Меню

Google таблицы преимущества и недостатки

Сравнение офисных программ Microsoft Office и Google Docs

Бесплатный офисный пакет Google Docs в последнее время рассматривается как сильный конкурент для классического Microsoft Office. Функциональность решений схожа, однако у каждого из них есть свои плюсы, минусы и – главное – разная сфера применения.

Разберёмся, в чём разница между Microsoft Office и Google Docs, найдем общее, и выясним степень родства. Сравнивать ценовую политику не будем. MS Office – платный (единовременная покупка или подписка Microsoft 365), Google Docs – бесплатный.

Принципиальное различие между Microsoft Office и Google Docs

Главное различие между Microsoft Office и Google Docs заключается не в их функциональности, а в сфере применения.

Microsoft Office – это оффлайн приложение. Требуется установка на компьютер.

Google Docs – работает через веб браузеры, не устанавливается в операционную систему.

Таблицы гугл можно редактировать одновременно нескольким юзерам в режиме он-лайн. Вам будет подсвечена ячейка или строка, которую редактирует другой пользователь. Это очень удобно, и не нужно ждать очередей. Кроме того, Гугл таблицы поддерживают работу с некоторыми CRM программами, что значительно облегчает ведение базы, и обладает кучей автоматических функций.

Простой пример. Предположим, вам принесли какой-то файл на флешке или отправили по почте «Яндекс». Если у вас установлен MS Office – просто два раза кликаете мышью и открываете документ. Если пользуетесь Google Docs – сначала копируете файл в Google Drive, а только после этого можете открыть его.

Формулы добавлять можно в обеих программах, но у гугла функция подсказки идет с момента ввода первого символа, а Excel предлагает варианты, если формула с ошибкой.

Гугл — штука сетевая и без интернета вы не сможете из любого места показать свои отчеты боссу. Exсel же можно прихватить на флешке с собой. Но в наше время гораздо опаснее пользоваться внешними накопителями. кроме того, на любое устройство устанавливается гугл диск, с которого файлы можно просматривать и редактировать.

Диаграммы и сводки по таблицам в гугле можно делать в автоматическом режиме, тогда как в Excel автоматически (и то наполовину) можно делать только сводки.

Состав пакетов

Для сравнения состава пакетов лучше воспользоваться таблицей.

Итак, понятно, что Microsoft Office – более профессиональное и специализированное решение. Сложно представить человека, которому в повседневной жизни требуется редактировать базы данных или рисовать буклетики для раздачи на PoS. Google Docs – скорее универсальное, потому что нам всем периодически требуется просматривать текстовые документы, делать таблицы или презентации для их дальнейшей демонстрации.

Также важно отметить, что состав пакета MS Office меняется в зависимости от версии. Например, конфигурация «Для дома и учёбы» содержит только Word, Excel, PowerPoint и OneNote. А версия «Профессиональный плюс» дополняет вышеперечисленные программы Visio Viewer, Project Viewer и Skype for Business, но при этом лишено OneNote.

Лицензия для коммерческого использования

Важная информация для компаний – Google Docs не лицензирован для коммерческого использования и запрещён к использованию в коммерческих целях. Для организаций предлагается подписка GSuite.

Microsoft Office лицензирован для использования в коммерческих целях в рамках пакетов Professional и Professional Plus. Home and Students компаниями применяться не может. Microsoft 365 также лицензирован только для домашнего использования.

Возможности совместной работы

Но вот в чём Microsoft Office однозначно проигрывает Google Docs, так это в возможности совместной работы. Пользуясь онлайн-приложениями от «поискового гиганта», вы можете:

  • Одновременно редактировать документы с другими людьми;
  • Оставлять и просматривать комментарии к документам, устанавливая задачи и помечая их выполненными;
  • Вести чат и обсуждение документов.

И для этого другим пользователям даже не требуется регистрации в Google. Просто достаточно скопировать ссылку, установить права на редактирование или полный доступ, и отправить её человеку, с которым хотите вести совместную работу.

Microsoft Office также предлагает некоторые возможности совместной работы, но при этом довольно ограниченные. Одновременное редактирование возможно только в рамках веб-приложений, при этом каждый из участников должен быть подписчиком (или хотя бы зарегистрирован на сайте). В настольных оффлайн-версиях одновременная совместная работа не реализована.

Система подсказок и помощи

В последних версиях Microsoft Office реализована система подсказок и помощи. Вставляя в документ картинку, пользователь может отредактировать её, воспользовавшись рекомендациями и пресетами. При открытии диаграммы Excel предложит несколько инструментов для того, чтобы сделать её особенно красивой и практичной. При создании новой презентации PowerPoint продемонстрирует «идеи оформления».

В Google Docs в 2020 году такие инструменты поддержки и помощи реализованы в зачаточном состоянии. Небольшие рекомендации есть, даются, но не столь продвинуты и продуманы, как это сделано у «конкурента».

Интерфейс

А теперь – к самому интересному.

Интерфейс Microsoft Office ещё в 2007 году был кардинально переработан. Вместо привычных панелей инструментов компания-создатель добавила так называемые «ленты». В них инструменты и функции сгруппированы в «интуитивно понятном» порядке – который, впрочем, не интуитивно понятен ни в одном месте. Например, если хочется вставить разрыв страницы, нужно открыть вкладку «Вставка», но разрыв раздела находится во вкладке «Макет». Межстрочный интервал размещается на ленте «Главная», интервал между абзацами – на ленте «Макет». Для сноски нужно перейти в раздел «Ссылки»… В общем, требуется привыкание и кнопка «Поиск».

Читайте также:  Html рисунок как фон таблицы

В 2022 году планируется переработать его ещё раз, сделав интерфейс «невидимым» и «интеллектуальным».

Интерфейс Google Docs выполнен в классическом панельном виде. Поэтому при переходе с альтернативных офисных пакетов (LibreOffice, OpenOffice) или MS Office 2003 пользователь не будет чувствовать дискомфорт. Об интуитивности такого интерфейса, конечно, можно много спорить. Но при этом инструментов у Google Docs меньше, чем у конкурента, поэтому найти нужный проще. Или же не найти по причине его отсутствия и смириться.

Функциональность

Microsoft Office – офисный пакет для профессионалов. Поэтому ассортимент инструментов в нём значительно больше, чем у Google Docs. Простой пример – отображение непечатаемых знаков.

Конечно, непечатаемые знаки – это не то, что требуется каждый день. Но при работе с большими документами (рефераты, курсовые и дипломные работы, книги, статьи) часто бывает так, что из-за нескольких лишних пробелов всё форматирование «разъезжается». И если в Microsoft Office можно включить непечатаемые знаки и увидеть эти самые лишние пробелы, то с Google Docs такой фокус не удастся.

Или, например, инструмент сортировки. В Microsoft Office он включён во все программы-редакторы, поэтому можно всегда расположить пункты в списке в алфавитном порядке. В Google Docs такого тоже нет.

Базовые инструменты, конечно, одинаковы. В обоих программах можно:

  • Установить форматирование текста (полужирный, курсив, подчёркнутый);
  • Установить размер шрифта;
  • Сделать маркировку как заголовки различного уровня;
  • Подсветить текст;
  • Выровнять по середине, левому, правому краю, по ширине поля ввода;
  • Добавить нумерованный и маркированный списки.

Для создания простых и базовых документов подойдут обе программы. А вот для работы с чем-то более сложным лучше использовать Microsoft Office. Но не в том случае, когда требуется совместное редактирование.

Помнится мне, инструкция по всем функциям Excel в далеком 2005-м году напоминала по объему еврейскую Тору — порядка 800 страниц мелким шрифтом.

Гугл таблицы сегодня ни капли не уступают по количеству знаков, а возможно и превосходит, но не в печатном виде, а в электронном.

Информации, действительно, очень много по использованию всех функций таблиц. Это еще хорошо, что Гугл не стал выпендриваться и оставил все основные законы таблицы Exell, правила, функции формулы. Добавил несколько логичных и удобных решений, например, одновременное редактирование документа несколькими пользователями.

Подытоживая, могу сказать, что глубокое изучение функций таблиц пригодится всем, а жизненно необходимо изучить их досконально всем, кто связан с аналитикой, подсчетом, структуризацией данных.

К сожалению, за один день изучить все функции невозможно, да и многие функции необходимо увидеть в действии, поэтому не пожалейте вложить в себя и свою компетентность немного наличности.

Источник



Считают почасовой доход и хвалят за старательность: как гугл-таблицы облегчают мне жизнь

У меня двое маленьких детей, поэтому пришлось научиться планировать бюджет и грамотно расходовать свободное время.

Екатерина Леснова любит гугл-таблицы Профиль автора

В этом мне помогают гугл-таблицы. Я не изучала «Эксель» углубленно и составляла формулы, руководствуясь подсказками справочного центра. Но если вы еще не пробовали самостоятельно создавать шаблоны, вам могут пригодиться мои: под каждым блоком есть ссылки на таблицы — создавайте копию и примеряйте на себя.

Вот что они умеют.

Планировать расходы

Что умеет таблица: вычислять сумму, которую мы с мужем можем потратить на «хотелки».

В чем фишка: с помощью сложных условий с функцией «Если» я создала пересчитываемые ячейки. Таблица сама выясняет, есть ли у нас свободные деньги, и распределяет их по категориям.

В ней пять основных столбцов: обязательно, необязательно, накопления, минималка и реальный доход.

Вот что они значат.

Обязательно — это деньги, которые мы тратим на еду, жилье, детей, транспорт и здоровье. Раньше для учета расходов мы пользовались приложением «Дзен-мани», так что суммы взяли из его отчетов.

Сюда же входят регулярные платежи за связь и зарплата няне. В этом столбце числа меняются редко. В основном — когда мы замечаем, что стали больше тратить на продукты, или появляется новый ежемесячный платеж, например кредит.

Необязательно — это те категории трат, благодаря которым жизнь становится комфортнее: новая одежда, парикмахерская, походы в кино, подарки. Суммы здесь пишем примерные, исходя из потребностей в текущем месяце. Если заработали маловато — в ячейках ставим нули.

Пересчитываемые категории в этом столбце — это развлечения и личные траты. Они заполняются по остаточному принципу, когда таблица посчитает, сколько требуется на все запланированные обязательные, необязательные расходы и накопления.

Накопления. Случается так, что мы выходим за рамки бюджета. Поэтому 15% от зарплаты обязательно откладываем в стабфонд.

Формулы в таблице настроены так, что если свободные деньги есть, но они составляют, к примеру, только 7% от зарплаты, то вся эта сумма уйдет в стабфонд, а в другие пересчитываемые категории ничего не прибавится. Если мы хотим еще на что-то накопить, то добавляем категорию в этот столбец.

Читайте также:  Первая и вторая сигнальные системы заполните таблицу

Минималка считает сумму обязательных и необязательных расходов без учета личных трат и развлечений. Столбец также показывает, сколько нужно зарабатывать, чтобы иметь возможность копить.

Реальный доход. Столбец суммирует все то, что мы с мужем заработали за месяц. Если получается меньше минималки — значит, нужно либо идти еще поработать, либо пересмотреть расходы.

Как пользоваться. Записываем в таблицу общий доход за месяц и прикидываем траты. Затем настраиваем параметры во вспомогательной таблице:

  1. Определяем минимум для тех категорий, где это необходимо. Например, грустно остаться на работе без обеда — поэтому для этой обязательной категории я тоже создала пересчитываемую ячейку с минимумом 2000 Р.
  2. Записываем проценты от зарплаты, которые хотим откладывать на сберегательные счета.
  3. Указываем, как распределить свободные деньги. Например, по 35% от «лишних» денег уходит на личные траты мне и мужу, по 15% — на развлечения и обеды.

Источник

Google таблицы преимущества и недостатки

Вместо платных сервисов: 5 гугл-таблиц для малого бизнеса

Нет денег на платную товароучетку или сервис для ведения финансов? Используйте бесплатные шаблоны гугл-таблиц. Смотрите, на чем можно сэкономить.

photo-1532622785990-d2c36a76f5a6.jpg

  • Главная
  • Статьи
  • Вместо платных сервисов: 5 гугл-таблиц для малого бизнеса

Малый бизнес редко покупает дорогие программы для учета денег и товаров. Это и понятно — каждая копейка на счету, особенно на старте. В итоге малый бизнес ведет таблички в какой-нибудь потертой тетрадке, записывая плюс/минус после каждой продажи. Недостатки такого подхода даже перечислять лень: ошибки, утрата данных, мошенничество персонала — только вершина айсберга.

Как быть? Платить деньги за программы, которыми будешь пользоваться процентов на 10 функционала — душит жаба. От руки или в голове все считать — можно ошибиться.

Наш совет: Используйте шаблоны гугл-таблиц для малого бизнеса.

У них сразу три преимущества:

Большой выбор шаблонов, которые закрывают практически все задачи малого бизнеса.

Давайте разберем основные таблицы и шаблоны.

Управленческий учет

Шаблон по ссылке. Здесь и дальше ссылки даны на просмотр. Чтобы начать пользоваться шаблоном, скопируйте таблицу на свой гугл-диск.

Таблица, которую придумали ребята из агентства «Сделаем», закрывает практически все направления учета в небольшом бизнесе. Эта гугл-таблица позволяет учитывать движение денежных средств, показывает баланс на счетах компании, умеет прогнозировать кассовый разрыв и собирает данные в отчеты — общий по компании и по отдельным подрядчикам.

гугл таблицы для бизнеса

Операции заносятся по факту или по плану в простую таблицу. Когда плановые исполнены, их можно отметить и движение денег зачтется в общей сумме.

гугл таблицы шаблоны для бизнеса

Учитывая движение денег, шаблон сам прогнозирует баланс и показывает возможный кассовый разрыв. Если уровень опускается ниже нуля — надо решить, где взять денег.

малый бизнес таблица

Очень крутая вкладка — «Дивиденды». Там шаблон сам считает, сколько денег можно снять, чтобы не попасть в кассовый разрыв. Сколько сняли денег всего и за прошлый месяц. Если учредителей больше одного — можно посчитать, сколько надо добрать денег, чтобы сравняться по дивидендам.

гугл таблицы для бизнеса

Учет денег в таблице для малого бизнеса

Если табличка от «Сделаем» показалась слишком большой, попробуйте ту, что используют Helpexce. Там всего три вкладки — есть отчет о движении денег, можно подключить Телеграм-бота, чтобы оперативно вносить данные в табличку.

гугл таблицы шаблоны для бизнеса

Автозаполнение договоров

У малого бизнеса договор часто один под все случаи жизни. Он отличается только данными контрагентов. Чтобы каждый раз не готовить одни и те же документы, можно просто подставлять данные контрагента в общий реестр.

малый бизнес таблица

В итоге данные из реестра попадают автоматически в шаблон договора. Плюсы — все данные по договорам хранятся в одном месте, не тратится время на одинаковую работу по их заполнению.

гугл таблицы для бизнеса

Генератор UTM-меток

Смотрите, UTM-метки помогают следить за источниками трафика и понимать, какая реклама лучше работает для вашей компании. Например, вы сделали рекламный пост в соцсетях и одновременно купили публикацию у популярного блогера. Если ссылки не разметить, переходы смешаются, а если использовать метки, то вы поймете, что лучше — таргетинг или реклама у блогеров. А когда поймете, не будете сливать бюджет на нерабочие инструменты.

В стандартных генераторах UTM-меток нет одной важной штуки — они не запоминают частые значения и приходится теги вспоминать или вести отдельный документ. В гугл-таблице частые теги запоминаются и можно подставлять их автоматически.

гугл таблицы шаблоны для бизнеса

Инструкция написана прямо в таблице.

Планирование денежных потоков

Запланируйте доходы и расходы на год вперед. Рассчитайте потенциальную прибыльность бизнеса. Вот простая таблица для этого.

Источник

9 удивительных возможностей Google Таблиц

Favorite В закладки

9 удивительных возможностей Google Таблиц

Доказывающих, что этот редактор таблиц невероятно крут. И для 95% людей вполне может заменить Excel.

У Google Sheet есть два явных достоинства: он бесплатен и работает через браузер/мобильные приложения (App Store/Google Play). Многие воспринимают его просто как удобное средство для просмотра табличек, присланных по почте. Но такая точка зрения в корне неверна.

Читайте также:  Заполните таблицу вода уксус

Вот обзор интересных возможностей Google Sheets, дополненный несколькими полезными мини-инструкциями, заставит вас посмотреть на приложение совсем другими глазами.

1. Совместная работа над документами

collective_acess

В Google Sheet очень просто организовать совместную работу над файлом. Надо нажать на кнопку Настройки доступа, ввести email нужного человека и выставить для него права: редактирование, комментирование или чтение.

Если в команде слишком много народу, а документ не содержит конфиденциальной информации, то можно включить доступ по ссылке и выложить ее где-нибудь.

Не стоит бояться, что кто-нибудь испортит документ. Все версии сохраняются в истории изменений и откат к более ранней версии можно произвести в пару кликов.

google_spread_sheet_history

Если очень надо, можно защитить от редактирования определенные диапазоны данных.

Инструкция по блокировке ячеек

1. Выделяем ячейки и нажимаем Защитить лист.
list_protect
2. Даем имя диапазону и нажимаем на кнопку Задать разрешения.
set_permissions_1
3. Указываем, кто имеет право редактировать диапазон.
set_permission_2

Еще в Google Sheets есть интересный способ указать пользователю на конкретное место в документе. Не надо писать человеку письмо “Привет, Василий! Проверь пожалуйста данные 125 ячейки 17 столбца 30 листа счета №343”. Надо просто нажать на эту ячейку правой кнопкой мыши, выбрать пункт меню “Добавить комментарий” и набрать “+ вопрос к нему”.

В ответ ему придет письмо со ссылкой на нужный лист, ячейку и комментарий. Это очень удобно.

К слову, в Excel тоже можно совместно работать над документами через OneDrive и Office Online. Но стоит это удовольствие от 299 рублей в месяц.

2. Формулы

В Google Sheet 371 функция! Здесь их полный список с описаниями на русском языке. Они распределены по 15 разделам:

categories_of_formulas

Для справки, в Excel их на сто функций больше. Если что-то очень нужное, как раз из этой сотни, это не повод отказываться от Google Spreadsheet. Ведь можно создать функцию под себя!

Инструкция по созданию собственных функций

1. Открываем редактор скриптов:

open_script_editor

2. Набираем код функции:

[jscript]
function c100wN(x) <
x = x*100*1.4;
return x;
>
[/jscript]

function_code

function_in_action

Этот пример функции очень простой, но вооружившись учебником по экономике/статистике/дискретной математике, вы сможете заставить Google SpreadSheet делать вычисления высокой степени сложности и избавиться от необходимости платить за Excel.

P.S. В Excel тоже можно создавать пользовательские функции.

3. Автоматизации

В этой сфере возможности предмета статьи поражают воображения. Автоматизировать можно практически все. Надо только немного подумать.

Мощнейший Google Apps Script (расширенная версия Java Script для работы с сервисами Google) может связать Sheets со следующими приложениями:

  • Google Docs;
  • Gmail;
  • Google Translate;
  • Google Forms;
  • Google Sites;
  • Google Translate;
  • Google Calendar;
  • Google Contacts;
  • Google Groups;
  • Google Maps.

Тему использования этого языка совместно с Google Таблицами на iphones.ru мы поднимали неоднократно:

4. Коллекция дополнений

Если вам не хватает каких-то возможностей в Google Sheet, то можно попробовать найти что-нужно среди дополнений. Страница с доступными аддонами открывается из меню Дополнения -> Установить дополнения.

google_sheet_addons

Я бы рекомендовала присмотреться к следующим дополнениям:

  • Styles;
  • Remove Blank Words;
  • Advanced Find And Replace;
  • Translate My Sheet;
  • Fitbit Activity Importer;
  • Magic JSON;
  • Drive Links Exporter.

5. Google Forms

Предположим, что нам надо сделать онлайн-опрос и собрать данные в таблицу для последующей обработки. Есть очень быстрый и бесплатный способ это сделать.

Организуем опрос с помощью сервисов Google

1. Инструменты -> Создать форму

create_forms

2. Заполняем информацию, придумываем вопросы.

create_poll

3. Получаем ссылку на готовый опрос.

link_form

opros_in_action

opros_end

5. Смотрим свой ответ на листе в таблице.

polls_data

Еще форму можно получить html-код формы и поставить ее на сайт.

form_for_web

html_form

6. Интеграция с Google Drive

Для хранения таблиц Google Sheets предоставляется 15 Гб места бесплатно. На том как крут этот сервис мы останавливаться не будем, а просто расскажем о беcценной фиче под названием ОФФЛАЙН РЕЖИМ. Он доступен для текстовых документов, таблиц и презентаций.

О том как включить его в мобильных приложениях, а также десктопной версии браузера Chrome можно подробно ознакомиться здесь.

Стоит также уточнить, что использование Google Drive клиента на компьютере не позволяет работать с таблицами офлайн. Файлы Google Sheet хранятся на компьютере в виде файлов-ссылок, при открытии которых запускается браузер.

google_drive_client_string

7. Горячие клавиши

У Google Sheet есть несколько десятков сочетаний клавиш практически для всех действий. Полные списки для PC, Mac, Chromebook и Android можно посмотреть здесь.

8. Экспорт данных

Созданные таблицы можно не только просматривать и редактировать онлайн, но и скачивать в разнообразных форматах:

import_google_sheet

9. Мгновенная вставка картинок из интернета

На лист таблицы можно в два счета вставить любое изображение из сети. Просто вставьте в ячейку формулу как на рисунке:

gs_insert_image

Это были лишь некоторые из самых интересных фич. Если вы осознали мощь программы и захотели начать активно ее использовать, рекомендую посмотреть эти 16 видео-уроков для получения стартовых знаний.

Опрос: Что вы такого делаете в Excel, что не можете делать в Google Sheet?

Favorite В закладки

Источник

Adblock
detector