Меню

Для чего делать сводная таблица

Для чего делать сводная таблица

В этом руководстве вы узнаете, что такое сводная таблица, и найдете подробную инструкцию, как по шагам создавать и использовать её в Excel.

Если вы работаете с большими наборами данных в Excel, то сводная таблица очень удобна для быстрого создания интерактивного представления из множества записей. Помимо прочего, она может автоматически сортировать и фильтровать информацию, подсчитывать итоги, вычислять среднее значение, а также создавать перекрестные таблицы. Это позволяет взглянуть на ваши цифры совершенно с новой стороны.

Важно также и то, что при этом ваши исходные данные не затрагиваются – что бы вы не делали с вашей сводной таблицей. Вы просто выбираете такой способ отображения, который позволит вам увидеть новые закономерности и связи. Ваши показатели будут разделены на группы, а огромный объем информации будет представлен в понятной и доступной для анализа форме.

  1. Что такое сводная таблица?
  2. Как создать сводную таблицу.
    • 1. Организуйте свои исходные данные
    • 2. Создаем и размещаем макет
    • 3. Как добавить поле
    • 4. Как удалить поле из сводной таблицы?
    • 5. Как упорядочить поля?
    • 6. Выберите функцию для значений (необязательно)
    • 7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)
  3. Работа со списком показателей сводной таблицы
  4. Закрытие и открытие панели редактирования.
  5. Воспользуйтесь рекомендациями программы.
  6. Давайте улучшим результат.
  7. Как обновить сводную таблицу.
  8. Как переместить на новое место?
  9. Как удалить сводную таблицу?

Что такое сводная таблица?

Это инструмент для изучения и обобщения больших объемов данных, анализа связанных итогов и представления отчетов. Они помогут вам:

  • представить большие объемы данных в удобной для пользователя форме.
  • группировать информацию по категориям и подкатегориям.
  • фильтровать, сортировать и условно форматировать различные сведения, чтобы вы могли сосредоточиться на самом актуальном.
  • поменять строки и столбцы местами.
  • рассчитать различные виды итогов.
  • разворачивать и сворачивать уровни данных, чтобы узнать подробности.
  • представить в Интернете сжатые и привлекательные таблицы или печатные отчеты.

Например, у вас множество записей в электронной таблице с цифрами продаж шоколада:

И каждый день сюда добавляются все новые сведения. Одним из возможных способов суммирования этого длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как было продемонстрировано в руководствах по функциям СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН.

Однако, когда вы хотите сравнить несколько показателей по каждому продавцу либо по отдельным товарам, использование сводных таблиц является гораздо более эффективным способом. Ведь при использовании функций вам придется писать много формул с достаточно сложными условиями. А здесь всего за несколько щелчков мыши вы можете получить гибкую и легко настраиваемую форму, которая суммирует ваши цифры как вам необходимо.

Вот посмотрите сами.

Этот скриншот демонстрирует лишь несколько из множества возможных вариантов анализа продаж. И далее мы рассмотрим примеры построения сводных таблиц в Excel 2016, 2013, 2010 и 2007.

Как создать сводную таблицу.

Многие думают, что создание отчетов при помощи сводных таблиц для «чайников» является сложным и трудоемким процессом. Но это не так! Microsoft много лет совершенствовала эту технологию, и в современных версиях Эксель они очень удобны и невероятно быстры.

Фактически, вы можете сделать это всего за пару минут. Для вас – небольшой самоучитель в виде пошаговой инструкции:

1. Организуйте свои исходные данные

Перед созданием сводного отчета организуйте свои данные в строки и столбцы, а затем преобразуйте диапазон данных в таблицу. Для этого выделите все используемые ячейки, перейдите на вкладку меню « Главная» и нажмите « Форматировать как таблицу».

Использование «умной» таблицы в качестве исходных данных дает вам очень хорошее преимущество — ваш диапазон данных становится «динамическим». Это означает, что он будет автоматически расширяться или уменьшаться при добавлении или удалении записей. Поэтому вам не придется беспокоиться о том, что в свод не попала самая свежая информация.

  • Добавьте уникальные, значимые заголовки в столбцы, они позже превратятся в имена полей.
  • Убедитесь, что исходная таблица не содержит пустых строк или столбцов и промежуточных итогов.
  • Чтобы упростить работу, вы можете присвоить исходной таблице уникальное имя, введя его в поле « Имя» в верхнем правом углу.

2. Создаем и размещаем макет

Выберите любую ячейку в исходных данных, а затем перейдите на вкладку Вставка > Сводная таблица .

Откроется окно « Создание . ». Убедитесь, что в поле Диапазон указан правильный источник данных. Затем выберите местоположение для свода:

  • Выбор нового рабочего листа поместит его на новый лист, начиная с ячейки A1.
  • Выбор существующего листа разместит в указанном вами месте на существующем листе. В поле « Диапазон» выберите первую ячейку (то есть, верхнюю левую), в которую вы хотите поместить свою таблицу.

Нажатие ОК создает пустой макет без цифр в целевом местоположении, который будет выглядеть примерно так:

  • В большинстве случаев имеет смысл размещать на отдельном рабочем листе. Это особенно рекомендуется для начинающих.
  • Ежели вы берете информацию из другой таблицы или рабочей книги, включите их имена, используя следующий синтаксис: [workbook_name]sheet_name!Range. Например, [Книга1.xlsx] Лист1!$A$1:$E$50. Конечно, вы можете не писать это все руками, а просто выбрать диапазон ячеек в другой книге с помощью мыши.
  • Возможно, было бы полезно построить таблицу и диаграмму одновременно. Для этого в Excel 2016 и 2013 перейдите на вкладку « Вставка», щелкните стрелку под кнопкой « Сводная диаграмма», а затем нажмите « Диаграмма и таблица». В версиях 2010 и 2007 щелкните стрелку под сводной таблицей, а затем — Сводная диаграмма.
  1. Организация макета.

Область, в которой вы работаете с полями макета, называется списком полей. Он расположен в правой части рабочего листа и разделен на заголовок и основной раздел:

  • Раздел «Поле» содержит названия показателей, которые вы можете добавить. Они соответствуют именам столбцов исходных данных.
  • Раздел « Макет» содержит область « Фильтры», «С толбцы», «Строки» и « Значения». Здесь вы можете расположить в нужном порядке поля.

Изменения, которые вы вносите в этих разделах, немедленно применяются в вашей таблице.

3. Как добавить поле

Чтобы иметь возможность добавить поле в нужную область, установите флажок рядом с его именем.

По умолчанию Microsoft Excel добавляет поля в раздел « Макет» следующим образом:

  • Нечисловые добавляются в область Строки;
  • Числовые добавляются в область значений;
  • Дата и время добавляются в область С толбцы.

4. Как удалить поле из сводной таблицы?

Чтобы удалить любое поле, вы можете выполнить следующее:

  • Снимите флажок напротив него, который вы ранее установили.
  • Щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите « Удалить……».

И еще один простой и наглядный способ удаления поля. Перейдите в макет таблицы, зацепите мышкой ненужный вам элемент и перетащите его за пределы макета. Как только вы вытащите его за рамки, рядом со значком появится хатактерный крестик. Отпускайте кнопку мыши и наблюдайте, как внешний вид вашей таблицы сразу же изменится.

5. Как упорядочить поля?

Вы можете изменить расположение показателей тремя способами:

  1. Перетащите поле между 4 областями раздела с помощью мыши. В качестве альтернативы щелкните и удерживайте его имя в разделе « Поле», а затем перетащите в нужную область в разделе « Макет». Это приведет к удалению из текущей области и его размещению в новом месте.
  1. Щелкните правой кнопкой мыши имя в разделе « Поле» и выберите область, в которую вы хотите добавить его:
  1. Нажмите на поле в разделе « Макет», чтобы выбрать его. Это сразу отобразит доступные параметры:

Все внесенные вами изменения применяются немедленно.

Ну а ежели спохватились, что сделали что-то не так, не забывайте, что есть «волшебная» комбинация клавиш CTRL+Z, которая отменяет сделанные вами изменения (если вы не сохранили их, нажав соответствующую клавишу).

6. Выберите функцию для значений (необязательно)

По умолчанию Microsoft Excel использует функцию « Сумма» для числовых показателей, которые вы помещаете в область « Значения». Когда вы помещаете нечисловые (текст, дата или логическое значение) или пустые значения в эту область, к ним применяется функция « Количество».

Но, конечно, вы можете выбрать другой метод расчёта. Щелкните правой кнопкой мыши поле значения, которое вы хотите изменить, выберите Параметры поля значений и затем — нужную функцию.

Думаю, названия операций говорят сами за себя, и дополнительные пояснения здесь не нужны. В крайнем случае, попробуйте различные варианты сами.

Здесь же вы можете изменить имя его на более приятное и понятное для вас. Ведь оно отображается в таблице, и поэтому должно выглядеть соответственно.

В Excel 2010 и ниже опция « Суммировать значения по» также доступна на ленте — на вкладке « Параметры» в группе « Расчеты».

7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)

Еще одна полезная функция позволяет представлять значения различными способами, например, отображать итоговые значения в процентах или значениях ранга от наименьшего к наибольшему и наоборот. Полный список вариантов расчета доступен здесь .

Это называется « Дополнительные вычисления». Доступ к ним можно получить, открыв вкладку «Параметры . », как это описано чуть выше.

Подсказка. Функция «Дополнительные вычисления » может оказаться особенно полезной, когда вы добавляете одно и то же поле более одного раза и показываете, как в нашем примере, общий объем продаж и объем продаж в процентах от общего количества одновременно. Согласитесь, обычными формулами делать такую таблицу придется долго. А тут – пара минут работы!

Итак, процесс создания завершен. Теперь пришло время немного поэкспериментировать, чтобы выбрать макет, наиболее подходящий для вашего набора данных.

Работа со списком показателей сводной таблицы

Панель, которая формально называется списком полей, является основным инструментом, который используется для упорядочения таблицы в соответствии с вашими требованиями. Вы можете настроить её по своему вкусу, чтобы удобнее .

Чтобы изменить способ отображения вашей рабочей области, нажмите кнопку « Инструменты» и выберите предпочитаемый макет.

Вы также можете изменить размер панели по горизонтали, перетаскивая разделитель, который отделяет панель от листа.

Закрытие и открытие панели редактирования.

Закрыть список полей в сводной таблице так же просто, как нажать кнопку « Закрыть» (X) в верхнем правом углу панели. А вот как заставить его появиться снова – уже не так очевидно 🙂

Чтобы снова отобразить его, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выберите « Показать . » в контекстном меню.

Также можно нажать кнопку « Список полей» на ленте, которая находится на вкладке меню « Анализ».

Воспользуйтесь рекомендациями программы.

Как вы только что видели, создание сводных таблиц — довольно простое дело, даже для «чайников». Однако Microsoft делает еще один шаг вперед и предлагает автоматически сгенерировать отчет, наиболее подходящий для ваших исходных данных. Все, что вам нужно, это 4 щелчка мыши:

  1. Нажмите любую ячейку в исходном диапазоне ячеек или таблицы.
  2. На вкладке « Вставка» выберите « Рекомендуемые сводные таблицы». Программа немедленно отобразит несколько макетов, основанных на ваших данных.
  3. Щелкните на любом макете, чтобы увидеть его предварительный просмотр.
  4. Если вас устраивает предложение, нажмите кнопку «ОК» и добавьте понравившийся вариант на новый лист.

Как вы видите на скриншоте выше, Эксель смог предложить несколько базовых макетов для моих исходных данных, которые значительно уступают сводным таблицам, которые мы создали вручную несколько минут назад. Конечно, это только мое мнение 🙂

Но при всем при этом, использование рекомендаций — это быстрый способ начать работу, особенно когда у вас много данных и вы не знаете, с чего начать. А затем этот вариант можно легко изменить по вашему вкусу.

Давайте улучшим результат.

Теперь, когда вы знакомы с основами, вы можете перейти к вкладкам « Анализ» и « Конструктор» инструментов в Excel 2016 и 2013 ( вкладки « Параметры» и « Конструктор» в 2010 и 2007). Они появляются, как только вы щелкаете в любом месте таблицы.

Вы также можете получить доступ к параметрам и функциям, доступным для определенного элемента, щелкнув его правой кнопкой мыши (об этом мы уже говорили при создании).

После того, как вы построили таблицу на основе исходных данных, вы, возможно, захотите уточнить ее, чтобы провести более серьёзный анализ.

Чтобы улучшить дизайн, перейдите на вкладку « Конструктор», где вы найдете множество предопределенных стилей. Чтобы получить свой собственный стиль, нажмите кнопку « Создать стиль….» внизу галереи « Стили сводной таблицы».

Чтобы настроить макет определенного поля, щелкните на нем, затем нажмите кнопку « Параметры» на вкладке « Анализ» в Excel 2016 и 2013 (вкладка « Параметры» в 2010 и 2007). Также вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши поле и выбрать « Параметры . » в контекстном меню.

На снимке экрана ниже показан новый дизайн и макет.

Источник



Обзор сводных таблиц и сводных диаграмм

С помощью сводной таблицы можно создавать сводки, анализировать, изучать и представлять сводные данные. Сводные диаграммы дополняют сводные таблицы, позволяя визуализировать содержащиеся в них данные. Кроме того, с помощью сводных диаграмм можно легко отображать сравнения, шаблоны и тенденции. И сводные таблицы, и сводные диаграммы помогают принимать взвешенные решения на основании критически важных данных вашей организации. Вы также можете подключаться к внешним источникам данных, например к таблицам SQL Server, кубам служб SQL Server Analysis Services, Azure Marketplace, файлам подключения к данным Office (ODC-файлам), XML-файлам, базам данных Access и текстовым файлам, чтобы создавать сводные таблицы, или создавать на основе сводных таблиц другие таблицы.

Примечание: Представленные в этой статье снимки экрана созданы в Excel 2016. Если вы используете другую версию, то в ней может быть немного другой интерфейс, но если не указано иное, функции будут такими же.

Читайте также:  Связь между таблицами субд устанавливает отношения между

Сведения о сводных таблицах

Сводная таблица — это интерактивный способ быстрого обобщения больших объемов данных. Вы можете использовать ее для подробного анализа числовых данных и для получения ответов на разнообразные вопросы, связанные с данными. Сводные таблицы предназначены для выполнения следующих задач:

запрос больших объемов данных различными понятными способами;

подведение промежуточных итогов и вычисление числовых данных, обобщение данных по категориям и подкатегориям, создание пользовательских вычислений и формул;

развертывание и свертывание уровней представления данных для получения точных сведений о результатах, детализация итоговых данных по интересующим вопросам;

перемещение строк в столбцы или столбцов в строки («сведение») для просмотра различных сводок на основе исходных данных;

фильтрация, сортировка, группировка и условное форматирование наиболее важных и часто используемых подмножеств данных для привлечения внимания к нужным сведениям;

представление кратких, наглядных отчетов с примечаниями на веб-страницах или в напечатанном виде.

Например, слева показан простой список расходов семьи, а справа — созданная на его основе сводная таблица.

Данные о расходах семьи

Соответствующая сводная таблица

Пример семейных расходов для создания сводной таблицы с данными по месяцам, категориям и суммам

Пример сводной таблицы:

После того как вы создадите сводную таблицу, выбрав для нее источник данных, упорядочив поля в списке полей сводной таблицы и выбрав исходный макет, вы сможете при работе с ней выполнять перечисленные ниже задачи.

Изучать данные. Вот какие действия доступны.

Развертывание и свертывание данных, а также отображение базовых сведений, которые относятся к значениям.

Сортировка, фильтрация и группировка полей и элементов.

Изменение функций сведения и добавление настраиваемых вычислений и формул.

Изменять макет формы и расположения полей. Вот какие действия доступны.

Изменение формы сводной таблицы: сжатая форма, структура или табличная форма.

Добавление, изменение порядка и удаление полей.

Изменение порядка полей или элементов.

Изменение макета столбцов, строк и промежуточных итогов Вот какие действия доступны.

Включение и отключение заголовков полей строк и столбцов, а также отображение или скрытие пустых строк.

Отображение промежуточных итогов выше или ниже их строк.

Настройка ширины колонок при обновлении.

Перемещение поля столбца в область строк или поля строки в область столбцов.

Объединение или отмена объединения ячеек для внешних элементов строки и столбца.

Изменять способы отображения пустых значений и ошибок. Вот какие действия доступны.

Изменение способа отображения ошибок и пустых ячеек.

Изменение способа отображения элементов и подписей без данных.

Отображение и скрытие пустых строк.

Изменять формат. Вот какие действия доступны.

Ручное и условное форматирование ячеек и диапазонов.

Изменение стиля общего формата сводной таблицы.

Изменение числового формата для полей.

Включение форматирования сервера OLAP.

Сводные диаграммы служат для графического представления данных, содержащихся в сопоставленных с ними сводных таблицах. Как и сводные таблицы, сводные диаграммы — интерактивные объекты. При создании сводной диаграммы на экране отображается область фильтра сводной диаграммы. С помощью этой области вы можете сортировать и фильтровать исходные данные, используемые в сводной диаграмме. Изменения макета и данных в связанной сводной таблице немедленно отражаются в макете и данных в сводной диаграмме и наоборот.

Как и в обычных диаграммах, в сводных диаграммах отображаются ряды данных, категории, маркеры данных и оси. Кроме того, вы можете изменить тип диаграммы и другие параметры, например названия, расположение условных обозначений, метки данных, расположение диаграммы и т. д.

Вот сводная диаграмма, основанная на приведенном выше примере сводной таблицы.

Пример сводной диаграммы Excel

Дополнительные сведения см. в статье Создание сводной диаграммы.

Если вы знакомы со стандартными диаграммами, то работа со сводными диаграммами не будет для вас проблемой, так как большинство действий для этих двух типов диаграмм полностью совпадают. Тем не менее существуют и некоторые отличия.

Ориентация строк и столбцов В отличие от обычной диаграммы в сводной диаграмме вам не удастся изменить ориентацию строк и столбцов с помощью диалогового окна Выбор источника данных. Вместо этого вы можете изменить ориентацию меток строк и столбцов в связанной сводной таблице.

Типы диаграмм Для сводной диаграммы вы можете выбрать любой тип диаграммы, кроме точечной, биржевой и пузырьковой.

Исходные данные Обычные диаграммы связаны непосредственно с ячейками листа. Сводные диаграммы основаны на источнике данных сопоставленных с ними сводных таблиц. В отличие от обычной диаграммы в сводной диаграмме вам не удастся изменить диапазон данных диаграммы с помощью диалогового окна Выбор источника данных.

Форматирование Большинство параметров форматирования, включая добавленные вами элементы диаграммы, макет и стиль, сохраняются при обновлении сводной диаграммы. Тем не менее линии трендов, метки данных, пределы погрешностей и другие изменения, вносимые в наборы данных, не сохраняются. В обычных диаграммах после применения такого форматирования оно не исчезает.

Несмотря на то что вам не удастся напрямую изменить размер меток данных в сводной диаграмме, вы можете увеличить размер шрифта и таким образом изменить размер меток.

В качестве основы для сводной таблицы или сводной диаграммы вы можете использовать данные листа Excel. Данные должны представлять собой список, в первой строке которого содержатся метки столбцов. Приложение Excel использует эти метки в качестве имен полей. Каждая ячейка в последующих строках должна содержать данные, соответствующие заголовку столбца. Не следует использовать данные различных типов в одном и том же столбце. Например, в одном и том же столбце не следует использовать денежные значения и даты. Кроме того, в выбранном вами диапазоне данных не должно быть пустых строк или столбцов.

Таблицы Excel Таблиц Excel изначально представлены в виде списка и отлично подходят в качестве исходных данных для сводной таблицы. При обновлении сводной таблицы новые и обновленные данные из таблицы Excel автоматически включаются в операцию обновления.

Использование динамического именованного диапазона Чтобы было проще обновлять сводную таблицу, вы можете создать динамический именованный диапазон и использовать его имя в качестве источника данных для сводной таблицы. Если вы расширите именованный диапазон, чтобы включить в него дополнительные данные, просто обновите сводную таблицу, и в нее будут включены эти новые данные.

Включение итогов Excel автоматически создает промежуточные и общие итоги в сводной таблице. Если источник данных содержит автоматически вычисляемые промежуточные и общие итоги, которые вы создали с помощью команды Промежуточный итог в группе Структура на вкладке Данные, то с помощью этой же команды удалите промежуточные и общие итоги, прежде чем создавать сводную таблицу.

Вы можете получить данные из внешнего источника данных, например базы данных, куба OLAP или текстового файла. Например, у вас может быть база данных со сведениями о продажах, для которых вы хотите создать сводку и которые вам необходимо проанализировать.

Файлы подключения к данным Office Если вы используете файл подключения к данным Office (ODC-файл) для получения внешних данных для сводной таблицы, вы можете вводить данные непосредственно в нее. Рекомендуется получать внешние данные для отчетов с помощью ODC-файлов.

Источник данных OLAP Когда вы получаете исходные данные из базы данных OLAP или файла куба, данные возвращаются в Excel только в виде сводной таблицы либо сводной таблицы, преобразованной в функции листа. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование ячеек сводной таблицы в формулы листа.

Источник данных, не являющийся источником данных OLAP Это базовые данные для сводной таблицы или сводной диаграммы, поступающие из источника, отличного от базы данных OLAP. Например, это могут быть данные из реляционных баз данных или текстовых файлов.

Кэш сводной таблицы Каждый раз при создании новой сводной таблицы или сводной диаграммы Excel сохраняет копию данных для отчета в памяти, а также сохраняет эту область хранения данных в файле книги — это называется кэш сводной таблицы. Для каждой новой сводной таблицы требуется дополнительный объем памяти и место на диске. Однако при использовании существующей сводной таблицы в качестве источника данных для новой таблицы в той же книге обе таблицы будут использовать один и тот же кэш. Благодаря повторному использованию кэша снижается размер книги и сокращается объем данных, хранящихся в памяти.

Требования к расположению Чтобы использовать одну сводную таблицу в качестве источника данных для другой сводной таблицы, обе они должны находиться в одной и той же рабочей книге. Если исходная сводная таблица находится в другой рабочей книге, скопируйте источник в рабочую книгу, в которой вы хотите создать другую сводную таблицу. Сводные таблицы и сводные диаграммы, находящиеся в разных рабочих книгах, — это отдельные объекты, для каждого из которых имеется собственная копия данных в памяти и в рабочих книгах.

Изменения влияют на обе сводные таблицы Когда вы обновляете данные в новой сводной таблице, Excel также обновляет данные в исходной сводной таблице и наоборот. Когда вы группируете элементы или отменяете их группировку либо создаете вычисляемые поля или вычисляемые элементы в одной таблице, изменения будут внесены в обе таблицы. Если вам необходимо, чтобы одна сводная таблица не зависела от другой, создайте сводную таблицу на основе исходного источника данных, а не копируйте исходную сводную таблицу. Просто имейте в виду, что если выполнять такие операции слишком часто, это может сказаться на объеме свободной памяти.

Сводные диаграммы Вы можете создать сводную таблицу или сводную диаграмму на основе другой сводной таблицы, но вам не удастся создать сводную диаграмму непосредственно на основе другой сводной диаграммы. Изменения, вносимые в сводную диаграмму, влияют на связанную сводную таблицу и наоборот.

Изменение исходных данных может привести к тому, что для анализа будут доступны другие данные. Например, вам может быть необходимо удобно переключаться из тестовой базы данных в рабочую базу данных. Переопределив исходные данные, вы можете обновить сводную таблицу или сводную диаграмму, используя данные, структура которых похожа на структуру информации, получаемой из исходного подключения к данным. Если эти данные значительно отличаются, и в них имеется большое количество новых или дополнительных полей, возможно, будет проще создать другую сводную таблицу или сводную диаграмму.

Отображение данных, полученных при обновлении При обновлении сводной таблицы могут быть изменены данные, доступные для отображения. Для сводных таблиц, основанных на данных листа, Excel получает новые поля, имеющиеся в указанном вами исходном диапазоне или именованном диапазоне. Для отчетов, основанных на внешних данных, Excel получает новые данные, которые соответствуют критериям для базового запроса или данных, которые становятся доступными в кубе OLAP. Вы можете просматривать все новые поля в списке полей и добавлять необходимые поля в отчет.

Изменение создаваемых кубов OLAP У отчетов, основанных на данных OLAP, всегда есть доступ ко всем данным в кубе. Если вы создали автономный куб, который содержит подмножество данных, имеющихся в кубе сервера, с помощью команды Автономный режим OLAP вы можете изменить файл куба так, чтобы он содержал другие данные с сервера.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Источник

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Данные для сводной таблицы

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Шапка сводной таблицы

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Сведение данных с помощью формулы

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?

— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?

— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Кнопки построения сводной таблицы на ленте

Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.

Макеты рекомендуемых сводных таблиц

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Читайте также:  Сколько нужно выпить алкоголя таблица

Диалоговое окно создания сводной таблицы

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Пустая сводная таблица

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

Панель управления полями сводной таблицы

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

Создание макета сводной таблицы

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

Сводная таблица

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши

Обновление сводной таблицы

или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.

Обновить все

Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.

Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.

Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.

Источник

Сводные таблицы в MS Excel

10 апреля 2013 г.

Сводные таблицы необходимы для суммирования, анализа и представления данных, находящихся в «больших» исходных таблицах, в различных разрезах . Рассмотрим процесс создания несложных Сводных таблиц.

Сводные таблицы ( Вставка/ Таблицы/ Сводная таблица ) могут пригодиться, если одновременно выполняются следующие условия:

  • имеется исходная таблица с множеством строк (записей), речь идет о нескольких десятках и сотнях строк;
  • необходимо провести анализ данных, который требует выборки (фильтрации) данных, их группировки (суммирования, подсчета) и представления данных в различных разрезах (подготовки отчетов);
  • этот анализ затруднительно провести на основе исходной таблицы с использованием других стредств: фильтра ( CTRL+SHIFT+L ), формул , Расширенного фильтра ;
  • исходная таблица удовлетворяет определенным требованиям (см. ниже).

Пользователи часто избегают использования Сводных таблиц , т.к. уверены, что они слишком сложны. Действительно, для того чтобы освоить любой новый инструмент или метод, требуется приложить усилия и потратить время. Но, в результате эффект от освоения нового должен превзойти вложенные усилия. В этой статье разберемся, как создавать и применять Сводные таблицы .

Подготовка исходной таблицы

Начнем с требований к исходной таблице.

  • каждый столбец должен иметь заголовок;
  • в каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате Дата ; столбец «Поставщик» — названия компаний только в текстовом формате или можно вводить Код поставщика в числовом формате);
  • в таблице должны отсутствовать полностью незаполненные строки и столбцы;
  • в ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, нельзя в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе Сводная таблица будет работать неэффективно (в случае, если Вам нужна информация, например, в разрезе города);
  • избегайте таблиц с «неправильной» структурой (см. рисунок ниже).

Вместо того, чтобы плодить повторяющиеся столбцы ( регион 1, регион 2, … ), в которых будут в изобилии незаполненные ячейки, переосмыслите структуру таблицы, как показано на рисунке выше (Все значения объемов продаж должны быть в одном столбце, а не размазаны по нескольким столбцам. Для того, чтобы это реализовать, возможно, потребуется вести более подробные записи (см. рисунок выше), а не указывать для каждого региона суммарные продажи).

Более детальные советы по построению таблиц изложены в одноименной статье Советы по построению таблиц .

Несколько облегчит процесс построения Сводной таблицы , тот факт, если исходная таблица будет преобразована в формат EXCEL 2007 ( Вставка/ Таблицы/ Таблица ). Для этого сначала приведите исходную таблицу в соответствие с вышеуказанными требованиями, затем выделите любую ячейку таблицы и вызовите окно меню Вставка/ Таблицы/ Таблица . Все поля окна будут автоматически заполнены, нажмите ОК.

Создание таблицы в формате EXCEL 2007 добавляет новые возможности:

  • при добавлении в таблицу новых значений новые строки автоматически добавляются к таблице;
  • при создании таблицы к ней применяется форматирование, к заголовкам – фильтр, появляется возможность автоматически создать строку итогов, сортировать данные и пр.;
  • таблице автоматически присваивается Имя .

В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.

В таблице имеются столбцы:

  • Товар – наименование партии товара, например, « Апельсины »;
  • Группа – группа товара, например, « Апельсины » входят в группу « Фрукты »;
  • Поставщик – компания-поставщик Товаров, Поставщик может поставлять несколько Групп Товаров;
  • Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
  • Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
  • Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
  • Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
  • Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен ) откорректируем Имя таблицы на « Исходная_таблица ».

Создание Сводной таблицы

Сводную таблицу будем создавать для решения следующей задачи: «Подсчитать суммарные объемы продаж по каждому Товару».

Имея исходную таблицу в формате EXCEL 2007 , для создания Сводной таблицы достаточно выделить любую ячейку исходной таблицы и в меню Работа с таблицами/ Конструктор/ Сервис выбрать пункт Сводная таблица .

В появившемся окне нажмем ОК, согласившись с тем, что Сводная таблица будет размещена на отдельном листе.

На отдельном листе появится заготовка Сводной таблицы и Список полей, размещенный справа от листа (отображается только когда активная ячейка находится в диапазоне ячеек Сводной таблицы).

Структура Сводной таблицы в общем виде может быть представлена так:

Заполним сначала раздел Названия строк . Т.к. требуется определить объемы продаж по каждому Товару, то в строках Сводной таблицы должны быть размещены названия Товаров. Для этого поставим галочку в Списке полей у поля Товар (поле и столбец — синонимы).

Т.к. ячейки столбца Товар имеют текстовый формат, то они автоматически попадут в область Названия строк Списка полей. Разумеется, поле Товар можно при необходимости переместить в другую область Списка полей. Заметьте, что названия Товаров будут автоматически отсортированы от А до Я (об изменении порядка сортировки читайте ниже ).

Теперь поставим галочку в Списке полей у поля Продажи.

Т.к. ячейки столбца Продажи имеют числовой формат, то они автоматически попадут в раздел Списка полей Значения.

Несколькими кликами мыши (точнее шестью) мы создали отчет о Продажах по каждому Товару. Того же результата можно было достичь с использованием формул (см. статью Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу ). Если требуется, например, определить объемы продаж по каждому Поставщику, то для этого снимем галочку в Списке полей у поля Товар и поставим галочку у поля Поставщик.

Детализация данных Сводной таблицы

Если возникли вопросы о том, какие же данные из исходной таблицы были использованы для подсчета тех или иных значений Сводной таблицы , то достаточно двойного клика мышкой на конкретном значении в Сводной таблице , чтобы был создан отдельный лист с отобранными из исходной таблицей строками. Например, посмотрим какие записи были использованы для суммирования продаж Товара «Апельсины». Для этого дважды кликнем на значении 646720. Будет создан отдельный лист только со строками исходной таблицы относящихся к Товару «Апельсины».

Обновление Сводной таблицы

Если после создания Сводной таблицы в исходную таблицу добавлялись новые записи (строки), то эти данные не будут автоматически учтены в Сводной таблице . Чтобы обновить Сводную таблицу выделите любую ее ячейку и выберите пункт меню: меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Данные/ Обновить . Того же результата можно добиться через контекстное меню: выделите любую ячейку Сводной таблицы , вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Обновить .

Удаление Сводной таблицы

Удалить Сводную таблицу можно несколькими способами. Первый – просто удалить лист со Сводной таблицей (если на нем нет других полезных данных, например исходной таблицы). Второй способ — удалить только саму Сводную таблицу : выделите любую ячейку Сводной таблицы , нажмите CTRL + A (будет выделена вся Сводная таблица ), нажмите клавишу Delete .

Изменение функции итогов

При создании Сводной таблицы сгруппированные значения по умолчанию суммируются. Действительно, при решении задачи нахождения объемов продаж по каждому Товару, мы не заботились о функции итогов – все Продажи, относящиеся к одному Товару были просуммированы. Если требуется, например, подсчитать количество проданных партий каждого Товара, то нужно изменить функцию итогов. Для этого в Сводной таблице выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .

Изменение порядка сортировки

Теперь немного модифицируем наш Сводный отчет . Сначала изменим порядок сортировки названий Товаров: отсортируем их в обратном порядке от Я до А. Для этого через выпадающий список у заголовка столбца, содержащего наименования Товаров, войдем в меню и выберем Сортировка от Я до А .

Теперь предположим, что Товар Баранки – наиболее важный товар, поэтому его нужно выводить в первой строке. Для этого выделите ячейку со значением Баранки и установите курсор на границу ячейки (курсор должен принять вид креста со стрелками).

Читайте также:  Все варианты таблиц ворд

Затем, нажав левую клавишу мыши, перетащите ячейку на самую верхнюю позицию в списке прямо под заголовок столбца.

После того как будет отпущена клавиша мыши, значение Баранки будет перемещено на самую верхнюю позицию в списке.

Изменение формата числовых значений

Теперь добавим разделитель групп разрядов у числовых значений (поле Продажи). Для этого выделите любое значение в поле Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт меню Числовой формат …

В появившемся окне выберите числовой формат и поставьте галочку флажка Разделитель групп разрядов .

Добавление новых полей

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Товаров, но с разбивкой по Регионам продажи. Для этого добавим поле Регион продажи, поставив соответствующую галочку в Списке полей. Поле Регион продажи будет добавлено в область Названия строк Списка полей (к полю Товар). Поменяв в области Названия строк Списка полей порядок следования полей Товар и Регион продажи, получим следующий результат.

Выделив любое название Товара и нажав пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Активное поле/ Свернуть все поле , можно свернуть Сводную таблицу , чтобы отобразить только продажи по Регионам.

Добавление столбцов

Добавление поля Регион продажи в область строк привело к тому, что Сводная таблица развернулась на 144 строки. Это не всегда удобно. Т.к. продажи осуществлялись только в 6 регионах, то поле Регион продажи имеет смысл разместить в области столбцов.

Сводная таблица примет следующий вид.

Меняем столбцы местами

Чтобы изменить порядок следования столбцов нужно взявшись за заголовок столбца в Сводной таблице перетащить его в нужное место.

Удаление полей

Любое поле можно удалить из Сводной таблицы. Для этого нужно навести на него курсор мыши в Списке полей (в областях Фильтр отчета, Названия отчета, Названия столбцов, Значения), нажать левую клавишу мыши и перетащить удаляемое поле за границу Списка полей.

Другой способ – снять галочку напротив удаляемого поля в верхней части Списка полей. Но, в этом случае поле будет удалено сразу из всех областей Списка полей (если оно использовалось в нескольких областях).

Добавление фильтра

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Групп Товаров, причем его нужно сделать в 2-х вариантах: один для партий Товаров принесших прибыль, другой – для убыточных. Для этого:

  • Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы, нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
  • Ставим галочки в Списке полей у полей Группа, Продажи и Прибыль;
  • Переносим поле Прибыль из области Названия строк Списка полей в область Фильтр отчета;

Вид получившейся Сводной таблицы должен быть таким:

Теперь воспользовавшись Выпадающим (раскрывающимся) списком в ячейке B1 (поле Прибыль) можно, например, построить отчет о продажах Групп Товаров, принесших прибыль.

После нажатия кнопки ОК будут выведены значения Продаж только прибыльных Партий.

Обратите внимание, что в Списке полей Сводной таблицы напротив поля Прибыль появился значок фильтра. Удалить фильтр можно сняв галочку в Списке полей.

Очистить фильтр можно через меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить фильтры .

Также стандартный механизм фильтрации данных доступен через выпадающий список в заголовках строк и столбцов Сводной таблицы.

Несколько итогов для одного поля

Предположим, что требуется подсчитать количество проданных партий и суммарные продажи каждого Товара. Для этого:

  • Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
  • Поставьте галочки напротив полей Товар и Продажи в верхней части Списка полей. Поле Продажи будет автоматически помещено в область Значения;
  • Перетащите мышкой еще одну копию поля Продажи в ту же область Значения. В Сводной таблице появится 2 столбца подсчитывающими суммы продаж;
  • в Сводной таблице выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество . Задача решена.

Отключаем строки итогов

Строку итогов можно отключить через меню: Работа со сводными таблицами/ Конструктор/ Макет/ Общие итоги . Не забудьте предварительно выделить любую ячейку Сводной таблицы .

Группируем числа и Даты

Предположим, что требуется подготовить отчет о сроках сбыта. В результате нужно получить следующую информацию: сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д. Для этого:

  • Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
  • Поставьте галочку напротив поля Сбыт (срок фактической реализации Товара) в верхней части Списка полей. Поле Сбыт будет автоматически помещено в область Значения;
  • выделите единственное значение поля Сбыт в Сводной таблице , вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .
  • Перетащите мышкой еще одну копию поля Сбыт в область Названия строк;

Теперь Сводная таблица показывает сколько партий Товара сбывалось за 5, 6, 7, … дней. Всего 66 строк. Сгруппируем значения с шагом 10. Для этого:

  • Выделите одно значение Сводной таблицы в столбце Названия строк;
  • В меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать выберите пункт Группировка по полю ;
  • Появившееся окно заполните, как показано на рисунке ниже;

Теперь Сводная таблица показывает сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д.

Чтобы разгруппировать значения выберите пункт Разгруппировать в меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать .

Аналогичную группировку можно провести по полю Дата поставки. В этом случае окно Группировка по полю будет выглядеть так:

Теперь Сводная таблица показывает, сколько партий Товара поставлялось каждый месяц.

Условное форматирование ячеек Сводной таблицы

К ячейкам Сводной таблицы можно применить правила Условного форматирования как и к ячейкам обычного диапазона. Выделим, например, ячейки с 10 наибольшими объемами продаж. Для этого:

  • Выделите все ячейки содержащие значения продаж;
  • Выберите пункт меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений/ 10 первых элементов ;
  • Нажмите ОК.

Источник

Сводные таблицы в excel: как сделать, пошаговая инструкция для чайников

Сводные таблицы – это инструмент, который позволит настроить свои управленческие отчеты так, чтобы видеть главные цифры на одном листе, легко обновлять их и дополнять аналитикой. Они экономят время на подготовку аналитики, даже если нужно собрать данные из нескольких баз. Покажем на примерах, как сделать сводные таблицы в Excel.

Сводные таблицы Excel

При работе с данными в Эксель периодически возникает необходимость их анализировать. Это важно, например, в продажах – кто, в какой период сколько совершил продаж, когда был спад, а когда всплеск, какие товары пользуются наибольшим спросом, какие – наименьшим. Чем больше данных, тем сложнее их анализ. Тем выше вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Поэтому необходимо применять инструменты, которые предоставляются самим Excel.

Как за 10 минут подготовить отчет по выручке: сводные таблицы против формул

Сводные таблицы – это инструмент для аналитики и представления данных в удобном и легко понятном виде. Их используют в следующих случаях:

  1. Большой объем исходных данных. Небольшое количество данных можно просчитать и проанализировать вручную. Однако если в распоряжении имеется сотни и тысячи записей, ошибки неизбежны и их будет много. В разы увеличится и время, необходимое для обработки.
  2. Необходимо выявить тенденции и динамику в данных. В сводных таблицах можно легко преобразовать вывод информации, не нужно сортировать ее вручную.
  3. Чтобы создать диаграмму или построить график на основе отформатированных данных.
  4. Нужно делать промежуточный «срез» итогов, которые часто меняются, для последующего их сравнения. В этом случае достаточно обновить данные, Excel пересчитает все автоматически.
  5. Для анализа и поиска экстремальных значений – минимумы и максимумы данных.
  6. Для сведения разрозненных данных из разных источников. При необходимости в исходные данные можно добавить необходимую строку или столбец и обновить итоговое отображение отчета.

Excel поможет превратить бесчеловечные отчеты в удобные сводные таблицы

Как за пять минут из отчета с многоуровневой шапкой, вложенной иерархией статей и объединенными ячейками собрать удобную сводную таблицу.

Скачать модель в Excel

Сводные таблицы эксель: как они выглядят

Перед тем, как говорить о том, как построить сводную таблицу в Эксель, покажем, как она выглядит. Данные для таблицы берутся из указанной пользователем общей таблицы. Функционально таблица разделена на четыре сегмента:

  • значения;
  • строки;
  • столбцы;
  • фильтр отчета.

Сводная таблица файла .xlsx имеет следующие ограничения:

  • максимальное количество полей строк – 1 048 576 или ограничено размером оперативной памяти;
  • максимальное количество полей столбцов – 16 384;
  • максимальное количество полей страниц – 16 384;
  • максимальное количество полей данных – 16 384.

Возьмем в качестве примера следующие данные.

Пример сводной таблицы в Excel:

В правой части таблицы – фамилии, вверху – даты, в центре – итоги работы. Очевидно, что такая подача информации удобнее и понятнее. См. также 8 функций Ехсеl, которые помогут сократить работу вдвое.

На этом изображении красным цветом выделен сегмент значений. Это сегмент, в котором ведутся вычисления. Здесь можно увидеть стоимость заключенных сделок по дням и по фамилиям.

Это сегмент строк. Здесь может быть одно или несколько значений. В нашем случае – это фамилии менеджеров. Напротив фамилий в соответствующих строках – сводный итог работы.

Это сегмент столбцов. Обычно это временная шкала, ее использование облегчает анализ и восприятие данных.

В специальном мастере сводных таблиц можно менять размещение данных. В нашем случае фамилии можно вынести в сегмент столбцов, в даты – в сегмент строк. Тогда сводная таблица примет новый вид.

Конструктор сводной таблицы интуитивно понятен. В нем можно перетаскивать значения в поля, можно выбирать значения из выпадающего списка. Далее в статье самоучитель по созданию сводных таблицы в Excel с примерами. Читайте также, как создать наглядную финансовую модель в Excel.

Сводная таблица в Экселе: пошаговая инструкция

Расскажем и покажем на примерах, как создать сводную таблицу в Excel. В качестве исходных данных возьмем нашу таблицу со сведениями по работе менеджеров за май. Для создания таблицы, необходимо в верхнем меню во вкладке «Вставка» выбрать «Сводная таблица». На картинке они выделены цветом.

Появится новое окно:

В нем надо будет указать источник, чьи данные будут использованы для построения сводной таблицы. Для этого надо выделить нужную область или всю таблицу и Excel подставит эти данные в строку.

Цветом показано, что выделен весь массив, в строке появились данные. Затем необходимо указать, куда Excel должен построить сводную таблицу. Можно выбрать текущий лист или выбрать новый лист.

Если выбрать новый лист, то в этом случае он будет создан, на нем появится конструктор сводной таблицы. Рекомендуем так и делать. После того, как указаны все сведения – исходные данные и место для отчета, надо нажать кнопку «ОК» и появится подсказка с предложением выбрать поля для построения нового отчета.

Справа от него откроется раздел в котором можно указать поля для добавления их в сводную таблицу.

Под ним будет еще одно рабочее поле, где можно перетаскивать поля в разные области.

Нужно проставить галочки для необходимых полей. Указанные позиции автоматически появятся в нижнем разделе. Их можно настраивать по собственному усмотрению.

При перестроении исходных данных, отображение будет автоматически перестраиваться. Если значений много, то это может мешать нормальной работе. Поэтому можно поставить галочку «Отложить обновление макета». Автоматическое перестроение будет отключено. Чтобы обновить сводную таблицу, достаточно нажать кнопку «Обновить».

Таким образом, создадим сводную таблицу и она примет следующий вид.

Видно, что порядок строк имеет значение. Первая строка в конструкторе идет первой. Вторая строка в конструкторе становится подпунктом первой. В нашем случае показаны итоги работы каждого менеджера с разбивкой по товарным позициям – артикулам с привязкой к датам.

Можно поменять порядок строк – для этого достаточно мышкой перетянуть вверх или вниз нужную строку. Если поменять местами фамилию и артикул, то сводная таблица примет следующий вид.

Для удобства восприятия информации, подпункты можно сворачивать. По умолчанию они выводятся в раскрытом виде. Чтобы свернуть ненужные позиции, необходимо нажать значок минус возле артикула. Тогда подпункты будут скрыты. Чтобы их развернуть, надо нажать значок плюс. На картинке они выделены цветом.

В центральном сегменте значений будет отображаться вся информация, сведенная и подсчитанная программой. Также будет показан общий итог – по датам, по артикулам, а если артикул не свернут – то и по фамилиям менеджеров.

Чтобы консолидировать несколько однотипных по структуре бюджетов компании, воспользуйтесь мастером сводных таблиц в Excel. О том, как подготовить исходные данные и модифицировать готовые таблицы, читайте в этом решении. Как быстро консолидировать бюджеты в Excel

Если вы внесете изменения в исходную таблицу, сводную надо обновить. Для этого необходимо в любом ее месте нажать правой кнопкой мыши и выбрать в появившемся контекстном меню «Обновить». Данные будут перестроены.

В случае, если добавились новые строки или столбцы и старое отображение отчета не охватывает весь необходимый набор данных, необходимо включить их в сводную таблицу. Для примера – в основной массив информации добавлены новые данные (выделены цветом) и сводная таблица их пока не учитывает.

Чтобы добавить их в отчет нужно кликнуть на сводной таблице, перейти во вкладку «Параметры» и выбрать «Изменить источник данных» – на картинке эта опция выделена цветом.
В появившемся окне указать источник данных вместе с обновленными строками и нажать «ОК».

Сводная таблица автоматически перестроится. На изображении цветом выделены данные за 29.05.2018, которых не было ранее.

Источник

Adblock
detector