Меню

Функции эксель сводные таблицы и формулы



Примеры работы функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel

Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel предназначена для получения доступа к полям данных сводных таблиц и возвращает данные в соответствии с запросом (формируется на основе переданных в данную функцию аргументов).

Пример как использовать функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel

Пример 1. В таблице Excel содержатся данные о поступлениях бытовой техники различного типа и от разных производителей на склад интернет-магазина по номеру дня. Создать сводную таблицу на основе существующей, получить данные о количестве полученных ноутбуках фирмы Samsung и их общей стоимости с помощью функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ.

Пример 1.

Создадим сводную таблицу на новом листе, которая категорирует данные по типу техники и фирме-производителе, и содержит данные о количестве поступивших товаров и их общей сумме:

Создадим сводную таблицу.

Для получения искомых данных можно вручную ввести следующую функцию:

  • «Количество» – поле сводной таблицы, данные из которого требуется получить;
  • A4:C15 – диапазон ячеек, в которых находится сводная таблица;
  • «Наименование»;»Ноутбук»;»Фирма»;»Samsung» – характеристика получаемых данных, на основании которой производится поиск требуемых данных.

получение искомых данных.

Как видно, результат совпадает со значением, хранящимся в сводной таблице. Для получения значения поля «Сумма» воспользуемся более удобным способом получения данных, когда рассматриваемая функция генерируется автоматически. Для этого выделим ячейку G8, вставим символ «=» и выделим ячейку B7:

Данная формула была сгенерирована автоматически. Полученный результат:

получение значения поля Сумма.

С помощью данной формулы мы имеем возможность получить доступ к любым значениям полей сводной таблицы Excel.

Выборка данных из сводной таблицы с помощью формулы Excel

Пример 2. На основании данных из первого примера необходимо определить, насколько количество привезенных на склад телевизоров Samsung превышает количество телевизоров LG, а также разницу их общей стоимости.

При работе с исходной таблицей нужно было бы отыскать данные для каждого поступления требуемой техники, что потребовало бы огромные временные затраты, если таблица содержала, например, данные за последний год. Благодаря использованию сводной таблицы и рассматриваемой функции расчет сводится к простым формулам:

Формула 1 для разницы количества:

Формула 1.

Формула 2 для разницы общей суммы:

Формула 2.

К числу достоинств данной функции относится не только возможность получения результатов в любом удобном представлении. Все полученные значения находятся в динамической зависимости с исходной таблицей, то есть будут обновляться при внесении изменений в исходную таблицу.

Формула для анализа данных полученных из сводной таблицы Excel

Пример 3. В таблицу Excel выгружены статистические данные сайта в виде таблицы с полями «День», «Логин», «Страна» и «Время активности». Определить среднее время активности на сайте за исследуемый период для пользователей из каждой страны, вычислить наибольшее среди полученных значений.

Пример 3.

Создадим сводную таблицу на новом листе и добавим поля для отображения среднего значения времени активности на сайте:

Создадим сводную таблицу на новом листе.

Произведем расчет для пользователя из GB (Великобритания):

Формула выглядит очень громоздкой, однако ее аргументы генерируются автоматически при выборе соответствующих ячеек. Итоговые результаты расчета:

расчет для пользователя из GB.

Определим наибольшее значение с помощью соответствующей формулы:

НАИБОЛЬШИЙ.

Как видно, на сайте в среднем больше времени проводили пользователи из UA (Украины).

Особенности использования функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel

Рассматриваемая функция имеет следующий синтаксис:

ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ( поле_данных; сводная_таблица ; [поле1; элем1; поле2; элем2]; …)

Описание аргументов (первые два являются обязательными для заполнения):

  • поле_данных – аргумент, характеризующий имя поля данных, в котором содержатся данные для извлечения. Должен быть представлен текстовой строкой, например «Покупки».
  • сводная_таблица – аргумент, принимающий ссылку на всю сводную таблицу, либо на некоторый диапазон ячеек, содержащийся в ней. Необходим для определения сводной таблицы, данные из которой требуется получить.
  • [поле1; элем1; поле2; элем2]; … — необязательные аргументы, характеризующие данные, которые необходимо получить. Функция принимает до 126 пар имен полей и элементов. Имена элементов необходимо заключать в кавычки (исключением являются данные числового типа и даты).
  1. В качестве аргумента сводная_таблица может быть передан диапазон ячеек, который включает сразу несколько сводных таблиц. В этом случае функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ будет извлекать данные из созданной последней таблицы.
  2. Если аргумент сводная_таблица принимает диапазон пустых ячеек, рассматриваемая функция вернет код ошибки #REF!.
  3. Пара поле1; элем1, ссылающаяся на одну и ту же ячейку, вернут данные из данной ячейки, которые могут быть любого типа, включая код ошибки.
  4. Код ошибки #ССЫЛКА! Будет возвращен в случае, если аргументы функции указывают на невидимое поле или содержат фильтр, не отображающий данные согласно установленным им условиям.
  5. Для корректного отображения данных в формате Время и Дата необходимо выполнять прямое преобразование (использовать функции ДАТА, ДАТАЗНАЧ и ВРЕМЯ).
  1. Сводные таблицы используются для создания удобочитаемого отчета на основе данных из имеющейся громоздкой таблицы с большим количеством полей данных.
  2. В Excel реализован визуальный интерфейс создания сводных таблиц, который делает данный процесс простым и наглядным. Однако алгоритм форматирования таких таблиц не является достаточно гибким, поэтому зачастую не удается достичь ожидаемого результата.
  3. Один из специалистов Microsoft предложил новый метод, согласно которому созданная сводная таблица является не окончательным действием, а лишь промежуточным этапом при создании отчетов. Требуется самостоятельно создать оболочку итогового отчета, которая затем будет заполнена данными из сводной таблицы с использованием рассматриваемой функции. При этом сводная таблица может иметь примитивный вид, не требует форматирования и может находиться на скрытом листе в качестве невидимой базы данных.
  4. При необходимости можно отключить функционал автоматического генерирования рассматриваемой функции. Для этого в параметрах сводных таблиц необходимо снять флажок перед «Создать GetPivotData».
  5. Синтаксис функции достаточно сложный, поэтому чтобы упростить работу с ней, можно выполнить следующие действия:
  • выделить пустую ячейку и ввести символ «=»;
  • выделить поле данных с требуемой информацией в сводной таблице;
  • функция с требуемыми аргументами сгенерируется автоматически.

Источник

Сводные таблицы в MS Excel

10 апреля 2013 г.

Сводные таблицы необходимы для суммирования, анализа и представления данных, находящихся в «больших» исходных таблицах, в различных разрезах . Рассмотрим процесс создания несложных Сводных таблиц.

Сводные таблицы ( Вставка/ Таблицы/ Сводная таблица ) могут пригодиться, если одновременно выполняются следующие условия:

  • имеется исходная таблица с множеством строк (записей), речь идет о нескольких десятках и сотнях строк;
  • необходимо провести анализ данных, который требует выборки (фильтрации) данных, их группировки (суммирования, подсчета) и представления данных в различных разрезах (подготовки отчетов);
  • этот анализ затруднительно провести на основе исходной таблицы с использованием других стредств: фильтра ( CTRL+SHIFT+L ), формул , Расширенного фильтра ;
  • исходная таблица удовлетворяет определенным требованиям (см. ниже).

Пользователи часто избегают использования Сводных таблиц , т.к. уверены, что они слишком сложны. Действительно, для того чтобы освоить любой новый инструмент или метод, требуется приложить усилия и потратить время. Но, в результате эффект от освоения нового должен превзойти вложенные усилия. В этой статье разберемся, как создавать и применять Сводные таблицы .

Подготовка исходной таблицы

Начнем с требований к исходной таблице.

  • каждый столбец должен иметь заголовок;
  • в каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате Дата ; столбец «Поставщик» — названия компаний только в текстовом формате или можно вводить Код поставщика в числовом формате);
  • в таблице должны отсутствовать полностью незаполненные строки и столбцы;
  • в ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, нельзя в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе Сводная таблица будет работать неэффективно (в случае, если Вам нужна информация, например, в разрезе города);
  • избегайте таблиц с «неправильной» структурой (см. рисунок ниже).

Вместо того, чтобы плодить повторяющиеся столбцы ( регион 1, регион 2, … ), в которых будут в изобилии незаполненные ячейки, переосмыслите структуру таблицы, как показано на рисунке выше (Все значения объемов продаж должны быть в одном столбце, а не размазаны по нескольким столбцам. Для того, чтобы это реализовать, возможно, потребуется вести более подробные записи (см. рисунок выше), а не указывать для каждого региона суммарные продажи).

Более детальные советы по построению таблиц изложены в одноименной статье Советы по построению таблиц .

Несколько облегчит процесс построения Сводной таблицы , тот факт, если исходная таблица будет преобразована в формат EXCEL 2007 ( Вставка/ Таблицы/ Таблица ). Для этого сначала приведите исходную таблицу в соответствие с вышеуказанными требованиями, затем выделите любую ячейку таблицы и вызовите окно меню Вставка/ Таблицы/ Таблица . Все поля окна будут автоматически заполнены, нажмите ОК.

Создание таблицы в формате EXCEL 2007 добавляет новые возможности:

  • при добавлении в таблицу новых значений новые строки автоматически добавляются к таблице;
  • при создании таблицы к ней применяется форматирование, к заголовкам – фильтр, появляется возможность автоматически создать строку итогов, сортировать данные и пр.;
  • таблице автоматически присваивается Имя .

В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.

В таблице имеются столбцы:

  • Товар – наименование партии товара, например, « Апельсины »;
  • Группа – группа товара, например, « Апельсины » входят в группу « Фрукты »;
  • Поставщик – компания-поставщик Товаров, Поставщик может поставлять несколько Групп Товаров;
  • Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
  • Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
  • Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
  • Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
  • Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен ) откорректируем Имя таблицы на « Исходная_таблица ».

Создание Сводной таблицы

Сводную таблицу будем создавать для решения следующей задачи: «Подсчитать суммарные объемы продаж по каждому Товару».

Имея исходную таблицу в формате EXCEL 2007 , для создания Сводной таблицы достаточно выделить любую ячейку исходной таблицы и в меню Работа с таблицами/ Конструктор/ Сервис выбрать пункт Сводная таблица .

В появившемся окне нажмем ОК, согласившись с тем, что Сводная таблица будет размещена на отдельном листе.

На отдельном листе появится заготовка Сводной таблицы и Список полей, размещенный справа от листа (отображается только когда активная ячейка находится в диапазоне ячеек Сводной таблицы).

Структура Сводной таблицы в общем виде может быть представлена так:

Заполним сначала раздел Названия строк . Т.к. требуется определить объемы продаж по каждому Товару, то в строках Сводной таблицы должны быть размещены названия Товаров. Для этого поставим галочку в Списке полей у поля Товар (поле и столбец — синонимы).

Т.к. ячейки столбца Товар имеют текстовый формат, то они автоматически попадут в область Названия строк Списка полей. Разумеется, поле Товар можно при необходимости переместить в другую область Списка полей. Заметьте, что названия Товаров будут автоматически отсортированы от А до Я (об изменении порядка сортировки читайте ниже ).

Теперь поставим галочку в Списке полей у поля Продажи.

Т.к. ячейки столбца Продажи имеют числовой формат, то они автоматически попадут в раздел Списка полей Значения.

Несколькими кликами мыши (точнее шестью) мы создали отчет о Продажах по каждому Товару. Того же результата можно было достичь с использованием формул (см. статью Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу ). Если требуется, например, определить объемы продаж по каждому Поставщику, то для этого снимем галочку в Списке полей у поля Товар и поставим галочку у поля Поставщик.

Читайте также:  Таблица менделеева для windows

Детализация данных Сводной таблицы

Если возникли вопросы о том, какие же данные из исходной таблицы были использованы для подсчета тех или иных значений Сводной таблицы , то достаточно двойного клика мышкой на конкретном значении в Сводной таблице , чтобы был создан отдельный лист с отобранными из исходной таблицей строками. Например, посмотрим какие записи были использованы для суммирования продаж Товара «Апельсины». Для этого дважды кликнем на значении 646720. Будет создан отдельный лист только со строками исходной таблицы относящихся к Товару «Апельсины».

Обновление Сводной таблицы

Если после создания Сводной таблицы в исходную таблицу добавлялись новые записи (строки), то эти данные не будут автоматически учтены в Сводной таблице . Чтобы обновить Сводную таблицу выделите любую ее ячейку и выберите пункт меню: меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Данные/ Обновить . Того же результата можно добиться через контекстное меню: выделите любую ячейку Сводной таблицы , вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Обновить .

Удаление Сводной таблицы

Удалить Сводную таблицу можно несколькими способами. Первый – просто удалить лист со Сводной таблицей (если на нем нет других полезных данных, например исходной таблицы). Второй способ — удалить только саму Сводную таблицу : выделите любую ячейку Сводной таблицы , нажмите CTRL + A (будет выделена вся Сводная таблица ), нажмите клавишу Delete .

Изменение функции итогов

При создании Сводной таблицы сгруппированные значения по умолчанию суммируются. Действительно, при решении задачи нахождения объемов продаж по каждому Товару, мы не заботились о функции итогов – все Продажи, относящиеся к одному Товару были просуммированы. Если требуется, например, подсчитать количество проданных партий каждого Товара, то нужно изменить функцию итогов. Для этого в Сводной таблице выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .

Изменение порядка сортировки

Теперь немного модифицируем наш Сводный отчет . Сначала изменим порядок сортировки названий Товаров: отсортируем их в обратном порядке от Я до А. Для этого через выпадающий список у заголовка столбца, содержащего наименования Товаров, войдем в меню и выберем Сортировка от Я до А .

Теперь предположим, что Товар Баранки – наиболее важный товар, поэтому его нужно выводить в первой строке. Для этого выделите ячейку со значением Баранки и установите курсор на границу ячейки (курсор должен принять вид креста со стрелками).

Затем, нажав левую клавишу мыши, перетащите ячейку на самую верхнюю позицию в списке прямо под заголовок столбца.

После того как будет отпущена клавиша мыши, значение Баранки будет перемещено на самую верхнюю позицию в списке.

Изменение формата числовых значений

Теперь добавим разделитель групп разрядов у числовых значений (поле Продажи). Для этого выделите любое значение в поле Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт меню Числовой формат …

В появившемся окне выберите числовой формат и поставьте галочку флажка Разделитель групп разрядов .

Добавление новых полей

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Товаров, но с разбивкой по Регионам продажи. Для этого добавим поле Регион продажи, поставив соответствующую галочку в Списке полей. Поле Регион продажи будет добавлено в область Названия строк Списка полей (к полю Товар). Поменяв в области Названия строк Списка полей порядок следования полей Товар и Регион продажи, получим следующий результат.

Выделив любое название Товара и нажав пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Активное поле/ Свернуть все поле , можно свернуть Сводную таблицу , чтобы отобразить только продажи по Регионам.

Добавление столбцов

Добавление поля Регион продажи в область строк привело к тому, что Сводная таблица развернулась на 144 строки. Это не всегда удобно. Т.к. продажи осуществлялись только в 6 регионах, то поле Регион продажи имеет смысл разместить в области столбцов.

Сводная таблица примет следующий вид.

Меняем столбцы местами

Чтобы изменить порядок следования столбцов нужно взявшись за заголовок столбца в Сводной таблице перетащить его в нужное место.

Удаление полей

Любое поле можно удалить из Сводной таблицы. Для этого нужно навести на него курсор мыши в Списке полей (в областях Фильтр отчета, Названия отчета, Названия столбцов, Значения), нажать левую клавишу мыши и перетащить удаляемое поле за границу Списка полей.

Другой способ – снять галочку напротив удаляемого поля в верхней части Списка полей. Но, в этом случае поле будет удалено сразу из всех областей Списка полей (если оно использовалось в нескольких областях).

Добавление фильтра

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Групп Товаров, причем его нужно сделать в 2-х вариантах: один для партий Товаров принесших прибыль, другой – для убыточных. Для этого:

  • Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы, нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
  • Ставим галочки в Списке полей у полей Группа, Продажи и Прибыль;
  • Переносим поле Прибыль из области Названия строк Списка полей в область Фильтр отчета;

Вид получившейся Сводной таблицы должен быть таким:

Теперь воспользовавшись Выпадающим (раскрывающимся) списком в ячейке B1 (поле Прибыль) можно, например, построить отчет о продажах Групп Товаров, принесших прибыль.

После нажатия кнопки ОК будут выведены значения Продаж только прибыльных Партий.

Обратите внимание, что в Списке полей Сводной таблицы напротив поля Прибыль появился значок фильтра. Удалить фильтр можно сняв галочку в Списке полей.

Очистить фильтр можно через меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить фильтры .

Также стандартный механизм фильтрации данных доступен через выпадающий список в заголовках строк и столбцов Сводной таблицы.

Несколько итогов для одного поля

Предположим, что требуется подсчитать количество проданных партий и суммарные продажи каждого Товара. Для этого:

  • Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
  • Поставьте галочки напротив полей Товар и Продажи в верхней части Списка полей. Поле Продажи будет автоматически помещено в область Значения;
  • Перетащите мышкой еще одну копию поля Продажи в ту же область Значения. В Сводной таблице появится 2 столбца подсчитывающими суммы продаж;
  • в Сводной таблице выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество . Задача решена.

Отключаем строки итогов

Строку итогов можно отключить через меню: Работа со сводными таблицами/ Конструктор/ Макет/ Общие итоги . Не забудьте предварительно выделить любую ячейку Сводной таблицы .

Группируем числа и Даты

Предположим, что требуется подготовить отчет о сроках сбыта. В результате нужно получить следующую информацию: сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д. Для этого:

  • Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
  • Поставьте галочку напротив поля Сбыт (срок фактической реализации Товара) в верхней части Списка полей. Поле Сбыт будет автоматически помещено в область Значения;
  • выделите единственное значение поля Сбыт в Сводной таблице , вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .
  • Перетащите мышкой еще одну копию поля Сбыт в область Названия строк;

Теперь Сводная таблица показывает сколько партий Товара сбывалось за 5, 6, 7, … дней. Всего 66 строк. Сгруппируем значения с шагом 10. Для этого:

  • Выделите одно значение Сводной таблицы в столбце Названия строк;
  • В меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать выберите пункт Группировка по полю ;
  • Появившееся окно заполните, как показано на рисунке ниже;

Теперь Сводная таблица показывает сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д.

Чтобы разгруппировать значения выберите пункт Разгруппировать в меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать .

Аналогичную группировку можно провести по полю Дата поставки. В этом случае окно Группировка по полю будет выглядеть так:

Теперь Сводная таблица показывает, сколько партий Товара поставлялось каждый месяц.

Условное форматирование ячеек Сводной таблицы

К ячейкам Сводной таблицы можно применить правила Условного форматирования как и к ячейкам обычного диапазона. Выделим, например, ячейки с 10 наибольшими объемами продаж. Для этого:

  • Выделите все ячейки содержащие значения продаж;
  • Выберите пункт меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений/ 10 первых элементов ;
  • Нажмите ОК.

Источник

Как сделать сводную таблицу в Excel – пошаговая инструкция для чайников

В этом руководстве вы узнаете, что такое сводная таблица, и найдете подробную инструкцию, как по шагам создавать и использовать её в Excel.

Если вы работаете с большими наборами данных в Excel, то сводная таблица очень удобна для быстрого создания интерактивного представления из множества записей. Помимо прочего, она может автоматически сортировать и фильтровать информацию, подсчитывать итоги, вычислять среднее значение, а также создавать перекрестные таблицы. Это позволяет взглянуть на ваши цифры совершенно с новой стороны.

Важно также и то, что при этом ваши исходные данные не затрагиваются – что бы вы не делали с вашей сводной таблицей. Вы просто выбираете такой способ отображения, который позволит вам увидеть новые закономерности и связи. Ваши показатели будут разделены на группы, а огромный объем информации будет представлен в понятной и доступной для анализа форме.

  1. Что такое сводная таблица?
  2. Как создать сводную таблицу.
    • 1. Организуйте свои исходные данные
    • 2. Создаем и размещаем макет
    • 3. Как добавить поле
    • 4. Как удалить поле из сводной таблицы?
    • 5. Как упорядочить поля?
    • 6. Выберите функцию для значений (необязательно)
    • 7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)
  3. Работа со списком показателей сводной таблицы
  4. Закрытие и открытие панели редактирования.
  5. Воспользуйтесь рекомендациями программы.
  6. Давайте улучшим результат.
  7. Как обновить сводную таблицу.
  8. Как переместить на новое место?
  9. Как удалить сводную таблицу?

Что такое сводная таблица?

Это инструмент для изучения и обобщения больших объемов данных, анализа связанных итогов и представления отчетов. Они помогут вам:

  • представить большие объемы данных в удобной для пользователя форме.
  • группировать информацию по категориям и подкатегориям.
  • фильтровать, сортировать и условно форматировать различные сведения, чтобы вы могли сосредоточиться на самом актуальном.
  • поменять строки и столбцы местами.
  • рассчитать различные виды итогов.
  • разворачивать и сворачивать уровни данных, чтобы узнать подробности.
  • представить в Интернете сжатые и привлекательные таблицы или печатные отчеты.

Например, у вас множество записей в электронной таблице с цифрами продаж шоколада:

И каждый день сюда добавляются все новые сведения. Одним из возможных способов суммирования этого длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как было продемонстрировано в руководствах по функциям СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН.

Однако, когда вы хотите сравнить несколько показателей по каждому продавцу либо по отдельным товарам, использование сводных таблиц является гораздо более эффективным способом. Ведь при использовании функций вам придется писать много формул с достаточно сложными условиями. А здесь всего за несколько щелчков мыши вы можете получить гибкую и легко настраиваемую форму, которая суммирует ваши цифры как вам необходимо.

Вот посмотрите сами.

Этот скриншот демонстрирует лишь несколько из множества возможных вариантов анализа продаж. И далее мы рассмотрим примеры построения сводных таблиц в Excel 2016, 2013, 2010 и 2007.

Читайте также:  Удельный вес двутавровой балки таблица

Как создать сводную таблицу.

Многие думают, что создание отчетов при помощи сводных таблиц для «чайников» является сложным и трудоемким процессом. Но это не так! Microsoft много лет совершенствовала эту технологию, и в современных версиях Эксель они очень удобны и невероятно быстры.

Фактически, вы можете сделать это всего за пару минут. Для вас – небольшой самоучитель в виде пошаговой инструкции:

1. Организуйте свои исходные данные

Перед созданием сводного отчета организуйте свои данные в строки и столбцы, а затем преобразуйте диапазон данных в таблицу. Для этого выделите все используемые ячейки, перейдите на вкладку меню « Главная» и нажмите « Форматировать как таблицу».

Использование «умной» таблицы в качестве исходных данных дает вам очень хорошее преимущество — ваш диапазон данных становится «динамическим». Это означает, что он будет автоматически расширяться или уменьшаться при добавлении или удалении записей. Поэтому вам не придется беспокоиться о том, что в свод не попала самая свежая информация.

  • Добавьте уникальные, значимые заголовки в столбцы, они позже превратятся в имена полей.
  • Убедитесь, что исходная таблица не содержит пустых строк или столбцов и промежуточных итогов.
  • Чтобы упростить работу, вы можете присвоить исходной таблице уникальное имя, введя его в поле « Имя» в верхнем правом углу.

2. Создаем и размещаем макет

Выберите любую ячейку в исходных данных, а затем перейдите на вкладку Вставка > Сводная таблица .

Откроется окно « Создание . ». Убедитесь, что в поле Диапазон указан правильный источник данных. Затем выберите местоположение для свода:

  • Выбор нового рабочего листа поместит его на новый лист, начиная с ячейки A1.
  • Выбор существующего листа разместит в указанном вами месте на существующем листе. В поле « Диапазон» выберите первую ячейку (то есть, верхнюю левую), в которую вы хотите поместить свою таблицу.

Нажатие ОК создает пустой макет без цифр в целевом местоположении, который будет выглядеть примерно так:

  • В большинстве случаев имеет смысл размещать на отдельном рабочем листе. Это особенно рекомендуется для начинающих.
  • Ежели вы берете информацию из другой таблицы или рабочей книги, включите их имена, используя следующий синтаксис: [workbook_name]sheet_name!Range. Например, [Книга1.xlsx] Лист1!$A$1:$E$50. Конечно, вы можете не писать это все руками, а просто выбрать диапазон ячеек в другой книге с помощью мыши.
  • Возможно, было бы полезно построить таблицу и диаграмму одновременно. Для этого в Excel 2016 и 2013 перейдите на вкладку « Вставка», щелкните стрелку под кнопкой « Сводная диаграмма», а затем нажмите « Диаграмма и таблица». В версиях 2010 и 2007 щелкните стрелку под сводной таблицей, а затем — Сводная диаграмма.
  1. Организация макета.

Область, в которой вы работаете с полями макета, называется списком полей. Он расположен в правой части рабочего листа и разделен на заголовок и основной раздел:

  • Раздел «Поле» содержит названия показателей, которые вы можете добавить. Они соответствуют именам столбцов исходных данных.
  • Раздел « Макет» содержит область « Фильтры», «С толбцы», «Строки» и « Значения». Здесь вы можете расположить в нужном порядке поля.

Изменения, которые вы вносите в этих разделах, немедленно применяются в вашей таблице.

3. Как добавить поле

Чтобы иметь возможность добавить поле в нужную область, установите флажок рядом с его именем.

По умолчанию Microsoft Excel добавляет поля в раздел « Макет» следующим образом:

  • Нечисловые добавляются в область Строки;
  • Числовые добавляются в область значений;
  • Дата и время добавляются в область С толбцы.

4. Как удалить поле из сводной таблицы?

Чтобы удалить любое поле, вы можете выполнить следующее:

  • Снимите флажок напротив него, который вы ранее установили.
  • Щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите « Удалить……».

И еще один простой и наглядный способ удаления поля. Перейдите в макет таблицы, зацепите мышкой ненужный вам элемент и перетащите его за пределы макета. Как только вы вытащите его за рамки, рядом со значком появится хатактерный крестик. Отпускайте кнопку мыши и наблюдайте, как внешний вид вашей таблицы сразу же изменится.

5. Как упорядочить поля?

Вы можете изменить расположение показателей тремя способами:

  1. Перетащите поле между 4 областями раздела с помощью мыши. В качестве альтернативы щелкните и удерживайте его имя в разделе « Поле», а затем перетащите в нужную область в разделе « Макет». Это приведет к удалению из текущей области и его размещению в новом месте.
  1. Щелкните правой кнопкой мыши имя в разделе « Поле» и выберите область, в которую вы хотите добавить его:
  1. Нажмите на поле в разделе « Макет», чтобы выбрать его. Это сразу отобразит доступные параметры:

Все внесенные вами изменения применяются немедленно.

Ну а ежели спохватились, что сделали что-то не так, не забывайте, что есть «волшебная» комбинация клавиш CTRL+Z, которая отменяет сделанные вами изменения (если вы не сохранили их, нажав соответствующую клавишу).

6. Выберите функцию для значений (необязательно)

По умолчанию Microsoft Excel использует функцию « Сумма» для числовых показателей, которые вы помещаете в область « Значения». Когда вы помещаете нечисловые (текст, дата или логическое значение) или пустые значения в эту область, к ним применяется функция « Количество».

Но, конечно, вы можете выбрать другой метод расчёта. Щелкните правой кнопкой мыши поле значения, которое вы хотите изменить, выберите Параметры поля значений и затем — нужную функцию.

Думаю, названия операций говорят сами за себя, и дополнительные пояснения здесь не нужны. В крайнем случае, попробуйте различные варианты сами.

Здесь же вы можете изменить имя его на более приятное и понятное для вас. Ведь оно отображается в таблице, и поэтому должно выглядеть соответственно.

В Excel 2010 и ниже опция « Суммировать значения по» также доступна на ленте — на вкладке « Параметры» в группе « Расчеты».

7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)

Еще одна полезная функция позволяет представлять значения различными способами, например, отображать итоговые значения в процентах или значениях ранга от наименьшего к наибольшему и наоборот. Полный список вариантов расчета доступен здесь .

Это называется « Дополнительные вычисления». Доступ к ним можно получить, открыв вкладку «Параметры . », как это описано чуть выше.

Подсказка. Функция «Дополнительные вычисления » может оказаться особенно полезной, когда вы добавляете одно и то же поле более одного раза и показываете, как в нашем примере, общий объем продаж и объем продаж в процентах от общего количества одновременно. Согласитесь, обычными формулами делать такую таблицу придется долго. А тут – пара минут работы!

Итак, процесс создания завершен. Теперь пришло время немного поэкспериментировать, чтобы выбрать макет, наиболее подходящий для вашего набора данных.

Работа со списком показателей сводной таблицы

Панель, которая формально называется списком полей, является основным инструментом, который используется для упорядочения таблицы в соответствии с вашими требованиями. Вы можете настроить её по своему вкусу, чтобы удобнее .

Чтобы изменить способ отображения вашей рабочей области, нажмите кнопку « Инструменты» и выберите предпочитаемый макет.

Вы также можете изменить размер панели по горизонтали, перетаскивая разделитель, который отделяет панель от листа.

Закрытие и открытие панели редактирования.

Закрыть список полей в сводной таблице так же просто, как нажать кнопку « Закрыть» (X) в верхнем правом углу панели. А вот как заставить его появиться снова – уже не так очевидно 🙂

Чтобы снова отобразить его, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выберите « Показать . » в контекстном меню.

Также можно нажать кнопку « Список полей» на ленте, которая находится на вкладке меню « Анализ».

Воспользуйтесь рекомендациями программы.

Как вы только что видели, создание сводных таблиц — довольно простое дело, даже для «чайников». Однако Microsoft делает еще один шаг вперед и предлагает автоматически сгенерировать отчет, наиболее подходящий для ваших исходных данных. Все, что вам нужно, это 4 щелчка мыши:

  1. Нажмите любую ячейку в исходном диапазоне ячеек или таблицы.
  2. На вкладке « Вставка» выберите « Рекомендуемые сводные таблицы». Программа немедленно отобразит несколько макетов, основанных на ваших данных.
  3. Щелкните на любом макете, чтобы увидеть его предварительный просмотр.
  4. Если вас устраивает предложение, нажмите кнопку «ОК» и добавьте понравившийся вариант на новый лист.

Как вы видите на скриншоте выше, Эксель смог предложить несколько базовых макетов для моих исходных данных, которые значительно уступают сводным таблицам, которые мы создали вручную несколько минут назад. Конечно, это только мое мнение 🙂

Но при всем при этом, использование рекомендаций — это быстрый способ начать работу, особенно когда у вас много данных и вы не знаете, с чего начать. А затем этот вариант можно легко изменить по вашему вкусу.

Давайте улучшим результат.

Теперь, когда вы знакомы с основами, вы можете перейти к вкладкам « Анализ» и « Конструктор» инструментов в Excel 2016 и 2013 ( вкладки « Параметры» и « Конструктор» в 2010 и 2007). Они появляются, как только вы щелкаете в любом месте таблицы.

Вы также можете получить доступ к параметрам и функциям, доступным для определенного элемента, щелкнув его правой кнопкой мыши (об этом мы уже говорили при создании).

После того, как вы построили таблицу на основе исходных данных, вы, возможно, захотите уточнить ее, чтобы провести более серьёзный анализ.

Чтобы улучшить дизайн, перейдите на вкладку « Конструктор», где вы найдете множество предопределенных стилей. Чтобы получить свой собственный стиль, нажмите кнопку « Создать стиль….» внизу галереи « Стили сводной таблицы».

Чтобы настроить макет определенного поля, щелкните на нем, затем нажмите кнопку « Параметры» на вкладке « Анализ» в Excel 2016 и 2013 (вкладка « Параметры» в 2010 и 2007). Также вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши поле и выбрать « Параметры . » в контекстном меню.

На снимке экрана ниже показан новый дизайн и макет.

Источник

Excel-plus

Пошаговые инструкции, как использовать функции, формулы и другие инструменты табличного редактора Microsoft Excel

Как построить сводную таблицу в Excel. Настройки сводной таблицы. Примеры и описание.

Как построить сводную таблицу в Excel. Настройки сводной таблицы. Примеры и описание.

Сводная таблица, это инструмент MS Excel, который используется для анализа дынных. С помощью Сводной таблицы можно анализировать огромные массивы данных. При этом пользователь настраивает результаты анализа, так как ему необходимо. Построим Сводную таблицу на примере таблицы, в которой приведены продажи пяти товаров в пяти магазинах, за пол года (январь — июнь).

Исходная таблица.

Сводная таблица в Excel

Обратите внимание, что таблицу на основе которой будет построена Сводная таблица, непосредственно перед построением необходимо отформатировать как Таблицу. Для этого необходимо выделить исходную таблицу и в закладке Вставка нажать на кнопку Таблица.

Сводная таблица в Excel

Как построить сводную таблицу в Excel.

Сначала необходимо выделить исходную таблицу или диапазон данных. После этого в закладке Вставка выбрать Сводная таблица.

Сводная таблица в Excel

Появляется диалоговое окно Создание сводной таблицы.

Сводная таблица в Excel

В поле Таблица или диапазон можно выбрать диапазон данных или таблицу, на основе которых будет построена Сводная таблица. Это необходимо сделать, если это не сделано перед началом построения Сводной таблицы.

Далее выбираем, куда поместить непосредственно Сводную таблицу. На новый лист или На существующий лист. Как правило Сводную таблицу помещают на новый лист. Если ее поместить на существующий лист, то в этом диалоговом окне, в соответствующем поле Диапазон, можно указать место куда разместить Сводную таблицу.

Как построить сводную таблицу

Открылся новый лист в правой части которого появился блок настройки Сводной таблицы — Поля сводной таблицы.

Читайте также:  Как запустить конструктор таблица

Сводная таблица в Excel

Он содержит в себе следующие элементы:

  • Поля для добавления в отчет. Здесь можно выбрать элементы исходной таблицы (диапазона данных), которые будут отображаться в Сводной таблицы. Чтобы выбрать нужный элемент, напротив него необходимо поставить галочку.
  • Фильтры. Здесь находятся элементы, которые будут фильтровать данные, отображаемые в Сводной таблицы.
  • Столбцы. Здесь находятся элементы, которые будут отображаться в Сводной таблице в качестве столбцов.
  • Строки. Здесь находятся элементы, которые будут отображаться в Сводной таблице в качестве строк.
  • Значения. Здесь находятся элементы, которые будут отображаться в Сводной таблице в качестве числовых данных.

После того, как выбраны (поставлены галочки) поля для добавления в отчет, они отобразятся в блоках (полях) Фильтры, Столбцы, Строки и Значения. Далее, их необходимо перетащить в соответствующие поля исходя их того, какую Сводную таблицу необходимо получить в результате.

Пункт Отложить обновление макета, позволяет настраивать обновление Сводной таблицы. Если галочка не стоит, настройки сделанные в блоке Поля сводной таблицы отобразятся в Сводной таблице сразу. Если галочка стоит, то только после того, как нажата кнопка Обновить.

Настройки сводной таблицы в Excel.

Итак, рассмотрим настройку Сводной таблицы на нашем примере. В первую очередь выберем поля для отображения в Сводной таблице. В нашем примере галочки нужно поставить напротив всех элементов.

Настройки сводной таблицы

После того, как галочки поставлены, элементы появились в блоках (областях) Фильтры, Столбцы, Строки и Значения.

Настройки сводной таблицы

И уже будет сформирована Сводная таблица.

Настройки сводной таблицы

Продолжим настройку Сводной таблицы. Наша цель, чтобы в столбцах Сводной таблицы отражалась сумма проданных товаров, во всех пяти магазинах, помесячно (январь — июнь). А в строках отражались товары, по видам (Товар №1, Товар №2 и т.д.). На выходе мы получим суммарное количество проданных товаров, каждого вида, указные по месяцам. В качестве фильтра используем магазины. Таким образом, в случае необходимости, мы сможем отразить в Сводной таблице только нужный нам магазин (Магазин №1, Магазин №2 и т.д.).

Как это сделать.

Перетаскиваем элемент Магазин в поле Фильтры.

Настройки сводной таблицы

Наша таблица готова.

Настройки сводной таблицы

В ячейки В1 располагается фильтр. Если нажать на стрелочку фильтра в этой ячейки, появиться возможность выбрать одни или несколько магазинов, после чего в Сводной таблице отобразятся соответствующие этим магазинам продажи. Но предварительно нужно поставить галочку в пункте Выделить несколько элементов.

Настройки сводной таблицы

Самое главное при построение Сводной таблицы, исходя и задачи, правильно выбрать элементы поля для добавления в отчёт. После этого перетащить их в нужные блоки (области).

Если Поля сводной таблице закроются, вернуть их можно вызвав контекстное меню, нажав правой клавишей мыши в поле построенной Сводной таблицы и выбрав пункт: Показать список полей.

Источник

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Данные для сводной таблицы

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Шапка сводной таблицы

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Сведение данных с помощью формулы

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?

— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?

— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Кнопки построения сводной таблицы на ленте

Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.

Макеты рекомендуемых сводных таблиц

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Диалоговое окно создания сводной таблицы

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Пустая сводная таблица

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

Панель управления полями сводной таблицы

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

Создание макета сводной таблицы

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

Сводная таблица

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши

Обновление сводной таблицы

или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.

Обновить все

Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.

Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.

Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.

Источник

Adblock
detector