Меню

Access 2007 сводная таблица

Сводные таблицы

Если итоговые и перекрестные запросы не потрясли вас в достаточной степени, у программы Access есть еще одно мощное средство для подытоживания ваших данных. Сводная таблица — это специальная таблица, выполняющая те же трюки, что и перекрестный запрос — группировку по строкам и столбцам — но обладающая большими функциональными возможностями. Далее перечислены некоторые из них.

¦ можно перестроить в любой момент. Быстрым перемещением с помощью мыши вы можете превратить итоги продаж по странам в сетку с продажами в зависимости от возраста клиента. — незаменимое средство исследования (добычи) данных, в ходе которого вы пытаетесь выудить скрытые тенденции и связи из массы необработанных сведений.

¦ поддерживают неограниченное число уровней группировки. Вы не ограничены одним уровнем группировки по столбцам, как в перекрестном запросе. Вместо этого можно разбить строки и столбцы на группы более мелкие.

¦ сворачиваются. Можно скрыть группы строк и столбцов, которые не интересуют вас в данный момент, и углубиться в группу для просмотра каждой записи, содержащейся в ней. Просматривая данные подобным способом, легче понять, что с ними происходит.

¦ поддерживают неограниченное количество вычислений. Перекрестные запросы способны выполнять одно вычисление, повторяющееся для каждой группы. Сводная таблица может выполнить столько вычислений, сколько вам нужно, и поместить их все в одну и ту же ячейку.

¦ поддерживают сортировку вычисляемых значений. Например, если в вашу сводную таблицу добавлены итоги по объемам продаж, лучшие исполнители поднимаются вверх.

Многие приверженцы программы Access живут долго и счастливо, даже не сталкиваясь со сводными таблицами. И все потому, что это узкоспециализированное средство, и многие специалисты предпочитают анализировать информацию в других программах (например, в Microsoft Excel). Но свойства сводных таблиц заслуживают внимания, поскольку могут оказаться полезными в следующий раз, когда вам потребуется сделать общие выводы о производительности вашей компании, выпекающей изделия, посвященные знаменитостям.

Построение сводной таблицы

Программа Access включает в состав сводные таблицы несколько странным образом. В отличие от итоговых и перекрестных запросов сводные таблицы — это не специальный тип запроса. Access обеспечивает сводную таблицу режимом отображения, который можно применять с любой таблицей или запросом.

Причина выбора этого кажущегося странным дизайна состоит в необходимости обеспечить чрезвычайную гибкость таблиц. С помощью нескольких щелчков мыши вы можете реорганизовать категории или углубиться в анализ, перейдя от отображения сводных данных к отдельным записям. Для того чтобы это стало возможным, сводным таблицам нужен легкодоступный полный набор записей.

Для применения режима Сводная таблица (Pivot Table) откройте таблицу или запрос, которые хотите использовать, и затем выберите на ленте Главная > Режимы > Режим > Сводная таблица (Home > Views > View > PivotTable View).

Сначала сводная таблица отображается пустой (рис. 9.11).

Рис. 9.11. Этот пример отображает запрос Orderedltems в режиме Сводная таблица. Пока еще не на что смотреть, потому что вы не построили сводную таблицу. Справа открыто окно Список полей сводной таблицы, включающее все поля вашей таблицы или запроса

одновременно работают только с одной таблицей или запросом. Поэтому стоит создать запрос, объединяющий все нужные вам таблицы, так же как вы делали при построении перекрестного запроса. Можно также воспользоваться запросом для создания дополнительных вычисляемых полей (например, поля, перемножающего стоимость товара и количество единиц товара).

Для создания сводной таблицы нужно сообщить программе Access о том, какие поля использовать в каждой части таблицы. Все сводные таблицы сформируются из пяти компонентов:

¦ поля строк применяются для группировки записей в строках;

¦ поля столбцов используются для группировки записей в столбцах;

¦ поля итогов применяются для вычисления итоговых значений в каждой группе;

¦ в полях деталей или подробностей выводятся отдельные значения для каждой записи в группе. При желании вы можете выводить на экран итоговую информацию (в этом случае поле деталей действует как поле итогов);

¦ поля фильтра применяются для сокращения списка записей, используемых для создания
сводной таблицы, на основании заданного критерия.

Структура сводной таблицы очень похожа на структуру перекрестного запроса — ключевое отличие состоит в том, что многие из ограничений, сужающих перекрестные запросы, не применяются в сводных таблицах.

Самый легкий способ освоить сводные таблицы и множество их функциональных возможностей — попытаться построить хотя бы одну своими руками. Приведенные далее действия подробно описывают процесс создания простой сводной таблицы, которая отображает итоги объемов продаж, сгруппированных по странам и категориям товаров. Если вы хотите действовать в соответствии с ними, используйте запрос OrderedItems в БД AdventureWorks, которую можно загрузить с Web-страницы «Missing CD» на сайте www.missingmanuals.com. Затем вы сможете усовершенствовать сводную таблицу, воспользовавшись ее богатыми возможностями.

Предпочитаете визуальный подход к изучению сводных таблиц? На странице «Missing CD» можно найти и изобразительный ряд, интерактивное анимационное руководство.

1. Из окна Список полей сводной таблицы перетащите с помощью мыши поле РгоductCategory в область Перетащите сюда поля строк (Drop Row Fields Here). Когда вы переместите поле, программа Access выведет все категории товаров сверху донизу в алфавитном порядке (рис. 9.12). Если нужен обратный порядок сортировки, просто щелкните правой кнопкой мыши одно из значений и выберите последовательно Сортировка > Сортировка по убыванию (Sort >Sort Descending).

Если вы случайно закрыли окно со списком полей сводной таблицы, его можно вернуть выбрав на ленте Работа со сводными таблицами I Конструктор -> Показать или скрыть -» Список полей (PivotTable Tools I Design -> Show/Hide -> Field List).

Рис. 9.12. В данном примере в область строк добавлен список товаров, а элементы второй группировки (список стран) переносится в область столбцов. Обратите внимание, как только поле выбрано, его имя отображается жирным шрифтом в окне Список полей сводной таблицы

2. Из списка полей сводной таблицы перетащите поле Country в область Перетащите сюда поля столбцов (Drop Column Fields Here).

Как только вы перетащите поле, программа Access заполнит его слева направо в алфавитном порядке названиями всех стран из списка. Другими словами, каждая страна приведена в своем столбце.

Если перемещение с помощью мыши утомительно, есть другой способ создания макета сводной таблицы. В окне Список полей сводной таблицы просто выберите поле, которое хотите добавить в сводную таблицу, и затем в раскрывающемся списке в нижней части окна выберите область, в которую нужно поместить поле. В завершение для вставки поля щелкните мышью кнопку Добавить в (Add to) (расположенную под списком).

3. Теперь нужно выбрать данные для анализа. Переместите поле OrderQty в область Перетащите сюда поля итогов или деталей (Drop Totals or Details Fields Here).

Этот шаг заполняет сводную таблицу данными (программе Access может понадобиться несколько мгновений для группировки всех данных, если у вас таблица большого объема).

Поле OrderQty добавлено как подробность, т. е. вы увидите все записи в таблице (или запросе) в соответствующих группах (рис. 9.13).

4. Пришло время добавить итоговые вычисления. Щелкните правой кнопкой мыши в сводной таблице поле OrderQty (подойдет любое поле OrderQty) и выберите вариант из
подменю Автовычисления (AutoCalc).

Можно выполнить все групповые функции, с которыми вы знакомы, включая суммирование, подсчет количества и поиск среднего арифметического. Например, выберите

Автовычисления > Сумма, если хотите найти общее количество товаров, проданных в данной категории.

Рис. 9.13. В этой сводной таблице показаны все значения поля OrderQty из запроса Orderedltems, но их немного трудно анализировать. Для того чтобы составить общее представление, необходимо скрыть некоторые из этих деталей и взглянуть на итоговую информацию

Все сводные данные, которые создаются с помощью подменю Автовычисления, называют итогами. Они добавляются в группу Итоги (Totals) в верхней части окна Список полей сводной таблицы. (Щелкните кнопкой мыши квадратик со знаком +/-, расположенный рядом со словом Итоги для вывода на экран содержимого группы.) Для удаления итога щелкните его в списке правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить (Delete).

5. Для скрытия подробной информации и отображения только сводных данных снова щелкните правой кнопкой мыши поле OrderQty и выберите команду Без подробностей (Hide Details).

После того как подробности будут скрыты, вы получите приемлемый результат, напоминающий перекрестный запрос (рис. 9.14).

Если вы знаете наперед, что никогда не захотите отображать подробности, можно добавить итоги сразу же. Для этого выберите поле (в данном случае OrderQty) в окне Список полей сводной таблицы и затем в раскрывающемся списке в нижней части этого окна выберите вариант Данные (Data Area). Далее щелкните мышью кнопку Добавить в. Этот подход удобен при работе с громадными таблицами, содержащими тысячи записей. В такой ситуации быстрее добавить итог, а не подробные сведения из каждой записи.

Рис. 9.14. Если убрать с дороги подробности, можно сразу увидеть признанные и не пользующиеся спросом группы. Итог для каждой строки выводится в конце строки (здесь не показан), а итог для каждого столбца отображается в строке Общие итоги в нижней части столбца

Читайте также:  Кбжу фруктов и овощей таблица

Источник



Создание сводной таблицы

Для того чтобы продемонстрировать возможности сводных таблиц, рассмотрим запрос «Счета» (Invoices). Раскройте список запросов и откройте этот запрос в режиме Таблицы. Вы увидите таблицу, которая содержит свыше двух тысяч записей и более двух десятков полей. Теперь попробуем представить этот запрос в виде сводной таблицы.

  1. Щелкните по стрелке на кнопке Вид (View) панели инструментов и выберите из списка элемент Сводная таблица (PivotTable View). На экране появится макет будущей таблицы, который состоит из четырех областей. Каждая область имеет надпись, которая показывает, какие данные должны в ней помещаться (рис. 8.30).
  2. Чтобы удобнее было создавать таблицу, необходимо отобразить на экране список полей запроса. Этот список показывается в специальном окне Список полей сводной таблицы (PivotTable Field List) (рис. 8.30, справа). Если он не виден на вашем экране, нажмите кнопку Поля (Field List) на панели инструментов. Теперь требуется просто перетащить мышью поля в соответствующие области таблицы.
  3. Найдите в списке поле «Страна» (Country) и переместите его в верхнюю область таблицы, которая называется областью фильтра. После этого вы сможете фильтровать данные в таблице по странам клиентов. В сводной таблице появляется еще одно измерение — глубина — благодаря которому вы можете просматривать и анализировать данные по странам. Каждый срез таблицы будет отображать данные по выбранной стране.
  4. Выделите в списке полей поле «Марка» (ProductName) и перетащите его в крайнюю левую область. Эта область называется областью строк и будет содержать список всех товаров, на которые были выписаны счета. Заметьте, что этот список по умолчанию упорядочивается по наименованию товара и последней строкой является строка «Общие итоги» (Grand Total), содержащая общий итог по всем строкам таблицы.

Рис. 8.30. Макет сводной таблицы

Рис. 8.31. Запрос «Счета» в режиме сводной таблицы

  1. Чтобы определить столбцы таблицы, переместите поле «Дата размещения по месяцам» (OrderDate By Month) в область столбцов, которая имеет надпись Перетащите сюда поля столбцов (Drop Column Fields Here), В таблице появятся три столбца, которые будут содержать данные по годам — это самый верхний уровень группировки, — и один итоговой столбец «Общие итоги» (Grand Total).
  2. Мы определили заголовки строк и столбцов таблицы, теперь остается определить, что будет отображаться в самой таблице. Переместитесь в самую большую область таблицы — поле «Отпускная цена» (ExtendedPrice). Таблица приобретет вид, представленный на рис. 8.31. По умолчанию в ней отображаются все данные по всем товарам и странам.

Когда таблица отображается в режиме Сводная таблица, в верхней части окна приложения видна специальная панель инструментов Сводные таблицы (Pivot Table). Эта панель инструментов представлена на рис. 8.32.

Рис. 8.32. Панель инструментов Сводные таблицы

Краткое описание кнопок этой панели приведено в табл. 8.2.[ Как и в других случаях, в таблице представлены те кнопки, которые используются только в данном режиме. ] В дальнейших разделах этой главы мы познакомимся с большинством функций, связанных с этими кнопками.

Кнопка Команда меню Описание
Автофильтр (AutoFilter) Сводная таблица, Автофильтр (PivotTable, AutoFilter) Устанавливает и сбрасывает фильтры
Показать верхние и нижние элементы (Show Top/Bottom Items) Сводная таблица, Показать верхние и нижние элементы (PivotTable, Show Top/Bottom Items) Устанавливает фильтр, отображая заданное число первых или последних строк в’ отсортированной таблице
Автовычисления (AutoCalc) Сводная таблица, Автовычисления (PivotTable, AutoCalc) Позволяет вычислить промежуточные итоги по каждой группе записей
Итоги (Subtotal) Сводная таблица, Итоги (PivotTable, Subtotal) Позволяет отображать или скрывать итоговые столбцы или строки
Вычисляемые итоги и поля (Calculated Total and Fields) Сводная таблица, Вычисляемые итоги и поля (PivotTable, Calculated Total and Fields) Позволяет задать формулы для расчета как специальных полей, так и итоговых данных
Отобразить как (Show As) Сводная таблица, Отобразить как (PivotTable, Show As) Позволяет отображать итоговые значения в процентах относительно общего итога по столбцу, строке или родительскому элементу на оси столбца или строки
Свернуть (Collapse) Сводная таблица, Свернуть (PivotTable, Collapse) Уменьшает на один шаг уровень детализации отображаемых данных в выделенной области таблицы
Развернуть (Expand) Сводная таблица, Развернуть (PivotTable, Expand) Увеличивает на один шаг уровень детализации отображаемых данных в выделенной области таблицы
Скрыть подробности (Hide Details) Сводная таблица, Скрыть подробности (PivotTable, Hide Details) Позволяет скрыть детальные данные и оставить только подытоги и итоги
Подробности (Show Details) Сводная таблица, Подробности (PivotTable, Show Details) Отображает все данные в строках или столбцах таблицы
Обновить (Refresh) Сводная таблица, Обновить (PivotTable, Refresh) Обновляет сводную таблицу, выполняя повторный запрос к базе данных
Экспорт в Microsoft Excel (Export to Microsoft Excel) Сводная таблица, Экспорт в Microsoft Excel (PivotTable, Export to Microsoft Excel) Обеспечивает экспорт сводной таблицы в интерактивный сводный отчет Microsoft Excel
Список полей (Field List) Вид, Список полей (Field List) Отображает диалоговое окно со списком полей таблицы

Таблица 8.2. Описание кнопок панели инструментов Сводные таблицы

Рис. 8.33. Отображение итоговых данных в режиме сводной таблицы

Определим итоговые столбцы.

  1. Щелкните левой кнопкой мыши на заголовке столбца «Отпускная цена» (ExtendedPrice) — все столбцы (кроме итогового) окажутся выделенными. Теперь щелкните по кнопке Автовычисления (AutoCalc) на панели инструментов и выберите из списка имя функции — Sum(). Появляется дополнительная строка для каждого товара, содержащая итоговое значение по каждому товару за год, а в итоговом столбце будет отображена итоговая цифра продаж каждого товара по всем годам.
  2. Теперь можно скрыть детальные данные, оставив только итоговые. Нажмите кнопку Скрыть подробности (Hide Details) на панели инструментов.

Окончательный вид таблицы представлен на рис. 8.33.

Источник

Сводные таблицы в Access. Создание сводных таблиц. Построение диаграмм. Microsoft Office

Занятие 2. Сводные таблицы в Access

Требования. Для выполнения этого занятия в системе должны быть установлены следующие компоненты.

• Для поддержки нужд анализа используются показатели объема продаж в реляционном хранилище данных InernetSales на сервере SQL Server compsrvПоскольку сводные таблицы Access одновременно работают только с одной таблицей или запросом, то в базе данных InernetSales создано представление dbo.vProductSales, объединяющее все необходимые для анализа таблицы (см. ПРИЛОЖЕНИЕ).

• Пользователь должен иметь разрешения на получение данных из базы данных

Это занятие содержит следующие задачи:

1. Создание сводных таблиц

2. Построение диаграмм

1. Создание сводных таблиц

1. Вставьте в Access анализируемую таблицу, подключившись к базе данных InernetSales на сервере compsrvи выбрав в качестве источника данных dbo.vProductSales:

2. Выберите на ленте Главная à Представления à Сводная таблица.

Для создания сводной таблицы нужно сообщить Access о том, какие поля пользовать в каждой части таблицы. Все сводные таблицы формируются из пяти компонентов:

• поля строк применяются для группировки записей в строках;

• поля столбцов используются для группировки записей в столбцах;

• поля итогов применяются для вычисления итоговых значений в каждой группе;  в полях итогов или деталей обычно выводится на экран итоговая информация;

• поля фильтра применяются для сокращения числа записей сводной таблицы на основании заданного критерия.

3. Из окна Список полей сводной таблицы перетащите с помощью мыши

• поле ProductName в область Перетащите сюда поля строк;

• поле CalendarYear в область Перетащите сюда поля столбцов;

• поле SalesAmount (анализируемые данные) в область Перетащите сюда поля итогов или деталей;

• поле SalesTerritoryCountry в область Перетащите сюда поля фильтра.

4. Добавим итоговые вычисления. Щелкните правой кнопкой мыши в сводной таблице поле SalesAmount (подойдет любое поле SalesAmount) и выберите вариант из меню Автовычисления à Сумма.

Для удаления добавленных с помощью Автовычисления итогов щелкните любой итог правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить.

Для отображения подробной информации либо отображения только итоговых данных щелкните кнопкой мыши соответствующий квадратик со знаком +/-.

Источник

Создание представлений для сводная диаграмма и сводная диаграмма в базе данных Access на компьютере

Представления «Таблица» и «Сводная диаграмма» можно использовать для интерактивного анализа данных или создания динамических интерактивных диаграмм. В этой статье объясняется, как создать и настроить каждое представление.

В этой статье

Представления pivotTable

PivotTable — это интерактивная таблица, которая быстро объединяет и сравнивает большие объемы данных. Вы можете повернуть строки и столбцы для отображения различных сводок исходных данных, а также показать подробные сведения о интересующих областях. Используйте совокупные данные, если вам нужно проанализировать связанные итоги, особенно если нужно свести длинный список показателей и сравнить несколько фактов о каждом из них.

Пример представления pivotTable

На рисунке ниже показан запрос данных счета в представлении pivottable. В этом представлении выводятся только сводимые значения.

Читайте также:  Треугольник паскаля это бесконечная таблица

Поле «Страна» фильтруется и показывает данные только для США.

Поле «Настраиваемый регион» является настраиваемой группой. Поля настраиваемой группы позволяют сгрупп data в нужном направлении групп использовать их для лучшего анализа данных. Здесь элементы «Город» сгруппировали по двум категориям: West Coast и Rest of the Country.

В качестве процентного значения общая стоимость транзакций, которые обрабатываются продавцом в каждом из двух регионов.

Нет. из Trans показывает количество транзакций, которые были обработаны продавцом в каждом из двух регионов.

На предыдущем рисунке можно легко сравнить данные по различным продавцам и регионам. Поскольку таблица является интерактивной, вы можете быстро изменить фильтры, итоги и уровень отображаемой детализации, чтобы можно было анализировать данные различными способами.

View detail data

Чтобы увидеть отдельные записи, щелкните знак «плюс» (+)справа от продавца или ниже области. На следующем рисунке показаны подробные данные для Анны Наковковой.

Эти поля данных существуют в источнике записей.

В вычисляемом поле данных используется выражение, основанное на других полях данных.

Эти отдельные транзакции были обработаны Анной Додсвой в регионе West Coast.

Итоговые поля и данные отображаются в нижней части представления.

Вы можете щелкнуть знак «минус» (-)справа от продавца или региона, чтобы скрыть соответствующие подробные данные.

Примечание: При скрытии подробных данных повышается производительность представления pivottable.

View individual items

Если в области столбца несколько полей, можно щелкнуть знак «плюс» (+)или «минус» (-)слева от элемента, чтобы показать или скрыть элементы нижнего уровня. Например, чтобы отобразить итоги или подробные данные для каждого города на западном побережье, щелкните знак «плюс» (+)слева от западного побережье.

На следующем рисунке показаны итоги для каждого города в группе West Coast.

Элементы поля «Город» сгруппировали в пользовательской группе West Coast.

Сводные данные для Elgin.

Если щелкнуть здесь, отображаются клиенты, основанные на Elgin, и сводные данные для каждого клиента.

Если щелкнуть здесь, отображаются подробные данные для Elgin.

Создание представления pivottable

Вы также можете создавать представления таблиц и сводная диаграмма для запросов, таблиц и форм Access. В этой статье объясняется, как создать представление для сводная диаграмма и для запроса Access.

Шаг 1. Создание запроса

Если у вас еще нет запроса, который вы хотите использовать для представления pivotttable, создайте новый:

На вкладке «Создание» в группе «Запросы» нажмите кнопку «Мастер запросов», если вы хотите создать запрос с помощью мастера, или «Конструктор запросов», если вы хотите создать запрос самостоятельно.

При добавлении полей в сетку запроса не забудьте включить:

Поля, содержащие сводимые данные (например, денежные суммы или другие числовые данные).

Поля, по которым нужно сравнить данные, например сведения о сотруднике, регионе или дате.

Если вы планируете подсчитать количество элементов в вашей pivotTable, следует также включить уникальное поле «ИД» для элементов, которые вы подсчитываете. Например, чтобы подсчитать количество счетов, в запрос должен быть включен ИД таблицы счетов.

Дополнительные сведения о создании запросов см. в статье Знакомство с запросами.

Шаг 2. Открытие запроса в представлении «PivotTable»

Если запрос еще не открыт, дважды щелкните его в области навигации.

На вкладке «Главная» в группе «Представления» нажмите кнопку «Вид», а затем выберите «Представление таблицы».

Access отобразит пустое представление pivottable без полей и данных.

Шаг 3. Добавление полей данных в представление «PivotTable»

На этом шаге вы добавим поля, которые составляют заголовки строк и столбцов в представлении pivotable, а также поля подробностей и фильтра. Для этого должен быть виден список полей.

Если список полей не отображается, на вкладке «Конструктор» в группе «Показать или скрыть» щелкните «Список полей».

Добавление полей строк

Поля строк составляют строки в pivotTable. На иллюстрациях, приведенных в начале статьи, Продавец — это поле строки.

Чтобы добавить поле строки:

Перетащите поле из списка полей в область с пометкой Drop Row Fields here in the PivotTable.

Кроме того, вы можете добавить поле фильтра следующим образом:

Выберите поле в списке полей.

В нижней части списка полей выберите в списке область строк и нажмите кнопку «Добавить в».

Добавление полей столбца

Как следует из названия, именно поля столбцов составляют столбцы в pivotTable. На рисунках, приведенных в начале этойстатьи, поля «Город» и «ИД Клиента» являются полями столбцов.

Чтобы добавить поле столбца:

Перетащите поле из списка полей в область с пометкой «Поля столбца» в pivotTable.

Кроме того, вы можете добавить поле фильтра следующим образом:

Выберите поле в списке полей.

В нижней части списка полей выберите в списке область столбца и нажмите кнопку «Добавить в».

Добавление полей подробностей

Поля подробностей составляют ячейки с подробными подробностями в pivotTable. На рисунках, приведенных вначале этой статьи,поля «Название товара», «Цена за единицу» и «Количество» являются полями с подробными данными.

Чтобы добавить поле подробностей:

Перетащите поле из списка полей в область с пометкой Drop Totals или Detail Fields here in the PivotTable.

Кроме того, вы можете добавить поле фильтра следующим образом:

Выберите поле в списке полей.

В нижней части списка полей выберите в списке область подробностей и нажмите кнопку «Добавить в».

Добавление полей фильтра

Поля фильтра необязательны. Добавление поля фильтра позволяет отфильтровать всю pivotttable по значению. Например, на первом рисунке вначале этой статьи поле «Страна» добавлено в качестве поля фильтра. В результате можно отфильтровать всю советку по конкретным странам.

Чтобы добавить поле фильтра:

Перетащите поле из списка полей в область с пометкой Drop Filter Fields here in the PivotTable.

Кроме того, вы можете добавить поле фильтра следующим образом:

Выберите поле в списке полей.

В нижней части списка полей выберите в списке область фильтра и нажмите кнопку «Добавить в».

Перемещение поля

Перетащите имя поля в нужное место. Обязательно перетащите само имя поля (например, «Продавец»), а не одно из значений поля.

Удаление поля

Выберите имя поля, которое вы хотите удалить, а затем на вкладке «Конструктор» в группе «Активное поле» нажмите кнопку «Удалить поле».

Примечание: Эта действие удаляет поле из представления, но по-прежнему доступно в источнике данных.

Шаг 4. Добавление в представление вычисляемой области и полей итогов

Добавление вычисляемой области детализации

На вкладке «Конструктор» в группе «Инструменты» нажмите кнопку«Формулы» и выберите «Создать вычисляемую область детализации».

В Access отобразит диалоговое окно «Свойства».

В поле «Имя» введите имя вычисляемого поля.

В большем поле под полем «Имя» введите расчет, который вы хотите выполнить, например:

UnitPrice * Quantity

Совет: При вводе вычислений для добавления полей в вычисление можно использовать список и кнопку «Вставить ссылку на» в нижней части диалогового окна «Свойства».

Нажмите кнопку Заменить. Access добавит вычисляемом поле в список полей.

Повторите шаги 2-4 для других вычисляемого поля, которые вы хотите создать.

Закройте диалоговое окно «Свойства».

Добавьте вычисляемый поле в совет, как по инструкциям в разделе «Добавление полей подробностей».

Добавление полей итогов

Убедитесь, что отображаются ячейки с подробными сведениями: выберите заголовок столбца, а затем на вкладке «Конструктор» в группе «Показать или скрыть» нажмите кнопку «Показать подробности».

Выберите одно из значений подробных значений, для которых вы хотите добавить итог.

На вкладке «Конструктор» в группе «Инструменты» нажмите кнопку «Авторасчет» и выберите тип суммы, который вы хотите добавить.

Повторите шаг 3 для других типов итогов, которые вы хотите добавить.

Шаг 5. Изменение подписей полей и форматирование данных

В pivotTable выберите метку поля, которую вы хотите изменить.

На вкладке «Конструктор» в группе «Инструменты» нажмите кнопку «Свойства».

В диалоговом окне «Свойства» перейдите на вкладку «Подписи».

В поле «Подпись» введите нужный заголовок и нажмите ввод.

За set any other formatting options that you want for the captions.

В диалоговом окне «Свойства» перейдите на вкладку «Формат».

Используйте команды на вкладке «Формат» для сортировки данных и форматирование текста и ячеек.

Если ваша таблица содержит строки итогов, нажмите кнопку «Скрыть подробности» на вкладке «Конструктор», чтобы скрыть поля данных и показать только поля итогов.

Повторите действия 3-7, чтобы настроить подписи и форматы для полей итогов.

Совет: Чтобы отобрать итог в процентах от общего итога, выберите один из них, а затем на вкладке «Конструктор» в группе «Инструменты» нажмите кнопку «Показать как» и выберите общий итог, с которым нужно сравнить (итог строки, итог столбца и так далее).

Шаг 6. Фильтрация, сортировка и группировка данных

Чтобы отфильтровать данные, щелкните стрелку вниз рядом с именем любого поля, а затем выберите или флажки, чтобы получить необходимый фильтр.

В pivotTable щелкните значения, которые вы хотите сгруппить. Например, чтобы сгруппнуть несколько городов, щелкните первый город, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните другие города, которые нужно сгруппнуть.

Читайте также:  Местные анестетики препараты таблица

Щелкните правой кнопкой мыши одно из выбранных значений и выберите пункт «Элементы группы».

Access создаст настраиваемый уровень группы. Вы можете изменить подпись и форматирование группы с помощью процедуры из раздела «Шаг 5. Изменение подписей полей и форматирование данных».

После того как вы добавим уровень группировки, вы можете выбрать группу и использовать команды «Развернуть поле» и «Свернуть поле» на вкладке «Конструктор», чтобы просмотреть или скрыть отдельные поля в группе.

Разработка сводная диаграмма представлении

Различия между представлением и представлением сводная диаграмма

Макет представления сводная диаграмма похож на представление сводной сводной сводная диаграмма за исключением того, что в представлениях сводной сводная диаграмма по умолчанию выводить сведения о данных, а в представлениях сводная диаграмма — итоги или сводные данные (обычно в виде сумм или подсчетов).

Кроме того, вместо областей строк и столбцов в сводная диаграмма показаны области рядов и категорий. Ряд — это группа связанных точек данных, которая обычно представлена в легенде определенным цветом. Категория состоит из одной точки данных каждого ряда и обычно представлена меткой на оси категорий (x).

Изменения макета, внесенные в таблицу, запрос или форму в других представлениях, не зависят от макета объекта в представлении сводная диаграмма таблицы. Однако изменения макета, внося в этом представлении, например перемещение поля из области строк в область столбца, отражаются в представлении сводная диаграмма и наоборот.

сводная диаграмма примерами представления

В первом сводная диаграмма примере показано пять продавцов, у которых самый высокий объем продаж (на что указывает общая стоимость за единицу в США) в период с 1996 по 1998 г. Каждый маркер данных распространяется на значение на оси значений (y), которое представляет сумму цен на проданные товары.

В области фильтра поле «Страна» фильтруется, чтобы показать только цены за единицу в США.

В области данных показано общее количество проданных товаров.

Область является фоном для маркеров данных.

Линии сетки упрощают просмотр того, где маркеры данных попадают на ось значений.

Этот маркер данных представляет одну точку категории (в данном случае — продавец), которая состоит из трех точек ряда (в данном случае это 1996, 1997 и 1998 годы).

В области рядов содержится поле «Дата заказа» ряда. Легенда добавлена справа от этой диаграммы и отображается непосредственно под полем ряда.

Область категорий состоит из подписей категорий. В данном случае метки категорий — это имена продавцов.

Метка значений оси служит рамкой для каждого маркера данных.

Для иллюстрации различных наборов анализа, например в следующем примере, для сравнения пяти лучших стран и регионов, в которых размещены заказы, можно использовать с помощью «поворота» или работы с одной и той же диаграммой. (Обратите внимание, что в этом примере поле «Продавец» теперь находится в области фильтра, а поле «Страна» — в области категории.

Создание сводная диаграмма представлений

Следующие инструкции основаны на предположении, что вы выполнили эти действия для создания представления pivottable.

Шаг 1. Переключение сводная диаграмма представление

На вкладке «Конструктор» в группе «Представления» нажмите кнопку«Вид» и выберите сводная диаграмма «Вид».

Шаг 2. Добавление и удаление полей в сводная диаграмма представлении

На этом этапе вы можете добавить или удалить поля диаграммы. При удаление поля из диаграммы данные остаются доступными в списке полей, но не отображаются на диаграмме.

Добавление поля

Чтобы добавить поле, перетащите его из списка полей в одну из «зон перетаскивания» на диаграмме. Кроме того, можно выбрать поле в списке полей, а затем в нижней части списка полей выбрать область, в которую вы хотите добавить поле, а затем нажать кнопку «Добавить в».

Если зоны перетаской не вы увидите, на вкладке «Конструктор» в группе «Показать или скрыть» нажмите кнопку Drop Zones.

Если вы не видите список полей, на вкладке «Конструктор» в группе «Показать или скрыть» щелкните «Список полей».

Удаление поля

Чтобы удалить поле, выберите его метку на диаграмме и нажмите кнопку DELETE. Кроме того, вы можете перетащить поле от диаграммы.

Шаг 3. Группировка, фильтрация и сортировка данных

Чтобы сделать диаграмму более понятной, часто лучше группировать, фильтровать и сортировать данные. Например, на иллюстрациях в начале этого раздела даты заказов сгруппировали по годам, чтобы можно было легко видеть сводки по годам, а не каждый день отдельного заказа. Кроме того, данные фильтруются, чтобы узнать, у каких пяти продавцов был самый высокий объем продаж. Наконец, каждый маркер данных отсортировали по общему значению в порядке возрастания, чтобы легко узнать, у каких из пяти продавцов самый высокий уровень продаж, а у каких — самый низкий.

Группировка данных

Выберите имя поля на диаграмме.

Если диалоговое окно «Свойства» не отображается, щелкните правой кнопкой мыши имя поля и выберите «Свойства».

В диалоговом окне «Свойства» щелкните вкладку «Фильтр и группа».

В группе «Группировка»в списке «Элементы группы» выберите нужный параметр группировки. Например, в поле даты можно нажать кнопку «Годы». В текстовом поле можно сгруппить по префиксам, например, по первым 3 знакам имени.

Фильтрация данных

Выберите маркер данных на диаграмме.

Если диалоговое окно «Свойства» не отображается, щелкните маркер данных правой кнопкой мыши и выберите «Свойства».

На вкладке «Фильтр и группировка» в диалоговом окне «Свойства» в группе «Фильтрация» выберите тип фильтрации и количество элементов, которые вы хотите отобразить. Например, чтобы отобразить 5 самых верхних элементов, выберите «Вверху» в списке «Отобразить список» и введите 5 в поле «Элементы».

Сортировка данных

Щелкните правой кнопкой мыши маркер данных на диаграмме, найдите пункт «Сортировка» и выберите нужный параметр сортировки.

Шаг 4. Изменение типа диаграммы

Щелкните правой кнопкой мыши пустую область на диаграмме и выберите «Изменить тип диаграммы».

В диалоговом окне «Свойства» в списке слева выберите общий тип диаграммы.

В списке справа выберите нужный тип диаграммы.

Шаг 5. Добавление легенды

Щелкните пустую область диаграммы.

На вкладке «Конструктор» в группе «Показать или скрыть» нажмите кнопку «Легенда».

Шаг 6. Редактирование и форматирование текста

Названия осей

Выберите название оси, которое вы хотите отформать.

Если диалоговое окно «Свойства» не отображается, щелкните заголовок правой кнопкой мыши и выберите «Свойства».

В диалоговом окне «Свойства» перейдите на вкладку «Формат» и в поле «Подпись» введите текст, который вы хотите отобразить.

В области «Формат текста» на той же вкладке выберите нужные параметры форматирования.

Метки данных

Щелкните метку данных (например, одну из подписей на оси категорий (x).

Щелкните метку еще раз, чтобы выбрать все подписи на оси.

Если диалоговое окно «Свойства» не отображается, щелкните правой кнопкой мыши одну из меток и выберите «Свойства».

В диалоговом окне «Свойства» перейдите на вкладку «Формат» и выберите нужные параметры форматирования.

Шаг 7. Форматирование области проведения

Щелкните область, чтобы выбрать ее. Область отметок — это поле, которое содержит маркеры данных.

Если диалоговое окно «Свойства» не отображается, щелкните область печати правой кнопкой мыши и выберите «Свойства».

В диалоговом окне «Свойства» перейдите на вкладку «Границы и заливка».

Выберите нужные параметры форматирования для области.

Выберите линию сетки на диаграмме.

В диалоговом окне «Свойства» перейдите на вкладку «Линия/маркер».

Выберите нужные параметры форматирования линий сетки.

Источник

Access 2007 сводная таблица

= Мир MS Excel/Статьи об Excel

  • 1
  • 2
  • 3
  • Приёмы работы с книгами, листами, диапазонами, ячейками [6]
    Приёмы работы с формулами [13]
    Настройки Excel [3]
    Инструменты Excel [4]
    Интеграция Excel с другими приложениями [4]
    Форматирование [1]
    Выпадающие списки [2]
    Примечания [1]
    Сводные таблицы [1]
    Гиперссылки [1]
    Excel и интернет [1]
    Excel для Windows и Excel для Mac OS [2]

    Прежде всего, следует разобраться, как создать подключение к внешнему источнику данных.

    Это можно сделать несколькими способами

    Раз речь идет о сводных таблицах, то логично использовать Мастер сводных таблиц. В Excel 2003 Мастер запускается сразу при попытке создания сводной таблицы через меню Данные — Сводная таблица. Начиная с Excel 2007 для использования Мастера сводных таблиц, нужно вынести на Панель быстрого доступа одноимённую кнопку.

    На первом шаге Мастера сводных таблиц выбираем вариант Во внешнем источнике данных — Далее

    На втором шаге Мастера для создания нового подключения нажимаем кнопку Получить данные.

    После нажатия кнопки Получить данные. в открывшемся диалоговом окне предлагается выбрать источник данных для будущей сводной таблицы. Дальнейшая работа будет рассмотрена на примере файла Access. Если Вы импортируете данные из файла .mdb, то следует выбрать вариант База данных MS Access , а если более поздних версий .accdb, — то MS Access Database. Флажок Использовать Мастер запросов должен быть установлен

    Источник

Adblock
detector