Меню

Как правильно составить сводную таблицу

Как правильно составить сводную таблицу

В этом руководстве вы узнаете, что такое сводная таблица, и найдете подробную инструкцию, как по шагам создавать и использовать её в Excel.

Если вы работаете с большими наборами данных в Excel, то сводная таблица очень удобна для быстрого создания интерактивного представления из множества записей. Помимо прочего, она может автоматически сортировать и фильтровать информацию, подсчитывать итоги, вычислять среднее значение, а также создавать перекрестные таблицы. Это позволяет взглянуть на ваши цифры совершенно с новой стороны.

Важно также и то, что при этом ваши исходные данные не затрагиваются – что бы вы не делали с вашей сводной таблицей. Вы просто выбираете такой способ отображения, который позволит вам увидеть новые закономерности и связи. Ваши показатели будут разделены на группы, а огромный объем информации будет представлен в понятной и доступной для анализа форме.

  1. Что такое сводная таблица?
  2. Как создать сводную таблицу.
    • 1. Организуйте свои исходные данные
    • 2. Создаем и размещаем макет
    • 3. Как добавить поле
    • 4. Как удалить поле из сводной таблицы?
    • 5. Как упорядочить поля?
    • 6. Выберите функцию для значений (необязательно)
    • 7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)
  3. Работа со списком показателей сводной таблицы
  4. Закрытие и открытие панели редактирования.
  5. Воспользуйтесь рекомендациями программы.
  6. Давайте улучшим результат.
  7. Как обновить сводную таблицу.
  8. Как переместить на новое место?
  9. Как удалить сводную таблицу?

Что такое сводная таблица?

Это инструмент для изучения и обобщения больших объемов данных, анализа связанных итогов и представления отчетов. Они помогут вам:

  • представить большие объемы данных в удобной для пользователя форме.
  • группировать информацию по категориям и подкатегориям.
  • фильтровать, сортировать и условно форматировать различные сведения, чтобы вы могли сосредоточиться на самом актуальном.
  • поменять строки и столбцы местами.
  • рассчитать различные виды итогов.
  • разворачивать и сворачивать уровни данных, чтобы узнать подробности.
  • представить в Интернете сжатые и привлекательные таблицы или печатные отчеты.

Например, у вас множество записей в электронной таблице с цифрами продаж шоколада:

И каждый день сюда добавляются все новые сведения. Одним из возможных способов суммирования этого длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как было продемонстрировано в руководствах по функциям СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН.

Однако, когда вы хотите сравнить несколько показателей по каждому продавцу либо по отдельным товарам, использование сводных таблиц является гораздо более эффективным способом. Ведь при использовании функций вам придется писать много формул с достаточно сложными условиями. А здесь всего за несколько щелчков мыши вы можете получить гибкую и легко настраиваемую форму, которая суммирует ваши цифры как вам необходимо.

Вот посмотрите сами.

Этот скриншот демонстрирует лишь несколько из множества возможных вариантов анализа продаж. И далее мы рассмотрим примеры построения сводных таблиц в Excel 2016, 2013, 2010 и 2007.

Как создать сводную таблицу.

Многие думают, что создание отчетов при помощи сводных таблиц для «чайников» является сложным и трудоемким процессом. Но это не так! Microsoft много лет совершенствовала эту технологию, и в современных версиях Эксель они очень удобны и невероятно быстры.

Фактически, вы можете сделать это всего за пару минут. Для вас – небольшой самоучитель в виде пошаговой инструкции:

1. Организуйте свои исходные данные

Перед созданием сводного отчета организуйте свои данные в строки и столбцы, а затем преобразуйте диапазон данных в таблицу. Для этого выделите все используемые ячейки, перейдите на вкладку меню « Главная» и нажмите « Форматировать как таблицу».

Использование «умной» таблицы в качестве исходных данных дает вам очень хорошее преимущество — ваш диапазон данных становится «динамическим». Это означает, что он будет автоматически расширяться или уменьшаться при добавлении или удалении записей. Поэтому вам не придется беспокоиться о том, что в свод не попала самая свежая информация.

  • Добавьте уникальные, значимые заголовки в столбцы, они позже превратятся в имена полей.
  • Убедитесь, что исходная таблица не содержит пустых строк или столбцов и промежуточных итогов.
  • Чтобы упростить работу, вы можете присвоить исходной таблице уникальное имя, введя его в поле « Имя» в верхнем правом углу.

2. Создаем и размещаем макет

Выберите любую ячейку в исходных данных, а затем перейдите на вкладку Вставка > Сводная таблица .

Откроется окно « Создание . ». Убедитесь, что в поле Диапазон указан правильный источник данных. Затем выберите местоположение для свода:

  • Выбор нового рабочего листа поместит его на новый лист, начиная с ячейки A1.
  • Выбор существующего листа разместит в указанном вами месте на существующем листе. В поле « Диапазон» выберите первую ячейку (то есть, верхнюю левую), в которую вы хотите поместить свою таблицу.

Нажатие ОК создает пустой макет без цифр в целевом местоположении, который будет выглядеть примерно так:

  • В большинстве случаев имеет смысл размещать на отдельном рабочем листе. Это особенно рекомендуется для начинающих.
  • Ежели вы берете информацию из другой таблицы или рабочей книги, включите их имена, используя следующий синтаксис: [workbook_name]sheet_name!Range. Например, [Книга1.xlsx] Лист1!$A$1:$E$50. Конечно, вы можете не писать это все руками, а просто выбрать диапазон ячеек в другой книге с помощью мыши.
  • Возможно, было бы полезно построить таблицу и диаграмму одновременно. Для этого в Excel 2016 и 2013 перейдите на вкладку « Вставка», щелкните стрелку под кнопкой « Сводная диаграмма», а затем нажмите « Диаграмма и таблица». В версиях 2010 и 2007 щелкните стрелку под сводной таблицей, а затем — Сводная диаграмма.
  1. Организация макета.

Область, в которой вы работаете с полями макета, называется списком полей. Он расположен в правой части рабочего листа и разделен на заголовок и основной раздел:

  • Раздел «Поле» содержит названия показателей, которые вы можете добавить. Они соответствуют именам столбцов исходных данных.
  • Раздел « Макет» содержит область « Фильтры», «С толбцы», «Строки» и « Значения». Здесь вы можете расположить в нужном порядке поля.

Изменения, которые вы вносите в этих разделах, немедленно применяются в вашей таблице.

3. Как добавить поле

Чтобы иметь возможность добавить поле в нужную область, установите флажок рядом с его именем.

По умолчанию Microsoft Excel добавляет поля в раздел « Макет» следующим образом:

  • Нечисловые добавляются в область Строки;
  • Числовые добавляются в область значений;
  • Дата и время добавляются в область С толбцы.

4. Как удалить поле из сводной таблицы?

Чтобы удалить любое поле, вы можете выполнить следующее:

  • Снимите флажок напротив него, который вы ранее установили.
  • Щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите « Удалить……».

И еще один простой и наглядный способ удаления поля. Перейдите в макет таблицы, зацепите мышкой ненужный вам элемент и перетащите его за пределы макета. Как только вы вытащите его за рамки, рядом со значком появится хатактерный крестик. Отпускайте кнопку мыши и наблюдайте, как внешний вид вашей таблицы сразу же изменится.

5. Как упорядочить поля?

Вы можете изменить расположение показателей тремя способами:

  1. Перетащите поле между 4 областями раздела с помощью мыши. В качестве альтернативы щелкните и удерживайте его имя в разделе « Поле», а затем перетащите в нужную область в разделе « Макет». Это приведет к удалению из текущей области и его размещению в новом месте.
  1. Щелкните правой кнопкой мыши имя в разделе « Поле» и выберите область, в которую вы хотите добавить его:
  1. Нажмите на поле в разделе « Макет», чтобы выбрать его. Это сразу отобразит доступные параметры:

Все внесенные вами изменения применяются немедленно.

Ну а ежели спохватились, что сделали что-то не так, не забывайте, что есть «волшебная» комбинация клавиш CTRL+Z, которая отменяет сделанные вами изменения (если вы не сохранили их, нажав соответствующую клавишу).

6. Выберите функцию для значений (необязательно)

По умолчанию Microsoft Excel использует функцию « Сумма» для числовых показателей, которые вы помещаете в область « Значения». Когда вы помещаете нечисловые (текст, дата или логическое значение) или пустые значения в эту область, к ним применяется функция « Количество».

Но, конечно, вы можете выбрать другой метод расчёта. Щелкните правой кнопкой мыши поле значения, которое вы хотите изменить, выберите Параметры поля значений и затем — нужную функцию.

Думаю, названия операций говорят сами за себя, и дополнительные пояснения здесь не нужны. В крайнем случае, попробуйте различные варианты сами.

Здесь же вы можете изменить имя его на более приятное и понятное для вас. Ведь оно отображается в таблице, и поэтому должно выглядеть соответственно.

В Excel 2010 и ниже опция « Суммировать значения по» также доступна на ленте — на вкладке « Параметры» в группе « Расчеты».

7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)

Еще одна полезная функция позволяет представлять значения различными способами, например, отображать итоговые значения в процентах или значениях ранга от наименьшего к наибольшему и наоборот. Полный список вариантов расчета доступен здесь .

Это называется « Дополнительные вычисления». Доступ к ним можно получить, открыв вкладку «Параметры . », как это описано чуть выше.

Подсказка. Функция «Дополнительные вычисления » может оказаться особенно полезной, когда вы добавляете одно и то же поле более одного раза и показываете, как в нашем примере, общий объем продаж и объем продаж в процентах от общего количества одновременно. Согласитесь, обычными формулами делать такую таблицу придется долго. А тут – пара минут работы!

Итак, процесс создания завершен. Теперь пришло время немного поэкспериментировать, чтобы выбрать макет, наиболее подходящий для вашего набора данных.

Работа со списком показателей сводной таблицы

Панель, которая формально называется списком полей, является основным инструментом, который используется для упорядочения таблицы в соответствии с вашими требованиями. Вы можете настроить её по своему вкусу, чтобы удобнее .

Чтобы изменить способ отображения вашей рабочей области, нажмите кнопку « Инструменты» и выберите предпочитаемый макет.

Вы также можете изменить размер панели по горизонтали, перетаскивая разделитель, который отделяет панель от листа.

Закрытие и открытие панели редактирования.

Закрыть список полей в сводной таблице так же просто, как нажать кнопку « Закрыть» (X) в верхнем правом углу панели. А вот как заставить его появиться снова – уже не так очевидно 🙂

Чтобы снова отобразить его, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выберите « Показать . » в контекстном меню.

Также можно нажать кнопку « Список полей» на ленте, которая находится на вкладке меню « Анализ».

Читайте также:  Классификация показателей качества таблица

Воспользуйтесь рекомендациями программы.

Как вы только что видели, создание сводных таблиц — довольно простое дело, даже для «чайников». Однако Microsoft делает еще один шаг вперед и предлагает автоматически сгенерировать отчет, наиболее подходящий для ваших исходных данных. Все, что вам нужно, это 4 щелчка мыши:

  1. Нажмите любую ячейку в исходном диапазоне ячеек или таблицы.
  2. На вкладке « Вставка» выберите « Рекомендуемые сводные таблицы». Программа немедленно отобразит несколько макетов, основанных на ваших данных.
  3. Щелкните на любом макете, чтобы увидеть его предварительный просмотр.
  4. Если вас устраивает предложение, нажмите кнопку «ОК» и добавьте понравившийся вариант на новый лист.

Как вы видите на скриншоте выше, Эксель смог предложить несколько базовых макетов для моих исходных данных, которые значительно уступают сводным таблицам, которые мы создали вручную несколько минут назад. Конечно, это только мое мнение 🙂

Но при всем при этом, использование рекомендаций — это быстрый способ начать работу, особенно когда у вас много данных и вы не знаете, с чего начать. А затем этот вариант можно легко изменить по вашему вкусу.

Давайте улучшим результат.

Теперь, когда вы знакомы с основами, вы можете перейти к вкладкам « Анализ» и « Конструктор» инструментов в Excel 2016 и 2013 ( вкладки « Параметры» и « Конструктор» в 2010 и 2007). Они появляются, как только вы щелкаете в любом месте таблицы.

Вы также можете получить доступ к параметрам и функциям, доступным для определенного элемента, щелкнув его правой кнопкой мыши (об этом мы уже говорили при создании).

После того, как вы построили таблицу на основе исходных данных, вы, возможно, захотите уточнить ее, чтобы провести более серьёзный анализ.

Чтобы улучшить дизайн, перейдите на вкладку « Конструктор», где вы найдете множество предопределенных стилей. Чтобы получить свой собственный стиль, нажмите кнопку « Создать стиль….» внизу галереи « Стили сводной таблицы».

Чтобы настроить макет определенного поля, щелкните на нем, затем нажмите кнопку « Параметры» на вкладке « Анализ» в Excel 2016 и 2013 (вкладка « Параметры» в 2010 и 2007). Также вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши поле и выбрать « Параметры . » в контекстном меню.

На снимке экрана ниже показан новый дизайн и макет.

Источник



Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Данные для сводной таблицы

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Шапка сводной таблицы

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Сведение данных с помощью формулы

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?

— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?

— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Кнопки построения сводной таблицы на ленте

Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.

Макеты рекомендуемых сводных таблиц

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Диалоговое окно создания сводной таблицы

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Пустая сводная таблица

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

Панель управления полями сводной таблицы

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

Создание макета сводной таблицы

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

Сводная таблица

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши

Обновление сводной таблицы

или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.

Обновить все

Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.

Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.

Читайте также:  Таблица для взвешивания продуктов

Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.

Источник

Сводная таблица в Excel. Как сделать?

Сводная таблица – это один из наиболее полезных инструментов в Excel. С ее помощью появляются широкие возможности для анализа больших массивов данных и быстрых вычислений.

  1. Видеоурок: Как создать сводную таблицу в Excel
  2. Что такое сводные таблицы в Excel? Пошаговая инструкция
  3. Как сделать сводную таблицу в Excel
  4. Области сводной таблицы в Excel
  5. Что такое кэш сводной таблицы
  6. Область “Значения”
  7. Область “Строки”
  8. Область”Столбцы”
  9. Область “Фильтры”
  10. Сводные таблицы в Excel. Примеры
  11. Пример 1. Какой объем выручки у региона Север?
  12. Пример 2. ТОП пять клиентов по продажам
  13. Пример 3. Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Видеоурок: Как создать сводную таблицу в Excel

Что такое сводные таблицы в Excel? Пошаговая инструкция

Сводные таблицы это инструмент Excel для суммирования и анализа больших объемов данных.

Представим, что у нас есть таблица с данными продаж по клиентам за год размером в 1000 строчек:

Сводная таблица в Excel

Она содержит данные:

  • Даты заказов;
  • Регион в котором расположен клиент;
  • Тип клиента;
  • Клиент;
  • Количество продаж;
  • Выручка;
  • Прибыль.

Теперь, представим, что наш руководитель поставил задачу вычислить:

  • Какой объем выручки у региона Север за 2017 год?;
  • ТОП пять клиентов по выручке;
  • Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Для поиска ответа на эти вопросы вы можете использовать различные функции и формулы. Но что, если задач по этим данным будет не три, а тридцать? Каждый раз вам придется менять формулы и функции и подстраивать под каждый тип расчета.

Ниже мы разберем, как в решении этих задач нам поможет сводная таблица.

Как сделать сводную таблицу в Excel

Для создания таблицы выполните следующие действия:

  • Выделите любую ячейку в таблице с данными;
  • Нажмите на вкладку “Вставка” => “Сводная таблица”:

вставить сводную таблицу в Excel

  • Во всплывающем диалоговом окне система автоматически определит границы данных, на основе которых вы сможете создать сводную таблицу. Рекомендую при каждом создании убеждаться в том, что система правильно определила границы диапазона данных:
    • Таблица или диапазон: Система автоматически определяет границы данных. Они будут корректными при том условии, что в таблице нет пробелов в заголовках и строках. При необходимости вы можете скорректировать диапазон данных.
  • Система по умолчанию создает таблицу в новой вкладке файла Excel. Если вы хотите создать её в конкретном месте на определенном листе, то вы можете указать границы для создания в графе “На существующий лист”.

создание сводной таблицы в excel

После нажатия кнопки “ОК” таблица будет создана.

После формирования таблицы, вы не увидите на листе никаких данных. Все что будет доступно, это ее имя и меню для выбора данных к отображению.

созданная сводная таблица

Теперь, прежде чем мы приступи к анализу данных, предлагаю разобраться что значит каждое поле и область сводной таблицы.

Области сводной таблицы в Excel

Для эффективной работы со сводными таблицами, важно знать принцип их работы.

Ниже вы узнаете подробней об областях:

  • Кэш
  • Область “Значения”
  • Область “Строки”
  • Область “Столбцы”
  • Область “Фильтры”

Что такое кэш сводной таблицы

При создании сводной таблицы, Excel создает кэш данных, на основе которых будет построена таблица.

Когда вы осуществляете вычисления, Excel не обращается каждый раз к исходным данным, а использует информацию из кэша. Эта особенность значительно сокращает количество ресурсов системы, затрачиваемых на обработку и вычисления данных.

Кэш данных увеличивает размер Excel-файла.

Область “Значения”

Область “Значения” включает в себя числовые элементы таблицы. Представим, что мы хотим отразить объем продаж регионов по месяцам (из примера в начале статьи). Область закрашенная желтым цветом, на изображении ниже, отражает значения размещенные в области “Значения”.

область значения в таблице Excel

На примере выше создана таблица, в которой отражены данные продаж по регионам с разбивкой по месяцам.

Область “Строки”

Заголовки таблицы, размещенные слева от значений, называются строками. В нашем примере это названия регионов. На скриншоте ниже, строки выделены красным цветом:

область строки в сводных таблицах в Excel

Область”Столбцы”

Заголовки вверху значений таблицы называются “Столбцы”.

На примере ниже красным выделены поля “Столбцы”, в нашем случае это значения месяцев.

Область столбцы в Excel

Область “Фильтры”

Область “Фильтры” используется опционально и позволяет задать уровень детализации данных. Например, мы можем в качестве фильтра указать данные “Тип клиента” – “Продуктовый магазин” и Excel отобразит данные в таблице касающиеся только продуктовых магазинов.

область фильтры в excel

Сводные таблицы в Excel. Примеры

На примерах ниже мы рассмотрим, как с помощью сводных таблиц ответить на три вопроса:

  • Какой объем выручки у региона Север за 2017 год?;
  • ТОП пять клиентов по выручке;
  • Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Прежде чем анализировать данные, важно решить каким образом должны выглядеть данные таблицы (какие данные разметить в колонки, строки, значения, фильтры). Например, если нам нужно отобразить данные продаж клиентов по регионам, то следует поместить названия регионов в строки, месяцы в колонки, значения продаж в поле “Значения”. Как только вы представили каким образом вы видите итоговую таблицу – начинайте её создание.

В окне “Поля сводной таблицы” размещены области и поля со значениями для размещения:

поля и области сводной таблицы

Поля создаются на основе значений исходного диапазона данных. Раздел «Области» – это место, где вы размещаете элементы таблицы.

Перенос полей из области в область представляет собой удобный интерфейс, в котором, при перемещении, данные автоматически обновляются.

Теперь, попробуем ответить на вопросы руководителя из начала этой статьи на примерах ниже.

Пример 1. Какой объем выручки у региона Север?

Для вычисления объема продаж региона Север, рекомендую разместить в таблице данные продаж по всем регионам. Для этого нам потребуется:

  • создать сводную таблицу и поле “Регион” перенести в область “Строки”;
  • поле “Выручка” разместить в области “Значения”
  • задать финансовый числовой формат ячейкам со значениями.

Получим ответ: продажи региона Север составляют 1 233 006 966 ₽:

сводные таблицы в Excel пример 1

Пример 2. ТОП пять клиентов по продажам

Для того чтобы вычислить рейтинг ТОП пяти клиентов, нам нужно:

  • переместить поле “Клиент” в область “Строки”;
  • поле “Выручка” разместить в области “Значения”;
  • задать финансовый числовой формат ячейкам со значениями.

У нас получится следующая таблица:

сводные таблицы в Excel пример 2

По-умолчанию, система Excel сортирует данные в таблице в алфавитном порядке. Для сортировки данных по объему продаж выполните следующие действия:

  • кликните правой кнопкой на любой из строчек с данными выручки;
  • перейдите в меню “Сортировка” => “Сортировка по убыванию”:

сортировка данных в сводной таблице excel

Как результат мы получим отсортированный список клиентов по объему выручки.

сводные таблицы в Excel пример 2-1

Пример 3. Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Для расчета места по объему выручки клиента Лудников ИП в регионе Восток рекомендую сформировать сводную таблицу, в которой будут отображены данные выручки по регионам и клиентам внутри этого региона.

  • поместим поле “Регион” в область “Строки”;
  • поместим поле “Клиент” в область “Строки” под поле “Регион”;
  • зададим финансовый числовой формат ячейкам со значениями.

После перемещения элемента “Регион” и “Клиент” в области “Строки” друг под другом , система поймет каким образом вы хотите отобразить данные и предложит подходящий вариант.

  • поле “Выручка” разместим в область “Значения”.

В итоге мы получили таблицу, в которой отражены данные выручки клиентов в рамках каждого региона.

сводные таблицы в Excel пример 3

Для сортировки данных выполните следующие шаги:

  • кликните правой кнопкой на любой из строчек с данными выручки;
  • перейдите в меню “Сортировка” => “Сортировка по убыванию”:

сводные таблицы в Excel пример 3-1

В полученной таблице мы можем определить какое место занимает клиент Лудников ИП среди всех клиентов региона Восток.

сводные таблицы в Excel пример 3-2

Существует несколько вариантов для решения этой задачи. Вы можете перенести поле “Регион” в область “Фильтры” и в строчках разместить данные продаж клиентов, таким образом отразив данные по выручке только клиентов региона Восток.

Еще больше полезных приемов в работе со сводными таблицами Excel вы узнаете в практическом курсе “ Сводные таблицы в Excel“. Успей зарегистрироваться по ссылке!

Источник

Как сделать сводную таблицу в Excel – пошаговая инструкция для чайников

В этом руководстве вы узнаете, что такое сводная таблица, и найдете подробную инструкцию, как по шагам создавать и использовать её в Excel.

Если вы работаете с большими наборами данных в Excel, то сводная таблица очень удобна для быстрого создания интерактивного представления из множества записей. Помимо прочего, она может автоматически сортировать и фильтровать информацию, подсчитывать итоги, вычислять среднее значение, а также создавать перекрестные таблицы. Это позволяет взглянуть на ваши цифры совершенно с новой стороны.

Важно также и то, что при этом ваши исходные данные не затрагиваются – что бы вы не делали с вашей сводной таблицей. Вы просто выбираете такой способ отображения, который позволит вам увидеть новые закономерности и связи. Ваши показатели будут разделены на группы, а огромный объем информации будет представлен в понятной и доступной для анализа форме.

  1. Что такое сводная таблица?
  2. Как создать сводную таблицу.
    • 1. Организуйте свои исходные данные
    • 2. Создаем и размещаем макет
    • 3. Как добавить поле
    • 4. Как удалить поле из сводной таблицы?
    • 5. Как упорядочить поля?
    • 6. Выберите функцию для значений (необязательно)
    • 7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)
  3. Работа со списком показателей сводной таблицы
  4. Закрытие и открытие панели редактирования.
  5. Воспользуйтесь рекомендациями программы.
  6. Давайте улучшим результат.
  7. Как обновить сводную таблицу.
  8. Как переместить на новое место?
  9. Как удалить сводную таблицу?

Что такое сводная таблица?

Это инструмент для изучения и обобщения больших объемов данных, анализа связанных итогов и представления отчетов. Они помогут вам:

  • представить большие объемы данных в удобной для пользователя форме.
  • группировать информацию по категориям и подкатегориям.
  • фильтровать, сортировать и условно форматировать различные сведения, чтобы вы могли сосредоточиться на самом актуальном.
  • поменять строки и столбцы местами.
  • рассчитать различные виды итогов.
  • разворачивать и сворачивать уровни данных, чтобы узнать подробности.
  • представить в Интернете сжатые и привлекательные таблицы или печатные отчеты.

Например, у вас множество записей в электронной таблице с цифрами продаж шоколада:

И каждый день сюда добавляются все новые сведения. Одним из возможных способов суммирования этого длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как было продемонстрировано в руководствах по функциям СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН.

Однако, когда вы хотите сравнить несколько показателей по каждому продавцу либо по отдельным товарам, использование сводных таблиц является гораздо более эффективным способом. Ведь при использовании функций вам придется писать много формул с достаточно сложными условиями. А здесь всего за несколько щелчков мыши вы можете получить гибкую и легко настраиваемую форму, которая суммирует ваши цифры как вам необходимо.

Читайте также:  Умная таблица excel как создать

Вот посмотрите сами.

Этот скриншот демонстрирует лишь несколько из множества возможных вариантов анализа продаж. И далее мы рассмотрим примеры построения сводных таблиц в Excel 2016, 2013, 2010 и 2007.

Как создать сводную таблицу.

Многие думают, что создание отчетов при помощи сводных таблиц для «чайников» является сложным и трудоемким процессом. Но это не так! Microsoft много лет совершенствовала эту технологию, и в современных версиях Эксель они очень удобны и невероятно быстры.

Фактически, вы можете сделать это всего за пару минут. Для вас – небольшой самоучитель в виде пошаговой инструкции:

1. Организуйте свои исходные данные

Перед созданием сводного отчета организуйте свои данные в строки и столбцы, а затем преобразуйте диапазон данных в таблицу. Для этого выделите все используемые ячейки, перейдите на вкладку меню « Главная» и нажмите « Форматировать как таблицу».

Использование «умной» таблицы в качестве исходных данных дает вам очень хорошее преимущество — ваш диапазон данных становится «динамическим». Это означает, что он будет автоматически расширяться или уменьшаться при добавлении или удалении записей. Поэтому вам не придется беспокоиться о том, что в свод не попала самая свежая информация.

  • Добавьте уникальные, значимые заголовки в столбцы, они позже превратятся в имена полей.
  • Убедитесь, что исходная таблица не содержит пустых строк или столбцов и промежуточных итогов.
  • Чтобы упростить работу, вы можете присвоить исходной таблице уникальное имя, введя его в поле « Имя» в верхнем правом углу.

2. Создаем и размещаем макет

Выберите любую ячейку в исходных данных, а затем перейдите на вкладку Вставка > Сводная таблица .

Откроется окно « Создание . ». Убедитесь, что в поле Диапазон указан правильный источник данных. Затем выберите местоположение для свода:

  • Выбор нового рабочего листа поместит его на новый лист, начиная с ячейки A1.
  • Выбор существующего листа разместит в указанном вами месте на существующем листе. В поле « Диапазон» выберите первую ячейку (то есть, верхнюю левую), в которую вы хотите поместить свою таблицу.

Нажатие ОК создает пустой макет без цифр в целевом местоположении, который будет выглядеть примерно так:

  • В большинстве случаев имеет смысл размещать на отдельном рабочем листе. Это особенно рекомендуется для начинающих.
  • Ежели вы берете информацию из другой таблицы или рабочей книги, включите их имена, используя следующий синтаксис: [workbook_name]sheet_name!Range. Например, [Книга1.xlsx] Лист1!$A$1:$E$50. Конечно, вы можете не писать это все руками, а просто выбрать диапазон ячеек в другой книге с помощью мыши.
  • Возможно, было бы полезно построить таблицу и диаграмму одновременно. Для этого в Excel 2016 и 2013 перейдите на вкладку « Вставка», щелкните стрелку под кнопкой « Сводная диаграмма», а затем нажмите « Диаграмма и таблица». В версиях 2010 и 2007 щелкните стрелку под сводной таблицей, а затем — Сводная диаграмма.
  1. Организация макета.

Область, в которой вы работаете с полями макета, называется списком полей. Он расположен в правой части рабочего листа и разделен на заголовок и основной раздел:

  • Раздел «Поле» содержит названия показателей, которые вы можете добавить. Они соответствуют именам столбцов исходных данных.
  • Раздел « Макет» содержит область « Фильтры», «С толбцы», «Строки» и « Значения». Здесь вы можете расположить в нужном порядке поля.

Изменения, которые вы вносите в этих разделах, немедленно применяются в вашей таблице.

3. Как добавить поле

Чтобы иметь возможность добавить поле в нужную область, установите флажок рядом с его именем.

По умолчанию Microsoft Excel добавляет поля в раздел « Макет» следующим образом:

  • Нечисловые добавляются в область Строки;
  • Числовые добавляются в область значений;
  • Дата и время добавляются в область С толбцы.

4. Как удалить поле из сводной таблицы?

Чтобы удалить любое поле, вы можете выполнить следующее:

  • Снимите флажок напротив него, который вы ранее установили.
  • Щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите « Удалить……».

И еще один простой и наглядный способ удаления поля. Перейдите в макет таблицы, зацепите мышкой ненужный вам элемент и перетащите его за пределы макета. Как только вы вытащите его за рамки, рядом со значком появится хатактерный крестик. Отпускайте кнопку мыши и наблюдайте, как внешний вид вашей таблицы сразу же изменится.

5. Как упорядочить поля?

Вы можете изменить расположение показателей тремя способами:

  1. Перетащите поле между 4 областями раздела с помощью мыши. В качестве альтернативы щелкните и удерживайте его имя в разделе « Поле», а затем перетащите в нужную область в разделе « Макет». Это приведет к удалению из текущей области и его размещению в новом месте.
  1. Щелкните правой кнопкой мыши имя в разделе « Поле» и выберите область, в которую вы хотите добавить его:
  1. Нажмите на поле в разделе « Макет», чтобы выбрать его. Это сразу отобразит доступные параметры:

Все внесенные вами изменения применяются немедленно.

Ну а ежели спохватились, что сделали что-то не так, не забывайте, что есть «волшебная» комбинация клавиш CTRL+Z, которая отменяет сделанные вами изменения (если вы не сохранили их, нажав соответствующую клавишу).

6. Выберите функцию для значений (необязательно)

По умолчанию Microsoft Excel использует функцию « Сумма» для числовых показателей, которые вы помещаете в область « Значения». Когда вы помещаете нечисловые (текст, дата или логическое значение) или пустые значения в эту область, к ним применяется функция « Количество».

Но, конечно, вы можете выбрать другой метод расчёта. Щелкните правой кнопкой мыши поле значения, которое вы хотите изменить, выберите Параметры поля значений и затем — нужную функцию.

Думаю, названия операций говорят сами за себя, и дополнительные пояснения здесь не нужны. В крайнем случае, попробуйте различные варианты сами.

Здесь же вы можете изменить имя его на более приятное и понятное для вас. Ведь оно отображается в таблице, и поэтому должно выглядеть соответственно.

В Excel 2010 и ниже опция « Суммировать значения по» также доступна на ленте — на вкладке « Параметры» в группе « Расчеты».

7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)

Еще одна полезная функция позволяет представлять значения различными способами, например, отображать итоговые значения в процентах или значениях ранга от наименьшего к наибольшему и наоборот. Полный список вариантов расчета доступен здесь .

Это называется « Дополнительные вычисления». Доступ к ним можно получить, открыв вкладку «Параметры . », как это описано чуть выше.

Подсказка. Функция «Дополнительные вычисления » может оказаться особенно полезной, когда вы добавляете одно и то же поле более одного раза и показываете, как в нашем примере, общий объем продаж и объем продаж в процентах от общего количества одновременно. Согласитесь, обычными формулами делать такую таблицу придется долго. А тут – пара минут работы!

Итак, процесс создания завершен. Теперь пришло время немного поэкспериментировать, чтобы выбрать макет, наиболее подходящий для вашего набора данных.

Работа со списком показателей сводной таблицы

Панель, которая формально называется списком полей, является основным инструментом, который используется для упорядочения таблицы в соответствии с вашими требованиями. Вы можете настроить её по своему вкусу, чтобы удобнее .

Чтобы изменить способ отображения вашей рабочей области, нажмите кнопку « Инструменты» и выберите предпочитаемый макет.

Вы также можете изменить размер панели по горизонтали, перетаскивая разделитель, который отделяет панель от листа.

Закрытие и открытие панели редактирования.

Закрыть список полей в сводной таблице так же просто, как нажать кнопку « Закрыть» (X) в верхнем правом углу панели. А вот как заставить его появиться снова – уже не так очевидно 🙂

Чтобы снова отобразить его, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выберите « Показать . » в контекстном меню.

Также можно нажать кнопку « Список полей» на ленте, которая находится на вкладке меню « Анализ».

Воспользуйтесь рекомендациями программы.

Как вы только что видели, создание сводных таблиц — довольно простое дело, даже для «чайников». Однако Microsoft делает еще один шаг вперед и предлагает автоматически сгенерировать отчет, наиболее подходящий для ваших исходных данных. Все, что вам нужно, это 4 щелчка мыши:

  1. Нажмите любую ячейку в исходном диапазоне ячеек или таблицы.
  2. На вкладке « Вставка» выберите « Рекомендуемые сводные таблицы». Программа немедленно отобразит несколько макетов, основанных на ваших данных.
  3. Щелкните на любом макете, чтобы увидеть его предварительный просмотр.
  4. Если вас устраивает предложение, нажмите кнопку «ОК» и добавьте понравившийся вариант на новый лист.

Как вы видите на скриншоте выше, Эксель смог предложить несколько базовых макетов для моих исходных данных, которые значительно уступают сводным таблицам, которые мы создали вручную несколько минут назад. Конечно, это только мое мнение 🙂

Но при всем при этом, использование рекомендаций — это быстрый способ начать работу, особенно когда у вас много данных и вы не знаете, с чего начать. А затем этот вариант можно легко изменить по вашему вкусу.

Давайте улучшим результат.

Теперь, когда вы знакомы с основами, вы можете перейти к вкладкам « Анализ» и « Конструктор» инструментов в Excel 2016 и 2013 ( вкладки « Параметры» и « Конструктор» в 2010 и 2007). Они появляются, как только вы щелкаете в любом месте таблицы.

Вы также можете получить доступ к параметрам и функциям, доступным для определенного элемента, щелкнув его правой кнопкой мыши (об этом мы уже говорили при создании).

После того, как вы построили таблицу на основе исходных данных, вы, возможно, захотите уточнить ее, чтобы провести более серьёзный анализ.

Чтобы улучшить дизайн, перейдите на вкладку « Конструктор», где вы найдете множество предопределенных стилей. Чтобы получить свой собственный стиль, нажмите кнопку « Создать стиль….» внизу галереи « Стили сводной таблицы».

Чтобы настроить макет определенного поля, щелкните на нем, затем нажмите кнопку « Параметры» на вкладке « Анализ» в Excel 2016 и 2013 (вкладка « Параметры» в 2010 и 2007). Также вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши поле и выбрать « Параметры . » в контекстном меню.

На снимке экрана ниже показан новый дизайн и макет.

Источник

Adblock
detector