2%

¨ в денежной форме (с обозначением символа валюты или без него). Для выравнивания денежных обозначений по десятичному разделителю используется финансовый формат.

Форматы отображения числовых данных задаются на вкладке Число в диалоговом окне Формат ячеек, которое выводится на экран командой ФОРМАТ – Ячейки (рис. 14)

Числовые данные в таблицах Excel могут включать только следующие символы:

¨ знаки +, -, стоящие перед числом;

¨ косую черту в рациональных дробях;

¨ знак мантиссы (Е-, Е+, е-, е+);

¨ денежные обозначения (р. $ или др.);

Формулы. Формулами в электронной таблице называют арифметические и логические выражения. Формулы в Excel всегда начинаются со знак равенства (=), а после вводятся необходимые элементы, либо непосредственно, либо в виде ссылок на соответствующие ячейки. Например, ввод формулы =Н1+Н2 означает, что нужно сложить содержимое ячеек Н1 и Н2 и вывести результат в активной ячейке (рис. 15)

Формулы могут включать:

¨ ссылки на ячейки;

¨ операторы – знаки арифметических, логических и других операций;

¨ скобки, закладки и др.

Для ввода в ячейку формулы необходимо:

¨ ввести в клавиатуры знак равно = или в строке формул щелкнуть по кнопке [=] Изменить формулу;

¨ ввести (без пробелов!) нужные значения или ссылки, а также необходимые операторы;

Адреса ячеек вводят в формулы по латинскому регистру, а знаки арифметических операций – с цифровой клавиатуры.

Для выполнения вычислений с помощью формул и функций в Excel имеются четыре вида операторов, список которых приведен в таблице 1:

Структура и порядок элементов в формуле определяет конечный результат вычислений. При использовании в формулах арифметических операторов необходимо соблюдать принятый математике порядок арифметических операций:

¨ сначала производится возведение в степень;

¨ затем – умножение и деление (они имеют одинаковый приоритет);

¨ в последнюю очередь – сложение и вычитание(также имеют одинаковый приоритет);

¨ нормальный порядок выполнения операций изменяют введением скобок. Операции в скобках выполняются первыми.

Для ускорения и облегчения ввода данных при выполнении наиболее часто выполняемой операции суммирования данных на стандартной панели Excel существует кнопка [Σ] Автосумма. С помощью этой кнопки практически мгновенно можно вычислить сумму всех чисел, расположенных выше или левее выделенной ячейки. Если сумма должна быть вычислена в другом месте листа, используют функцию СУММ и в качестве аргументов указывают диапазон ячеек, содержащих суммируемые данные, например, =СУММ(В7:С12;Е7:Е12).

☺ Автоматическое суммирование . С его помощью мы буквально одним движением просуммируем значения в строках или столбцах.

29. Выделите ячейку Н10. В нее поместим суммарный доход фирмы от продажи компьютеров за пять месяцев.

30. На панели Стандартная нажмите кнопку Автосумма. Диапазон С10:G10 рабочего листа становится окруженным «бегущей» границей, обозначающий диапазон, в котором будет произведено суммирование, а в активной ячейке появляется формула =SUM(C10:G10) или (СУММ(С10:G10)). Теперь достаточно убедиться в том, что диапазон выбран правильно.

31. Нажмите клавишу Enter или нажмите кнопку Автосумма – сравните оба варианта! В ячейку Н10 помещен результат вычислений.

32. Точно таким же образом поместите в ячейку Н11 сумму доходов фирмы по продаже комплектующих.

33. Щелкните на ячейке Н12 и обратите внимание на то, что программа уже автоматически предлагает просуммировать столбец, а не строку.

34. Чтобы все же просуммировать нужную строку, поместите указатель мыши на ячейку С12, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская её, переместите указатель на ячейку G12. Т.о. мы указали диапазон суммирования.

35. Нажмите клавишу Enter.

Просуммируем теперь доход фирмы по всем статьям за каждый месяц.

36. Щелкните на ячейке С13 и просуммируйте диапазон С10:С12.

37. Для суммирования остальных столбцов используйте Автозаполнение. Выделите ячейку С13, а затем выполните автозаполнение ячеек С13:Н13. Как видите автозаполнение работает и в случае формул. Теперь у нас подсчитаны сумма дохода фирмы по каждому месяцу и по всем месяцам вместе.

Теперь попробуем просуммировать одновременно строки и столбцы.

38. Выделите диапазон С15:Н18. Это диапазон, который содержит блок суммируемых данных, а также строку и столбец, в которые будут помещаться итоговые суммы.

39. Нажмите кнопку Автосумма. Результат суммирования теперь появился в строке 18 и столбце Н.

Попытаемся сами составить простейшие формулы.

40. Выделите ячейку С19.

41. Введите знак «=», а затем щелкните на ячейке С13. Её адрес С13 записывается в формулу (в ячейке С13 и в строке формул), а вокруг ячейки С13 появляется «бегущая» рамка.

42. Введите знак «-», а затем щелкните на ячейке С18.

43. Нажмите клавишу Enter. Формула введена и в ячейке С19 появилась величина прибыли за январь.

Функции. Формулы могут включать функции. Функции могут вводиться в таблицу в составе формул либо отдельно. Функцию так же, как и число, можно считать частным случаем формулы.

Функции представляют собой программы с уникальными именами. Это заранее определенные формулы, для которых пользователь должен задать конкретные значения. Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции перечень аргументов. Если написание формулы начинается с функции, перед именем функции вводится знак равенства (=). Аргументы записываются в круглых скобках после имени функции, причем, скобки – обязательная принадлежность функции, даже если у нее нет аргументов(например, функция =ПИ() – 3,1416…).

В качестве аргументов функций могут использоваться:

¨ адреса ячеек или диапазонов;

¨ имена ячеек или диапазонов;

¨ логические значения и др.;

В русифицированных версиях Excel имена многих функций записываются на русском языке, например:

Источник

Типы данных в ячейках электронной таблицы

Вкаждую ячейку электронной таблицы могут быть введены данные одного из следующих типов:

· Формула, например: =А1*А2, =В10+В11;

· Функция, например: =СУММ(А1:А2);

Тип данных подразумевает:

1) допустимое множество значений, которое может принимать константа или переменная этого типа;

2) допустимое множество операций над этими данными.

Табличный процессор должен «знать», какого типа данные хранятся в конкретной ячейке таблицы, для того, чтобы правильно интерпретировать ее содержимое.

Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом.

По умолчанию текстовые данные после завершения ввода автоматически выравниваются по левому краю ячейки, а числовые — по правому краю. При последующем форматировании тип выравнивания можно изменить.

Символьные (текстовые) данные

Текст это последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер и, как правило, не подвергаются каким-либо преобразованиям. Текстовые данные могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В одной ячейке может содержаться до 32 000 символов.

Для манипуляций с текстовыми данными в Excel существуют специальные текстовые функции. Если текстовые данные используются в качестве аргумента функции, их обязательно нужно заключать в кавычки («Текст»). В противном случае Excel рассматривает текст как имя и выдает сообщение об ошибке: #ИМЯ?

Читайте также:  Жби кольца объем таблица

Числовые данные

Большинство рабочих листов Excel состоит из таблиц, заполненных числами, с которыми производятся математические или иные операции. Первыми символами в ячейке с числовыми данными могут быть: число, знак числа (плюс или минус), знак равенства или левая круглая скобка.

Числовые данные могут быть представлены:

· в виде десятичных дробей;

· в виде обыкновенных (рациональных) дробей;

· в научном (экспоненциальном) формате — в виде мантиссы и порядка для отображения очень больших и очень малых чисел, например 2,35Е+08 для числа 235000000 или 2,35Е-06 для числя0,00000235;

· в форме процента — значения ячеек умножаются на 100 и выводятся с символом %, например 0,2%;

· в денежной форме (с обозначением символа валюты или без него). Для выравнивания денежных обозначений по десятичному разделителю используется финансовый формат.

Форматы отображения числовых данных задаются на вкладке Числов диалоговом окне Формат ячеек,которое выводится на экран командой ФОРМАТ ► Ячейки.

В Excel установлено ограничение для используемых числовых данных — 15 разрядов, т.е. числа хранятся с точностью до 15 знаков независимо от количества разрядов, отображаемых на экране. Если число имеет больше 15 знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули.

Если число не помещается в ячейке электронной таблицы, то в отличие от текста вместо числа в ячейке появляются символы #, например (#########). Это обусловлено тем, что частичное представление чисел в ячейках может привести к ошибкам в вычислениях. Для полного отображения числовых данных необходимо изменить формат числа или увеличить ширину столбца.

Для того чтобы числа и даты воспринимались программой как текст, перед ними нужно ставить апостроф или пробел или заключать вводимые числа и даты в кавычки.

Дата и время

Дата и время являются особым типом входных данных. Они вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю. Это объясняется тем, что в дальнейшем даты и время могут быть использованы в вычислениях. Для выполнения вычислений с использованием времени и дат в Excel имеются специальные функции ДАТАи ВРЕМЯ.

Программа Excel автоматически ведет календарь, учитывая число дней в месяце, високосные годы и др., например, может дать ответ, какой день недели будет через 100 дней, через год и т. п.

Время хранится в ячейке таблицы как доля суток, т.е. число 0,25 в формате времени будет представлять 6 часов утра — 6:00.

Форматирование листов и данных

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определённый формат. От формата зависят способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания; для чисел — форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т. д.

Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.

С ячейками, в которые еще не заносилась никакая информация, уже связаны определенные параметры формата, например, выравнивание текста по левой границе ячейки, а чисел — по правой и др. Программа Excel распознает типы данных при их вводе в ячейку и форматирует данные в соответствии с параметрами, заданными по умолчанию.

С помощью специальных команд можно изменить формат как во всей таблице (глобально), так и в отдельной ячейке или блоке ячеек (локально).

Для изменения первоначального форматирования ячеек можно использовать:

· кнопки панелей инструментов Стандартная и Форматирование;

· команду меню окна ФОРМАТЯчейки;

· команду контекстного меню Формат ячеек.

Большинство кнопок панелей инструментов используется в Excel также, как и аналогичные кнопки в программе Word, например, для быстрого копирования форматов отдельных ячеек (или блоков ячеек) очень удобно использовать кнопку Формат по образцу. Кроме того, в Excel имеется специальная группа кнопок , которая позволяет быстро изменять форматы числовых данных — устанавливать в ячейках и диапазонах разделители тысяч, присваивать числам денежный или процентный форматы, увеличивать или уменьшать разрядность чисел.

При форматировании заголовков таблиц часто возникает необходимость объединения по горизонтали несколько ячеек для того, чтобы текст заголовка располагался по центру таблицы. Для этой цели в Excel существует специальная кнопка Объединить и поместить в центре. При использовании этой кнопки необходимо соблюдать определенную осторожность, так как не, следует забывать, что текст заголовка фактически находится в той ячейке, куда он был введен первоначально.

Для отмены объединения ячеек нужно выделить эти ячейки, ввести команду ФОРМАТЯчейки и на вкладке Выравниваниеснять переключатель Объединение ячеек.

Диалоговое окно Формат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек:

На вкладке Число можно выбрать нужный формат для данных, введенных в активную ячейку или диапазон ячеек, — общий, числовой, денежный или др.

В левом подокне выбирается категория формата, а в подокне справа — конкретный формат.

Если ни один из предлагаемых форматов не подходит, то нужно выбрать пункт Все форматы и в правом подокне Типописать свой формат с учетом принятых в Excel соглашений и обозначений кодов форматов.

На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста. Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить с помощью мыши или клавиши Shift и стрелок курсора.

На вкладке Выравнивание задаются параметры расположения текста в ячейке:

· по горизонтали (по значению, по центру выделения и т.п.);

· ориентация (поворот текста, расположение текста в ячейке по вертикали).

Для оформления ячеек электронной таблицы линиями и рамкой используется вкладка Граница, а также кнопка панели инструментов Границы.

С помощью вкладки Вид, а также кнопок Цвет заливки и Цвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном: выбрать цвет и узор.

Автоформатирование. Excel 2000 предлагает около 20 стандартных образцов оформления таблицы с использованием различных шрифтов, способов обрамления и заливок.

Для выполнения автоформатирования необходимо:

· выделить нужный диапазон ячеек или щелкнуть по любой ячейке форматируемой таблицы;

· ввести команду ФОРМАТ ► Автоформат;

· в диалоговом окне Автоформатвыбрать подходящий вариант оформления.

Иногда возникает необходимость скрыть (спрятать на время) столбцы, строки или целые листы таблицы. Эта операция выполняется с помощью команд меню ФОРМАТ ► Строка (Столбец, Лист) ► Скрытьили с помощью аналогичных команд контекстного меню. Утолщенная граница разделителя столбца или строки, а также пропущенное название столбца (строки) указывает на наличие скрытого столбца или строки.

Для того чтобы показать скрытые ранее столбцы или строки, предварительно следует выделить столбцы (строки) по обе стороны от скрытого столбца (строки) и ввести команду ФОРМАТ ► ► Строка (Столбец, Лист) ► Отобразить.Для того чтобы скрыть всю рабочую книгу, нужно установить курсор в любом месте книги и выполнить команду ОКНО ► Скрыть.Показать скрытую книгу можно с помощью команды ФАЙЛ ► Отобразить.

Использование стилей

Так же как в MS Word Excel можно использовать существующие стили, а также создавать новые стили.

Стиль – это набор форматов, например размер шрифта, узоры и выравнивание, которые можно создавать и сохранять как единое целое.

Для применения стиля к отдельной ячейке или диапазону ячеек нужно выделить ячейки, формат которых необходимо изменить.

1. В меню Формат выберите команду Стиль.

2. В поле Имя стиля выберите нужный стиль.

Для быстрого применения стандартных стилей к числам в выделенных ячейках нажмите кнопку Формат с разделителями, Денежный формат или Процентный формат на панели инструментов Форматирование.

Дата добавления: 2018-04-04 ; просмотров: 7565 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник

Adblock
detector